1、1目的為確保公司QHS踩管體系運(yùn)行文件的適宜和有效，并對體系文件進(jìn)行控制，包 括對體系運(yùn)行所需的外來文件進(jìn)行識別和控制，特制定本程序。2適用范圍本程序適用于對公司QHSE?管體系運(yùn)行的文件控制，包括所需外來文件的控制。3術(shù)語和定義（無）4職責(zé)4.1 總經(jīng)理辦公室是文件歸口經(jīng)管部門，負(fù)責(zé)公司 QHSES管體系一、二級文件 的標(biāo)識、組織評審、修訂、發(fā)放、歸檔等經(jīng)管。4.2 各職能部門按照QHSEg管體系主要職責(zé)編制程序文件，起草、審核及修訂 職責(zé)范圍內(nèi)的第三層次文件，并做好經(jīng)管控制。4.3 各基層單位負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的第三層次文件起草、審核、修訂及經(jīng)管。4.4 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司外來文件的經(jīng)管，各

2、職能部門負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi) 外來文件的簽收、登記、傳閱和歸檔等經(jīng)管。4.5 所有單位應(yīng)對體系涉及到的電子文件按規(guī)定進(jìn)行經(jīng)管。5工作程序文件和資料控制工作程序流程圖（見 2/7頁）5.1 文件的分類5.1.1 內(nèi)部文件內(nèi)部文件是公司為保證 QHS管體系有效策劃和運(yùn)行而制定并必須執(zhí)行的文 件，主要包括：a）經(jīng)管手冊一一一級文件；b）程序文件一一二級文件；c）作業(yè)文件一一三級文件（包括公司相關(guān)制度匯編；作業(yè)指導(dǎo)書匯編；操作 規(guī)程；施工方案；技術(shù)規(guī)范；規(guī)范圖紙；檢驗(yàn)、檢測、計量文件等）；d）記錄（包括用于證實(shí)符合QHSE?管體系要求及產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程和結(jié)果的各種 記錄表格、數(shù)據(jù)報告、過程活動記錄等）。5.

3、1.2 外來文件外來文件主要是體系運(yùn)行所需的國家或上級主管部門下發(fā)的文件，主要包括：a）法律法規(guī)及其它要求；b）技術(shù)規(guī)范和規(guī)范；c）其他與QHSE?管有關(guān)的文件。文件和資料控制工作程序流程圖文件分類外來文件相關(guān)專業(yè)部室總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號相關(guān)主管經(jīng)理閱示原件存檔主管領(lǐng)導(dǎo)審批（涉及各個專業(yè)的其它專業(yè) 領(lǐng)導(dǎo)及部門要匯簽）1F總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號印制1F主管部室卜發(fā)相關(guān)單位按領(lǐng)導(dǎo)批示印發(fā)相關(guān)單位相關(guān)單位按文件執(zhí)行并保存文件評審、更改和改版并經(jīng)重新審批失效、作廢文件回收銷毀5.2 文件的編號5.2.1 文件的編號按文件層次遞進(jìn)，本著易于查閱和檢索的原則。對文件編號進(jìn) 行規(guī)定，如下：a）經(jīng)管手冊：企業(yè)規(guī)

4、范/公司代號-文件名稱、版本號-年份即：Q/YZB- GSD 20區(qū)I年份經(jīng)管手冊、版本號（從A、B、C） 企業(yè)規(guī)范/公司代號b）程序文件企業(yè)規(guī)范/公司代號-文件名稱-文件順序號-年份即：Q/YZB -CXD -2012年份文件順序號（從01、02、03）程序或文件類別名稱企業(yè)規(guī)范/公司代號c）作業(yè)文件：作業(yè)文件分為四類：。1制度類，代號為：ZD;經(jīng)管文件類，代號為：GL作 業(yè)指導(dǎo)書類，代號為：ZY;為工程QHSR戈U書類，代號為：XM文件的順序號由各部門或各基層單位從 01開始，按順序編號。例如：Q/YZB-G!畫3- 082012企業(yè)規(guī)范/公司代號-文件名稱/單位代碼-文件順序號-年份年份

5、文件順序號（均從。1、。2、03）經(jīng)管文件（也可能為ZD ZY或XM）企業(yè)規(guī)范/公司代號 上述編號表示，由總經(jīng)理辦公室 2012年編制的08號經(jīng)管類文件5.2.2各單位代碼規(guī)定如下:廳P單位名稱單位代碼廳P單位名稱單位代碼1安全保衛(wèi)部AB13工建車問GJ2質(zhì)量經(jīng)管部ZG14設(shè)備制造分公司ZZ3生產(chǎn)經(jīng)管部SG15閥門密封中心FM4物資供應(yīng)部WZ16工程機(jī)械修理中心XL5科技部KJ17無損檢測中心JC6市場部SC18工程機(jī)械隊(duì)JXD7財務(wù)資產(chǎn)部CW19第二工程部EX8工程工程經(jīng)管部GC20第三工程部SX9總經(jīng)理辦公室BG21高壓水分公司GYS10檢維修一車問JX22東方工程部DF11檢維修二車問W

