1、精選優質文檔-傾情為你奉上南車長江車輛有限公司ERP系統項目采購計劃管理實施方案（第二稿）北京機械工業自動化研究所軟件工程研究中心二九年三月日 期：2009-02-27提 交 方：北京機械工業自動化研究所長江公司項目組版 本 號：V2.00完成日期：2009-03-26專心-專注-專業保密聲明：這份文檔的制作版權屬于北京機械工業自動化研究所（建議方案提交方，以下簡稱北自所）。文檔所涵蓋的信息僅提供給南車長江車輛有限公司（建議方案接收方，以下簡稱“長江公司”）。接收方所得到的全部信息及相關知識均屬于保密文件。這份文檔包含保密性的信息的所有權屬于北京機械工業自動化研究所。這份保密性的信息僅提供給長

2、江公司，其目的在于由長江公司去評估北自所技術解決方案的可行性。在沒有得到北自所的事先許可的情況下，不允許直接或間接地提供或復印給與本項目無關的公司內部或聯盟公司、個人以及其它公司，由于保密信息泄露造成的后果，長江公司將負責賠償和承擔相應的法律責任。接收方同意這份文檔的版權屬于北京機械工業自動化研究所。接收方同意這份文檔中所包含的保密信息及北自所私有信息的所有權屬于北京機械工業自動化研究所。目 錄2 系統目標與范圍2.1 實施目標通過實施ERP采購計劃系統，實現： （1） 能夠及時準確的編制長江公司物資采購計劃，實現以合理的物資儲備和資金占用來滿足企業的生產需要。（2） 規范計劃編制、合同審批流

3、程，加強控制，提高效率。 （3） 減少業務人員簡單的事物性工作，有更多時間從事供應鏈管理工作。2.2 實施范圍（1） 本次采購計劃管理實施的范圍僅限于生產用物資；非生產用物資采購業務延用原采購訂單流程管理。（2） 實施的主要部門包括總部生產運營部、市場營銷部，分公司采購供應處。3 方案概述1) 集采自采物資使用現有劃分原則：制造BOM中采購物料為集采物料；其余物料為自采物資。2) 改變采購計劃編制方式：n 新造車（含訂單試制車）、新造配件、貨修車所需外購配件和原材料采購需求通過物料需求計劃MRP生成；n 進口件的采購需求、試修車的采購需求、科研車采購需求、戰略采購需求、緊急采購需求采用分類申請

4、、審批方式管理；n 機物料等消耗性材料按訂貨點方式管理；3) 生產用物資設置采購指導價，采購指導價制定方式有以下兩種：n 對于主要物料（指生產常用的、大規模的、關鍵和重要的以及采購成本較高的物料，如型鋼、板材、零部件、焊絲焊條等），財務部門價格管理員根據市場價格波動情況給出采購指導價；n 為了減少采購指導價的維護工作量，其他物料暫以計劃價格（計劃價參考不含稅的采購平均價，每年調整一次）乘以系數（系數由財務部門價格管理員給出）作為采購采購指導價，在實際業務過程中維護調整物料的采購指導價。4) 規范采購業務，設置不同的合同審批流程，強化各部門職責，并將采購計劃生成采購合同流程納入ERP系統管理，實

5、現采購計劃、紙質采購合同、ERP系統采購訂單之間的一致。采購合同審批模式包括以下四種：n 招標采購，按照公司采購業務管理規定，需要進行招標的物料采購。采購計劃員根據招標結果和審核通過的采購計劃編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、部門領導審批。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統生成采購訂單。n 戰略采購，包括根據市場的價格波動進行的以儲備為目的大宗采購、為某些戰略目標而進行的物資采購。采購計劃員確定供應商和價格，依據審核通過后的需求申請編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、采購歸口部門領導審核、公司主管領導審批，如果超過物料指導

6、價，首先報財務管理部審批價格。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統生成采購訂單。n 緊急采購，指在產車缺料、工藝臨時變更等急需物料，正常采購已經不能滿足采購周期而進行的采購活動。采購計劃員依據審核通過的需求申請編制采購合同，報采購計劃主管審核、采購歸口部門領導（正職）審批，審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統生成采購訂單n 標準采購，除了招標采購、戰略采購、緊急采購外的物料采購。采購計劃員通過詢價和與供應商洽談方式確定供應商和采購價格，依據審核通過的采購計劃編制采購合同，通過工作流方式依次提交采購計劃主管審核、部門領導審批，如果超

