1、如何成為優秀的文員呢？如何成為優秀的文員呢？如何成為優秀的文員呢？如何成為優秀的文員呢？要出色的完成一份工作, 是需要一套標準來衡量的 , 文員也有自己的工作標準, 下面我們來具體看看成為一個出色的文員的標準： : 一 : 良好的文字處理能力 , 字跡清晰 , 書寫工整 .二: 良好的語言表達能力 比如得體的應對電話訪問 三 : 善于與人交流, 這有助于建立兩好是人際關系 .四: 應變能力強 , 因為文員經常需要陪同領導 , 出席會議 ,接待來客 .五: 能嚴格保守機密 , 謹慎處理保密文件 .六 : 善解人意 , 能準確領會領導的意圖 . TOC o 1-5 h z 七 : 能沉著處理緊急事

2、故, 因為領導不可能隨時在你旁邊.八 : 能代表領導出席某些會議并講話, 準確 , 恰當的傳達領導的意見 . 九 : 及時將公司內部 , 外部信息傳達給上司 . 十 : 維護好辦公環境, 清潔辦公場地.十一 : 有良好的職業道德和強烈的進取心. 十二 : 保持充沛的精力 , 具有一定的活力.十三 : 良好的安排時間能力 如出差時間等十四 : 記憶能力好, 尤其對人名 , 電話號碼 . 反應迅速 . 十五 : 有組織能力和團隊精神 .十六 : 協調自己一上司 , 同事與上司之間的關系 . 十七 : 協助上司具體工作項目的細節準備 , 材料整理 . 十八 : 積極主動的工作態度. 十九 : 熟悉公

3、司的所有部門 .二十 : 謙虛謹慎 , 知錯就改 , 寬容大度 .二十一 : 在適當的時候給上司提出意見 , 建議 .二十二 : 熟練的管理文件, 資料 , 文檔 , 歸檔 , 保存 , 查找 , 備份 二十三 : 會多種語言 , 能快速適應各種文化環境. 二十四 : 掌握必要的電腦知識 .二十五 : 尊重領導和同事. 熱情 , 大方 .文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工 / 文員 / 職員的級別，但有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權力。也有可能是踏入管理階層的第一步。辦公室文員的工作內容辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發

4、）工作職責： 1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。2. 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。 4. 做好會議紀要。5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。 6. 負責傳真件的收發工作。負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 做好公司宣傳專欄 的組稿。按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。13 社會保險的投保、申領。1

5、4 統計每月考勤并交財務做帳，留底。15管理辦公各種財產 , 合理使用并提高財產的使用效率, 提倡節儉。 16.接受其他臨時工作.行政文員職位說明書崗位名稱行政文員任職人所在部門企管部崗位定員直接上級企管部經理主管簽字執行日期應具備的條件和要求. 一、學歷：中專以上文化程度；二、工作經驗：有文件管理工作經驗；三、應具備的知識： 1、文秘知識； 2、文件管理知識；3、會做賬表；四、具有強烈的責任心與團隊意識；工作內容及方法簡述一、負責公司各類文件及外來文件的收集、發放、存檔、借閱工作；二、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；三、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的

6、接受、整理、保管和統計工作，實行集中統一管理；四、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統計；五、負責檔案的借閱、復制和利用，根據需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；六、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；七、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；八、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符；九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質的檔案，及時進行修補和復制；十、完成部門經理臨時交辦的相關任務。

7、責任一、對文件數據的準確性負責；二、對所保管的文件安全保密負責；對工作程序的執行效果負責。權利有權拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件行政前臺文員工作職責1、接待工作：訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好 ，請問找誰？”，并請 訪客入坐，請示后引入相關區域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸；2、衛生清潔工作：煙缸不得超過五個煙蒂，訪客離去后，三分鐘內清洗好煙缸、茶杯；3、總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，“您好，XX公司。；若自動轉撥，三分鐘內必須轉為人工；來電找“總經理”，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門；4、傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員；5、負責收發管理

