1、大連中遠船務財務部1 21、EXCEL做什么用？數據的處理、統計分析和輔助決策2、菜單欄功能介紹3、EXCEL基礎配置4、不在功能區的命令5、EXCEL的幫助功能（F1）3相對引用：相對引用：復制公式時，單元格引用將調整到新的位置上。(=A1)絕對引用絕對引用：復制公式時，單元格引用不會改變。(=$A$1) 混合引用混合引用：行或列中有一個是相對引用，另一個是絕對引用。（=$A1/A$1）實際錄入時輸入$或直接點擊F4按鈕主要用于復制或自動填充公式41、使用名稱管理器(CTRL+F3)2、必要元素：名稱、范圍、引用位置、備注為避免重復、名稱盡量避免使用ABC、currency等，改為 “bud

2、get_currency”等保證不重復但能同時最大程度反映范圍含義的詞匯；在本例中,可通過對匯率的命名，避免之后重復的查找5工作中經常遇到篩選數據的情況EXCEL提供了按值或單元格設置的排序/篩選辦法6作用：突出顯示所關注的單元格或單元格區域；強調異常值；使用數據條、顏色刻度和圖標集來直觀地顯示數據。判斷方法：如果條件為 True，則基于該條件設置單元格區域的格式；如果條件為 False，則不基于該條件設置單元格區域的格式。7在開始-條件格式可選擇設定好的規則或根據自己需求新建規則8數據-數據工具-數據有效性功能：1、防止輸入無效數據；2、提供功能了下拉框；93、提供了輸入提醒、出錯警告及輸入

3、法狀態選擇功能；104、數據有效性-序列*兩種方式：1、數字,數字2、=名稱11數據-分級顯示-組合/分類匯總1、選擇分類字段；2、選擇擬處理字段的計算方式；3、選擇匯總項；4、不需要時選擇全部刪除；12審閱-更改實現功能：多用戶共同編輯時，通過添加密碼，實現對工作表的保護。方式：1、設置單元格格式-保護-鎖定/隱藏2、審閱-更改-允許用戶編輯的區域1314F1-幫助F4-引用狀態切換F5-定位F11-插入圖表F12-另存為CTRL+C 復制CTRL+C 剪切CTRL+V 粘貼CTRL+A 全選CTRL+S 保存CTRL +Z 撤銷CTRL +F1 隱藏robbin欄CTRL + -轉到表格最

4、上/下/左/右端直接使用CTRL進行多選15ALT+F1 插入圖表ALT+F11 VB編輯器ALT+”+” 自動求和 ALT+D+P 數據透視表/圖向導ALT+”回車” 換行（不影響公式運算）直接ALT，按提示選擇其他SHIFT+F2 插入批注SHIFT+F3 插入公式SHIFT+F11 插入船號SHIFT +”空格” 選定整行直接使用SHIFT進行多選16 17錄入符號；”=“運算符；（+,*,/,&,0，SUM(B1:B10),0)最多嵌套64層21用于判斷設定條件是否正確，并根據條件進行相應操作22用途：執行邏輯判斷，它可以根據邏輯表達式的真假，返回不同的結果，從而執行數值或公式

5、的條件檢測任務。 語法：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)Logical_test （必需）計算結果為TRUE 或FALSE 的任何數值或表達式Value_if_true（必需） 是Logical_test 為TRUE 時函數的返回值；Value_if_false（非必需） 是Logical_test 為FALSE 時函數的返回值。23用途：如果公式的計算結果為錯誤，則返回您指定的值；否則將返回公式的結果。使用 IFERROR 函數來捕獲和處理公式中的錯誤。語法： IFERROR(value, value_if_error)valueva

6、lue （ 必需）檢查是否存在錯誤的參數value_if_errorvalue_if_error （必需）公式的計算結果為錯誤時要返回的值。24運算符含義大于=大于等于=小于等于不等于所有邏輯預算均返回邏輯值：TURE/FALSE可對數字或者關系式進行比較注意：從等式最右端開始判斷如=1=23將返回TURE25用途：所有參數的邏輯值為真時返回TRUE(真)；只要有一個參數的邏輯值為假，則返回FALSE(假)語法：AND(logical1，logical2，)參數必須是邏輯值或者包含邏輯值的數組或引用，如果數組或引用內含有文字或空白單元格，則忽略它的值。如果指定的單元格區域內包括非邏輯值，AND

