1、整理ppt第4章 辦公自動化系統 整理ppt41 辦公自動化系統概述 411 辦公與辦公系統辦公與辦公系統一、辦公與辦公系統的概念一、辦公與辦公系統的概念 辦公自動化是指辦公人員利用現代科學技術的最新成果，借助先進的辦公設備，實現辦公活動科學化、自動化，其目的是通過實現辦公處理業務的自動化，最大限度地提高辦公效率，改進辦公質量，改善辦公環境和條件，輔助決策，減少或避免各種差錯和弊端，縮短辦公處理周期，并用科學的管理方法，借助各種先進技術，提高管理和決策的科學化水平。 整理ppt（1）辦公）辦公 辦公是指人類處理集體事務的一類活動。按通常的理解，辦公已經成為完成各種事務工作的總稱，如辦理行政事務

2、、商務事務、公檢法事務等等。總之，凡是從事非物質生產的活動，都可以統稱為“辦公”。 整理ppt辦公活動主要有辦公活動主要有3種基本任務：種基本任務： n制定計劃(安排) n組織實施(落實) n監督控制(檢查) 無論是哪一級辦公人員，無論是行政管理首腦還是普通辦事員，都是在完成、或者協助完成這3項任務。 整理ppt實現辦公的基本條件是：實現辦公的基本條件是： 辦公地點。即辦公的專用房間、場所或環境(通常稱為辦公室或辦公系統)。 辦公目的。指從屬于整個組織機構的工作目標，包括具體工作項目的目的、資產的用途、使用電話、傳真機、打字機等辦公設備的目的等； 文職工作。包括文字書寫、文件分類、接待來訪、打

3、字復印、統計等。 整理ppt（2）辦公系統）辦公系統 辦公系統是人們對辦公機構或辦公場所的一種籠統的叫法。多少年來，人們試圖給辦公系統下一個定義，特別是在辦公自動化的研究中，人們希望對自動化的對象有一個明確的概念，但事實上存在著各式各樣的辦公系統。 整理ppt大致有如下大致有如下3類辦公系統：類辦公系統： 事務型辦公系統事務型辦公系統 事務工作是整個辦公活動的基礎，也是事務工作是整個辦公活動的基礎，也是研究辦公活動的切入點。研究辦公活動的切入點。 管理型辦公系統管理型辦公系統 決策型辦公系統決策型辦公系統 整理ppt二、辦公系統的基本功能二、辦公系統的基本功能 文件閱讀、文件批示、文件處理、文

4、件存檔等事務 草擬文件、制訂計劃、起草報告、編制報表、資料整理、記錄、拍照、文件打印等事務 文件收發、保存、復制、檢索、電報、電傳、傳真等事務 會議、匯報、報告、討論、命令、指示、談話等事務 整理ppt三、辦公系統的信息流及其管理控制三、辦公系統的信息流及其管理控制 接收與生成信息接收與生成信息 記錄與保存信息記錄與保存信息 加工處理信息加工處理信息 利用信息利用信息 印出與傳輸信息印出與傳輸信息 銷毀信息銷毀信息 整理ppt412 辦公自動化與辦公自動化系統 一、傳統辦公方式的不足一、傳統辦公方式的不足 （1）辦公活動的基礎是腦力勞動。腦力勞動又建立在手工操作的基礎上，低下的辦公效率，不能適

5、應現代社會生產力的發展。（2）當今的時代已進入信息時代，大量信息的生成給辦公室、辦公系統造成極大的壓力。辦公效率低下與激增的信息，造成辦公人員與辦公費用俱增。不僅如此，辦公人員和辦公機構的增加，無疑將導致管理和監控工作的增加、內耗的增加，以及人員、部門之間的互相扯皮。 整理ppt（3）辦公系統原則上是一個信息系統。該系統不僅要容納、處理大量的信息，而且更應成為一個快速反應系統。但是，原有的手工處理方式既無法處理大量的信息，也不可能獲得快速反應的能力。 （4）科學決策是辦公現代化的主要特征。要實現科學決策，就必須快速準確地獲取大量的信息和參考模型。然而，在傳統辦公系統中，要做到快速、準確地獲取大

6、量信息和參考模型，是十分困難的。 整理ppt二、辦公自動化與辦公自動化系統的概念二、辦公自動化與辦公自動化系統的概念 (1)辦公自動化的概念辦公自動化的概念 辦公自動化一詞是由美國通用汽車公司DS哈特于1956年首先提出來的。此后十幾年，辦公自動化的專家們對其進行了熱烈的討論，形成了若干個辦公自動化學派。 在我國，一般認為，辦公自動化是指辦公人員利用現代科學技術的最新成果，借助先進的辦公設備，并由這些設備與辦公室人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統，以實現辦公活動的科學化、自動化。整理ppt(2)辦公自動化系統的概念辦公自動化系統的概念 典型的辦公自動化系統主要由人員、組織機構、辦公制度、

