1、采購流程初步方案二、人員配置 供應商開發一名 價格談判、供應商審核以及驗收一名（主管） 跟單一名 助理一名三、采購流程1. 采購申請采購申請（書面和電子文檔）1.（1）固定資產或大項目/大金額采購（例如5，000元以上）需求部門或個人根據需要某種或某些物料， 必須按照規定的格式填寫請購單，內容要素：請購物品的序列編號、請購的所屬部門、申請日期、用途、品名、數量、規格（請購物品的樣品或圖紙或技術資料需作為附件形式附在請購單背面）、預估金額、需求時間、特殊要求備注、請購人/部門、主管簽字、采購部簽字、財務審核及總/副總經理簽字。（如表1、）1.（2）一般物資采購，包括定期采購以及零星貨品、耗材采購

2、（例如5，000 元以下）請購表的內容要素：申請日期、請購部門、品類、用途、品名、數量、規格、預估金額、到貨時間以及特殊需求的備注，無需總經理/副總經理簽字。（如表2、）請購人或部門在采購部簽字接收后應備份留底請購單。當遇上特殊或緊急狀況，請購人所屬部門主管無法及時簽字確認時，可以通過能留有字面信息的聯系方式進行確認，交采購部門簽字后補手續。請購部門如有指定品牌或供應商需提交書面說明作為附件附于請購單背面。請購單如有更改需請購方報之相關領導確認簽字方可提交到采購部。2. 采購部規范化接收請購單采購部規范化接收請購單采購人員在接受請購單時必須要對字跡、簽字、物品要求等各方面進行審核。如物料規格圖

3、紙信息不全、相關簽字不全等將不予受理。采購部受理前應及時從庫存部獲取庫存信息，避免重復采購造成庫存積壓。對于不符合相關規定的請購單，由采購部及時以書面形式通知請購方并說明其原因。對于緊急請購項目作優先級處理。無法達到請購部門的規定時限內完成采購任務的應給予及時通知，以便作出及時調整。3. 詢價、議價、招標供應商詢價、議價、招標供應商3（1）. 制定詢價表單模板 要素包括品名、數量、規格型號、質量要求、單價、稅率、稅價合計、付款方式、交期、包裝要求、配送方式、運費、售后服務、質保期。另附上一份供求雙方的保密協議。（如表3、）3（2）. 大金額項目線上招標詢價 遵循本公司現有流程操作3（3）. 小

4、金額項目線下詢價采購員收集相關供應商信息進行初步篩選后交由采購部經理審核；采購員通過對篩選出的生產商或供貨服務商直接詢價，按三方報價的原則；要求采購員完成詢價單的填寫；由采購部主管進行審核篩選；將詢價所有信息資料共享提交請購部門以及領導，并讓其書面確認，如詢價不通過將重新返回上一流程進行3（4）. 比價、議價環節對于老產品，采購員可以通過以往的該產品的報價進行比對對于新品項，采購員應通過多家供應商的報價進行比對（如見表4、）比價議價的結果匯總并交由領導審核確認3(5). 供應商審核評定流程 有采購主管對供應商的審核標準、考核方案的制定，以其實施 經理對考核結果的審核及審批 合格供應商被列入供應

5、商信息庫 根據不同品項、不同規模的采購對供應商的審核評定的體系依據有所不同， 可以根據本企業的以服務為主的特性將供應商分為A、B、C三個等級 A等級- 戰略型供應商 B等級- 合作型供應商 C等級- 應急型供應商 對A級戰略型供應商的審核可以按照相關的質量體系標準來進行評估以及評 分量化審核 （詳見附件表） 對B級合作型供應商的審核按照本公司的需要進行5S考核 關于C級應急型供應商基本屬于小規模的經銷商或貿易商，公司對其通過對 零星采購貨品的質量、服務誠信度、票據的合法性來作為檢驗的要素。4. 樣品定制流程樣品定制流程4 (1). 常規流程采購部門及時提供詳細準確的產品數據以及相關圖紙給供應商

