1、辦公軟件及辦公用品使用技巧辦公軟件及辦公用品使用技巧 行政管理部行政管理部 20142014年年8 8月月 01 Word02 Excel03 打印機（惠普）04 復印機（大）05傳真機辦公軟件及辦公用品辦公軟件及辦公用品 項項WordWord1、自動保存設置操作方法如下：右鍵單擊“office按鈕”，選擇“自定義快速訪問工具欄”，在“保存”欄右邊的“保存自動恢復信息時間間隔”框中輸入間隔時間，建議時間越短越好office按鈕2、頁面布局根據字數、頁面調整選擇“插入點之后”可單獨設置文檔中的個別頁選擇頁面的縱橫方向設置后，按“確定”鍵如下：則可以選擇“橫向”方向， “插入點之后”，使整篇文檔中

2、的個別頁為“橫向”3、建立及調整表格移動鼠標，選中所需的行列數。如右圖。點擊表格左上角的“+”號，出現下圖的“布局”選擇文字在表格中的位置，一般選中心位置的。ExcelExcel1、平均分布u行間距： 鼠標左鍵從數字“1”處開始下拉到數字“10” 將鼠標放在數字“9”和數字“10”之間，出現“+”號 右擊下移鼠標，調整所需間距u列間距： 方法同上2、添加工作表和重命名插入工作表右鍵單擊此處，重命名3、快速換行u問題： 使用Excel制作破表格時，會遇到需要在一個單元格輸入一行或幾行文字 的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到下一單元格，而不是換行。u方法： 在選定單元格輸入第一行內容后，在換行

3、處按“Alt+回車鍵”，即可輸入 第二行內容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行，以此類推。4、設置文本u問題： 在單元格中輸入類似身份證一樣的長串數字，會出現上圖現象。u解決方法： 右鍵單擊單元格，選擇“設置單元格格式”，選擇“數字”中的“文本”， 按“確定”，再重新將后四位數字輸入即可。如“05”、“4.00”類似。5、自動換行u問題： 輸入單元格中的數字，無法全部顯示。 如右圖u解決方法： 右鍵單擊，選擇“設置單元格格式”，選擇“對齊”中的“自動換行”，按 “確定”即可。打印機打印機1 1、彩印或黑白印、彩印或黑白印選擇“打印Ctrl+P”，點擊右上角“屬性”，選擇“彩色”或“灰度模式”即

4、可。只針對彩色文檔2、雙面打印（、雙面打印（Word頁數少的情況下）頁數少的情況下）選擇“打印Ctrl+P”點擊 “當前頁”點擊“確定”取出單面打印紙反過來重新放到打印機上（文字面朝下），并將word移至下一頁，重復前面4步即可。點擊“當前頁點擊“確定”，文件隨即會被打印出選擇手動雙面打印選擇奇數頁/偶數頁點擊“確定”，文件隨即會被打印出選擇“打印Ctrl+P”選擇“奇數頁”和“手動雙面打印”點擊“確定”取出單面打印紙（不可打亂順序）反過來重新放到打印機上（文字面朝下），并將word移至下一頁，重復前面4步即可。3、雙面打印（、雙面打印（Word頁數多的情況下）頁數多的情況下）4 4、取消打印

5、、取消打印抽出“打印紙”，出現圖1點擊 “打印隊列”，出現圖2右鍵單擊文件，選中“取消”，出現圖3點擊“是”“正在打印”變成“正在刪除中”完成圖1圖2圖3點擊“是”，取消文檔點擊“打印隊列”右鍵單擊此處復印機復印機 1、紙張的放置調整藍色標尺，使其適合紙張尺寸。常用的為A4豎版。箭頭，對準上面需要的“紙張尺寸”及“橫豎項”紙張放置處注：如需用A3橫版，A4橫版等紙張尺寸，復印后，請立即恢復為A4豎版。休眠狀態中玻璃稿臺2、A4復印放好稿紙按“電源”鍵按“啟動”鍵完成。（ A4為一般默認狀態）按此處按此處3、調整“濃度”與“復印倍率”注：一般在放大與縮放文稿時，要先調整“濃度”與“復印倍率”，再

6、按“啟動”，以確保稿件復印后清晰。A: 調整 濃度B: 修改 復印倍率常用于縮印房產證，B4A44、復印正反面雙面單面將正面（文字朝上）貼在玻璃稿臺上（如圖1），印出復印件將反面（文字朝上，放的位置下移一部分）貼在玻璃稿臺上（如圖2），正面復印紙放入紙張打印盒（放置方法如圖3， 有打印面的一面朝上）雙面雙面將正面（文字朝上）貼在玻璃稿臺上（如圖1），印出復印件將反面（文字朝上）貼在玻璃稿臺上（如圖2），正面復印紙放入紙張打印盒（放置方法如圖3， 有打印面的一面朝下）圖1打印正面圖2打印反面圖3正面復印紙5、取消打印傳真機傳真機當你接到電話說要發傳真后，你按機子上的“啟動”鍵（藍色鍵），掛上電話，稍后紙會自動走出來。傳真機的收發把傳送內容（文字朝下，背對面）放入傳真機的進紙口，然后撥叫對方傳真機號碼，如果對方是自動的，會聽到長鳴聲；如果是人工，叫對方給信號后也會同樣聽到長鳴聲，按“啟動”鍵（藍色鍵），掛上電話，稍后紙會自動出來。常用快捷鍵F2 當你選中一個文件的話，這意味著“重命名”DELETE 刪除被選擇的選擇項目，如果是文件，將被放入回收站SHIFT+DELETE 刪除被選擇的選擇項目，如果是文