8、報紙、信函；6、安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；7、 接受行政助理安排的其它工作。人事文員的工作就是協助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發）工作 職責： 1. 接聽、轉接電話；接待來訪人員。 2. 人員的到職和離職的相關手續的辦 理。3. 負責公司員工薪資異動的人事基本資料的提供。 4. 員工調休假、請假、日出勤稽查統計表并及時將其異常狀況江報於上級。 5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。 6. 負責傳真件的收發工作。負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8

9、. 做好公司宣傳專欄 的組稿。按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統計及餐費的收納、保管。11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。12. 接受其他臨時性工作。管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。14. 社會保險的投保、申領。統計每月考勤并交財務做帳，留底。管理辦公各種財產, 合理使用并提高財產的使用效率, 提倡節儉。1、人事管理工作：招聘、辭退手續，人員培訓等。2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。 3、辦公室工作：文檔打印、收發傳真，日常考勤。擴展閱讀：如何做一名優秀文員做一個優秀的辦公室文員，必

10、須要做到以下幾點：一、明確辦公室文員的工作 職責。1、根據領導的要求和單位實際工作需要，完成有關報告、文件的起草、修改工作，完成種類辦公文檔、商務文檔、合同協議的錄入、排版、計算統計、打印、復印、傳真及電子郵件收發工作，及時送交領導或按要求傳給合作單位和客戶；2、負責辦理各類文件、資料、報刊的收發、登記、閱簽、整理、裝訂、歸檔、保密工作；3、負責接聽（轉接）電話和接待來訪人員，并做好詳細記錄，及時報送給領導批示； 4、熟悉國家各項法規及本單位行業法規、政策，及時和政府部門、上級管理單位和重要合作單位溝通聯系，收集、下載、獲取=撰寫有關重要文件和信息，及時向領導提供重要文件、信息、參加會議通知和

11、建設意見，協助領導日程安排，提醒領導應盡快辦理有關工作；5、負責會議的籌備、會議通知的擬定、下發工作，負責會議記錄和文字材料的吞吐量。負責領導和各部門信息的下達和上傳工作；6、負責領導辦公室的清潔衛生的打掃和整理，做好領導辦公相關的準備。7、負責辦公的清潔衛生，保管好辦公室物品，做好辦公室設備管理及保養工作。8、密切、主動和領導溝通，早請示，晚匯報，主動獲取工作，認真完成好領導交辦報其它工作。二、熟悉所在企業的企業文化、發展歷程、當前現狀及企業未來的戰略目標。 企業文化的內涵：企業文化是企業生產經營和管理活動中所創造的具有本企業特色 的精神財富和物質形態。它包括企業文化觀念、價值觀念、企業精神

12、、美德規范、 行為準則歷史傳統、企業制度企業機構、文化環境、企業環境、企業產品等。其中 價值觀是企業文化的核心。企業文化的意義：企業員工通過學習所在企業的企業文 化，企業文化氛圍明確表達或暗示了企業反對什么和禁止什么，支持什么和鼓勵什 么，宣揚什么和傳播什么。讓員工在潛移中化去接受企業，贊同企業，維護企業。使員工正確建立與企業共同的理想、目標和價值觀念，使員工融入企業并產生對企 業的忠誠感、主人翁責任感、認同感、自豪感和歸屬感，潛意識的對企業產生一種 強烈的向心力，從而能夠為企業吸引產留住大批有用的人才。只有了解企業的文化，你才會熱愛這個企業；只有了解了企業從無到有、由弱 到強，不斷壯大的發展