7、過物料指導價，首先報財務管理部審批價格。審批通過后，計劃員打印合同并蓋采購合同章，合同生效，同時在ERP系統生成采購訂單。5) 加強供應商管理，設置供應商的準入、退出和評價機制，保證分公司對供應商評估權重，供貨及時、質檢合格率、售后服務等考核指標由各分公司按照實際情況評定，價格考核指標由總部按照實際情況評定。通過供應商管理為提高采購實物質量、保證交貨期、降低采購成本提供保障。（具體方案在供應商系統實施時進行描述）6) 總部采購計劃員加強集采物資的跟催，到貨接收時與分公司做好交接直到入庫為止，后續物流由分公司管理，嚴格按照采購業務管理流程執行。7) 審計部門在采購指導價格體系制定、采購合同簽訂與

8、執行過程中進行監督，定期對采購部門的合同進行核查、審計和評估。若發現違規行為，公司將按有關規定對相關人員進行嚴肅處理，同時取消相關供應商的供貨資格。8) 采購計劃管理總體流程n 集采物料采購管理流程：n 集采物資采購計劃編制流程：n 自采物資采購計劃管理流程：4 集采計劃管理主要業務流程4.1 集采物資正常采購模式4.1.1 集采物資MRP采購需求編制流程集采物資MRP采購需求編制流程適用于新造車（批量、訂單試制）、貨修車、新造配件的采購需求編制。圖1. 集采物資MRP采購需求編制流程流程說明：（1） 市場營銷部營銷策劃員按照銷售預測管理流程規定，每個月發布一次預測信息，預測近三個月銷售計劃，

9、并將預測產品排產需求單提供相關部門，預測需求轉為銷售合同或預測需求撤消后的一個工作日內提報預測產品排產需求撤銷單。生產計劃主管根據市場營銷部提供的預測產品排產需求單錄入產品預測信息，根據預測產品排產撤消單調整產品預測信息。（2） ERP系統中，新車型簽訂的銷售訂單為兩份，一份為試制車銷售訂單，一份為批量車銷售訂單。生產計劃主管接到樣機試制通知后，將試制車銷售訂單以預測的方式錄入系統，讀入批量車銷售訂單并承諾，采購計劃主管編制完采購計劃后，以OA形式通知生產計劃主管，生產計劃主管刪除錄入的試制車的預測信息。制造BOM傳入ERP系統后，采購計劃主管重新編制采購計劃。（3） 試制車排產前，工藝研究所

10、工藝人員根據產品研究所提供的特殊材料采購清單給出特殊采購BOM，批量投產前給出制造BOM。（4） 試制車完工后，采購計劃主管需要重新編制批量車的采購計劃，進行采購。（5） 對于采購直送件，將采購需求導出到EXCEL表格中，作為外協直送供應商的預排產計劃，實際送貨計劃按照日領送料計劃或配送計劃執行。4.1.2 特殊采購BOM編制流程此流程用于已經有了特殊材料采購清單，但是還沒有制造BOM，為了編制采購計劃，將特殊材料采購清單轉換成特殊采購BOM。圖2. 特殊采購BOM編制流程流程說明：（1） 產品研究所主管設計師根據新產品開發流程給出特殊材料采購清單。（2） 工藝研究所主管工藝師根據特殊材料采購

11、清單，給出特殊采購BOM。配件產品研究所已經給出圖號，可以指導采購，但是原材料沒有給出規格，不能指導采購，所以工藝人員必須給出原材料編碼，用于指導采購。（3） 維護特殊采購BOM時，將特殊材料采購清單中的物料維護到新車型產品編碼下，只有一層。（4） 產品研究所特殊材料采購清單發布兩天后，工藝研究所需要完成特殊采購BOM維護并傳入ERP系統，否則會壓縮采購周期時間。（5） 制造BOM傳入ERP系統后，采購計劃主管重新編制采購計劃。4.1.3 集采物資采購協議審批流程集采物資MRP采購需求編制完成后，采購直送件需要定義采購協議，在采購物資辦理直送業務時，自動讀取采購協議的價格產生應付單據。圖3.