7、技術工具、辦公信息和辦公環境六個要素構成；其中，辦公人員又可分為三大類，即信息使用人員，系統使用人員和系統服務人員。 整理ppt系統的特點是：系統的特點是： 辦公自動化系統是一個人辦公自動化系統是一個人機系統機系統 辦公自動化系統是先進科學技術和設辦公自動化系統是先進科學技術和設備的綜合備的綜合 整理ppt三、辦公自動化系統的發展現狀三、辦公自動化系統的發展現狀 20世紀80年代初，自動化技術、計算機技術和通信技術等三大技術的迅猛發展，為辦公自動化奠定了必要的物質基礎和技術基礎。 (1)國外辦公自動化系統的發展國外辦公自動化系統的發展 20世紀70年代后期，美、英、日等發達資本主義國家開始辦公

8、自動化理論和技術的研究。 整理ppt美國美國是推行辦公自動化最早的國家，其發展大致經歷了4個階段； 單機設備階段(1975年前) 局域網階段(19751982年) 體化階段(19831990年) 多媒體信息傳輸階段(20世紀90年代以后)整理ppt 日本日本辦公自動化的起步稍晚于美國。但是，針對本國的國情制定了一系列發展本國辦公自動化的規劃，并建立了相應的執行機構，組建了辦公自動化的教育培訓中心。隨后完成的日本東京都政府辦公大樓，成為一座綜合利用了各種先進技術的智能大廈，是當代辦公自動化先進水平的代表。 整理ppt(2)我國辦公自動化系統的發展我國辦公自動化系統的發展 我國辦公自動化的發展，始

9、于20世紀80年代初，近20年的發展，已形成初步規模，其發展大致可分為3個階段： 啟蒙與準備階段啟蒙與準備階段(19811985年年) 初見成效階段初見成效階段(19861990年年) 穩步發展階段穩步發展階段(1992年以后年以后) 整理ppt(3)辦公自動化及系統的發展趨勢辦公自動化及系統的發展趨勢 在現代技術、設備支持下，辦公自動化及其系統呈現出小型化、集成化、網絡化、 智能化及多媒體化五大趨勢： 小型化 網絡化網絡化 集成化集成化 智能化智能化。 多媒體化多媒體化 整理ppt413 辦公自動化系統的組成與類型 （一）辦公自動化系統的硬件（一）辦公自動化系統的硬件 (1)信息輸人設備信息

10、輸人設備 (2)信息處理設備信息處理設備 (3)信息存儲設備信息存儲設備 (4)輸出設備輸出設備 (5)復制設備復制設備 (6)信息通信設備信息通信設備 (7)其他設備其他設備 整理ppt（二）辦公自動化系統的軟件（二）辦公自動化系統的軟件 (1)系統軟件層系統軟件層 (2)支撐軟件層支撐軟件層 (3)應用軟件層應用軟件層 整理ppt（三）辦公自動化系統的網絡平臺（三）辦公自動化系統的網絡平臺 隨著辦公自動化業務的發展，在單機上盡管可以實現單項業務的自動處理。但是，由于辦公設備、辦公信息、辦公人員等在地理上的分散性，信息重復輸入、重復處理、重復建庫等問題就不可避免；也由于信息傳遞的延時性長，可

11、靠性差等問題，網絡和通信就成為辦公自動化進一步發展的重要條件。 整理ppt414 辦公自動化系統的類型 （1）事務處理型辦公自動化系統）事務處理型辦公自動化系統 （2）信息管理型辦公自動化系統）信息管理型辦公自動化系統 整理ppt42 智能建筑中的辦公自動化系統 421 辦公自動化系統與綜合布線系統的關系辦公自動化系統與綜合布線系統的關系 綜合布線系統，是在建筑物或建筑群之間實現綜合數據傳輸的一種網絡系統。它是智能建筑中辦公自動化系統的基礎設施或平臺，能將建筑物內部的語音、數據處理設備及其他廣義的數據通信設施相互連接起來，采用相應的其他設備，也可同建筑物外部數據網絡或電話線路相連接。 整理pp

12、t422 辦公自動化系統與通信網絡系統的關系辦公自動化系統與通信網絡系統的關系 通信網絡系統在智能建筑中提供各智能化子系統之間的數據、語音、圖像通信的高速網絡和多樣化的通信方式，在智能建筑中起著“中樞神經”的作用。該系統的功能，實質上是為建筑設備自動化系統和辦公自動化系統提供通信網絡和通信服務，以便在整體上使智能建筑進行高效、快捷的商業活動，以提高物業管理和辦公自動化的效率。 整理ppt423 辦公自動化系統與辦公自動化系統與BMS的關系的關系 建筑設備管理系統(BMS)的主要功能，是對建筑物內的設備實行實時監控和管理。建筑設備管理系統除了具有監控信號處理和快速響應兩大特點之外，更主要的特點體現在參數的統計、匯總、整理和圖像處理等具有辦公自動化特征的能力方面，因而，建筑設備管理系統的設備管理功能是智能建筑中辦公自動化系統的重要組成部分。 整理ppt424 辦公自動化系統與辦公自動化系統與IBMS的關系的關系 建筑物綜合管理系統(IBMS)是一個智能化的綜合管理系統，該系統能夠將收集到的有關建筑物內資料，分析整理成具有高附加值的信息，運用