1、2022-6-241 時間管理時間管理IIII 向陽坊向陽坊GRPGRP精英團隊精英團隊 管理課程管理課程 向陽坊管理中心向陽坊管理中心 林妙香林妙香 Rev: B;2004-02-03 Rev: B;2004-02-03 WorkShop WorkShop時間：時間：2.52.5小時小時2022-6-242n在開之始前在開之始前2022-6-243 請閉目一分鐘思考這問題請閉目一分鐘思考這問題w 如果您的余生只剩下如果您的余生只剩下三三天天w 您會做哪您會做哪三三件事？件事？2022-6-244w時間管理是什么？時間管理是什么？2022-6-245 時間管理不是什么？時間管理不是什么？w時間

2、本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一般的多所以時間管理的問題本身不在于時間，而是 在于自己如何善用及分配你自己的時間2022-6-246 時間管理是什么時間管理是什么? ?w時間管理就是自我管理？w自我管理即是改變習慣，以令自己更富績效，更富效能l-把事情很快的做完，叫做效率l-把事情很快又很對 地做完，叫做效能w時間管理就是事前的規劃或長期的計劃2022-6-247 人，為何安于現狀？人，為何安于現狀？w 為何你我都不滿意現狀，但是卻安于現 狀 1、無奈 2、不確定改變之后會更好 3、因為現狀是你我最熟悉的w 當你開始不滿于現狀時，表示會有新的事物 發生在你身上但是要用對“新的思考

3、方式”2022-6-248 請架設一座橋，使請架設一座橋，使A A至至B B距距離最短，但是橋不可歪斜離最短，但是橋不可歪斜 300公尺 B100公尺 河 水 A2022-6-249 有三片木條，如何將它們有三片木條，如何將它們 圍成封閉三角形圍成封閉三角形? ? w 2 2cm cm w 10cm 10cmw 4cm 4cm2022-6-2410 你可知道為何畫不出來？你可知道為何畫不出來？w因為你跳不出原來的思維習慣w但是假設你畫了出來。恭喜你，你可以用新的角度去思考一個舊有的問題w改變時間管理的第一步，從你自覺需要時間管理開始2022-6-2411時間管理的架構時間管理的架構2022-6

4、-2412 請排出正確的行事優先順序請排出正確的行事優先順序 緊迫的事 不緊迫的事 w 重要的事w 不重要的事 ? A ? C B ? D ? 2022-6-2413 正確的行事優先順序正確的行事優先順序 緊迫的事 不緊迫的事 w 重要的事w 不重要的事 1 st 急 2 nd 重 3 rd 輕 4 th 緩 2022-6-2414 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事不重要的事設備故障，生產停工 重傷害急救 員工產生肢體沖突 顧客抱怨 停電 計劃之研擬技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查 有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約 有些交際應酬 有些文件之處理

5、處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沉迷 2022-6-2415 陷阱一：時間的配置不對陷阱一：時間的配置不對w Reaction消極回應VS Proaction積極掌握w 危機就是轉機w 規劃重于做事w 最好的控制是預防w 預防勝于處理2022-6-2416不合理的時間配置不合理的時間配置I 45% 處理危機II 5%IV 15%II 35%2022-6-2417 明智的時間配置明智的時間配置I 1、重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action II 2、重要的事情要逐漸地交 給信任的部屬，這叫“灌能” 2022-6-2418陷阱二：拖延陷

6、阱二：拖延 l 除了第四項以外，其他的做起來都不太愉快l 不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情 緊迫的事 不緊迫的事 l 重要的事l 不重要的事 1 st 2 nd 3 rd 4th2022-6-2419 克服克服1.1.成本成本/ /效益分析法效益分析法 成 本 wwww ww 好 處ww w www2022-6-2420 克服克服2.2.思維習慣的改變思維習慣的改變w 這件事令人感到為難，但是它非做不可，因此我將立即做完它，以便盡早忘掉它w 養成速戰速決的習慣w 將事情切成好幾塊小塊任務，快速的完成每一塊的任務w 完成最關鍵的部分，讓事情看起來像做完80%一般2022-6-2421 陷阱

7、三：事必親躬陷阱三：事必親躬 韓非子。八經 -下君，盡已之能 -中君，盡已之力 -上君，盡人之智諸葛亮凡事必親躬？后來過勞而死為何事必親躬？ -因為怕部屬取代 -不放心部屬，不信任部屬 -要求標準過高2022-6-2422 陷阱四：有求必應陷阱四：有求必應 w l 會花太多時間，時間不夠會犧第二項受人尊敬的重要， 還是受人歡迎重要w l 不好意思拒絕請托的原因 -接納請托比拒絕請托容易 -擔心促怒請托者 -想要做廣受愛戴之好人 -不知如何拒絕他人之請托w l 每個人都有一個好朋友，叫“施小惠”，可以適當的拒絕。2022-6-2423 時間管理架購時間管理架購w 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事

