1、我們(w men)的工作中面臨那些大型活動？組織實施(shsh)大型活動的要素是什么？ 這些大型活動屬于哪一類型的會議？共六十三頁人力資源部文化部 余雅芬淺談(qin tn)大型活動的組織技巧共六十三頁“會議”有關要點說明如何組織(zzh)大型活動會務管理講解(jingji)重點共六十三頁一、“會議(huy)”有關要點說明（一）會議的類別和作用(zuyng)（二）會議的要素（三）會議的組織共六十三頁什么(shn me)是會議？ 三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行(jnxng)討論或解決，就是會議。 召開會議需要一定的時間，在一定的地點，正式的會議還要冠以能反映會議內容、性質、人員、時

2、間、地點等完整而確切的名稱。 共六十三頁（一）會議(huy)的類別和作用共六十三頁1.會議(huy)的不同類別 1.按內容、性質，分為代表大會、工作會議、學術會議、聯席會議等； 2.按會議的形式，可分為小組會、座談會、報告會等；3.按與會人員的成分，可分為黨委會、董事會、記者招待會等； 4.按照人數、規模，可分為大型會議、中型(zhngxng)會議、小型會議;5.按照會議召開的規律或日期，可分為定期例會、臨時性會議； 此外，還有按會議的范圍、地區、時間分類的。 共六十三頁2.會議(huy)的作用 無論什么會議，總要圍繞中心議題進行討論，總希望弄清什么問題，或解決什么問題，或得出什么結果。總之，

3、要達到預期的目標，這是就會議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的信息；經過討論，集思廣益，取長補短，形成了正確的意見；通過表決，多數或一致(yzh)作出了決定或決議；通過聽取別人的報告或發言，受到啟發或教育，等等共六十三頁一般來說，大型會議(huy)有六個要素：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點 （二）會議(huy)的要素共六十三頁 與會者就是參加會議的正式(zhngsh)成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務人員。人們被召集來開會，是要花費一定時間和精力的，而時間和精力在某種程度上就是效益，就是財富，只能創造，不能浪費。 因此，從原則上講，參加會議的人應做到：該

4、參加的一個不少，不該參加的一個不多。 具體地說，與會者應具有必要性、重要性、合法性。1.與會者 共六十三頁必要性。這是指與會者必須是與會議直接有關的人員，也就是符合會議確定范圍。有權了解會情、提出(t ch)意見、表示態度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助于會議達到預期效果的人。 重要性。這里指的是與會者雖與會議沒有必然的、直接的關系，但卻有利于會議的進展或擴大效果的人員。這些人員通常是臨時邀請的。合法性。這是指有些重要的會議，與會者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會的與會者必須是依法選舉產生的各級人民代表；黨的代表大會首先必須是黨員，其次必須是各級黨組織全體黨員

5、選舉產生的代表；公司董事會或股東大會的與會者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。 共六十三頁 主持人是會議過程中的主持者和引導者，也往往是會議的組織者和召集(zhoj)者，對會議的正常開展和取得預期效果起著領導和保證作用。 2.主持人 共六十三頁 會議主持人通常由有經驗、有能力、懂行的人，或是有相當地位、威望的人擔任。一般(ybn)有兩種情況： 一種是當然主持(zhch)人，是由其職務和地位，也就是由組織的章程或法規決定的。如：單位的工作例會由單位領導人主持(zhch)，黨組織的會議由黨的書記主持(zhch)，董事會由董事長主持(zhch)。主持(zhch)人因故不能主持

6、(zhch)會議時，也可委托副職或其他相應的負責人主持(zhch)。 另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區的聯席會議，則由代表們選舉或協商產生。特別重大的會議，則需產生相應人數的主席團，由主席團成員集體或輪流主持會議。除了小型會議之外，大中型會議的主持人主持會議時通常需要秘書長或秘書協助。 共六十三頁 議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。 議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞(wiro)這樣的議題展開討論、進行研究，才容易取得共識或最后表決通過。因此每次會議的議題應該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不

7、宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。 3.議題(yt) 共六十三頁 議題的產生通常有兩種情況：一種是領導根據需要指定的；另一種是秘書調查(dio ch)研究、綜合信息后提出。再經領導審定的。 有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團或專門的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。 共六十三頁 正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。 會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區、范圍、規模(gum)，等等。4.名稱(mngc

