1、發文處理實訓案例中國維行保險股份有限公司是一家全國性、綜合性保險公司，經營范圍包括各類財產保險、人身保險、國際再保險以及證券、信托業務等。公司總部設在廣州，主要股東包括：廣州市投資管理公司，招商局佛山工業區有限公司、中國遠洋運輸（集團）公司、摩根亞洲投資有限公司、廣盛有限合伙集團公司等。中國維行保險股份有限公司是中國改革開放的產物，作為一家國有股份制保險企業，公司率先在兩核系統通過ISO9001 質量體系認證。公司成立以來，始終秉承“客戶至止，服務至上”的經營理念，以繁榮經濟和保障人民生活為己任，積極為社會提供高品質的保險服務，贏得了社會各界和廣大客戶的信賴和支持，各項業務發展迅速。截止到 1

2、999 年底，公司資產總額已達人民幣400 億元，在全國各地設立分支機構500余家，員工隊伍達到12.4 萬人，當年保險收入208 億元。中國維行保險股份有限公司杭州分公司于1995 年 4 月 21 日，由中國人民銀行批準正式成立。從成立起，杭州分公司便著手建立科學明晰的組織架構，專業化的決策和規范化的風險控制體系，使公司在風險控制、投資管理、產品開發、業務拓展、服務體系等方面在同業中處于領先地位，業務得到了長中的發展。中國維行保險有限公司在自身發展的歷程中， 始終堅持管理創新和技術進步的發展策略，經濟與技術實力日益增強。公司十分注重學習、借鑒國外同行經驗，積極引進國外先進技術和管理人才，先

3、后與國外多家知名保險公司建立了友好合作關系。為了適應經濟全球化和知識經濟時代的挑戰，增強公司的國際競爭能力，繁榮和發展中國民族保險事業，近幾年公司還聘請國外著名專業顧問公司擔任專業管理顧問，借以提高自身經營管理水平，加快與國際同業接軌，實現國際一流綜合金融服務集團的發展目標，展望新的世紀，中國維行保險公司針繼續勇于開拓、 銳于創新，強化公司的各項經營管理，提升公司的核心競爭力，力爭在兩年內業務規進入世界500 強， 業務品質進入全球400優。為響應總公司號召，早日實現維行進入“規模 500 強，品質400 優”的目標，中國維行保險股份有限公司杭州分公司決定從 2002 年 6 月 1 日起開展

4、 “扎實基礎、 提升品質， 促進杭州產險持續快速發展”活動。主要活動是頭腦風暴會、主題演講會和合理化建議征文。各部門和各分支機構必須在2002 年 7 月 28 日前上報活動開展情況。按照活動方案要求：頭腦風暴會是指每月邀請著名專業顧問前來講座；演講會每月一個主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動全體員工必須參與，每月評選出3 篇優秀征文上報；按期上報活動組織和進行情況。根據上述內容，杭州公司要制發一份通知。完成4 個場景演示。2002 年 5 月 12 日，杭州分公司總理經理王某將秘書劉某叫到辦公室，對她說明了這次活動的目的要求，讓她馬上寫一份通知，發到分公司各部門和杭州各分支機構，告知

5、有關活動事項。劉某用記事本將王總經理的話記錄下來，走出經理辦公室，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知，請演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程，并請制作出通知的初稿。初稿完成后，劉秘書將這份通知寫在統一的發文搞紙上，拿給王總經理審核，王總看地后簽字同意發出。請演示領導審核簽發過程。劉秘書將這份通知編上發文號，即 “蘇維保 200210 號” ， 寫在發文稿紙的相應欄內，再檢查一遍通知的正文內容，確定無誤后，把這份發文稿拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數為30 份。小郭讓劉秘書明天下午2： 00 來取。請演示秘書編號印制文件的過程。5 月 13 日下午2 ： 30 ， 劉秘書將打印好的通知正

6、稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發文登記得薄上填寫好內容，再分別將每份通知用信封套好，封上口。請演示秘書發文登記和裝封的過程。過程中還必須制作兩份材料：通知的發文稿和發文登記薄。分組演示提示：每組4 人 分別扮演秘書、王總、小郭、辦公室另一人員。直接在系到文擬稿是辦文的基礎環節，書質量，擬稿的一般過程為：領導交擬、秘書領會、 吃透領導的意圖，收集、 組織材料，構思起草、修改。送領導審閱。擬稿應在按統一標準制作的“發文稿紙”上書寫，發文稿紙格式見表2-2 。審核的內容包括：文字表述是否概念準確、簡明扼要、條理清楚、語法規范，文種使用是否恰當，公文格式是否符合要求，傳達范圍是否合理等。簽發是文書制發