6、X23安裝一分公司YF12檢維修三車問DY24設(shè)計所SJS5.2.3 除上述經(jīng)管手冊、程序文件和作業(yè)類文件編號以外，需要時也可采用正邦XX字（年號）（順序號）號的形式來行文,但不要兩 種編號同在一個文件編號中出現(xiàn)。5.2.4 隨通知下發(fā)的制度、規(guī)章、規(guī)定及三層次文件等重要附件，需要加有文 件的編號，以便今后查閱。5.2.5 外來文件使用原有的編號或規(guī)范號，一般不另行編號。5.2.6 的編制、審批和發(fā)布a）經(jīng)管手冊由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，經(jīng)經(jīng)管者代表審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布；b）程序文件由總經(jīng)理辦公室組織，由各主管部門參與編寫，職能部門審簽，經(jīng)經(jīng)管者代表批準(zhǔn)發(fā)布；c）三級文件由各主管部門、基

7、層單位負(fù)責(zé)編寫、審核，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布；d）外來文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批其適用性，需要時轉(zhuǎn)發(fā)；e）記錄及記錄的保存期限隨相關(guān)文件一起編制，并按記錄控制程序執(zhí)行，需要時可另設(shè)記錄表格；f）體系一、二級文件匯編后統(tǒng)一發(fā)布；其它文件根據(jù)需要隨時批準(zhǔn)發(fā)布。5.2.7 的發(fā)放、接收5.4.1 內(nèi)部文件的發(fā)放、接收a）經(jīng)管手冊和程序文件匯編由總經(jīng)理辦公室按規(guī)定范圍和數(shù)量發(fā)放，填寫文件發(fā)放登記表，文件領(lǐng)用者在簽字后領(lǐng)取并做好登記。b）各職能部門下發(fā)文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，到總經(jīng)理辦公室進(jìn)行下發(fā)文件備案，統(tǒng)一編號。c）三級文件由職能部門或基層單位負(fù)責(zé)發(fā)放。首先到總經(jīng)理辦公室進(jìn)行備案然后填寫文件發(fā)放登記表做好發(fā)放記

8、錄。d）各單位文件嚴(yán)重破損影響使用時，向原發(fā)文部門申請辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，新文件的分發(fā)號沿用原文件的分發(fā)號，各發(fā)文部門將破損文件收回時，必須填寫文件銷毀申請表。e） 各單位文件丟失后，向原發(fā)文部門辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，在領(lǐng)用申請中做出說明，原發(fā)文部門在補(bǔ)發(fā)文件時，編排新的分發(fā)號，將丟失文件的分發(fā)號注明為作廢文件的分發(fā)號，需要時應(yīng)通知有關(guān)部門，補(bǔ)發(fā)文件在原文件編號前加“補(bǔ)”字樣以示區(qū)別。5.4.2 外來文件的接收、發(fā)放外來文件由總經(jīng)理辦公室及職能部門負(fù)責(zé)簽收、登記， 經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，由各主管部門填寫文件發(fā)放登記表發(fā)放。5.5 文件的經(jīng)管、借閱、復(fù)制5.5.

9、1 文件的經(jīng)管a）總經(jīng)理辦公室是公司文件經(jīng)管的主管部門，負(fù)責(zé)手冊、程序文件的編制、更改控制，負(fù)責(zé)建立健全公司文件一覽表，并對體系運(yùn)行的文件進(jìn)行監(jiān)督經(jīng)管。b）發(fā)文單位和收文單位均應(yīng)做好文件發(fā)放和接收的經(jīng)管，要建立收發(fā)、借閱、銷毀登記，履行簽字手續(xù)，各單位對文件要做好分類收集，可將臨時性的或短期的通知、安排等文件與需要長期使用的經(jīng)管手冊、程序文件匯編、規(guī)章制度（匯編） 、作業(yè)指導(dǎo)書等分開經(jīng)管，每年對文件進(jìn)行整理，年底做好立卷存檔，以便文件的追溯。機(jī)要文件保管必須使用帶密碼鎖的專用鐵柜，收發(fā)必須建立收、發(fā)文件登記簿，嚴(yán)格簽字手續(xù)，任何人不得將機(jī)要文件帶出機(jī)關(guān)。c） 各單位要建立文件一覽表， 及時做好