8、hng) 共六十三頁 會議名稱必須用確切、規范的文字表達。它既用于會前的“會議通知”，使與會者心中有數，作好準備；又用于會后的宣傳，擴大會議的效果；更用于會議過程中使與會的全體成員產生凝聚力和 莊嚴感。 大中型的會議名稱被制作成橫幅大標語，置于會議主席臺的上方或后方，作為會議的標志，簡稱“會標”。會標必須用全稱，不能隨意(su y)省略，以免不通，產生誤會。 共六十三頁 會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要(xyo)的時間、天數；三是指每次會議的時間限度。5.時間(shjin) 共六十三頁 會議召開時間。某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素，首先是需要，如每周一

9、次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結束(jish)，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結上年的工作、生產成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產計劃，通過各種預算等。有些會議如農業生產、學校教育等本身就有很強的季節性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，即要考慮氣候、環境等自然因素和社會因素。 共六十三頁 會議需要(xyo)時間。可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會議組織者應盡可能準確地預計需要時間，在會議通知

10、中寫明，便于與會者有計劃地安排。 會議時間限度。每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應該安排中間休息。 共六十三頁 會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區、城鄉，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。 國際性或全國性會議，要考慮政治、經濟、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心(zhngxn)城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。 專業性會議，應選擇富有專業特征的城鄉地區召開，以便結合現場考察。小型的、經常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設施、交通條件、安全保衛、氣候與環境條件等因素。 6.地點(ddin)

11、共六十三頁（三）會議的組織 會議準備(zhnbi) 會議議程 會議通知共六十三頁會議(huy)計劃1.會議(huy)準備成本預算會議文件會場準備會議需要做哪些準備？共六十三頁 會議計劃首先應明確會議的目的和任務，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點、議程等，即會議六要素的具體化。 其次會議計劃應明確會議應做哪些準備工作，如需用哪些文件，會場怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。 再次(zi c)決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。 會議計劃由秘書制訂、提出。經領導審核批準后-再由秘書或秘書處組織人員

12、。分頭按計劃執行。 機關、單位內部的小型會議也應有計劃，使組織成員做到心中有數，早作安排。部門的會議至少應提前一星期報至辦公室，由辦公室統籌安排，訂出一周會議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領導也可有選擇、有計劃地參加部門會議，有利于全局工作的順利開展。 （1）會議(huy)計劃共六十三頁 有明顯投入(tur)的大中型會議，特別是跨地區的、會期超過一天的會議，必須計算成本，作出預算。 （2）成本(chngbn)預算 “顯性成本”。 即會議明顯的耗費。如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。這些費用是可以明顯計算出來的，又是直接消費的。 共六十三頁 “隱性

13、成本”。 即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人們所注意的成本。 這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。它的含義是這樣的：一個生產者的勞動價值至少是他工資的8倍，參加會議前必然要作些準備，會后又有用于思考、回憶的時間，所以還要乘以2。會議成本的計算公式是：會議成本=X+2JNT 其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會人員每小時平均工資的3倍；N表示人數；T代表時間(小時)。 所以，召開一個百人左右、跨地區的、會期3至5天的中型會議，其會議成本總數將達到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業每次開會總把會議成本預算表貼在會議室的門口，讓每個與會者一進門就知道這次會議要花費多少

14、代價，從而(cng r)共同努力提高會議的效率。共六十三頁 一類是供會上學習參考的文件資料。 如上級(shngj)的有關政策、方針、法規、計劃。以及專業、技術性資料等。這類文件有些在會議結束后不能讓與會人員帶走，秘書應做好回收工作。 另一類就是會議本身所產生的文件。如：開幕詞、工作報告(bogo)、講話稿、會議記錄、會議簡報、會議決 定、會議紀要、閉幕詞、會議總結等。其中，開幕詞、工作報告(bogo)、領導講話稿是必須在會前準備妥當的，其他文件則在會議過程中或會議結束時形成。 （3）會議文件會議文件有兩大類： 共六十三頁附：文稿撰寫(zhun xi)說明工作報告 工作報告是會議的主要(zhyo