12、集采物資采購協議審批流程流程說明：（1） 采購歸口部門采購計劃員使用此流程定義沒有協議的采購直送件采購協議。（2） 直送協議的價格是采用定價制，由財務根據供應核定的定額數據制定采購價格。4.1.4 集采物資需求申請審批流程試修車采購需求、進口物料采購需求、科研車采購需求、三包配件采購需求使用集采物資需求申請審批流程，審批流程使用工作流審批。圖4. 集采物資需求申請審批流程流程說明：進口配件采購需求由市場營銷部綜合管理員負責提出需求申請以及后續業務，試修車采購需求、科研車采購需求、三包配件采購需求由生產運營部采購計劃員負責提出需求申請以及后續業務。4.1.5 集采物資集中采購計劃編制流程采購計劃

13、員使用此流程編制集采物資集中采購計劃，需求來源為集采物資MRP采購需求和審核通過后的需求申請。圖5. 集采物資集中采購計劃編制流程流程說明：（1） 采購計劃匯總后，計劃主管審核和部門領導審批時，對于有調整的數據應該重點關注。（2） 采購計劃匯總后，應該對匯總后的采購數量按照采購包裝規格進行取整。（3） 采購計劃調整時，只能調整需求申請數（調整后）、MRP采購需求（調整后），不能直接調整匯總數。4.1.6 集采物資采購合同審批流程集采物資正常采購模式采購合同審批分為二種，招標采購合同審批流程、標準采購合同審批流程。集采物資招標采購合同審批流程：圖6. 集采物資招標采購合同審批流程流程說明：（1）

14、 采購計劃編制完成后，采購部門通過招標方式確定供應商和采購價格； （2） 供應商和價格確定后，采購計劃員在ERP系統中生成電子采購合同并編制正式采購合同，將正式采購合同以附件形式和電子采購合同通過工作流方式提交采購計劃主管審核、采購歸口部門主管領導審批。（3） 審核全部通過后，采購計劃員負責打印采購合同并蓋采購合同章并在ERP系統生成采購訂單。集采物資標準采購合同審批流程：圖7. 集采物資標準采購合同審批流程流程說明：（1） 采購部門通過詢價和與供應商洽談，確定供應商和采購價格。（2） 供應商和價格確定后，采購計劃員在ERP系統中生成電子采購合同并編制正式采購合同，將正式采購合同以附件形式和電

15、子采購合同通過工作流方式提交財務管理部審核、采購計劃主管審核、采購歸口部門主管領導審批，其中合同價格低于采購指導價則不經過財務部審核。（3） 審批通過后，采購計劃員負責打印采購合同并蓋采購合同章并在ERP系統生成采購訂單。4.2 集采物資戰略采購模式采購計劃員使用此流程進行戰略物資的采購。集采物資戰略采購合同審批流程：圖8. 集采物資戰略采購合同審批流程流程說明：（1） 采購計劃員根據戰略采購通知，編制戰略采購計劃。（2） 采購計劃員依據審批通過后的戰略需求申請編制采購合同，并報采購計劃主管審核、采購歸口部門領導審核、公司主管領導審批，如果采購價格超過采購指導價，則、先報財務部門審核價格。（3

16、） 審批通過后，采購計劃員負責打印采購合同并蓋采購合同章并在ERP系統生成采購訂單。4.3 集采物資緊急采購模式采購計劃員使用此流程編制緊急物資的采購。集采物資緊急采購合同審批流程：圖9. 集采物資緊急采購合同審批流程流程說明：（1） 采購部門計劃員需要寫明緊急采購的原因，績效考核時使用。（2） 正常采購不能滿足采購周期的物料，使用此流程，直接編制采購合同審批。（3） 采購計劃員依據審核通過的需求申請編制采購合同，并報采購計劃主管審核、采購歸口部門領導正職審批，通過后簽訂采購合同并下發生成分公司采購訂單。4.4 集采物資采購指導價審批流程此流程用于財務管理部制定和維護集采物資采購指導價。集采物

