1、檔案管理辦法（試 行）第一章 總則第一條 為了加強公司檔案的管理工作，充分發揮檔案在基礎設施建設項目管理中的作用，根據中華人民共和國檔案法、建設工程質量管理條例、重大建設項目檔案驗收辦法和建設工程文件歸檔規范GBT 50328-2014，結合公司實際情況，制定本辦法。 第二條 本辦法所稱檔案是指各部門在各項工作活動中直接形成的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料。第三條 公司檔案資料實行集中統一管理，其他任何部門和個人不得以任何理由分散保管，據為己有；不得以任何借口拒絕歸檔。第二章 部門檔案職責第四條 各相關部門檔案職責范圍：一、辦公室檔案室負責制定與檔案有

2、關的各項規章制度；負責檔案的接收、整理、保管、提供利用等工作；負責按要求向長沙城建檔案館移交各項目的業主檔案；迎接上級單位和部門檢查；督促檢查施工、監理資料的收集、編制情況，指導施工、監理檔案的移交歸檔；負責聲像拍攝的對接工作，督促聲像檔案委托單位按要求向長沙市城建檔案館移交相關聲像檔案。各項目負責人應至少提前一天通知聲像檔案負責人進行聲像檔案的拍攝，清單如下：1、開工拆遷前原址原貌；2、工程立項、方案設計等前期活動（含工可評審會、初步設計評審會等）；3、其他重要的聲像拍攝事宜。 二、工程部負責從項目前期咨詢、勘察、設計及開工前準備工作到（施工許可證）項目驗收和移交之間所有資料的辦理并向檔案室

3、移交；負責施工過程中配合督促檢查施工、監理資料的編制、收集、整理；負責收集、移交本部門所有對外簽訂協議、合同及其他相關資料；合同責任人應在合同中對工程文件的套數、費用、質量要求、移交時間等提出明確要求，并在合同簽訂之前就套數、電子文件是否納入成果范圍等問題與檔案室負責人商議確定；各項目負責人應至少提前一天通知關于聲像檔案的拍攝，清單如下：1、拆遷后面貌；2、重要的招商、簽約儀式；3、第一次工地例會；4、工程奠基、開工儀式；5、初步設計審查會、設計交底會議、總體施工組織設計評審會、較大及重大設計變更會議；6、施工中采用的新技術、新材料和新設備；7、工程中重要的試驗、檢測、隱蔽工程驗收、重大工序節

4、點等重要工序；8、綠化、亮化、交通設施等；9、工程中重要會議、重大事宜；10、工程重大事故；11、黨和國家、省市領導視察工程活動；12、竣工驗收會（竣工預驗收會）、竣工后工程面貌；13、其他重要的聲像拍攝事宜。其中設計交底會議、竣工預驗收會、竣工驗收會需要邀請長沙市城建檔案館參加。3、 開發部負責公司土地及經營性資產資源的資料收集和移交工作；負責公司土地招商及出讓、房地產項目資料的收集、移交工作；負責收集、移交火車北站片區棚改項目的立項、征收及片區道路征收的資料；負責辦理用地規劃藍線、調查紅線、國土紅線、工程規劃許可證（副本）之間所有前期資料及其他相關資料并向檔案室移交；四、拆遷部負責拆遷資料

5、的收集、整理及向檔案室移交工作。五、辦公室負責上級及本公司文件材料的收集、歸檔，辦公室資料由辦公室專人負責收集、整理、除近兩年資料存在辦公室備查，其他按年份和內容整理歸檔后移交檔案室。六、財務部負責財務文件的收集、自行歸檔；在辦理需要移交資料及電子文件的單項合同最后一次支付前和施工、監理單位結算付款前，需一同嚴格把關，看到檔案室已簽字確認資料及電子光盤已完整移交方可同意付款。七、其他無需向辦公室檔案室移交資料的部門應根據實際情況自行收集、整理、歸檔。第五條 各部門及項目部委派一名兼職資料員，負責相關資料的收集、整理、移交工作。資料移交至檔案室時，移交人應填寫移交文件資料登記表，接收人應簽字。第

6、三章 資料歸檔第六條 歸檔內容：一、工程部需辦理、移交資料清單： （一）建設項目前期文件1、立項批復或項目核準批復；2、可行性研究報告、可研評估報告及電子光盤、批復； 3、項目申請報告文本及電子光盤（省級審批權限的需要）；4、現狀地形測量、管線測量、中線測量、縱橫斷面測量、控制點測量、基礎調查資料等測量成果資料及電子光盤；5、專項評估報告及電子光盤、批復，如水土保持方案、環境評價報告、節能報告（備案表）、地震評估報告、未壓覆礦產證明、防洪評價報告、防洪補救措施設計報告、通航論證、地災危險性評估報告及批復、人防、消防等，因各項目專項評估類別有差異，負責人員應根據項目具體情況辦理及移交；6、有關的