10、文件登錄和保管，并正確使用文件。5.5.2 文件的借閱受控文件一般不外借，特殊情況需經(jīng)經(jīng)管者代表批準(zhǔn)方可外借。相關(guān)人員需要查閱文件時，可到總經(jīng)理辦公室或有關(guān)單位查閱，填寫 文件借閱登記表，不得帶走文件，不得擅自復(fù)印。需要增發(fā)時，由文件發(fā)放部門按本程序5.4 條款文件的發(fā)放、接收要求執(zhí)行。5.5.3 文件的復(fù)制確實(shí)需要時各部門填寫文件復(fù)制申請表， 經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的文件應(yīng)加強(qiáng)經(jīng)管和控制，防止失效文件的使用。5.6 文件的評審、更改和改版5.6.1 文件的評審一、 二級文件的評審由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施，一般情況下每年進(jìn)行一次，評審時間一般放在經(jīng)管評審之前。當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時

11、，可增加評審頻率：a）發(fā)現(xiàn)體系文件發(fā)生嚴(yán)重不適宜時；b）組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行重大調(diào)整時；c）運(yùn)行體制發(fā)生重大變化時。文件評審結(jié)果應(yīng)作為經(jīng)管評審的輸入之一。5.6.2 文件的修改一、二級文件由各職能部門、各車間提出修改意見，填寫文件修改通知單，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)，由原文件編寫部門修改，按原文件審核和批準(zhǔn)權(quán)限審批。5.6.3 三級文件由各主管部門和基層單位及時做好必要的評審與需要時的更改，比照5.6.2 條款要求執(zhí)行。5.6.4 文件的版本控制5.6.4.1 經(jīng)管手冊使用版次按 A、B、C、排序。需要對某章、條、款、項(xiàng)進(jìn)行一般性更改或補(bǔ)充的，每修改一次，應(yīng)填寫文件修改通知單。出現(xiàn)下列情況之一時，

12、體系文件應(yīng)進(jìn)行換版：a）運(yùn)行體制等發(fā)生重大變化時；b）體系文件做重大改編時；c） 一般情況下每三年換版一次。5.6.4.2 程序文件和三級文件按文件編號的年份區(qū)別，根據(jù)需要改版。5.6.4.3 受控版本的文件更改或換版后，必須及時從使用場所撤出舊版本文件，發(fā)放新版本文件。1.7 失效和作廢文件的回收與銷毀1.7.1 受控文件作廢時，由發(fā)文部門按文件發(fā)放登記表逐一收回，填寫 作廢文件清單，嚴(yán)禁使用作廢文件。需保留的作廢文件應(yīng)加蓋“保留”印章或注明并隔離存放。1.7.2 總經(jīng)理辦公室或其他有關(guān)部門將作廢文件匯總之后填寫文件銷毀申請表 ，經(jīng)經(jīng)管者代表批準(zhǔn)后，統(tǒng)一組織銷毀。1.8 凡與QSHI管體系運(yùn)

13、行相關(guān)的機(jī)要文件，比照以上要求嚴(yán)格進(jìn)行經(jīng)管。1.9 電子文件的經(jīng)管和控制隨著計算機(jī)的普及及公司局域網(wǎng)的成熟，無論是經(jīng)管或生產(chǎn)經(jīng)營，會大量使用電子文件，各部門、單位要正確使用經(jīng)管權(quán)限，防止對文件的隨意更改。電子文件的經(jīng)管與控制比照上述工作程序執(zhí)行。1.10 相關(guān)制造產(chǎn)品與工程施工竣工資料的歸檔公司各單位涉及與壓力容器設(shè)計、制造、檢測有關(guān)的資料以及相關(guān)的工程竣工資料應(yīng)按相關(guān)的規(guī)范、規(guī)范要求做好立卷和歸檔，并做好索引編號長期保存，以便于可追溯性。歸檔的產(chǎn)品設(shè)計、制造、檢測資料及工程資料應(yīng)符合相關(guān)檔案經(jīng)管的規(guī)定。6 相關(guān)文件6.1 記錄控制程序( Q/YZB-CX02-2012)6.2 法律法規(guī)和其他要求獲取、更新與合規(guī)性評價程序( Q/YZB-CX03-2012)6.3 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范( GB/T 50328-2001 )等。7 相關(guān)記錄7.1 文件發(fā)放登記表(JL-CX01-01 ) 保存期限2年7.2 外來文件收發(fā)登記簿(JL-CX01-02) 保存期限3年7