17、資采購指導價審批流程：圖10. 集采物資采購指導價審批流程流程說明：（1） 財務管理部價格管理員維護采購指導價信息，對于主要產品的主要物料，價格管理員根據市場價格波動情況，給出采購指導價；其他物料以計劃價格乘以系數（價格管理員給出）作為采購指導價。（2） 業務過程中，價格管理員要不斷維護更新采購指導價，更新維護完成后通過工作流方式報財務管理部價格主管審核、財務管理部領導審批。5自采物資采購計劃管理主要業務流程5.1 自采物資需求申請審批流程 試修車采購需求、BOM中沒有的輔料使用自采物資需求申請審批流程編制自采物資采購需求。圖11. 自采物資需求申請審批流程流程說明：（1） 分公司采購歸口部門

18、采購計劃員以需求申請的方式錄入制造BOM沒有的輔料、試修車的采購需求，報采購歸口部門領導審批。（2） 分公司采購歸口部門采購計劃員對審核通過的需求申請編制自采物資采購計劃。5.2 自采物資采購計劃編制流程 分公司采購計劃員使用此流程編制自采物資采購計劃，需求來源有審批后的需求申請、生產計劃編制后的自采物資采購需求、訂貨點物料。圖12. 自采物資采購計劃編制流程流程說明：（1） 分公司采購計劃員編制采購后，采購歸口部門領導審核采購計劃。（2） 對于有調整的采購計劃，需要查看調整原因，采購歸口部門領導審批應重點關注。5.3 自采物資采購合同審批流程 分公司自采物資采購合同只有標準采購一種模式。分公

19、司采購計劃員編制完成自采物資采購計劃后，使用此流程通過工作流報相關部門審批。圖13. 自采物資采購合同審批流程流程說明：（1） 采購部門通過詢價和與供應商洽談，確定供應商和采購價格。（2） 供應商和價格確定后，采購計劃員在ERP系統中生成電子采購合同并編制正式采購合同，將正式采購合同以附件形式和電子采購合同通過工作流方式提交采購歸口部門領導審批。（3） 采購價格超過采購指導價，首先報財務管理部審批價格，通過后報采購規歸口部門領導審批。（4） 審核全部通過后，采購計劃員負責打印采購合同并蓋采購合同章并在ERP系統生成采購訂單。5.4 自采物資采購指導價審批流程此流程用于財務處制定和維護自采物資采

20、購指導價。自采物資采購指導價審批流程：圖14. 自采物資采購指導價管理流程流程說明：（1） 財務處價格管理員維護采購指導價信息，以計劃價格乘以系數（價格管理員給出）作為采購指導價。（2） 業務過程中，價格管理員要不斷維護更新采購指導價，更新維護完成后通過工作流方式報財務處領導審批。6實施推進關注點與管理保障措施（1） 為保證采購計劃編制的準確性和及時性，工藝部門應及時準確提供完整的制造BOM或特殊采購BOM，生產計劃部門應有準確的排產信息。（2） 采購計劃員必須每天檢查物料缺件信息，以便盡早發現缺料信息，及時采購，避免因為缺料而停產；（3） 通過不斷優化生產用物資的批量標準和采購提前期，降低庫

21、存占用；（4） 審計和財務部門應加強事前控制和事后評估，規范采購管理。7上線準備工作說明7.1 基礎信息準備明細說明7.1.1 相關系統的數據準備1、 物料定義中責任部門、計劃方法、批量方法、批量數量、訂貨點、訂貨數量、取整倍數、提前期種類、固定提前期、集采標記、自采標記。其中：（1） 計劃方法，機物料等消耗性材料采用訂貨點方式組織采購，其余物料采用MRP方式組織采購；（2） 批量方法， PE1 -周期批量1，和批量數量一起使用；（3） 批量數量，與批量方法相對應，此數據為周期時間（以天為單位），從存在物料需求計劃的第一天開始，將以后周期時間內的需求計劃進行匯總；（4） 訂貨點，又稱訂貨點數量，當庫存數量降到訂貨點時，提醒采購部門要開始新的采購或生產部門要安排新的生產計劃，以防止缺料發生。計劃方法選擇訂貨點