7、會議紀要、領導批示；7、巖土工程、水文地質勘察設計報告；8、初步設計圖紙及批復、概算報告及電子光盤；9、初步設計咨詢報告及電子光盤；10、初步設計審查會議紀要，初步設計專家評審意見；11、每一頁加蓋施工圖審查章和設計單位章的施工圖紙及電子光盤；12、施工圖審查備案表、施工圖審查報告3份原件（質監站備案1份、檔案館歸檔1份、我司留存1份）；13、勘察、咨詢、設計等工程部負責簽訂的合同、協議；14、其他設計相關資料。（二）建設施工文件1、施工、監理備案合同及備案表；2、施工許可證（正本）；3、設計變更圖紙、變更令、現場簽證及往來文件；4、竣工測量成果及電子光盤；6、工程規劃許可證（正本）；7、竣工

8、驗收合格證；8、施工監控報告、施工監控試驗報告、施工監控實施方案及電子光盤；9、竣工環保驗收意見批復及電子光盤；10、突發環境事件應急預案備案登記表、成果、電子光盤；11、法定代表人授權委托書；12、業主、施工、監理、勘察、設計單位的五方責任主體終身責任制承諾書（請各項目負責人下發至各單位備案前存2份至檔案室）；13、技術交底會議紀要（需業主、施工、監理、設計、勘察五方簽字蓋章，可委托監理單位負責，并向檔案室移交）；14、建設工程開工報告電子版；15、總體施工組織設計、施工方案及電子版；16、竣工驗收備案表、竣工驗收證書；17、其他相關資料。（三）建設項目投資合約文件1、施工、監理、勘察、設計

9、等所有與公開招標、政府采購、邀標等有關的中標通知書、招標文件、投標文件、工程量清單、評標文件、招標資料、審批的原始資料、招投標資料電子版等；2、施工、監理、勘察、設計等除開發部、拆遷部責任外的所有對外簽訂協議、合同；3、招標控制價編制、審核報告及電子光盤、審查結果;4、概算審批備案表、概算審核報告（市造價站審核最終版）；5、工程預算、結算等資料；6、其他財評、審計局的審批文件。二、開發部需辦理、移交資料清單：（一）土地及經營性資源資料1、公司土地資產臺賬相關資料；2、土地政策相關文件；3、經營性資產資源相關資料；4、其他土地及經營性資產管理相關資料。（二）土地開發資料1、公司土地招商及出讓的相

10、關往來文函；2、公司土地招商及出讓相關向上級的請示及批復；3、公司土地招商及出讓會議紀要及會議記錄；4、房地產項目開發相關資料；5、其他土地開發相關資料。（三）片區征收資料1、片區棚改項目的立項批復；2、土地征收及片區道路征收相關往來文函；3、土地征收及片區道路征收相關向上級的請示及批復；4、土地征收及片區道路征收會議紀要及會議記錄；5、除拆遷部負責的其他北站片區的土地征收及片區道路征收相關合同；6、其他火車北站征收相關資料。 （四）建設報建資料1、數化地形圖、規劃依據圖；2、設計規劃要點；3、規劃調整報告；4、定點藍線圖、規劃選址意見書；5、地籍測繪成果、地籍調查成果；6、用地預審意見；7、

11、調查紅線圖；8、使用林地審核同意書（涉及占用林地）；9、國有土地使用證（道路、橋梁無國土證），國有土地劃撥決定書；10、農用地省廳批準單，勘測定界圖（省廳蓋章）；11、用地批準單、用地批準書（劃撥地）；12、出讓合同（出讓地）；13、正式紅線圖；14、報建圖（涉及竣工驗收合格證的辦理非常重要）；15、用地規劃許可證、審批單及其附件；16、工程規劃放線；17、工程規劃許可證（副本）及審批單；18、其他報建相關資料。三、拆遷部需辦理和移交資料清單： 1、拆遷相關往來文函； 2、拆遷相關向上級的請示及批復； 3、拆遷會議紀要及會議記錄； 4、本部門負責的其他拆遷相關合同； 5、由我司提供拆遷資金的項

12、目，提供拆遷相關估算、概算、結算資料； 6、其他拆遷相關資料。四、辦公室資料由辦公室專人負責收集、整理、按年份歸檔至檔案室。 （一）上級機關文件材料 1、上級機關頒發的各類文件材料； 2、上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊資料； 3、代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。 （二）文件材料 1、頒發的各類文件材料； 2、公司重要活動、培訓，具有保存價值的照片、錄像等資料； 3、發文形成的紙質版及電子版資料； 4、來文、來函等各類文件材料，形成收文資料； 5、辦公室其他資料。6、 財務資料由財務部專人負責收

13、集、整理、自行歸檔。 1、財務決算報告及附件；2、工程款支付資料；3、其他財務資料。7、 辦公室檔案室由專人負責檔案的接收、整理、保管、提供利用和歸檔工作。 （一）各部門按本辦法要求移交相關資料后，檔案室由專人負責資料的接收、整理、保管和提供利用工作。 （二）檔案室由專人負責按要求收集、整理出需移交資料，在工程結算后移交至長沙市城建檔案館；檔案室由專人負責收集、整理出完整的各項目業主自存資料并歸檔至檔案室。（3） 檢查督促施工、監理單位將一套完整合格的施工、監理檔案移交至市城建檔案館。（四）檢查督促施工、監理單位將一套臺賬完整，編好頁碼，用牛皮紙檔案盒盒裝并打印背脊的完整檔案移交至檔案室存檔。