7、將返回錯誤值#VALUE！26用途：所有參數中的任意一個邏輯值為真時即返回TRUE(真)。語法：OR(logical1，logical2，.) 參數：Logical1，logical2，.是需要進行檢驗的1 至30 個邏輯表達式，其結論分別為TRUE 或FA LSE。如果數組或引用的參數包含文本、數字或空白單元格，它們將被忽略。如果指定的區域中不包含邏輯值，OR 函數將返回錯誤#VALUE！。27用途：求出一個邏輯值或邏輯表達式的相反值。如果您要確保一個邏輯值等于其相反值，就應該使用NOT 函數。語法：NOT(logical) 如果邏輯值或表達式的結果為FALSE， 則NOT 函數返回T RU

8、E；28用途：CONCATENATE 函數可將最多 255 個文本字符串合并為一個文本字符串。聯接項可以是文本、數字、單元格引用或這些項的組合。語法：CONCATENATE(text1,text2, .)可以預先設定文本組合成一段話或文章29用于根據指定條件（單元格、區域），在目標區域中進行查詢，并返回查詢結果。30用途：在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值。當比較值位于數據表首列時，可以使用函數VLOOKUP 代替函數HLOOKUP。語法：VLOOKUP(lookup_value，table_array，col_index_num，range_lo

9、okup)*重點公式31Lookup_value為需要在數據表第一列中查找的數值，它可以是數值、引用或文字串。Table_array 為需要在其中查找數據的數據表，可以使用對區域或區域名稱的引用。Col_index_num 為table_array 中待返回的匹配值的列序號。Range_lookup為一邏輯值，指明函數VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果Range_lookup為FALSE， 函數VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值#N/A。如果為TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value 的最大數

10、值；32用途：返回在指定方式下與指定數值匹配的數組中元素的相應位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，則應該使用MATCH 函數。 語法：MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)。參數：Lookup_value為需要在數據表中查找的數值，它可以是數值(或數字、文本或邏輯值)、對數字、文本或邏輯值的單元格引用。Lookup_array是可能包含所要查找的數值的連續單元格區域，Lookup_array可以是數組或數組引用；Match_type 為數字-1、0或1 :如果match_type 為1，近似的向下取最大數值；如果match_typ

11、e 為0，返回lookup_value 的精確值數值；如果match_type 為-1，近似的向上取最小數值； 注意：MATCH函數返回lookup_array 中目標值的位置，而不是數值本身。33INDEX用途：返回表格或區域中的數值或對數值的引用。函數INDEX()有兩種形式：數組和引用。數組形式通常返回數值或數值數組；引用形式通常返回引用。 語法：INDEX(array，row_num，column_num)返回數組中指定的單元格或單元格數組的數值。INDEX(reference，row_num，column_num， area_num)返回引用中指定單元格或單元格區域的引用。34參數：

12、Array為單元格區域或數組常數；Row_num為數組中某行的行序號，函數從該行返回數值。Reference是對一個或多個單元格區域的引用，如果為引用輸入一個不連續的選定區域，必須用括號括起來。Area_num 是選擇引用中的第幾個區域。35用途：以指定的引用為參照系，通過給定偏移量得到新的引用。返回的引用可以是一個單元格或單元格區域，并可以指定返回的行數或列數。 語法：OFFSET(reference，rows，cols，height， width)36參數：Reference 是作為偏移量參照系的引用區域，它必須是單元格或相連單元格區域的引用；Rows是相對于偏移量參照系的左上角單元格，上

13、(下)偏移的行數。行數可為正數或負數；Cols 是相對于偏移量參照系的左上角單元格，左(右)偏移的列數。列數可為正數或負數；Height 是要返回的引用區域的行數，Height 必須為正數；Width 是要返回的引用區域的列數，Width 必須為正數。37VLOOKUPINDEX/MATCHOFFSET功能查詢查詢偏移查詢結果單一值單一值單一值/區域條件項單項兩項單項/區域查詢范圍選定區域選定區域內無限制38用途：返回給定引用的行號。語法：ROW(reference)/COLUMN(reference)參數：Reference 為需要得到其行號的單元格或單元格區域。39用途：返回由文字串指定的

