1、北京秀潔新興建材有限公司用友ERP系統存貨核算崗位 操作手冊手冊名稱：存貨核算操作手冊適用部門：倉庫、財務部編寫人員：版本號1.0編寫日期2010年7月1日對口支持業務業務問題、操作問題業務問題、操作問題業務問題、操作問題業務問題技術財 務 部軟件問題、錯誤提示計 算 機 網絡、硬件、系統故障 目 錄一、部門職責：3二、部門崗位劃分：3三、系統業務處理流程：3四、部門日常業務系統處理：41、存貨核算系統設置：42、存貨核算業務日常處理：54、月末結賬：11一、部門職責：倉管記賬的日常工作在ERP系統處理中主要工作有：1、 在庫存管理模塊進行日常銷售出庫、其他出庫的單據錄入工作。2、 在庫存管理

2、模塊進行日常采購入庫、其他入庫的單據錄入工作。3、 對單據錄入的正確性進行負責。4、 進行庫存管理模塊的結賬工作。財務部門：1、 核對庫存單據的正確性。2、 進行采購結算、暫估處理核算采購入庫的成本。3、 進行成本核算計算銷售成本。4、 編制各種材料的出入庫業務憑證。5、 各倉管的登賬和期末處理工作。6、 存貨核算模塊的月底結賬工作。二、部門崗位劃分：倉管員：根據庫存商品日常出入庫業務在庫存管理模塊進行單據錄入。成本會計：對倉管傳遞過來得單據，核算產銷售出庫等單據核算成本，進行登記存貨總賬、存貨明細賬，進行制單，傳遞到總賬會計進行科目賬登記。三、系統業務處理流程：1、 倉管人員在庫存管理模塊錄

3、入各種日常出入庫單據。2、 成本核算會計對采購入庫單進行記賬，核算入庫成本；如果沒有來發票進行采購結算的采購入庫單需要進行暫估處理，以便對銷售出庫提供比較準確的成本。3、 進行倉庫的期末處理、制單工作。四、部門日常業務系統處理：1、存貨核算系統設置：² 1）存貨科目設置：n 存貨對應科目：操作路徑：【存貨核算】【初始設置】【存貨科目】 例：倉庫編碼倉庫名稱存貨分類編碼存貨分類名稱存貨科目編碼存貨科目名稱01材料庫121101原材料庫02半成品庫1241自制半成品03產成品庫1124301產成品庫04工具庫4低值易耗品1231低值易耗品注意：每類物資按照會計核算要求對應一個會計核算科目

4、。對于現在的設定已經如果以后是增加大類下的具體檔案則不必進行修改增加；如果增加了一級存貨大類需要在此進行維護，以便在制單時能自動帶出會計科目。n 對方科目設置：操作路徑：【存貨核算】【初始設置】【對方科目】此功能用于設置本系統中生成憑證所需要的存貨對方科目（即收發類別）所對應的會計科目，因此用戶在制單之前應先在此模塊中將存貨對方科目設置正確、完整，否則無法生成科目完整的憑證。 (例如：下表為對方科目部分設置) 收發類別名稱部門名稱對方科目編碼對方科目名稱暫估科目編碼暫估科目名稱半成品入庫41010101直接材料領料出庫生成車間41010106未指定成本對象材料領料出庫總裝車間41010106未

5、指定成本對象材料盤盈入庫191101待處理流動資產損溢盤虧出庫191101待處理流動資產損溢生產損耗41010106未指定成本對象材料產品入庫41010101直接材料銷售退庫5401主營業務成本材料銷售出庫5405其他業務支出產品銷售出庫5401主營業務成本2、存貨核算業務日常處理：主體流程：正常單據記賬- >生成憑證² 日常業務：n 其他單據Ø 對于產成品入庫單的單價是根據手工記算的成本在產成品成本分配中統一錄入。Ø 對于材料出庫單、銷售出庫單、其他出庫單是存貨核算模塊根據記價方法進行計算得出的，也不必手工錄入。n 調整單出入庫單據記賬后，發現單據金額錯誤

6、，如果是錄入錯誤，通常采用修改方式進行調整。但有時遇到由于暫估入庫后發生零出庫業務等原因所造成的出庫成本不準確或庫存數量為零而仍有庫存金額的情況時，只能使用入庫調整單或出庫調整單進行調整。Ø 入庫調整單：入庫調整單是對存貨的入庫成本進行調整的單據，它只調整存貨的金額，不調整存貨的數量；它用來調整當月的入庫金額，并相應調整存貨的結存金額；可針對單據進行調整，也可針對存貨進行調整。【操作流程】ü 用鼠標單擊【日常業務】，選擇【調整單據】中的【入庫調整單】，進入單據卡片。進入入庫調整單，系統自動新增一張空白的入庫調整單，顯示錄入狀態。ü 輸入單據頭的各項內容，參見【表頭