6、或生產商與供應商簽訂打樣合同（如見表5、）生產商在規定的時間內完成打樣環節；在打樣期間采購方采購員實時進行跟蹤、督導，如有偏差及時進行調整改進；供應商在合同規定時間內完成打樣，必須及時提供給采購方；采購部門將樣品交由請購部門進行確認，簽字交由上級領導審批確認后， 由采購經理制定購貨合同4（2）. 訂單分流的方法（在單項訂單量大以及有合適的老供應商的情況下）在原有公司供應商信息庫里搜尋合適的供應商操作訂單上50%的份額， 協商要求免費打樣（基于已有一定程度的合作關系基礎上）同時將訂單上另50%的份額交給已通過比價議價環節篩選出來的新供應商，此方法的優勢在于以舊帶新， 既可以節省打樣費又可以開發出

7、新的合格的供應商來為我公司服務。5. 購貨合同購貨合同5（1）. 對于新的供應商，如所采購的屬于生產制造類產品例如工作服、定制辦公家具、櫥柜以及以及廣告宣傳品等， 需先實施小批量試生產的簽訂合同，如滿足本公司各方面的需求再簽訂批量合同。5（2）. 對于老供應商，根據以往的考核業績來確定是否需要簽訂試生產合同或直接量產合同5（3）.關于付款方式公司的帳期為30天，但對于采購數額大且金額大的采購項目也可以有另一種方式：50%預付款 + 30%到貨款 + 20%驗收合格款 6. 跟單流程跟單流程6（1）. 由采購部跟單人員在采購合同生效即日起，開始對供應商的供貨進度、產品質量、抽檢、數量核對、包裝規

8、格進行實時跟蹤檢驗、督導，并做好跟單記錄，及時反饋給采購經理。（如見表6、）6（2）. 如發現問題或偏差及時要求供應商進行修正，如質量出現重大偏差或由于供應商單方面的問題造成嚴重的供貨逾期，必須及時反饋給采購經理，由采購經理直面供應商就彌補各項損失一案進行談判6（3）. 采購跟單員在供應商預計出貨的前幾天需要核對產品的數量、質量、包裝符合度、發貨單的收貨地址、收貨時間以及供應商的開票信息。u 另外，必須注意任何價格信息都不得出現在除詢價單、合同單以外的單據中。 6. 質檢質檢、收貨、收貨流程流程 根據采購物料的不同品項，其質檢的項目、標準等方面都是不同的，對于采購部來說應該有如下的流程：6（1

9、）. 將物料庫中所有物料根據品類正確歸類，根據物料庫中現有的產 A. 按照工藝流程基本分為：制造加工類貿易供貨類 B. 按照材質基本分為：醫藥化學品試劑類紡織品類紙類木材加工類塑料制品類電子類印刷制品類 C. 按照用途基本分為文化辦公類體育娛樂類五金交電類休閑用品類人體潔護類辦公用具類家用清潔類6（2）. 根據不同的品類建立相對應的質檢體系及標準基于目前公司在QC部門的投入力度，尚無法實現對所有品項的定項質量體系，所以只能采用一種通用驗貨的模式。（如見表7、）另外，目前在我之前的工作經歷中可以對服裝類、塑料制品類、家具類、印刷/禮品/包裝類提供質檢參照表6（3）. 采購跟單員根據規范的驗貨質檢

10、流程對供應商的產品進行貨品的10-15% 的抽檢對于量非常小的貨品可以全數質檢如現場質檢發現廢品率超標，必須及時通知采購經理，并同時對供應商的供貨產品做更深入的檢驗，對所有不合格貨品做實樣拍照留底質檢完成必須由供貨商簽字、蓋章，一式兩份（供貨商、公司采購部各一份），如果在本公司倉庫進行質檢，供貨商不在現場時，必須將質檢報告以掃描件電郵或傳真的方式發給供貨商并附上所有不合格產品的照片，要求供應商簽字、蓋章確認后將其掃描件回傳給公司采購部6（4）. 采購經理確認收貨在跟單員確認質檢合格的情況下，采購經理協同請購部門進行二次質檢確認簽字。確認無誤后，入庫歸類（根據固定資產、一般耗材、辦公用品劃分）表