13、歷程，你才會信任這個企業；只有了解了企業當前的現狀， 你才能發現企業存在的問題，當前需要解決的問題，才使得你的工作有價值、有目 的性和針對性，你才會真正融入這個企業；只有你了解認同了企業未來的戰略目 標，才能更好地鼓舞士氣，調動積極性和主動性，激發出強烈的參與熱情，和企業 榮辱與共、體戚相關，和企業一起去創造、共享美好未來。三、了解企業所屬的待業熟悉該待業政策法規、待業特點及動作規律。四、內強素質，外塑形象，體現出良好的職業化狀態。A、誠實守信，穩重踏實，寬窄理解、舍己為人；自尊、自重、自愛、自強，身心健康，無社會復雜關系和不良習慣嗜好；B、對企業單位有高度的責任感和忠誠度，絕不背叛和出賣企業

14、單位，有大局觀和全局觀，工作認真負責，堅持原則，能正確處理好“大家”和“小家”，企業單位利益和員工個人之間的關系；C、懂得感恩，懂得珍惜，懂得回報/;面對企業單位和領導對自己的知遇和重用、面對親人、朋友對自己的幫助，我們要懂得感恩，要珍惜自己的工作機會，珍惜領導對自己的信任和支持珍惜親人、朋友對自己的幫助，當然更應該用出色的成績和真情去回報他們。人記住：真誠的微笑、真誠地道一聲謝謝、真誠的祝福和問候很重要。D自信但不自負。敢于開展工作敢于接受挑戰，超越自我。敢于接受批評和自我批評，虛心聽取別人的意見，面對批評和意見，絕不能強調理由，做到有則改之，無則加冕的態度，不斷學習、不斷完善，提高自己的工

15、作水平。E、儀態優美，外在形象端莊大方，氣質好。表情眼神自信鎮定且真誠，經常保持微笑且笑容自然，善于傾聽，傾聽時要有眼神交流；穿著不能濃妝艷抹和奇裝異服，化淡妝，穿著得體、和諧、大方，體現職業化；坐姿、站姿、行姿、蹲姿要做到標準規范，體現出優雅的職業體態；語言表達吐詞清晰，語速恰當適中，聲音甜美有親和力。F、要熟練地掌握辦公禮、商務禮儀和社交禮儀、電話禮儀。G微笑露一點，說話輕一點，理解多一點，脾氣小一點，理由少一點，做事多一點，腦筋活一點，做事細一點，效率高一點，行動快一點，嘴巴甜一點，匯報多一點。電話禮儀：1、重要的第一聲：當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心

16、里一定會很愉快，使對方能順利展開對該單位有了較好的印象。“你好，這里是XX 公司”聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“我代表單位形象”的意識。2、打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態去應對。3、端正的姿態與清晰明朗的聲音打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正

17、，身體挺直，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿省略因此打電話時，即使看不見對方，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。聲音要溫雅有禮，以懇切之話語表達。口與話筒間，應保持適當距離，適度控制音量，以免聽不清楚、滋生誤會或因為聲音粗大，讓人誤解為盛氣凌人。4、迅速準確的接聽，現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，接聽電話，以長途電話為優先，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一大約 3 秒鐘，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他

18、人，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。5、認真清楚的記錄，隨時牢記7 個電話記錄要素：何時，何人，何地，何事，為什么，如何進行，對方電話。這些要素都是十分重要的。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于 7 個電話記錄技巧。6、有效電話溝通，我們首先應確認對方身份、了解對方來電的目的，如自己無法處理也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。上班時間打來的電話幾乎都與工作有關

19、，公司的每個電話都十分很需要，不敷衍，即使對方要找的人不在，切忌粗率答復：“他不在”，即將電話掛斷。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能說不知道。但對方來電找單位重要領導接電話或查詢重要領導的電話，一定要先問清楚對方是誰，什么單位，什么事由，在征得單位領導同意后，才可轉 接和告之號碼，否則應找個開會或不在的理由委婉拒絕，但應做好記錄。對對方提出的問題應耐心傾聽，表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非得已，否則不要插嘴。期間可以提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通。接到責難或批評性的電話時，應委婉解