7、的生效環節，簽發日期即是文書生效日期。簽發時要在發文稿紙的簽發欄批明意見，簽署姓名，字跡端正，日期具體。發文登記一般為薄式登記，內容參見發文登記薄（見表2-3 ）裝封要檢查文件份數、檢查有無附件， 檢查是否漏蓋印蓋章，檢查有無多發、重發 或漏的單位。表1 XXXXX （機關名稱）發文稿紙發文字號號緩急密級簽發：會簽主送抄送擬稿單位擬稿人審 核印制才交（寸分數附件主題詞（正文）現在多用打印稿夾在本張紙后面此處只寫“見打印稿”收文案例（背景參見上述案例）杭州分公司收到中國維行保險股份有限公司的一份通知，得知杭州保監辦將于本周對杭州地區進行保險信用體系全面檢查，以下是這份通知：中國維行保險股份有限公

8、司文件中維保 200230 號關于迎接南京保監辦保險信用體系檢查的緊急通知各分支機構：根據 2002 年度江蘇保險信用體系工作安排，杭州保監辦將于本周開始對杭州地區進行全面檢查。希各分支機構高度重視，對照 2002 年度保險公司信用考核指標，全面自查整改，并作好接受檢查的準備。各分支機構將自查報告于6 月 24 日之前上報至中心分公司人事行政部。特此通知國維行保險股份有限公司（公章）二OO 二年六月五日收文工作分5 個場景。 2002 年 6 月 8 日，總經理秘書劉X 收到這份通知，拆啟后，將文件取出，核對好份數、日期后，將文件的內容登記在收文登記簿上。請演示秘書收啟文件和收文登記的過程。劉

9、秘書取出文件處理單，填上內容、提出初步辦理意見，再將文件處理單夾在通知原件上，拿到總經理辦公室，給王總經理批示。請演示秘書擬辦文件的過程。總經理辦公室內， 王總經理看了通知后，同意了劉秘書長的處理意見，指明此份通知中要求辦理的事項具體應由人事行政部負責辦理。他立即打電話讓劉秘書過來，讓她將這份通知和辦理意見傳達給人事行政部。請演示領導批辦文件的過程。劉秘書將這份通知和辦理意見，交給人事行政部部長陳XX， 請他負責辦理。陳看過后，以電話的形式，告知 3 個分支機構：平江區營運部、滄浪區營運部、金閶區營運部，要求他們對照2002 年度保險公司信用考核指標進行自查，并在 6 月 20 日將自查報告交

10、至人事行政部。請演示承辦文件的過程。 2002 年 6 月 20 日， 3 家分支機構的自查報告均按要求上報，陳XX 在文件處理單上，填好辦理結果、方式和日期，然后和通知原件一起，交還給劉秘書。請演示注辦文件的過程。實訓說明學生每 5 人為一個組，教師為5 名學生編上號數，即1 至 5 號。實訓在模擬公司辦公室進行。學生按場景順序進行演示，5個場景演示總過程不能超過60 分鐘。 第一個場景，由1號扮演劉秘書。第二個場景，由2 號扮演劉秘書，3 號扮演總經理。 第三個場景， 由 3 號扮演劉秘書，4號扮演總經理。第四個場景，由 4號扮演劉秘書，5 號扮演陳XX。 第五個場景，由 5 號扮演劉秘書

11、，1 號扮演陳XX 。 每組在實訓過程中必須制作兩份材料：通知的收文登記和文件處理單。實訓提示：收啟時注意凡信封上表明送本單位的公文，可直接拆封，急件和密件應當先拆，拆封后要檢查核對，確認收到文件的質量與數量和發文通知單上注明的項目完全相符。凡收到的重要文件都要登記，內容參見收文登記簿（見表 2-4 ）。擬辦文件，要說明此件應由哪個部門辦理，如何辦理，辦理時限，辦理后文件是否應退回，由誰歸檔。要制訂文件處理單（見表 2-5 ）批辦要由領導人對文件的辦理做出批示，需要辦理落實的公文，批明承辦部門或承辦人，以及承辦期限和要求。批辦語言要準確、清楚，并簽上姓名，寫明日期。承辦是文件處理的核心和關鍵環節，