1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上IT項(xiàng)目成本管理尹雨娟 計(jì)信142 中 文 摘 要：現(xiàn)在越來越多的部門認(rèn)為信息化對一個(gè)組織或一個(gè)企業(yè)支持是不可缺少的，但隨著IT項(xiàng)目服務(wù)范圍、用戶數(shù)的增加，導(dǎo)致企業(yè)IT項(xiàng)目成本快速增長，企業(yè)信息化成本居高不下，項(xiàng)目超出預(yù)算的情況也經(jīng)常發(fā)生，因而對IT項(xiàng)目的成本管理也顯得異常重要。本文闡述了IT項(xiàng)目成本管理的主要過程，成本控制辦法以及在此基礎(chǔ)上指出信息部項(xiàng)目成本管理存在的問題及建議。關(guān)鍵字：IT項(xiàng)目成本管理；資源計(jì)劃；成本估算；成本預(yù)算；成本控制 一 什么是IT項(xiàng)目成本管理 IT項(xiàng)目成本管理包括確保在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)完成項(xiàng)目所需的各個(gè)過程?！芭鷾?zhǔn)的預(yù)算”和“項(xiàng)目”是項(xiàng)目

2、成本管理的兩個(gè)關(guān)鍵詞語。項(xiàng)目經(jīng)理必須明確項(xiàng)目范圍、交付時(shí)間和成本估算，努力減少和控制成本滿足項(xiàng)目需求。項(xiàng)目的成本管理主要過程如下圖所示：二 資源計(jì)劃 資源計(jì)劃是要確定完成項(xiàng)目需要什么資源、資源的數(shù)量以及什么時(shí)候使用這些資源。資源計(jì)劃是成本估計(jì)、成本預(yù)算和成本控制的前提，組織和項(xiàng)目的特征將影響資源計(jì)劃；制定資源計(jì)劃真正實(shí)用的工具是專家判斷和替代方案。1.專家判斷 擁有類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和專長的人員在完成項(xiàng)目資源計(jì)劃時(shí)是非常重要的，他們和項(xiàng)目的執(zhí)行組織一起有助于決定什么資源是必須的。2.可替代方案 詳細(xì)的集體討論和評估與資源有關(guān)的替代方案是非常重要的，不同的替代方案可做出不同的成本估算（由于多數(shù)項(xiàng)目都涉

3、及到很多人力資源，不同公司的人力成本差別很大）。 3.資源計(jì)劃輸入輸出 資源計(jì)劃輸入: WBS，范圍說明書，歷史信息，資源信息等。 資源計(jì)劃輸出: 資源計(jì)劃清單(它為人力資源管理和項(xiàng)目采購管理提供了重要信息。 三 成本估算 成本估算是一個(gè)為完成項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)所需要的資源的成本的近似估算，主要是針對資源需求進(jìn)行的。 項(xiàng)目經(jīng)理如果想在預(yù)算限制內(nèi)完成項(xiàng)目，就必須進(jìn)行嚴(yán)格的成本估算。成本估算是一個(gè)近似估算。估算主要是針對資源需求進(jìn)行的，成本估算因項(xiàng)目性質(zhì)的不同可進(jìn)行多次。對于獨(dú)特的項(xiàng)目產(chǎn)品所進(jìn)行的逐步細(xì)化，需要多次進(jìn)行成本估算。 1.成本估算的類型 成本估算按不同的階段可分為量級估算、預(yù)算估算和最終估算

4、三種類型，不同的估算類型精確度也不一樣，從低25%到高出75%差異很大，項(xiàng)目經(jīng)理可按項(xiàng)目所處階段不同需求，選擇不同的估算類型，進(jìn)行成本估算。下表是成本估算類型表： 1.1.量級估算 量級估算提供了項(xiàng)目成本的一個(gè)粗略概念，是在沒有詳細(xì)數(shù)據(jù)的情況下進(jìn)行的一種大概估算。它在項(xiàng)目早期，甚至在項(xiàng)目開始之前應(yīng)用。項(xiàng)目經(jīng)理和高層管理人員使用量級估算幫助項(xiàng)目選擇決策。進(jìn)行這種類型的估算通常是在項(xiàng)目概念或啟動(dòng)階段進(jìn)行。精確度一般從-25%到75%，意思是項(xiàng)目的實(shí)際成本可能低于量級估算25%，或高于量級估算75%。對IT項(xiàng)目估算而言，該精確范圍經(jīng)常更廣。1.2.預(yù)算估算 預(yù)算估算是在項(xiàng)目計(jì)劃階段進(jìn)行的估算，此時(shí)你