15、)文件，其中的主要(zhyo)內容往往是會議討論的中心議題。工作報告必須有實質性的內容，既可以是對前階段工作成果、經驗、缺點的回顧與總結，也可以是對后階段工作提出計劃、預算、部署或展望。工作報告既要全面，又要重點突出。篇幅一般較長，幾千字到幾萬字不等，視內容而定。 開幕詞 開幕詞是會議開始時會議主席所作的發言稿，一般帶有預告及禮儀性質，比較簡短。內容大體包括三方面： 對來賓和與會人員表示歡迎。 對會議的內容、任務、目的作簡要介紹。 預祝會議成功。 共六十三頁 發言稿 這里指的是除工作報告之外的其他與會者的發言稿。發言稿也要有具體的內容，但不像工作報告那樣面面俱到，而應是背景介紹，或是財政開支，

16、或是人事管理，或是專業背景，或是會議關心的其他問題。等等。有些(yuxi)會議對發言時間有限定，發言稿一般不宜太長。發言稿有些(yuxi)是由發言人親自撰寫，也有些(yuxi)是由秘書代為起草，冉修訂定稿。 其他會議文書 除此三文件之外，還必須準備好會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知(tngzh)、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調度表，等等。 共六十三頁 對會場的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應設備齊全、利于(ly)安全和保密。 （4）會場(huchng)準備會場布置主席臺席位會場設施其他準備共

17、六十三頁 會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安全等要求之外，還應考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。 小型會議可安排在一般會議室，會議室有方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議室的中央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子(zhu zi)的周圍放置靠背椅，數量視人數而定。 主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側。多邊會議采用正圓形會議桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應用長方形桌，上鋪白色、天藍色或其他顏色桌

18、面。臺上方或后方懸掛會標。會標一般用紅底白字，企業也可用紅底金字。講臺不宜過大過高，應與講話人的身材比例協調。臺前可放置花草盆景，使主席臺整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。 會場(huchng)布置共六十三頁 面對主席臺的是與會者席位，應有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應太擠，便于進出活動。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形， 席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應多備話筒，便于與會者原桌發言和多向交流。 會場(huchng)大小應與人數相適應，與其過大，不如偏小。會場(huchng)過大則顯得松散，容易產生遲到、早退現象，不利于產生好的會議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思

19、想集中。情緒飽滿。 工作會議或同一系統會議，與會者的席位依職務高低為序，職務越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會、座談會之類的會議，與會者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會議，則應按地區、系統、單位等分組，事先劃分席位，與會者由秘書或服務人員引領入席。 共六十三頁 重大會議的主席臺席位應講究排列。主席臺席位視人數設一排或數排，第一排席位應為單數。 席位的次序應以主席團成員職務高低，對會議的重要程度而定。邀請的貴賓或來賓如安排在主席臺就坐的也按照同樣原則。 第一排的正中為首席(shux)其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位

20、前放置姓名牌，便于按位入座。 主席臺席位(xwi)共六十三頁 會場一應(y yng)設施都必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試(如擴音器 的音量大小)，以免臨時發生故障或出現差錯。 會場(huchng)設施共六十三頁 會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。 會場外應有醫護人員值班。 遠道而來的應準備接送車輛(chling)。 會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。 重要會議應有安全保衛人員和保密措施。 會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送圖片、資料、紀念品等，

21、都應在會前做好準備。 其他(qt)準備共六十三頁2.會議議程 會議的議程(ychng)包括：程序(chngx)議程日程表作息表議程清晰，會議有條不紊！共六十三頁 會議通常有一個或幾個(j )相關的議題。若有多個議題，應根據這些議題的內在聯系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會前發給與會人員。 （1）議程(ychng)共六十三頁（2）程序(chngx) 會議(huy)內容除了議題之外，還有一些禮儀性、結構性或將議程具體化的內容與項目，如宣布會議(huy)開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發言、致閉幕詞、宣布會議(huy)結束等。把第一次會議(huy)的這些項目和內容有序地排列，