14、引用。此函數立即對引用進行計算，并顯示其內容。當需要更改公式中單元格的引用，而不更改公式本身，即可使用INDIRECT 函數語法：INDIRECT(ref_text，a1)參數：Ref_text是對單元格的引用，此單元格可以包含A1 樣式的引用、R1C1樣式的引用、定義為引用的名稱或對文字串單元格的引用；A1為一邏輯值，指明包含在單元格ref_text 中的引用的類型。如果a1 為TRUE 或省略，ref_text 被解釋為A1-樣式的引用。如果a1 為FALSE，ref_text 被解釋為R1C1-樣式的引用40 41用途：FIND 用于查找其他文本串內的文本串語法：FIND(find_te

15、xt，within_text，start_num)，參數：Find_text是待查找的目標文本；Within_text是包含待查找文本的源文本；Start_num 指定從其開始進行查找的字符，即within_text 中編號為1 的字符。如果忽略start_num，則假設其為1。42用途：MID 返回文本串中從指定位置開始的特定數目的字符，該數目由用戶指定。MIDB返回文本串中從指定位置開始的特定數目的字符，該數目由用戶指定。MIDB函數可以用于雙字節字符。 語法：MID(text，start_num， num_chars)參數：Text 是包含要提取字符的文本串。Start_num 是文本中

16、要提取的第一個字符的位置，文本中第一個字符的start_num 為1 ，以此類推；Num_chars指定希望MID 從文本中返回字符的個數；43用途：LEN 返回文本串的字符數。語法：LEN(text)或LENB(text)。 參數：Text待要查找其長度的文本。 注意：此函數用于雙字節字符，且空格也將作為字符進行統計。44用途：將表示數字的文字串轉換成數字。 語法：VALUE(text)。 參數：Text為帶引號的文本，或對需要進行文本轉換的單元格的引用。它可以是Excel 可以識別的任意常數、日期或時間格式。45用途：返回某一引用區域的左上角單元格的格式、位置或內容等信息，該函數主要用于保

17、持與其它電子表格程序的兼容性。 語法：CELL(info_type，reference) 參數：Info_type 為一個文本值，指明所需要的單元格信息的類型。Reference 表示要獲取其有關信息的單元格。如果忽略，則在info_type 中所指定的信息將返回給最后更改的單元格。最常見的用法是用以獲得工作表名稱46 47COUNT 返回數字參數的個數。它可以統計數組或單元格區域中含有數字的單元格個數。COUNTA 返回參數組中非空值的數目。利用函數COUNTA 可以計算數組或單元格區域中數據項的個數。COUNTBLANK 計算某個單元格區域中空白單元格的數目。48用途：計算區域中滿足給定條

18、件的單元格的個數。 語法：COUNTIF(range，criteria) 參數：Range為需要計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區域。Criteria 為確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式或文本。49 50用途：返回某一單元格區域中所有數字之和。語法：SUM(number1，number2，.)。 參數：Number1，number2，. 為需要求和的數值。快捷鍵：ALT + =51用途：返回數據清單或數據庫中的分類匯總。如果用戶使用“數據”菜單中的“分類匯總”命令創建了分類匯總數據清單，即可編輯SUBTOTAL 函數對其進行修改。 語法：SUBTOTAL(func

19、tion_num，ref1，ref2) 參數：Function_num 為1 -11 /101-111之間的自然數，用來指定分類匯總計算使用的函數Ref1、ref2則是需要分類匯總的區域或引用。52 53用途：根據指定條件對若干單元格、區域或引用求和。 語法：SUMIF(range，criteria，sum_range) 參數：Range 為判斷條件的單元格區域，Criteria 是判定條件，Sum_range 為需要求和的單元格、區域或引用。54用途：1、在給定的幾組數組中，將數組間對應的元素相乘，并返回乘積之和。2、根據指定條件求和（多條件）語法：SUMPRODUCT(array1，arr

20、ay2，array3，.) 參數：Array1，array2，array3，.為2至30 個數組，其相應元素需要進行相乘并求和。SUMPRODUCT為又一個重要，但容易被人忽略的函數*另在例子中引用數組公式進行講解，可適當學習。55用途：返回給定參數表中的最小/大值。 語法：MIN(number1，number2，.) MAX(number1，number2，.)參數：Number1，number2，.是要從中找出最小值的1 到30 個數字參數56ROUND用途：按指定位數四舍五入某個數字。 語法：ROUND(number，num_digits) 參數：Number是需要四舍五入的數字；Num