8、不重要的事 1、兵貴速戰速決2、快刀斬亂麻 1、決勝于廟堂之上 2、灌 能、1、舍得 2、勇于拒絕3、交待1.怡情養性 2.輕松一下 均衡2022-6-2424如何提高工作效率 2022-6-2425 如何提高工作效率如何提高工作效率w 1. 了解自己每天工作時段的特性,善用之.w 2. 以PDCA分布周一到周五的工作性質.w 3. 保持良好的體力;養成運動的習慣w 4. 身心均衡的發展;培養良好的嗜好2022-6-2426 1.工作時段分配法則工作時段分配法則早上中午13：00-15：00下午晚上活力充沛，行動與勇 氣兼備（Do） 思考遲鈍，適合散心、放松（Check） 冷靜，溝通（Acti

9、no,Plan） Relax,人文，Thinking 1、發球：Email 2、電話敲定事情/做 事情 3、給Leader方向/畫架構 4、執行進行中專案1、對面Follow Up 2、Go Around3、溝通與協調 1、思考問題 2、寫計劃/Update Follow up進度(1hr) 3、Updare/ Modify進行中專案 1、花1小時寫作 2022-6-2427 2.每周工作性質分配法則每周工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛，行動與勇氣兼備（Do）思考遲鈍，適合散心、放松（Check）冷靜，溝通（Actino,Plan） 1、大型專案丟球 2、組內專案丟球 3

10、、給予組員做事方 向/做事重點 4、創造議題 1.Follow up一二所丟的球2.調整，Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通 1.想想目的是什么？意義何在？ 2.有沒有辦法提升自己的價值？ 3.計劃/規劃2022-6-2428 如何管理你的如何管理你的Email葛洛夫：你的時間是不是被Email 時間切成零零碎碎的片段？集中處理它2022-6-2429 先問自己以下這幾個問題 1、你一天花多少時間在看Email？ 2、你進Email會不會看小品？ 3、你看Email時間是連續的，還是片段的？ 4、你的Email有沒有做分類？ 5、回信是邊看邊回，還是分類后集中回信？ 6、進Email信箱

11、，是先看信還是先發信？ 2022-6-2430 如何提高如何提高Email的處理效率的處理效率 l 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然后做分類的動作l 養成習慣，一天只有三個時段看Emaill 除了急件以外，集中時段回信2022-6-2431 看看Email時段分配時段分配 時段信箱回信備注09:10公司v13:00公司X16:30公司V22:00私人v2022-6-2432Email資料夾的分類資料夾的分類 u Reply:Private,公務u Follow Up:Urgent,Boss,重要,向下， Privateu Project進度u 有空再看2022-6-2433如

12、何展開你的計劃如何展開你的計劃w一日之計在昨天下班前w一周之計在于周日w一月之計在于月底2022-6-2434良好的時間管理來自于計劃良好的時間管理來自于計劃 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 不重要的事 1、兵貴速戰速決2、快刀斬亂麻 1、決勝于廟堂之上 2、灌 能1、舍得 2、勇于拒絕3、交待1.怡情養性 2.輕松一下 均衡2022-6-2435 花時間在計劃上才花時間在計劃上才 是最節省時間的作法是最節省時間的作法 耗用時間 C A D P 耗用時間 不好好2022-6-2436 8.80/20法則法則 1/2w the Vital Few & the Trivial Manyw 柏拉圖法

13、則w 花最少的力氣，獲得最多的效益w 你所完成的工作里，80%的成果，來自于20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的2022-6-2437 80/20原理意原理意示圖示圖 瑣碎的 多數事物 重要的 少數事情 80% 時間 20% 時間 20% 時間 80% 時間2022-6-2438長程目標年目標季目標月目標 目標金字塔目標金字塔 周目標 日目標2022-6-2439如何列管重要計劃如何列管重要計劃 l將自己短中長期的計劃依工作，個人及生活這三個主軸一一列舉出來，并算出每個計劃是效益。（如下一頁所示） l在同一個時間點進行這三個主 軸的前3個專案（專案件數依自己能力而定，紅線的右手邊）

14、 l有專案結束之后下一個專案就可以往左遞補 002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十2022-6-2440每個計劃如何給予評分每個計劃如何給予評分 l先將所有計劃列出來，分成短中長期（自行定義） l分成三個項目（也可依自己的價值觀調整），依照：重要性，急迫

15、性及成功機會來給分數。最好給5分，最不好給1分 l將三個分數相乘，分數最高者為最優先執行的計劃2022-6-2441 紅色粗字體為應完成未完成的部分，藍色斜字體為已完成的部分，黑色字體尚未到期， 目的：一集體力量轉動公司進步之輪，對公司造成影響力，企圖把公司文化導向好的一面 范例：專案評分的范例范例：專案評分的范例 短中長程專案項目主軸展開細項目標日期重要性急迫性失敗成本執行動力短程C h a n g Cntro1.估報告內化2.訓練展開3.審議會議4/10545100ST重點專案 1.KM架構2.BenchMark日月欣3.Roll out RD OJT4/1053230中程組內管理1各Le