20、說，并向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。掛電話前的禮貌：要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后客氣地道別，說一聲“再見”，待對方掛掉電話后，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。五、具備較強的語言表達能力，口才好，能說會說1、不該說時要少說，該說的時候要能說、會說。不該說的時候，如果口若懸河，滔滔不絕，夸夸其談，會給人留下輕浮、草率和不可靠的感覺；該說的時候（如工作交流、商務洽談、匯報工作、會上發言等）必須能說、會說，還要說得好，否則就是沒有思考、工作能力差的體現。2、在工作和冬小麥中，每個人每天和

21、客戶、朋友、同事、領導之間難免有話要說。說什么、怎么說，什么話能說、什么話不能說，這些都能夠反映一個人對說話藝術的掌握程度。很多時候有些人吃虧就是因為不懂得如何說話。聰明的人在與人說話時都會特別注意考慮當時所在環境與場合，把話說得真誠、親切、友善、耐心、易于接受，又不失原則。注意每句話說出來之后可能給他人事業的感受，如會不會傷害對方之類，切忌語氣急躁、生硬、狂妄、嘲諷、刻薄，這些都絕不允許。3、掌握禮貌標準用語，諸如“請”、“謝謝”、“”不用謝、“別客氣”、“沒關系”、“對不起”等。這些文明禮貌標準用語是尊重他人的具體表現，是友好關系的敲門磚，體現的是員工良好的個人修養和企業單位伏特的企業文化

22、和品質，所以非常重要。4、說話要做“聲音清晰、悅耳、吐字清脆，普通話流行自然，語速恰當適中，聲音甜美有親和力。5、說話要有中心思想，要主題鮮明，目的明確，層次分明。說話時動以情，曉之以理，用真誠友善=細致耐心=易于接受、換位思考又不失原則的方式讓對方了解接受你的觀點和看法。切忌在談話時無重點、無主題，中心思想不明確，語無倫次、簡單生硬的錯誤和尷尬的局面。 6、俗話說，有調查，才有發言權，要想把話準確、正確地表達出來，說到關鍵點上，首先還必須鑒于對所談事后清晰的、深入的和正確理解。六、具備較的應用文（公文）寫作能力，寫一手好字，寫一篇好文章1、人微言輕一名辦公室文員，必須明確應用文（公文）的概念

23、、種類和各處的應用場合必須明確常用的應用文（公文）的寫作格式和規范。應用文的概念：應用文是以實際應用為目的，如實地反映客觀事物與真實思想，按照慣用格式寫成的、為處理日常公私事事務而使用的文章的統稱。公文的概念：公文是公務文書的簡稱，是應用文的一種。它是黨政機關、個別事業單位、法定團體等組織在公務活動中形成的具有法定效力和規范體式的書面材料。公文的分類： 1）按公文來源分：分為對外文件、外來文件、內部文件 2）按行文關系分：分為上行文、平行文、下行文3）按作者性質分：法規文件、行政文件、黨的文件4）按閱讀范圍和機密程度分：公布文件、普通文件、絕密文件5）按辦文時限分：特急公文、急辦公文、常規公文

24、應用文（公文）的種類及應用領域、場合計劃：是在工作或行動民族服裝預先撰寫的具體內容和步驟的事務性應用文。總結：是對以往的工作、學習或思想等進行問題等進行回顧、檢查和分析，找出經驗教訓及存在的問題提出對工作的改進措施比使之條理化、各級系統化，得出一些規律認識并用以指導今后工人物事務性應用文。通知：是“批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳 達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項、任免人員”時用的文 種。通報：是國家機關、社會團體、企事業單位用以表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或通報有關情況的公文。通報的應用也比較廣泛，可以用于表揚好人好事、新風尚；也可以用于批評錯誤

