1、淺析管理信息系統對于組織效率的影響及對策The Analysis Of Influence Of Management Information System On Organizations Efficiency And Its Countermeasures廖康 Liao Kang（昆明學院社會管理學院，昆明，650000）（Social Management School of Kunming University,Kunming,650000,China）摘要：隨著全球經濟的不斷發展，信息化程度越來越高，人們逐漸開始關注更加高效快捷的管理手段工具。管理信息系統便應運而生，并隨著科學技術的

2、不斷更新，以其科學、快速、準確的特性廣泛深入各行各業。但是不可否認的是，管理信息系統給人們帶來方便高效的同時，也造成了一定的負面消極影響，特別是分析消極影響及其成因，并提出相應的對策。關鍵詞：管理信息系統；組織效率；信息化；管理Abstract：With the continuous development of the global economy and the higher degree of informatization,the number of people who focus on more efficient and fast management tools are on

3、the rise.Meanwhile,Management Information System (MIS) is presented exactly.Furthermore,MIS replies on its scientific,quick and accurate characteristics arriving into various trades and occupations.However,there is no denying that MIS bings quite some merits to people along with some passive and neg

4、ative effect.Especially,we have to analyse the passive effect,including its reasons and the countermeasures.Key words：management information system；organization efficiency；informatization；management前言隨著管理信息系統廣泛的被現代企業所運用，管理信息系統的交叉性、綜合性、整體性、融合性正在給企業或組織帶來巨大的便捷與高效，并且提供了無限的商機。但是與此同時，不可否認的是，管理信息系統在某些領域或者行

5、業暴露出來的漏洞與短板也大大降低了組織的效率，增加了管理成本，并且這些不良后果也為人所詬病。本文主要在探討管理信息系統對于組織效率產生的影響。1、 管理信息系統在現在企業管理中的地位和作用（1） 管理信息系統的定義及特性從狹義方面來說，管理信息系統是指企業計算機網絡管理信息系統，是指運用現代化計算機網絡技術和企業管理方法，系統地實現企業經營生產目標的一種綜合管理系統。從廣義方面來說，管理信息系統統指所有運用計算機網絡技術為其管理服務的政務部門和企事業單位，是指計算機網絡技術和集成實現各項業務、技術、工作自動化及高水平管理的方法和模式。就以上的二者定義而言，本意主要探討的是其狹義方面的定義（當然

6、，管理信息系統的廣義定義也下文也有涉及），其主要具有如下特點：1. 綜合性管理信息系統的綜合性表現在它囊括了計算機硬件系統、計算機軟件系統、數據及其存儲介質、通信系統、非計算機系統的信息收集、處理設備、規章制度、工作人員七大部分。并且一個良好的管理信息系統的建立除了計算機網絡系統本身的建設之外，經營管理模式和管理信息系統的后期實施與維護也必不可少。2. 交叉性管理信息系統的交叉性體現在它所包含的學科門類眾多。如：計算機網絡通訊技術、計算機數據庫管理，計算機語言、統計學、運籌學、應用數學、管理學中的決策理論、仿真學等等。并且這些學科并不是獨立承擔某一塊的功能，而是某一部分或某一模塊需要運用到多種

7、學科，這樣就形成了學科之間的滲透與交叉。3. 整體性管理信息系統的整體性體現在它的計算方法、管理模式和處理過程是相對確定的。所以這必然需要管理信息系統對于整體的把控，從而達到有條不紊的協調工作。從數據信息的收集，到信息的預處理，到信息的加工，最后到信息的處理這一系列過程始終離不開人與機器的相互配合。4. 融合性管理信息系統的融合性體現在它是以人為主導，計算機配合使用的一個綜合系統。管理信息系統存在的目的就是為了輔助決策，讓更多的人參與決策，從而使得組織架構扁平化。但是另外一方面，如果人的操作與計算機的執行相互脫節，相互背離的話，那么管理信息系統本身就會成為一個巨大的包袱。因此，人機的匹配是當今