7、欄目說明】；用鼠標單擊工具條上的增行按鈕或使用快捷鍵Ctrl+I，系統自動在單據體新增一條空白記錄，輸入單據體的各項內容，存貨：存貨必須輸入。ü 被調整單據號：可輸可不輸；如果用戶想針對某一單據的存貨調整金額，應輸入對應的單據號，如果不輸入單據號，則直接調整存貨，即在明細賬中記錄一筆只有金額沒有數量的記錄；如果輸入的單據號在本月單據中未找到，則所輸的被調整單據號無效，系統自動清空，并按調整存貨方式記賬。個別計價方式核算的存貨，不能輸入被調整單號，即不能對入庫單的成本進行調整。ü 金額：必須輸入，金額可為正數，也可為負數；不允許為零。ü 如入庫調整單填制完畢，發現有

8、錯，可直接進行修改。ü 如果入庫調整單中有填寫了對應單據號的記錄，系統只顯示記賬按鈕，用戶直接記賬。ü 如果入庫調整單中沒有填寫對應單據號的記錄，則用戶可將單據保存記賬，也可在【單據記賬】處進行記賬。ü 用戶若在單據卡片選項選擇“是否調整對應出庫單”為是，則在入庫調整單記賬時，則將調整金額加到對應出庫單上。Ø 出庫調整單：出庫調整單是對存貨的出庫成本進行調整的單據，它只調整存貨的金額，不調整存貨的數量；它用來調整當月的出庫金額，并相應調整存貨的結存金額；只能針對存貨進行調整，不能針對單據進行調整。【操作流程】ü 用鼠標單擊【日常業務】，選擇【調

9、整單據】中的【出庫調整單】，進入單據卡片。在新增出庫調整單時，點擊其他則代表該出庫調整單的屬性為其他屬性；點擊銷售則代表該出庫調整單的屬性為銷售屬性的出庫調整單。ü 進入出庫調整單，系統自動新增一張空白的出庫調整單，顯示錄入狀態。ü 輸入單據頭的各項內容。用鼠標單擊工具條上的增行按鈕或使用快捷鍵Ctrl+I，系統自動在單據體新增一條空白記錄，輸入單據體的各項內容。ü 如出庫調整單填制完畢，發現有錯，可直接進行修改。保存后，點擊記賬按鈕，用戶可以直接記賬。ü 用戶也可將單據保存，然后在【單據記賬】處進行記賬。² 業務核算：存貨系統的業務核算主要功

10、能是對單據進行出入庫成本的計算、結算成本的處理、產成品成本的分配、期末處理。1 正常單據記賬：按實際成本核算的入庫成本核算、出庫成本核算?！静僮鞑襟E】ü 用鼠標單擊【業務核算】-【正常單據記賬】進入此功能。ü 輸入查詢條件并確認。（倉庫、單據類型、日期過濾或收發日期）ü 屏幕顯示"未記賬單據一覽表"界面，用戶在所要記賬的單據前選擇打勾或在工具欄單擊全選，再單擊記賬，系統自動記賬。n 恢復記賬：恢復記賬用于將用戶已登記明細賬的單據恢復到未記賬狀態?！静僮鞑襟E】ü 用鼠標單擊【業務核算】菜單，并單擊【恢復單據記賬】進入此功能。ü

11、 用戶根據需要輸入“倉庫”、“單據類型”“恢復記賬的日期”等查詢條件，單擊“確認”銨鈕。ü 屏幕顯示“取消單據記賬”界面，用戶在所要記賬的單據前打勾選擇或在工具欄單擊“全選”，再單擊“恢復”，系統自動取消記賬。ü 提示：如在取消記賬前想查詢詳細單據明細可點擊“詳細”，列示單據的詳細信息。ü 對于全月平均、計劃價/售價、個別計價核算的方式下，可選擇一張單據進行恢復。ü 對于移動平均、先進先出、后進先出核算的方式下，由于核算方式與記賬單據的先后順序有關，因此不能單獨恢復中間的某張單據，應按記賬順序從后向前恢復。n 暫估業務：Ø 暫估入庫成本錄入：對