5、已經(jīng)獲得了更多的項(xiàng)目信息，但還未能將項(xiàng)目的工作分解的很詳細(xì)，因此要在確定項(xiàng)目需要做的主要工作的前提下，通過預(yù)算估算來確定要?jiǎng)澣朐擁?xiàng)目的預(yù)算，也就是說，被用來將資金劃入一個(gè)組織的預(yù)算。是一種自上而下的估算方法。其精度一般在-10%到25%，意思是實(shí)際成本可以比預(yù)算成本低10%或高25%。 1.3 .最終估算 最終估算提供了一個(gè)精確的項(xiàng)目成本估算，通常用于采購決策的制定。因?yàn)檫@些決策需要精確的預(yù)算，也常用在估計(jì)項(xiàng)目最終的成本。 成本估算過程的輸出包含成本估算、支持細(xì)節(jié)資料，成本管理計(jì)劃等。 2、成本估算工具和技術(shù) 在做成本估算時(shí)我們要使用一些工具和技術(shù)。下表是估算工具和技術(shù)與其相應(yīng)的特點(diǎn)。 2.1

6、.類比估算法 類比估算法：通常是與原有的類似已執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)行類比以估算當(dāng)期項(xiàng)目的費(fèi)用。類比估算采用以前相似項(xiàng)目的實(shí)際成本作為當(dāng)前項(xiàng)目成本估算的依據(jù)來對當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)行估算。這是一種專家判斷法。當(dāng)以前的項(xiàng)目跟現(xiàn)在的項(xiàng)目在本質(zhì)上很相似，而不僅是外表上相似時(shí)，類比估算法是最可靠的方法。另外，進(jìn)行估算的項(xiàng)目組必須擁有所需要的專門技術(shù)，以決定項(xiàng)目的某一部分比類比項(xiàng)目便宜還是貴。但是，如果被估計(jì)的項(xiàng)目包括一種新的程序語言、新技術(shù)或使用新型硬件或網(wǎng)絡(luò)，類比法容易導(dǎo)致很低的估算，準(zhǔn)確性比較差。 2.2.自上而下估算法 自下而上估算法：這種技術(shù)通常首先估計(jì)各個(gè)獨(dú)立工作的費(fèi)用，然后再匯總從下往上估計(jì)出整個(gè)項(xiàng)目的總費(fèi)用（

7、單獨(dú)估算項(xiàng)目中的每項(xiàng)活動(dòng)或工作，然后把他們加起來算出總體項(xiàng)目成本）。這是一種非常準(zhǔn)確的估算方法，前提是每項(xiàng)工作的估算要準(zhǔn)確，但是進(jìn)行這種自下而上的估算需要相當(dāng)長的時(shí)間，因?yàn)楸仨殞γ總€(gè)工作包進(jìn)行估算并且準(zhǔn)確地包含在自下而上的計(jì)算過程中。如果一個(gè)項(xiàng)目有詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)，可以讓底層的任務(wù)負(fù)責(zé)人建立自己的成本估算，然后將所有的估算加起來，產(chǎn)生更高一級的WBS項(xiàng)的估算，最終完成整個(gè)項(xiàng)目的估算，因?yàn)橛删唧w負(fù)責(zé)人的估算任務(wù)的精度比較高。如果對項(xiàng)目的活動(dòng)沒有準(zhǔn)確的信息，應(yīng)該使用自上而下的技術(shù)。 2.3.參數(shù)模型估計(jì)法 參數(shù)模型估計(jì)法：將項(xiàng)目的特征參數(shù)作為預(yù)測項(xiàng)目費(fèi)用數(shù)學(xué)模型的基本參數(shù)。如果模型是依賴于歷史信