21、_digits為指定的位數；57注意：如果num_digits 大于0，則四舍五入到指定的小數位；如果num_digits 等于0， 則四舍五入到最接近的整數；如果num_digits 小于0，則在小數點左側按指定位數四舍五入。實例：如果A1=65.25，則公式“=ROUND(A1，1)”返回65.3；=ROUND(82.149，2)返回82.15；=ROUND(21.5，-1)返回20。58ROUNDDOWN 用途：按絕對值減小的方向舍入某一數字。ROUNDUP 用途：按絕對值增大的方向舍入一個數字。INT用途：將任意實數向下取整為最接近的整數。 語法：INT(number)59用途：返回某

22、一參數的絕對值。語法：ABS(number) 參數：number是需要計算其絕對值的一個實數。 實例：如果A1=-16，則公式“=ABS(A1)”返回16。 6061 62 631、插入-數據透視表1.1選擇計算的區域和生成區域1.2選擇數據透視表字段：行標簽、列標簽、篩選區域64最后選定數據的計算方式652、使用數據透視表向導（ALT+D+P）原理同上步 66生成數據透視表如下67數據透視表生成方式二維表格為形成數據透視表的理想形式1、生產數據透視表應在二維數據表中包含清晰明確的數據標簽；（如“分類”、“消耗”、“月份”）2、二維數據標簽中應不縱向包含其自身的分析（如下圖，明顯不適合用以分析

23、：）；一般而言二維數據表較三維數據表更容易利用（如有興趣可自行查閱“關系型數據庫”及“范式”）68一維表示例二維表示例此時分類/消耗/單價均無法有效顯示一維圖表較二維圖表更易于數據提取和分析69使用偏移公式=OFFSET(基準位置，縱向改變，橫向改變，計算區域高，計算區域高）其中計算區域高可使用公式COUNTA(計算區域)70選中數據透視表此時點選ROBBIN欄在布局菜單調整表格布局在數據透視表樣式選項及數據透視表樣式調整表格的外觀效果713、報表布局3.1以壓縮形式顯示721、分類匯總733、報表布局3.1以大綱形式顯示743、報表布局3.1以表格形式顯示754、若有其他需要可在：右鍵-數據

24、透視表選項進行調整765、數據透視表美化5.1直接套用已有樣式5.2 右鍵-設置單元格格式77若要原金額不變，要求數據透視表顯示為（金額：萬元）可在：公式-計算字段-公式-添加公式=金額/100078選中數據透視表-ROBBIN欄-工具-數據透視圖插入圖表-/選擇需要的圖形-確定這種方式較手工制作圖表更為簡單79 80主標題：Excel圖表的標題。副標題：補充主標題的說明。繪圖區：包含數據系列圖形的區域。圖例：指明圖表中的圖形代表哪個數據系列。當只有一個數據系列時，Excel也會顯示數據系列，顯然是多余的。坐標軸：包括橫坐標和縱坐標，一般也稱為X軸和Y軸。坐標上包括刻 度線、刻度線標簽。某些復

25、雜的圖表也會使用次坐標軸，一個圖表可以有4個坐標軸，即主X、Y軸和次X、Y軸。圖表區：整個圖像對象所在的區域，它就像一個容器，承載了所有其他元素，以及你添加到它里面的其他對象。網格線：它包括水平和垂直的網格線，分別對應于Y軸和X軸的刻度線。一般使用水平的網格線作為比較數值大小的參考線。 數據系列：根據數據遠繪制的圖形，用來形象的反映數據，是圖表的核心。 腳注區：文檔內容進行注釋說明。內容來源于網絡81 內容來源于F1幫助82 831、ALT+F1（最便捷）1.1 首先選擇樣例中：產品名及金額列1.2 選擇ALT+F1鍵生成圖表如右側：1.3 在圖表上右鍵選擇更改圖表類型842、通過菜單欄插入選

