1、西南醫科大學出版類歸檔整理規則第一條 為了提高我校出版類檔案（以下簡稱出版檔案）的質量和管理水平，充分發揮出版檔案在學校各項工作中的作用，根據高等學校檔案工作規范，結合我校實際，特制定本辦法。 第二條 出版物檔案是指在我校編輯出版的校刊、校報、書籍及其他內部刊物的活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。出版檔案是國家科學文化和學校教學科研發展的歷史記錄，是我校檔案的重要組成部分，是重要的信息資源，是學校的寶貴財富。出版檔案必須實行集中統一管理，以確保其完整、準確、系統和安全，方便開發利用。第三條 出版檔案工作是學校出版管理工作的重要組成部分。出版檔案工作要納入出版編輯單

2、位的管理制度，納入出版工作計劃和規劃，納入工作人員的職責范圍。第四條 學校校報、刊物編輯部等出版單位，要有一位負責人分管出版類檔案工作。并確定兼職檔案人員，協同校檔案館認真做好出版檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。第五條 歸檔范圍 我校出版有關的活動所形成的不同載體的文件材料，主要包括綜合管理、出版物的編審、出版等方面的內容，具體范圍附后。 第六條 歸檔時間 兼職檔案人員應在次年的六月底前，將上年應歸檔的出版檔案，集中向校檔案館移交，并辦理好移交手續。 第七條 整理規則 1、歸檔文件的整理 一般以一份文件為一件； 文件正本與定稿合為一件。正本在前，定稿在后； 正文與附件合為一件。正文在前，附件

3、在后； 原件與復印件（包括復印件以及抄件）合為一件。原件在前，復印件在后；凡是要歸檔的各種材料，在組卷前，按其自然形成的規律和有機聯系，分門別類組卷。 轉發文與被轉發文合為一件。轉發文在前，被轉發文在后； 同一年度內同一問題的請示與批復合為一件，跨年度的各為一件（報告與批復、函與復函等同此處理）。批復在前，請示在后（報告與批復、函與復函等同此處理）。 正文與文件處理單（包括文件處理單、擬辦單、發文稿紙簽批條等）合為一件； 報表、名冊、圖紙、會議記錄等按其本來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件。 2、不歸檔的文件材料 上級有關出版的普發的（非專指高校）、不辦的文件； 未生效的合同、協議書； 不退

4、、不用的稿件，非定稿的稿件； 重份文件及校內單位發來的文件； 無查考利用價值的事物性臨時性文件； 校外單位交換來的文件； 以上不歸檔材料如認為必要，也可自行作資料暫存。 3、出版文件材料案卷組合方法 綜合管理類文件材料的組卷。按永、長、短的保管期限組織案卷。卷內將反映本部門主要職能或本部門重要活動形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面；將綜合性工作形成的文件材料排在前面，具體業務工作形成的文件材料排在后面； 出版物項目檔案以出版物名稱立卷，一書一刊組成一卷或數卷，期刊視情況幾期一卷，注意分清年度，不可混年立卷； 跨年的出版檔案，放在出版物出版年度立卷；第八條 立卷歸檔文件以件為

5、單位進行裝訂。出版檔案內的原稿、清樣，均須除去金屬物，用線裝定。對在裝訂線以外有字跡的文字材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊。 第九條 分類、編號 歸檔文件采用年度機構（問題）-保管期限方法進行分類。 1.檔號的構成：年度+分類號+案卷號。如： 20XXCB(1115)1n 年度號 分類號 案卷號 注：屬于出版管理內容的采用自然年度。其余采用出版年度。分類號中的二級類目見瀘州醫學院檔案實體分類和檔號編制方案。 2.編寫案卷頁碼 以件為單位編寫頁號，從“1”起編寫頁號，正面編寫在右下角，背面有文字的編在左下角。 在每份文件材料首頁的右上角空白

6、處蓋檔號章，填寫檔號、件號。 成套圖樣或印刷成冊的文件，不必重新編寫頁號。 第十條卷內目錄的編制 卷內文件在分類、排列、編號后，以卷為單位編制目錄。 卷內目錄為A4豎式，項目包括序號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等七項。 填寫卷內文件目錄的方法序號：以卷內文件排列先后順序填寫的序號。 文號：文件制發機關的發文字號。 責任者：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者。 題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“ ”號 日期：文件的形成時間。 頁數：填寫每份文件材料的頁數，即填寫每份文件材料尾頁標注的頁號。 第十一條案卷裝盒、編目和排架 1

7、、裝盒 卷內文件整理完畢后裝入符合國家標準的檔案盒，并按要求認真填寫備考表、檔案盒封面的案卷題名及盒脊各欄目； 案卷題名：出版檔案案卷標題以書籍著（譯）者、書名為標題，刊物以刊名加刊期為標題； 備考表：填寫卷內文件情況說明、立卷人、檢查人和日期 卷內文件情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況； 立卷人：由組成本卷的責任者簽名； 檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名； 日 期：案卷整理完畢的日期。 2、編制案卷目錄。檔號、案卷題名、頁數、起止時間、保管期限，按檔號先后順序，以案卷為對象填寫。 3、科學排架第十二條凡歸檔文件及整理所用的各種材料，均應符合國家有關檔案保護及科學

8、技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2000）之有關規定。如公文用紙統一為A4型（297210mm）、長久保存的檔案不得采用易氧化的金屬物裝訂等。 第十三條 本規則自下發之日起執行，由校檔案館負責解釋。附件：出版類檔案歸檔范圍和保管期限表CB11 綜合管理1上級有關編輯出版工作的文件長 期2上級召開的編輯出版工作會議文件短 期3本校編輯出版工作規劃、計劃、報告、總結、簡報和重要會議記錄永 久4本校編輯出版工作規章制度、統計報表永 久5編輯出版部門管理形成的文件材料短 期CB1215 出版物項目1編輯出版合同、協議書長 期2出版請示和批復長 期3原稿（含照片、手跡原件）或復制件（退還作者應有原稿簽收單）長 期4各級審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件長 期5封面設計圖樣短 期6出版通知單、書刊、音像