12、于沒有成本的采購入庫單，在這里進行暫估成本成批錄入。對于沒有成本的采購入庫單，在這里進行暫估成本成批錄入。 【操作流程】ü 點擊【業務核算】菜單，并單擊【暫估成本錄入】進入此功能。ü 錄入查詢條件后，單擊確認進入采購入庫單成本成批錄入界面，系統顯示滿足條件的采購入庫單。ü 單擊右上角下拉框選擇成本單價，系統提供計劃成本、參考成本、上次入庫成本、上次出庫成本、結存成本供選擇。ü 單擊錄入按鈕，系統自動按所選成本進行錄入，可以修改單價和金額，單擊保存按鈕即可。注意：ü 錄入暫估成本時，如果存貨、供應商、客戶檔案已錄入停用日期，則不能再顯示

13、此存貨、供應商、客戶的記錄信息，不允許再做任何業務處理。Ø 結算成本處理：實施方案采用單到回沖是指報銷處理時，系統自動生成紅字回沖單，并生成采購報銷入庫單。 采購部門進行正常業務處理，如果出現結算以前會計月份入庫單情況，需要進行結算成本處理進行單據回沖。ü 用鼠標單擊【業務核算】菜單，并單擊【結算成本處理】進入此功能。ü 輸入暫估處理查詢條件，可選擇顯示未全部結算完的單據，輸入后，點擊確認按鈕，進入暫估結算表。ü 選擇需進行暫估入庫成本處理的記錄，可按全選按鈕，選擇完畢按暫估按鈕進行成本處理。n 產成品成本分配：ü 可隨時對產成品入庫單提供批量

14、分配成本。ü 可從"成本核算系統"取得成本，填入入庫單，同時提供清除已分配的數據功能?！静僮鞑襟E】ü 用鼠標單擊【業務核算】菜單，并單擊【產成品成本分配表】進入此功能。ü 選擇查詢按鈕，進入查詢界面。ü 輸入查詢條件并確認返回，表中將顯示符合條件的存貨。ü 輸入需要分配的總成本，或通過全取、取價按鈕從成本核算系統取產成品的成本。ü 選擇進行分配按鈕，把成本分配到產成品的入庫單據上。ü 用戶若需要清除已分配的成本數據，則可以在產成品成本表中點擊恢復按鈕，即可清除已分配的數據。2 財務核算：系統在進行出入庫核

15、算后，下一步就要生成記賬憑證。關于憑證的生成、修改、查詢操作在此完成。存貨核算管理系統生成的記賬憑證自動會傳遞到總賬系統，實現財務和業務的一體化操作?！静僮髁鞒獭?#252; 用鼠標單擊【財務核算】菜單，并單擊【生成憑證】進入，屏幕顯示"生成憑證"界面，選擇所需生成的"憑證類別"，單擊工具欄"選擇"銨鈕，在"查詢條件"中用戶根據需要選擇需生成憑證的單據類別，可單選，可復選，以及輸入相應條件，單擊確認。ü 選擇要生成憑證的記錄，單擊生成按鈕或合成按鈕。ü 顯示所生成的憑證，用戶可修改憑證類別、憑證

16、摘要、借方科目、貸方科目、金額，可以增加或刪除借貸方記錄，但應保證借貸方金額相平，并等于所選記錄的金額。ü 生成完憑證，選擇確認按鈕保存此憑證。產成品入庫：借：產成品-XX產品 自制半成品貸：生產成本成本結轉-XX車間 材料出庫：借：生產成本直接材料 自制半成品 制造費用機物料消耗 貸：原材料 自制半成品 銷售出庫： 借：產品銷售成本 貸：產成品采購入庫： （報銷）借：原材料 貸：物資采購 （暫估）借：原材料 貸：應付暫估款 借：原材料 貸：應付暫估款 借：原材料 貸：物資采購調撥單：（可以合并制單、減少中間環節） 委外 借：委外加工物資 貸：自制半成品 借出 借：借出物資 貸：原材料 借入 借：原材料 貸：借出物資采購管理庫存管理固定資產工資管理應付賬款總 賬存貨核算銷售管理應收賬款成本核算4、月末結賬：n 期末處理：當日常業務全部完成后，對已完成日常業務的倉庫/部門/存貨做處理標志。ü 用鼠標單擊【業務核算】菜單，并單擊【期末處理】進入此功能。ü 選擇要處理的倉庫、部門或存貨，系統自動顯示應期末處理的會計月份。ü 如果要對期末處理后結存數量為零結存金額不為零的存貨，自動生成出庫調整單，則可以選擇“結存數量為零金額不為零自動生成出庫調整單”選項，選擇該選項，期末處理后則顯示零數量/成本一覽表ü 選擇確認按鈕，即可對