8、息、模型參數(shù)容易數(shù)量化，且模型運(yùn)用僅是估算項(xiàng)目范圍的大小，則它通常是可靠的。這里的思想是找到一個(gè)參數(shù)或多個(gè)參數(shù)，這些參數(shù)與項(xiàng)目成本保持成比例的變化關(guān)系，然后把這些參數(shù)插入一個(gè)模型來計(jì)算出總體的項(xiàng)目成本。如果建立模型所用的歷史信息是精確的、項(xiàng)目參數(shù)容易定量化，并且模型就項(xiàng)目大小而言是靈活的，那么這種情況下參數(shù)模型是最可靠的。如果參數(shù)不合適差距就會(huì)很大。 2.4.計(jì)算機(jī)化的工具 計(jì)算機(jī)化的工具：項(xiàng)目管理軟件及電子表格軟件輔助項(xiàng)目費(fèi)用的估計(jì)。項(xiàng)目管理軟件對于成本估算而言是一種有用的工具，就像人們使用電子表格的程序一樣。借助相關(guān)的軟件我們可以更容易更快速地完成成本估算任務(wù)。恰當(dāng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)化工具，有助于

9、改善估算的準(zhǔn)確性。 IT項(xiàng)目成本估算的典型問題 盡管有很多項(xiàng)目成本估算的工具和技術(shù)，IT項(xiàng)目成本估算仍然非常不精確。其原因有以下四點(diǎn)：一是為大型軟件項(xiàng)目做一個(gè)估算是一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)，需要巨大的努力。很多估算必須迅速進(jìn)行，并且在明確系統(tǒng)要求之前做出。 二是進(jìn)行軟件成本估算的人經(jīng)常沒有太多的成本估算經(jīng)驗(yàn)，特別是對大型項(xiàng)目而言。也沒有足夠多的精確、可靠的數(shù)據(jù)作為項(xiàng)目估算的依據(jù)。 三是人們有低估的傾向。項(xiàng)目經(jīng)理或高級管理者很可能以自身的能力為基礎(chǔ)做估計(jì)，而忘記真正工作的是他的下級。另外，經(jīng)常忘記大型IT項(xiàng)目的綜合和測試所需要的額外成本。四是管理者可能要求做估計(jì)，但是其真正需要的只是一個(gè)能幫助他們贏得項(xiàng)目

10、立項(xiàng)和獲得內(nèi)部資金的一個(gè)數(shù)字。 四 成本預(yù)算 成本預(yù)算定義：成本預(yù)算是將項(xiàng)目成本估算分配給單個(gè)工作任務(wù)，制定一個(gè)成本基準(zhǔn)計(jì)劃以衡量項(xiàng)目績效。成本預(yù)算中應(yīng)該包括項(xiàng)目中所有期望完成的工作的成本。還會(huì)有一些未被識別的其他活動(dòng)也需要加入到這個(gè)預(yù)算中。預(yù)算中還應(yīng)該包括一部分儲備金，以應(yīng)對計(jì)劃外的、不可預(yù)見的、可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)楸M管我們畫了很大的力氣制定計(jì)劃，但仍有意外發(fā)生，最好保留一部分機(jī)動(dòng)資金，寧可不用也不要在需要的時(shí)候沒有。 成本預(yù)算是將成本估算分配給單項(xiàng)工作任務(wù)，因此，制定項(xiàng)目進(jìn)度和成本估算過程必須在成本預(yù)算過程之前完成。成本預(yù)算過程向各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)分配成本估算，用來在以后的過程中衡量項(xiàng)目的變更情

11、況，因此成本預(yù)算是衡量成本的基線。 很多組織在準(zhǔn)備預(yù)算方面已經(jīng)建立了完善的程序。成本預(yù)算還提供一個(gè)成本基準(zhǔn)計(jì)劃。成本基準(zhǔn)計(jì)劃是一個(gè)按時(shí)間分布的、項(xiàng)目經(jīng)理用于測量和監(jiān)控成本實(shí)施情況的預(yù)算。對于每個(gè)主要項(xiàng)目活動(dòng)按時(shí)間的成本進(jìn)行估算，為項(xiàng)目經(jīng)理和高級管理層進(jìn)行項(xiàng)目成本控制提供基礎(chǔ)。 一般情況下，成本預(yù)算完成之后項(xiàng)目的執(zhí)行就正式開始了，在項(xiàng)目的執(zhí)行中我們也不能忘記要對成本變更進(jìn)行有效的控制。五 成本控制 項(xiàng)目成本控制包括監(jiān)控成本執(zhí)行績效，確保一個(gè)修改的成本基準(zhǔn)計(jì)劃中僅包括適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目變更，以及通知項(xiàng)目干系人那些經(jīng)核準(zhǔn)的，影響成本的項(xiàng)目變更。下圖是成本控制過程： 1.成本控制的內(nèi)容 成本控制的內(nèi)容包含根據(jù)