11、1、固定資產購置申請表企業名稱企業名稱 編號編號 申請日期申請日期 申請部門申請部門 品名 預估金額 規格型號規格型號 數量 到貨時間 用途用途備注 申請人：申請人： 部門主管：部門主管： 采購部簽字：采購部簽字： 財務審核：財務審核： 總經理：總經理： 表2、耗材購置申請表 部門部門品類品類用途用途品名品名數量數量規格規格預估金額預估金額到貨時間到貨時間備注備注1 2 3申請人：申請人： 部門主管：部門主管： 采購部簽字：采購部簽字： 財務審核：財務審核： 表3、詢價單報價截止日：報價截止日： 詢價單編號：詢價單編號： 序號序號品名規格型號數量單價/單位稅率稅價合計備注1 2 3 采購單位采

12、購單位 購貨要求質量要求 付款方式 包裝要求 售后服務 質保期 購方信息公司名稱 地址 聯系人 職務 郵箱 聯系電話 傳真 網址 報價單位報價單位報價方要求運費 配送方式 供貨周期 報價方信息公司名稱 地址 聯系人 職務 郵箱 聯系電話 傳真 網址 表4、 比價/招標匯總表物料物料名稱名稱規規 格格單單位位包裝包裝標準標準公司名稱公司名稱一次報價一次報價二次報二次報價價工期工期付款付款方式方式聯系人聯系人選定選定廠家廠家 采購部意見：采購部意見： 經辦人：經辦人： 采購部：采購部： 請購部：請購部： 副總副總： 財務部：財務部： 總經理：總經理：企業名稱： 制表時間： 年 月 日表5、打樣合同

13、上海一兆韋德購貨打樣合同甲方：上海一兆韋德（以下內容簡稱甲方）乙方: 上海*有限公司（以下內容簡稱乙方）序號產品名稱產品材質外形尺寸打樣周期試樣單價稅率價稅合計備注123合計：0.00公司票據信息采集表公司名稱（全稱） 電話:傳真:開戶銀行名稱開戶銀行帳號:稅務登記證:注：1.本合同計算貨幣為人民幣（RMB)；2.本合同只針對當前甲方已提供資料（ 包括3D圖檔、CAD(2D圖紙）、PDF圖紙、樣品及訂制模具要求等）進行生產及報價；3.在本簽訂后如甲方變更，增加或減少之前提供的資料要求信息都有可能會對本報價單的金額有所影響需另行追加協議；4.本打樣合同的內容為最終的打樣報價，付款方式為甲方在乙方

14、供貨前付清所有本合同的款項；5.本訂單合同在簽署蓋章后立即生效，甲乙雙方任何一方以單方面毀約將賠付另一方合同總金額叁倍的違約金；6.乙方承擔交貨至甲方過程中的交通運輸費（僅指上海市內）；8.自合同生效日起甲方必須按照合同規定日期付款，如付款逾期，甲方將承擔一切不良后果并賠付乙方因付款逾期造成的損失。甲方簽章：乙方簽章：簽約日期：簽約日期：表6、跟單表跟單員：跟單員： 跟單項目跟單項目 距訂單投放日距訂單投放日 供貨商供貨商 已生產數量 抽檢數量 抽檢合格數抽檢合格數 包裝狀況 預計完成日 檢測結論檢測結論 跟單日期： 訂單號： 記錄編號：供應商調查評估表供應商調查評估表1企業名稱：2公司地址：

15、3公司法人 姓名: 電話/傳真: 手機: 4業務負責人 姓名: 電話/傳真: 手機: 5品質負責人姓名: 電話/傳真: 手機: 6企業性質： 國營 私營 國外獨資 股份制 中外合資 貿易商/代理商 其他： 7企業成立時間：8企業占地面積：9主要客戶及銷售市場：10年產量/年產值（萬元）：11職工總數: 人, 其中職員 人， 工人 : 人，QC 人12最低訂購量 ：13主要生產產品 :名稱 生產線（條）或其它 每（日/月）產量 A： B：C：14主要生產設備 ：名稱 ： 數量 :名稱 ： 數量 :名稱 :數量 : A: D： G: B:E：H: C:F：I:15主要檢測設備 ：名稱 ： 數量名稱