22、即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。 程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。 共六十三頁（3）日程表 即將會議的全部內容(包括參觀和文娛活動)分解(fnji)安排在會期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時數(幾點至幾點)內，以簡短的文字表達，制成表格。 共六十三頁（4）作息時間表 即將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格(biog)。安排作息時間應考慮到勞逸結合、冬夏時令特征等因素。 共六十三頁3.會議(huy)通知 會前一切準備就緒之后，就應及時發送(f sn)會議通知。本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區的會議必須

23、寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請 信。 邀請性會議為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附加回執。 共六十三頁 會議召開的時間、需用時間或會期，地點(會址)。 會議名稱和主要議題(yt)。 參加對象。 須作什么準備。 報到日期、地點、接站辦法等。 召集單位署名、通知發出日期，加蓋公章。 會議通知上應寫明下列(xili)內容：共六十三頁 受邀請者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務或職稱。 是否參加會議。 預訂住房標準。 提交論文題目或資料名稱。 回程車船(ch chun)機票登記等。 回執(huzh)中需有下列內容：共六十三頁附：注意事項 會議通知可采用郵寄(包括

24、電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。 附回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發送，但又不可提前過多，以免對方(dufng)遺忘。 共六十三頁二、如何組織大型(dxng)活動（一）大型活動的定義（二）大型活動的特點（三）大型活動的策劃（四）操作實施過程應注意(zh y)的問題共六十三頁（一）大型(dxng)活動的定義 大型(dxng)活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。這一定義要把握三個重要概念： 大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。要有計劃

25、性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區別不僅在于參與人的數量，而是在于活動的社會化程度。 共六十三頁（二）大型(dxng)活動的特點 必須有鮮明(xinmng)的目的性 廣泛的社會傳播性 高投資性 嚴密的操作性 共六十三頁知道你的方向(fngxing)，才可能到達目的地。共六十三頁 第一，立項。就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。 第二，進行調查和可行性研究。做調查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃

26、調查有其特殊性，例如調查的內容：國家關于大型活動方面的政策和法規、公眾關注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調查的內容。可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應性，包括社會環境和目標公眾的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節省費用？如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質(wzh)水平的適應性，大型活動需要動用許多社會物質(wzh)，許多創意也需要物質(wzh)的支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。最后一個是應急能力的適應研究性，需要那些應變措施？如戶

27、外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，這些都是我們要進行可行性研究的范疇。（三）大型(dxng)活動的策劃共六十三頁第三，提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特別強調群體創意的概念。當今的時代已經不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什么妙計來，而是靠不同學科的組合群體策劃。所以在中山大學的培訓中，原來做案例作業是要求每個學生一人做一個整體的案例策劃書，后來變成以一個小組的方式進行策劃。他們改了三年，效果很好。這不是泯滅個人的創意，集體創意的過程也始終貫穿著個人的創意過程，作為現代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的杰作。第四，方案論

28、證。方案不僅(bjn)要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優選法，輪轉式優選法和優點移植法。 共六十三頁（四）操作實施過程(guchng)應注意的問題 1.實施操作設計。從我個人工作經驗和研究的結果看，我們應該非常重視實施方案的操作設計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業(zhuny)機構承接的活動，都存在這樣的問題：創意很好，但是由于缺乏操作設計，在操作過程中出現很多問題，違背了原創精神或者沒有達到原創水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行操作設計，操作設計必須包括比較準確的財務預算，因為很多單位做活動，預算做100萬，最后花了160萬，從現代管理考核這個活動，就

29、不能說是成功的。2.辦理審批手續。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應該希望得到有關單位的審批。這里給大家講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規定在城市放煙花要經過審批，但在公眾場所進行活動必須經過審批。這個單位是一個局級單位，他們認為有權在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關單位報批。活動辦得很熱鬧，有文藝節目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關的追究，為什么？因為他沒有辦審批手續，也缺乏民航管理規范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。共六十三頁

30、 3.實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規范程序。4.方案培訓。在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力。 5.設計評估標準。一個大型活動的評估應該有一個準確的評估標準。現在很多方案做好以后，往往忽略做評估標準方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不愿意(yun y)付出費用，讓專業公司給他做評估報告。我覺得評估標準，應該在我們策劃的時候把它設計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據設定的標準作出科學評估。 共六十三頁應關注(gunzh)的問題場地(chngd)設