12、成本計(jì)劃監(jiān)督成本的運(yùn)行情況及成本偏差，記錄成本基線發(fā)生的所有變更，防止不正確的、不合適的、未批準(zhǔn)的成本變更，成本變更時(shí)通知相關(guān)的項(xiàng)目干系人，最終將成本偏差控制在可接受的范圍內(nèi)。2.績效測量 成本控制的一個(gè)非常重要的工具是績效測量?？冃y量通過將實(shí)際的項(xiàng)目結(jié)果與期望的項(xiàng)目計(jì)劃結(jié)果相比較，對相關(guān)的偏差情況作評估分析，來確定偏差是如何引起的，是否需要采取糾正措施?？冃y量的表現(xiàn)形式就是成本執(zhí)行績效報(bào)告，項(xiàng)目組成員應(yīng)該在項(xiàng)目的各個(gè)里程碑發(fā)布項(xiàng)目績效報(bào)告，通過定期發(fā)布項(xiàng)目績效報(bào)告確定是否需要調(diào)整成本預(yù)算。 3.掙值分析 盡管有很多普通會(huì)計(jì)方法可以衡量成本執(zhí)行情況，然而，項(xiàng)目管理領(lǐng)域中有一個(gè)特有的，非常有

13、效的成本控制工具，就是掙值分析。掙值分析是一種項(xiàng)目績效衡量技術(shù)，它綜合了范圍，時(shí)間和成本數(shù)據(jù)。它對計(jì)劃完成的工作，實(shí)際掙得的收益，實(shí)際花費(fèi)的成本進(jìn)行比較，以確定成本與進(jìn)度是否按計(jì)劃進(jìn)行。 3.1.掙值分析的三個(gè)基本參數(shù)包括：計(jì)劃值（PV）、實(shí)際成本（AC）和掙值（EV）： （1）計(jì)劃值（PV，Plan Value）：計(jì)劃在一定時(shí)期內(nèi)用于某項(xiàng)活動(dòng)的已經(jīng)批準(zhǔn)的整個(gè)成本估算的一部分。也稱“計(jì)劃工作預(yù)算成本”（Budgeted Cost of Work Scheduled，BCWS），或叫“預(yù)算”。 （2）實(shí)際成本（AC，Actual Cost）：在給定時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)活動(dòng)所發(fā)生的直接成本和間接成本的總

14、和。也稱“已完成工作實(shí)際成本”（Actual Cost of Work Performed，ACWP） （3）掙值（EV，Earned Value）：又叫已完成工作量的預(yù)算成本（BCWP，Budgeted Cost for Work Performed）。指項(xiàng)目實(shí)施過程中某階段實(shí)際完成工作量及按預(yù)算定額計(jì)算出來的工時(shí)（或費(fèi)用）。計(jì)算公式是： EV=BCWP=已完成工作量*預(yù)算定額 3.2.掙值分析法的四個(gè)評價(jià)指標(biāo)：進(jìn)度偏差（SV）、成本偏差（CV）、成本執(zhí)行指數(shù)（CPI）和進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo)（SPI）： （1）進(jìn)度偏差（SV，Schedule Variance）SV是指檢查日期EV和PV之間的差異：

15、 SV= EV-PV=BCWP-BCWS 當(dāng)SV為正值時(shí)，表示進(jìn)度提前；當(dāng)SV等于零時(shí)，表示實(shí)際與計(jì)劃相符；當(dāng)SV為負(fù)值時(shí)，表示進(jìn)度延誤。 (2)成本偏差（CV，Cost Variance）。CV是指檢查期間EV和AC之間的差異： CV=EV-AC=BCWP-ACWP 當(dāng)CV為正值時(shí)，表示實(shí)際消耗的人工（或費(fèi)用）低于預(yù)算值，即有結(jié)余或效率高；當(dāng)CV等于零時(shí)，表示實(shí)際消耗的人工（或費(fèi)用）等預(yù)算值； 當(dāng)CV為負(fù)值時(shí)，表示實(shí)際消耗的人工（或費(fèi)用）超出預(yù)算值或超支。 (3)費(fèi)用執(zhí)行指標(biāo)（CPI，Cost Performed Index）。指預(yù)算費(fèi)用與實(shí)際費(fèi)用之比（或工時(shí)值之比）： CPI=EV/AC=