26、擇數據-插入-圖表-選擇圖表類型853、通過插入圖表向導插入ALT+D+P 下一步-選定區域-下一步-選擇位置 完成（使用這種方式可創建更為復雜的圖表）861、根據3.2.2創建的圖表右鍵選擇選擇數據；2、進入選擇數據源；3、其中包含：3.1數據區域：（可不選擇）873.2 圖例項（系列）:要制作圖標的數據3.2.1 添加3.2.2 編輯3.2.3 刪除系列名稱：行標簽系列值：數據源區域系列值可為區域或名稱注：系列值一定要選擇對應表格，否則無法使用883.3水平(分類)軸標簽:決定橫坐標軸標簽注：軸標簽區域一定要選擇對應表格，否則無法使用891、根據3.2.2創建的圖表右鍵更改圖表類型；2、根

27、據需要選擇圖表類型3、在圖表工具-設計中對圖表進行修改90圖表工具-布局1、在標簽選項中可對坐標軸標簽進行修改2、在分析中可對圖表增加趨勢線913、坐標軸選項*在圖表工具-布局-其他主要橫/縱坐標選項中可根據需要對表格進行細致的調整92實例：制作簡易線表（甘特圖）931、圖表工具-格式-形狀樣式在形狀樣式中可對圖表填充顏色、背景、三維效果等進行設置 94圖表中分為兩部分：繪圖區域、圖表區域在對應區域單擊右鍵-選擇設置區域格式填充-對應圖表的顏色（可選擇透明度或插入圖片）邊框顏色-設置區域的線條顏色邊框樣式-設置區域的線型（虛線、實現等）適當使用陰影/三維格式可使圖表更美觀95背景：在實際工作中

28、，經常需要根據指定數據生成特定類型的圖表。但當選定區域的數據較多時，將全部數據生成單一的圖表反而不利于分析使用。在這種情況下，就需要選定特定的單個或多個區域進行分析。96完成方式：1、通過數據有效性下拉框、控件選定數據行/列標簽。2、通過OFFSET、INDEX、VLOOKUP等公式，根據選定標簽選取數據標簽、數據區域。數據標簽、數據區域可使用名稱選取或匯總至另一表格；971、在快速訪問工具欄中添加控件選項OFFICE選項-EXCEL選項-自定義-從下列位置選擇命令-開發工具選項卡-插入控件-添加2、插入組合框插入控件-組合框98在此僅以組合框作為例子，其他控件方法大同小異3、設置控件選中控件

29、-右鍵-設置控件格式-控制數據源區域：組合框可選項單元格鏈接：選項在鏈接中的位置下來顯示項數：任選幾個（不推薦過多項）994、選擇數據選擇數據可選擇使用如下兩種方式：4.1 使用額外的數據區域制作圖表*4.2 使用公式作為數據區域對初學者而言，一般推薦使用額外數據區域選取數據100 1014.14.1額外數據區域額外數據區域* *4.24.2使用公式使用公式優點：優點：1.數據顯示較為直觀1.較靈活，數據區域可變動選擇2.可處理不相鄰區域缺點：缺點：1.需額外占用一定表格區域1.較難處理不相鄰的區域2.公式較難變更4.1 使用額外的數據區域制作圖表*4.1.1在例子中創建對下拉框單元格鏈接的查

30、詢；4.1.2 在數據區域中根據所需內容作出相應查詢；4.1.3 為每個查詢指定標題；1024.1.4 選中如上區域，ALT+F1；4.1.5 更改圖表類型，并將復選框拖入圖形內；生成動態圖表如下：1034.2 使用公式作為數據區域4.2.1 創建數據區域公式-名稱管理器-新建名稱：EXP_DATE引用位置：=OFFSET(數據透視圖!$B$1,數據透視圖!$B$33,4,1,2)1044.2.2 插入-柱形圖-二維柱形圖-簇狀柱形圖得到空圖表如下： 右鍵-選擇數據-選擇數據源-圖例項-添加1054.2.3 新建數據區域系列名稱：填寫工作表名系列值：填寫本文檔名！EXP_DATE1064.2.4 新建坐標軸區域4.2.4.1在完成4.2.3操作后，系統會自動添加標簽1、2，此時選擇編輯 ；4.2.4.2 數據標簽區域選擇=數據透視圖!$F$1:$G$1107生成圖表如下108 109背景：在實際工作中需要將數字轉化為大寫數字可使用如下公式進行操作：=IF(ROUND(G21,2)=0,IF(ROUND(ABS(G21),2)