16、： 數量名稱： 數量 A: D： G: B:E：H: C:F：I:16是否能夠提供樣件 (Y/N):17新產品開發能力 (Y/N)： 18經常地對關鍵崗位工作人員進行培訓 (Y/N)： 19是否通過ISO9000認證及其它體系認證 (Y/N):結論可用可用 不可用不可用可用可用 不可用不可用可用可用 不可用不可用品管部建議:采購部建議:生產工程部建議:是否使用此供應商可用可用 批準:不可用不可用供應商質量系統供應商質量系統審核計分方法審核計分方法級別分數說明A100 85 優良系統巳完全實踐及合乎所有要求，并有進行持續改善活動，有文件記錄顯示過去的改善表現B84 70 滿意 對有關系統有很多具

17、體證據，并能合乎公司的質量要求，但在某些項目未能滿足要求C69 50 輕微缺陷對系統需要作出改善，使系統運作更有成效D49 25嚴重缺陷對系統須作大幅度的改善，以能合乎公司的質量要求E24 0 不接納 沒有實質的質量系統，對改善計劃沒有具體落實，也未能顯示適當文件供應商調查評分表供應商調查評分表評估項目評估項目判定標準判定標準評估結果評估結果管 理 系 統1 供應商是否已經通過國際質量的認證（ISO9001/ISO14001等)有 否2 供應商是否有認可的組織結構圖？有 否3 供應商是否有公司運作的正式文件或流程圖？有 否4 質量記錄和樣辦的保存是否足夠？有 否設 計 控 制5 是否有與產品關

18、聯的設計輸入文件及存檔記錄？有 否6 是否擁有一定資格的人員并為其配備充分的資源？有 否7 所有設計能及時地滿足顧客的要求嗎？有 否8 是否有效控制外來文件？有 否9 所有使用的文件及記錄是最新的版本嗎？有 否10 各部門是否保存了工程更改在生產中實施日期的記錄？有 否11 有設計記錄并包括設計失效時必要的糾正和預防措施嗎？有 否 進 料 及 采 購12 是否所有進料都進行來料檢驗？o有 否13 是否有進料的檢查程序文件？有 否14 產品的原材料是否有供貨商提供的規格及相關證書？有 否15 進料是否有清楚的標識，防止與不良品混淆？有 否16 供應商是否定期評審本身的供貨商？有 否制 程 控 制

19、17 是否每個制程及成品都有作業方法及檢查項目的文件？有 否18 在每一個檢查點是否有顯示相關的要求或文件？有 否19 制程中的檢查/測試項目是否足夠并有保持清楚的記錄？有 否20 生產大貨之前是否進行相應的首件簽署? 有 否21 是否具備有效的程序處理不合格物品與好貨隔離開來？有 否22 未經驗證的材料用于生產線時,是否有明確的標識和記錄?有 否23 供方是否按質量計劃和形成文件的程序進行最終檢驗和試驗?有 否24 處理、儲存及包裝是否足夠保持產品的質量？有 否生 產 和 設 備25 是否生產過相關的產品？有 否26 是否有足夠的人力和設備投入生產？有 否27 供應商是否按訂單進行生產計劃活

20、動？有 否28 生產設備是否有定期保養？有 否29 供應商是否有保存檢驗、測量和試驗設備的校準記錄？有 否30 在制程控制中，所使用的儀器是否有定期校正？有 否不 良 品 控 制31 當發現不良品的時候，有否制定計劃進行糾正措施？有 否32 有關質量問題，管理層是否有被知會？有 否33 當有懷疑的不良品被巳運送，是否及時通知客戶或召回？有 否34 沒有通過某種檢驗或試驗的產品,是否執行不合格品控制程序?有 否35 如果不良品需要重做或挑選，是否依據正常的檢查批核程序？有 否36 當處理不良品及實行糾正及預防措施時，有否相應文件記述此程序，以防止同類事件再發生？有 否37 是否對從顧客工廠、工程部門及代理商退回的產品進行分析？并保存了分析記錄？必要時可提供此記錄？有 否38 當顧客要求時，是否建立了