8、管理信息系統所面臨的最大挑戰，也是它的最大特性。（2） 管理信息系統在現代企業管理中的地位或作用1. 管理信息系統能為企業的管理提供科學的計劃決策管理信息系統能夠多角度，多層面的為科學的計劃決策提供依據。一是因為，管理信息系統對于數字的敏感程度極高，能夠高速的獲取相關數據信息材料，這無疑提高了管理效率。二是因為，管理信息系統內部擁有的數據分析方法統計，其功能強大，分析全面，能夠判斷事物的癥結所在。三是因為能夠準確的、精準的預測相應結果。科學的預測能夠為長遠的計劃制定提供依據。2.管理信息系統促進了企業管理的領導職能的發揮 管理信息系統可以快捷的、方便的、高效率的、經濟地管理跨地域的分公司。總公

9、司的高層管理者只要通過計算機的管理信息系統就可以對分公司的經營情況一目了然。通過管理信息系統總公司可以對分公司進行調整，分公司的公開化程度提升、決策失誤減少。管理信息系統不僅可以加強信息溝通，還能夠輔助決策制定，最大限度的發揮了領導的職能。3.管理信息系統支持企業管理控制職能的實現根據之前所指定的行動方案，目標結果，數據情況等，進行比較執行與計劃的差異，并分析具體是什么原因產生了這一問題。這一舉措有助于更好的進行控制，并將控制信息回饋于系統。管理信息系統的控制職能是根據計劃職能的執行結果，執行方式來制定的前饋控制，同期控制和后期反饋控制。4.管理信息系統減輕了管理人員的工作壓力 管理信息系統因

10、其為計算機軟件操作系統，故其能大大減輕員工，尤其是管理層員工的工作壓力，可以減輕勞動強度。這種減壓的效果主要是體現在，當給計算機輸入一定的指令或者是條件后，接下來的操作均有管理信息系統強大的計算功能來完成。管理信息系統系統使工作人員有更多的精力去研究、細化管理內容，擴大管理的深度和廣度。這有利于各層次管理者全面、深入地把握各種信息，進行科學的決策，進一步提高管理水平。二、組織效率及其影響因素分析 組織效率是組織目標體系的完成情況，具體來說組織效率是指組織管理工作的勞動量與勞動效果之間的比值。組織效率從某個方面來說是對于組織中管理職能實施效果的一個體現，如果說管理的職能行駛較為完善那么其組織效率

11、相應會高。但是，如若組織中的管理層只是敷衍了事或是無法領會管理的精髓，那么及時投入再多精力也無濟于事。當然了，影響組織效率的因素有很多，主要有以下幾點：（1） 組織效率的影響因素1. 組織外部環境因素（1）政治特點（2）法律狀況（3）區域經濟（4）科學技術（5）社會文化2. 組織內部管理因素（1） 組織結構組織結構，這里主要是指層次的組織結構，組織設計確定的幅度的層次和有效管理的數量。并且一個組織的權責分配與組織的決策方式也直接由組織機構來決定。可見組織機構對于組織效率起著至關重要的影響。（2） 業務流程除了最重要的組織結構之外，經過大量考證發現，組織的業務流程也成為影響組織效率的重要因素。如

12、果一個組織的業務流程紛繁復雜，那么必然會造成資源的浪費，信息的實效性也會大大降低；如果一個組織的業務流程過于簡單，反之造成了工作或者管理效率降低，不可避免會產生錯誤。所以如何優化簡化業務流程成為當今現代企業共同所探討的一個話題。（3） 員工因素員工因素主要涉及到相關人力資源和組織行為學方面。員工的價值觀、知覺、態度、人格、能力、意志、興趣和情感直接或間接影響他們個人的工作效率。而組織是由人組成的，如此一來員工的個人因素就會給整個組織效率造成影響。相關調查表明，人力資源管理師咨詢公司的咨詢門類最多的，也是提升組織效率最快的做法，對組織效率的貢獻值約為15%左右。（4） 工具因素科學技術與經濟文化