16、ater的重點專案輔導. 1.Marty: PE OJT/電子資料庫2.Mars:ID/VA/VE2.強化KM架構，落實執行 六月底55375長程Idea Proposal 1、量的突破 2、主題宣導 評審訓練 4、電子資料庫 5、廠商提案管理辦法 6、專利納入考量六月底 555125成立南部希望園區資源：1、HR BOOK=轉化成 12月底442322022-6-2442 以以Notes信箱管信箱管 理計劃的分類理計劃的分類w 執行力：TO-DO，記錄，Routine（最重要的部分，下一章節再講）w 自我成長：Pareto,前3個計劃w 生活：Pareto,前3個計劃w 工作：Pareto,

17、前3個計劃2022-6-2443執行能力的強化2022-6-2444 時間管理的利器時間管理的利器: to-do Lost 緊急的事情 重要的事情 1、老板今天交代 1、工作計劃 2、臨時狀況 2、人生規則 3、家庭、健 康、 財富 Routine Work Schedule list 1、日常工作 1、Meeting 2、定期約會 2、行事歷 3、紀念日 2022-6-2445范例：備忘錄的范例范例：備忘錄的范例 1、紅色粗體字體為重要完成的部分，藍色斜體字體為已完成的部分，黑色字體為應執行事項，綠色字體為Routine Schedule 底線字為已輸入Schedule 2、時序，及易難排序

18、下來 記錄重要備忘個人/HRMail5/06（一）13：20成大學生訪談 -建WPFollow up Tabe-open:建立各階段職務應該-Jennifer助理Transfer WP-ID計劃展開說明 -發Change control教材給SF/Bill -拿照片-KM實物寫書-找一篇Proposition BenchMark,問之前訪談過的學生 -南希的會議記錄-將談判放到個人均衡發展-將G8D放到個人均衡發展-寄福雷KM講義-Repiy Michelle change Control課程 5/07（二）10：Leader會議14：L2elD14:CCB/lD Follow Up-要5/3

19、統計手法的List-Change control未認證人員名單-復審名單及流程的產生-發Change Control統計權責理會議記錄-傳真出險單-Remind theta開會事宜-希望園區筆記/人員名單-Print論文參考資料-Remind廠處常開會-Reply ID Nores5/08(三)10：ePMS開會L2B1030：統計權責理清 -Remind與會人員-提醒Sir Theta/Alex-開Notebook的PR-印CCb給Bill-簽VANE初審人員名單公告-敏綺收Mail-amy的論文協助-釘書針-電唐副總 -附上GRP KM相關資料-Candle張貼公告欄-印兩份提案給Terr

20、y 2022-6-2446范例：備忘錄的范例范例：備忘錄的范例日常維持 專案工作事項備注1）應完成文件 1.談判WP 談判專業知識-open:建立各階段職務應該-KM架構強化 2.ST交辦事項2）工作重點專案1.ldea Proposal- open:好的提案Present方法與復審制度合并,可以事先發給復審人員/Promote-Cheak:Notes elD洽談-Check:復審名單生產-Check:VANE初審人員名單公告-Check:確保提案表揚與提案促進宣導簡報已被張貼2.組內專案整合-Follow up table的建立-建立助理Transfer的WP 3.工程助理的Transfer

21、4.Change Control-統計課程權責單位理清 3)個人重點計劃日常生活執行事項1.論文找一篇Proposition BenchMark,問之前訪談過的學生- Proposition的撰寫-結構及論文的強化 wWK19周計劃2022-6-2447 善用善用Notes BookMark的功能的功能l 連結書簽（BookMark）的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結l 在Notes里頭，點一下黃色書簽即可把該計劃給打開，并Update 2022-6-2448 善用善用Notes顏色顏色 管理的功能管理的功能 l 紅色粗體字體為重要一定完成的部分 l 藍色斜體字體為已完成的部分 l 黑色字

22、體為應執行事項 l 綠色字體為Routine Schedule 2022-6-2449 良好工作習慣的養成良好工作習慣的養成l 兵貴速戰速決l 養成做備忘錄的習慣l 可以早上做完的事，決不拖到下午完成可以一天做完的事。決不分成兩天完成l每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時2022-6-2450 “ “執行執行”的寫照的寫照l Just Do Itl 奉備忘錄的To Do-Check Lost 如圣旨l 執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處，刀折劍斷2022-6-2451 執行不是一層不變的執行不是一層不變的l合理性Reasonable表示用心l 試探一下是不損傷毫發的l平時基本觀念（Sense）的建立，在臨場應用時最能顯現效果2022-6-2452