業主檔案管理標準作業規程(9)_第1頁
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文檔簡介

1、業主檔案管理標準作業規程(9)業主檔案管理標準作業規程（九）1.0目的規范業主檔案的保管與跟蹤工作。2.0適用范圍適用于管理處業主檔案的保管與跟蹤。3.0職責3.1客戶服務中心行政文員負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。3.2客戶助理負責依照本規程詳細實施業主檔案的保管與跟蹤。4.0程序要點4.1業主檔案內容4.1.1經業主簽署后的業主臨時公約。4.1.2業主家庭狀況登記表。4.1.3入伙流轉表。4.1.4業主物品領取清單。4.1.5裝修申請表4.1.6業主的有關證件復印件。4.1.7其他應保存的資料。4.2檔案盒袋的制作4.2.1依據檔案柜的規格預備相應的檔案標貼紙。4.2.2將制作好的檔案標貼

2、紙貼在檔案柜右側立面距頂部3cm位置上。4.3業主檔案袋的制作4.3.1預備適量尺寸的檔案袋。4.3.2將寫有"樓層號、房號"標在檔案袋封面上。4.4將業主的有關資料存放在相應的檔案袋內。4.5將各業主的檔案袋按樓層號、房間號的先后挨次排列在檔案柜內。4.6按檔案柜內的各業主的檔案排列挨次將檔案有關內容登記在業主檔案名目內，內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。4.7業主檔案的跟蹤4.7.1當發生下列狀況變化時，客戶助理應將變化狀況記錄在業主檔案中：a）業主發生更替時。b）業主聯系方式轉變時。4.8業主檔案屬絕密檔案，特別狀況如需查閱須客戶中心主任或主管批準，經客戶服務中心檔案客戶助理辦理登記手續后方可查閱。4.9業主檔案應永久保存。4.10具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。4.11本規程執行狀況作為客戶服務中心檔案客戶助理績效考評的依據之一。5.0記錄5.1業主

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