13、的不斷發展，使得信息化成為提高組織效率最直接的工具。二信息化工具又可以分為兩個方面：一是技術信息化工具，一是管理信息化工具。從信息化工具的效果上講，技術信息化是提高崗位技能的，能夠提高組織效率的同時又能夠克服工作固有的缺陷與瓶頸，管理信息化始終以公司的利益為著眼點，提高整個供應鏈的服務運作能力，因而管理信息化是企業核心競爭力重要組成部分。（5） 組織文化企業文化，作為公司企業的一個無形的產物，是能夠長期建立起來并且能夠影響企業的思維建造模式的。也就是說一個沒有組織文化的企業，即使其模式模仿的多么相似，沒有組織文化對于思維模式，處理方法的熏陶，這種模仿也不過是管中窺豹罷了。對區域經濟、社會文化、

14、政治法律、科學技術等外部環境因素進行研究，以此提升企業的遠景效率，對組織結構、業務流程、員工因素、工具因素等內部管理因素進行改善，以此提升企業組織的效率現狀，只有充分關注現狀效率與遠景效率的雙重改善，才能使自己的企業確保在競爭中勝出，并保持長久的競爭力。三、管理信息系統對于組織效率的影響（1） 對于組織結構的影響積極影響：組織結構隨著管理信息系統的逐步深入越來越趨于扁平化。扁平化的組織結構指的是通過減少行政管理層次，裁減冗余人員，從而建立一種緊湊、干練的組織結構。管理信息系統為普通員工搭建一個良好的信息交流的平臺，同時也鼓勵越來越多的員工參與到組織的決策當中，這使得管理者得到的參考意見，參考信

15、息豐富，從而使得管理的效率大幅度的提高。管理信息系統使得管理的層級相對減少，信息的溝通程度和傳遞速度提高較快，這無疑使得組織結構趨于扁平化。扁平化的組織結構之所以能夠提高組織效率是因為其對于市場的反應速度較快，能夠及時準確的應對市場的變換風云。所以說管理信息系統使組織結構扁平化從而使得組織效率提高。（2） 對于業務流程的影響管理信息系統根據不同模塊的劃分可分為不同的流程。如以層次劃分的戰略管理、戰術管理、作業管理為例。從高層戰略管理的總任務的確立，到戰術管理方面獲得組織的各種資源，最后再到作業管理的資源利用活動的實施。宏觀上來說，以上三個過程使得信息的上傳達下得以實現和保證。微觀上來說，每個過

16、程又包含著各種子流程。如作業管理中有資源信息的甄選到資源信息加工，整合再到資源的配置、維護等，又形成了一個子項業務流程。積極影響：一方面，管理信息系統所做即為提供快捷方便科學的管理操作模式，形成固有的管理標準和配置，改造甚至是重塑了業務流程，使得業務活動的效率大大提高，從而使得組織效率提高。消極影響：但是另一方面，由于管理信息系統是計算機操縱，固有的標準模式難以打破，這使得對于一些特殊情況，管理信息系統的過于僵硬機械，不能夠靈活的反應業務流程中某些步驟的變更或調整以應對這些變更時耗費的資源極大，這無疑使得組織效率大打折扣。（3） 對于組織員工的影響積極影響：從員工個體來說：若員工的信息技術素質

17、較高，那么管理信息系統對于員工來說有如錦上添花。管理信息系統融合性，即管理信息系統與人的配合相互滲透程度會充分顯現。從員工群體來說：管理信息系統對于員工，尤其是普通員工來說方便了他們互相之間的交流，在企業間形成一個高效的工作氛圍。消極影響：從員工個體來說：若員工信息技術素質較低，那么管理信息系統對于員工來說有如雪上加霜，生硬的操作技術，遲緩的信息反應能力，這讓這些員工無法與管理信息系統相適應的同時，又使他們工作的滿意度和熱情大大降低。另外，由于管理信息系統對于組織制度層面的建設與監督過程規范嚴苛，可能導致了某些環節缺乏一定的靈活性。這種靈活性或者說是人情味的缺失有可能會導致員工的工作滿意度下降