16、BCWP/ACWP 當(dāng)CPI>1時(shí)，表示低于預(yù)算，即實(shí)際費(fèi)用低于預(yù)算費(fèi)用；當(dāng)CPI=1時(shí)，表示實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用吻合；當(dāng)CPI<1時(shí)，表示超出預(yù)算，即實(shí)際費(fèi)用高于預(yù)算費(fèi)用； (4)進(jìn)度績效指標(biāo)（Schedule Performed Index）。指項(xiàng)目掙值與計(jì)劃值之比： SPI=EV/PV=BCWP/BCWS 當(dāng)SPI>1時(shí)，表示進(jìn)度超前；當(dāng)SPI=1時(shí)，表示實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度相同 ；當(dāng)SPI<1時(shí)，表示進(jìn)度延誤 ；掙值管理是項(xiàng)目管理的一種方法，主要用于項(xiàng)目成本和進(jìn)度的監(jiān)控 。 掙值分析通過項(xiàng)目開始時(shí)的計(jì)劃與所完成的工作進(jìn)行比較，給出了一個(gè)項(xiàng)目何時(shí)完工的估算，通過從項(xiàng)目

17、已經(jīng)完工的部分進(jìn)行推算，項(xiàng)目經(jīng)理可以估計(jì)出項(xiàng)目完工的時(shí)候，將會(huì)花費(fèi)多少資源。六 信息部項(xiàng)目成本管理存在問題和建議1.信息部項(xiàng)目成本管理存在問題 （1）成本觀念淡薄 為了提高產(chǎn)品可靠性，我們在產(chǎn)品選擇時(shí)總愿意選擇知名度、銷量、品質(zhì)最好的產(chǎn)品，因?yàn)楫a(chǎn)品已選定導(dǎo)致成本無法再降；有的認(rèn)為成本管理是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和計(jì)劃財(cái)務(wù)的事；在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)施項(xiàng)目時(shí)只要不超年度預(yù)算、完成技術(shù)將成本即可，對成本管理口頭講的多，實(shí)際落實(shí)少，節(jié)約意識不夠強(qiáng)。 （2）成本控制考核和個(gè)人考核聯(lián)系不夠緊密 目前單位還沒有建立一套科學(xué)的定量成本控制考核體系，只做了簡單的技術(shù)降成本考核，對個(gè)人KPI考核也沒有真正和成本控制考核結(jié)合來，考核兌

18、現(xiàn)還考慮了其它很多因素。 （3）成本估算和成本控制由不同人完成 在信息系統(tǒng)總部，成本估算一般都有各個(gè)領(lǐng)域科科長依照歷史經(jīng)驗(yàn)用類比估算法對項(xiàng)目做成本估算，在項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行時(shí)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按實(shí)際情況做成本預(yù)算和成本控制，信息來源不同，加上個(gè)人理解不一樣，導(dǎo)致每年項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行情況和預(yù)算相比差異很大。 （4）成本控制流程不夠靈活 信息項(xiàng)目在實(shí)際執(zhí)行時(shí)項(xiàng)目成本控制流程不夠靈活，我們項(xiàng)目預(yù)算拆分，項(xiàng)目之間預(yù)算調(diào)整流程長，需要審批領(lǐng)導(dǎo)多，導(dǎo)致某些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人本來可以削減的投資因?yàn)殚e麻煩就直接發(fā)單導(dǎo)致預(yù)算浪費(fèi)。 （5）缺少既精通IT又熟悉財(cái)務(wù)知識的人員 缺少既精通IT又熟悉財(cái)務(wù)知識的人員，致使信息總部IT成本管理模式有待完善。IT成本管理活動(dòng)對于IT人員和財(cái)務(wù)人員而言都是一個(gè)新事物，往往由于會(huì)計(jì)人員對IT業(yè)務(wù)不熟悉或IT人員對成本模型、財(cái)務(wù)管理機(jī)制等缺乏充分認(rèn)識，致使成本管理模式設(shè)計(jì)不完善，造成成本管理無效。 2.信息部項(xiàng)目成本管理建議 （1） 一是加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化企業(yè)全員成本管理意識。 （2）建立成本基準(zhǔn)和已實(shí)施項(xiàng)目歷史成本價(jià)格數(shù)據(jù)庫，這樣在我們做成本估算時(shí)有據(jù)可依。 （3）在作項(xiàng)目成本估算時(shí)盡早落實(shí)項(xiàng)目負(fù)