14、 第七條 歸檔文件質量要求： 一、建立完整的與資料同步的電子及紙質臺賬；二、歸檔的文件材料必須是原件(定稿)，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻率高的文件材料根據需要可若干份歸檔，除附件外，檔案室原則上不接收復印件；三、歸檔的文件材料內容必須真實、準確，并與工程實際相符合；歸檔的文件材料要保證字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備；歸檔的文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔，工程照片要求圖像清晰，對同一拍攝對象有不同角度（階段）的照片。內容包括照片題名、拍攝時間、拍攝地點、攝影者；四、歸檔時間和套數：各部門相關人員在接收資料后

15、五個工作日內應辦理檔案移交手續，移交的檔案應不少于兩套原件；五、合同規定的電子文件必須同紙質文件一并歸檔，如有批復，一整套進行存檔；六、相關部門在辦理有關付款手續時，合同中規定相關資料及電子檔需存檔的，簽呈經檔案室簽字確認已存檔方可付款；七、歸檔的文件材料，必須采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙、傳真紙等；八、根據不同項目的具體情況移交資料。本制度中體現了但實際未工作和形成資料的無需移交，制度中未體現但實際工作并形成資料的需移交。九、施工主體及電力、綠化等附屬工程結算付款前、監理單位結算付款前務必經由檔案室確認所有檔

16、案已按照規定移交至長沙市城建檔案館以及我司檔案室，并由檔案室簽字確認后方可付款。第四章 檔案借閱有關規定第八條 檔案、資料主要供本單位職工和有關人員在工作中查閱使用。第九條 查閱資料須首先填寫資料借閱歸還登記表，查閱檔案須首先填寫檔案借閱及利用效果登記表，未履行借閱登記手續者，檔案室可拒絕提供資料、檔案；資料及檔案完好歸還后，接收人應在原借閱記錄上填寫歸還時間并簽字確認。第十條 查閱檔案應在檔案室，因特殊情況需要借出時，須經分管領導人批準，辦理好借閱手續，方可出借；檔案、資料的借出時間不得超過七天；確需繼續借閱，應辦理書面續借手續。第十一條 查閱時禁止吸煙，要愛護檔案、資料，嚴禁在檔案資料上劃

17、線、打勾、作記號、折角；嚴禁涂改和拆撕檔案、資料。違者，按情節輕重追究責任。第十二條 外單位人員查閱檔案，必須持有單位介紹信（注明身份、查閱內容和用途），并經分管領導批準，才可查閱。閱檔后，介紹信留本室備查。珍貴的實物檔案、重要的照片、錄像等檔案一律不借出。 第十三條 查閱檔案者有義務將利用效果反饋檔案室。以利總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。 第十四條 凡借出紅線圖及其他保密檔案，必須經主管領導書面批準方能借出，如無書面批準，檔案室可拒絕提供資料、檔案。第五章 檔案鑒定銷毀有關規定第十五條 根據國家檔案法、城鄉建設檔案保管期限暫行規定，將我公司檔案按照歷史價值和現實利用價值，科學地

18、劃分其不同的保管期限，把超過期限確無需保存的檔案材料，經過鑒定和批準，予以銷毀。第十六條 檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。 第十七條 檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準嚴格進行鑒定。檔案的鑒定工作，由主管領導負責，檔案管理部門牽頭，有關部門兼職檔案員組成，按規定進行。第十八條 經過鑒定確需銷毀的檔案，必須由檔案管理人員出具銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。第十九條 檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。經分管負責人批準簽字和參加鑒定人員簽字蓋章后，及時送造紙廠或廢棄資料處理廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒

19、銷人要在銷毀清冊上寫明銷毀時間并簽字。第二十條 檔案的銷毀，必須在相應的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明“已銷毀”。檔案銷毀清冊、檔案銷毀目錄、銷毀報告等有關文件材料應歸檔保管。第二十一條 任何部門未經鑒定，無權進行檔案文件材料的銷毀，對不按規定辦理鑒定銷毀的部門，將進行嚴肅的處罰。第六章 責任第二十二條 對國家規定的應當立卷歸檔的材料，除公司留存一套原件外，必須按照規定，定期向檔案機構移交，集中管理，任何個人不得據為已有。 第二十三條 國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。第二十四條 保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規的規定辦理。第二十五條 鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案。第二十六條 禁止出賣屬于國家所有的檔案。國有企業事業單位資產轉讓時，轉讓有關檔案的具體辦法由國家檔案行政管理部門制定。檔案復制文件的交換、轉讓和出賣，按照國家規定辦理。第二十七條 有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的