18、。從員工群體來說：但是若是員工沉溺于管理信息系統提供的信息交流平臺，那么必然會導致員工的工作重心偏移，工作效率降低。同時，也會在組織中形成一些惡性的非正式組織，會催生一些謠言的發展。（4） 對于使用工具的影響管理信息系統作為一種高效，方便與時俱進的工作管理軟件在大中企業中廣泛使用。當然了，管理信息系統在企業或組織中的具體的操作是由企業中的一些技術型人才來執行的。這里又有兩個分支，如若這些管理信息系統的維護開發者的理論知識雄厚，實操技能過硬，那么這種新興的使用工具如會得到正確的發揮，那么勢必會讓組織效率有明顯提升（積極影響）。相反，只會讓組織的效率大打折扣（消極影響）。（5） 對于組織文化的影響

19、 管理信息系統對于組織文化的影響主要有兩個方面：1.觀念方面積極影響：管理信息系統的引進很大程度上對于企業內部人員觀念發生了轉變。管理信息系統以其整體性等特征，在引導業務流程的發展，鋪墊工序步驟的進行等方面都明確了組織的目標。這一點使得組織員工對于組織愿景的展望與實現提供了一個良好的條件與契機。另外。一方面，這種新興信息系統在組織內部的廣泛使用也使得組織的整個風氣和精神在對待新事物，尤其是思想觀念的前衛性上有了極大的提升。消極影響：但是不可否認的是，正是因為管理信息系統所帶來的極大方便與快捷，也會導致組織內部一種拖沓，懶散的組織風氣，這一點也是現在多數現代企業所面臨的問題。2.制度方面管理信息

20、系統在其開發階段就注意到了針對組織制度的迥異，會進行不同程度的設計。無論是考勤信息管理系統，績效信息管理系統等其均屬于管理信息系統的范疇，所以根據此，制度在初期建立與后期監督過程中就體現出其規范與嚴苛。所以管理信息系統催生出的是一種嚴謹、規范、公平的組織制度。4、 消除管理信息系統對組織效率消極影響的對策（1） 管理信息系統本身鑒于以上管理信息系統對于組織效率的消極影響方面，筆者認為要解決這些消極影響，首先就必須究其根本，從源頭上解決這一問題。簡單來說，就是從管理信息系統的開發伊始階段就要考慮這些問題，從開發過程中就注意并遏制這些問題的發生。1.系統規劃階段關鍵因素成功法從系統規劃階段來說，筆

21、者認為可以運用到William Zani所提出的關鍵因素成功法來明確開發請求。即首先確立企業所想要實現的戰略目標，或者說開發管理信息系統的原因。接著分析影響戰略目標實現的各種因素并且找出影響這些因素的因素，也就是所謂的子因素。然后通過以上對于戰略目標的明確，對于影響因素的分析，最終確立其中最重要、影響程度最大范圍最廣的因素（此僅正對某一領域或行業而言）。最后，確立對于此領域影響的關鍵因素的性能指標和評估標準，具體來說就是，對于這一因素衡量的標準與方法，與此同時也要注意衡量這一因素時所應該重視的或者是忽略的。值得注意的是當這一關鍵成功因素得以解決后，又會出現新的關鍵成功因素，所以此方法有必要循環

22、使用。2.系統分析階段把握整體，關注細節把握整體，應該是結合組織的整個風氣文化，員工對某些工作性事務的需求程度來分析。同時也應該著眼于目前的整個業務流程，因為可能根據階段的不同，業務流程中的某一部分是與現階段不相適應的。所以把握整體告訴我們，分析階段應該先明確一個大致的調整方向，然后才能對于局部的不足有一個靈活針對改善。關注細節，應該是靈活的人性化的已解決員工不同的需求為目標，以營造整個組織風氣為最終結果，以改變計算機本身的被動與僵硬為先決條件的一個方法。前面筆者也有提到，由于計算機具有一定的被動性和僵硬性，所以說面對環境的改變，人員具體需求變化無法做出及時的改變。所以把握細節告訴我們，分析階

23、段應該考慮到各種突發狀況的發生與邏輯思路的變化，然后進行一個具體的，細致的預防或者是調整。3. 系統設計階段模塊化與一體化結合系統的設計階段所囊括的內容很多，在這里筆者所想要強調的是設計階段中的模塊化的作用。簡單來說，模塊化與子系統的劃分有關，但是又區別于子系統地劃分。模塊化是指解決一個復雜問題時自頂向下逐層把系統劃分成若干模塊的過程，有多種屬性，分別反映其內部特性。另外一方面，系統設計要根據某些不同情形可采取一體化的設計方式。那么什么是一體化設計呢？值得就是將兩個原本獨立的子系統合并為一個整體的系統進行管理。就以申銀萬國證券股份有限公司為例：隨著公司業務規模的擴大，業務領域的不斷發展，申銀萬