25、，總結教訓，告誡人們警惕類似問題的發生；還可以用來互通情況，傳達重要精神，溝通交流信息指導推動工作。請示：是“向上級機關請示指示批準”時所用的文種，適用于向上級機關請示指示。 6) 批復：適用于答復下級機關的請示事項。 7) 報告：是“向上級體育場匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問”時所使用的文種。 8) 函：是機關用來處理公務的信件。它主要用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題心臟向無隸屬關系到的有關主管部門請示批準。按照發函原因的不同，可以將函分為“去函”、“復函”兩種。因為商洽工作等需要與有關部門聯系，由發文機關主動制發的函叫“去函”；收文機關收到來函后，需就來函中有關問題做出回復的函

26、叫“復函”。9) 會議記要：會議紀要是根據會議記錄和會議文件心臟其他有關材料加工整理而成的，會議紀要是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文種。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。 10) 會議記錄：是在會議過程中由專門記錄人員把會議情況和會議內容如實筆錄而形成的書面材料。原始性、客觀性、規范性是會議記錄的主要特點。 11) 調查報告：是對社會上的某一事件或某一個問題作專門的調查后，將調查的材料和結論寫成書面報告的一種事務文書。調查性、社會性、材料性、平實性是調查報告的主要特點。 12) 條據：是日常生活和工作中經常使用的便條和字

27、據。如借條、收條、欠條、領條、留言條、意見條、托事條、請假條。啟示：是單位或個人有什么事情要公開向群眾說明，或請求大家幫助，寫成文字公布出來。如：遺失啟示、招領啟示、尋找啟示、遷址啟示、開業啟示等。海報：海報是主辦單位向公眾報道舉行文化、娛樂、體育等活動的囊事務文。海報具有四方面特點：( 1)使用的限定性；(2)功用的廣告性：(3)形式的吸引性：(4)傳播的單一性。書信：書信指的就是信，在日常生活里廣泛使用的一種文體。人們用它來互通信息，交流思想，聯系工作或是聯絡感情，互致問候。有什么話要說，有什么事要問，有什么事情要商量，都可以在人上寫出來，寄給對方。它迅速、靈活、方便。書信即由信封和信的內

28、容兩部分組成。命令(令)：適用于依照有關法律行政法規和規章、宣布實行重大的強制性行政措施、嘉獎有關單位和人員。決定：適用于對重大行動或者重要事項作出安排、獎懲有關單位和人員、變更或撤消下級機關不適當的決定事項。公告：適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。通告：適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。 20) 議案：適用于各級人民政府按照法律唾棄向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。 21) 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。2、人微言輕一名辦公室文員，要寫好應用文(公文)，必須深入了解所在企業單位的企業文化、發展歷程、當前現狀及企業未來的戰略目標；必須了解企業所

29、屬的待業熟悉該行業的政策法規、行業特點及運用規律。3、人微言輕一名辦公室文員，要寫好應用文(公文)，還必須充分領悟領導(文件受閱者)的思想意圖，寫出來的文章要符合領導(文件受閱者)的審美觀，字體工整、字跡清晰，以縱賞心悅目的感覺。七、具備較強的執行能力，正確地做事，把事做正確。1) 、明確并堅持做事的 7 個基本流程： 1、傾聽和理解任務，2、分析任務，3、制定節節勝利計劃， 4、執行實施工作， 5、完善工作，6、總結工作情況，7、給領導匯報工作。 2) 做事要堅決果敢、認真負責，講求效率、講求質量，講求細節，精益求精，贏在執行。切忌辦事拖沓、馬虎大意、敷衍了事。做事要有連貫性，有始有終，避免有頭無尾的情況發生。做事要有計劃層次性，要在眾多事情中分清孰重孰緩，要按照事情的輕重急緩的順序來確定哪些事情重點去做，哪些事情先做，哪些事情后做。做事要不等不靠，即不要被動地等待吩咐、被動地等待工作，而是要主動、積極地找工作做，工作要有前瞻性，預見性。在領導身邊干事要察言觀色，見機行事，與領導要有心有靈犀，關于及時準確領會領導意圖，主動為領導服好務，把工作做好。失敗不一定是成功之母。我們在每一次失敗之后都要認真地總