24、國原本割裂、分散、獨立的財務信息給集團公司帶來了一系列問題。所以申銀萬國系統就是在充分考慮后，決定采用一體化設計思路，實現數據信息材料的共享，公用，與協同。4. 系統實施階段縮小實施階段戰線縮小戰線指的是在管理信息系統的事實階段要有針對性，有重點的進行實施。只有這樣才可以利用豐富的各種資源測試并實現該子系統地功能。這種縮小戰略的實施思想也就意味著要有的放矢的進行系統的實施，縮小系統實施的戰線或者說是范圍。就以廣州標致公司管理信息系統的失敗為例，在管理信息系統還處在實施初期階段，適逢電腦中心專家更替，不僅沒有爭取加大IMS7 的實施力度，反而其它的項目一哄而上，公司相繼購買了財務系統 ，零配件管

25、理系統等。不但耗費了財力、物力，而且分散了計算機技術人員的開發實力。這種沒有重點突破的實施手段導致更大的財力、物力的浪費局面。（二）組織的管理者1. 管理者的支持與信賴管理信息系統的成功實施少不了企業決策層管理者們的支持與信賴。因為管理信息系統不僅僅是個計算機系統，它還向企業灌輸了一個全新的管理體系，管理思想。這種管理理想與企業現有的管理機構。管理體制不能很好地融為一體，就需要對已有的管理機構加以調整，對管理體制加以改造。這些工作已經完全超了電腦部門管轄的范圍。組織中的中高層管理者，普通員工，技術型人才都必須為管理信息系統的實現貢獻出一份歷練。就以廣州標致公司管理信息系統失敗的案例為例，其管理

26、信息系統在企業之中之所以失敗主要原因是因為，管理者或者領導沒有給與足夠的關注與信賴。在管理信息系統實施初期，標致公司組成了一個開發組，企業的最高管理者擔任負責人。但實際上，部分領域管理者，特別是最高層管理者沒有對系統開發承擔起相應的全部責任，而是由計算機人員單方面建設系統。所以盡管管理信息系統本本身的交叉性和融合性能帶來高收益，但是決策層出于各種原因，他們沒有用發展的眼光看問題，只看到了此刻效果不明顯，以致于造成項目的失敗。2. 對技術型人才的激勵這些技術型人才是管理信息系統的維護與開發的中堅力量，他們直接決定了管理信息系統在企業組織的運行周期。所以作為組織的管理者有必要對于他們采取一些激勵機

27、制。根據赫茲伯格的雙因素理論，管理者應該對于其保健因素和激勵因素都應該采取獎勵措施，尤其是激勵因素方面。如在薪金上可適當的根據工作的績效增加工資。與此同時一個工作環境也必不可少。除此之外，工作本身的挑戰性也是對于這類技術型人才的一個巨大的影響因素，具有挑戰性的工作可能會激發他們的潛能與工作熱情，尤其是對于技術型人才來說。就以廣州標致公司管理信息系統失敗的案例為例，其管理信息系統在企業之中之所以失敗其原因之一是因為，管理者的激勵機制不完整。在項目計劃實施中，公司采取校園招聘的方式，雇傭了一大批電腦技術型人才，處于管理信息系統管理方面的原因，有的還被送往北京進修MBA學位。因為此，公司在管理信息系統初期取得了顯著地效果，但隨著IT行業的迅猛發展，報酬與勞務市場的差距也越來越大。在既不能提高專業水準，又不能獲得較高報酬的前提下，這支隊伍在工作上開始缺乏工作的熱情。因為這個原因，很多技術型人才選擇了其他的就業方式，有的出國深造，有的跳槽離職。3. 對于系統使用者的反饋與培訓為了使管理信息系統更加深入人心，而不僅僅停留于領導的所謂面子工程。管理者必須對員工使用管理信息系統的情況進行調查