1、某機械公司報銷管理制度第一章 總則第一條 為了加強公司的財務管理工作，統一各部門的報銷程序及規定，提高財 務管理水平，結合公司的具體情況，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司所有員工。第二章 日常費用報銷及程序第三條 日常費用主要包括業務招待費、差旅費、辦公用品費、郵政電訊費、交 通費、培訓費、其它日常費用 .在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上 不得超出預算。第四條 費用報銷一般程序1、報銷人整理報銷單據、資料并填寫對應費用報銷單。（ 1） 報銷人必須提供相應的合法票據 .發票必須有收款單位蓋章， 分接待地點 按面額從小到大的順序排列， 用粘貼單粘貼整齊， 若某些場所確實不能開具發票

2、 則需說明情況 ,附上該場所收據并用同類同額發票補足。（2）填寫報銷單應嚴格按單據要求項目認真 填 寫，注明附件張數；金額大小 寫須完全一致（不得涂改） ;簡述費用內容或事由。（ 3） 其它有關報銷事宜的相關資料。2、部門經理審核簽字 .3、財務會計進行復核。4、交費用審批權限的責任人批準 .5、出納人員根據完整單據和審批完備的報銷憑證付 款.第五條 業務招待費指各部門因業務需要而進行公關、接待所開支的必要費用 包括招待用餐、贈送禮品和娛樂活動開支等。1、由于工作需要必須進行業務招待，接待人員必須事先填寫業務應酬費申 請表申請招待費用，寫明招待事由、招待人數、 陪同人員 、費用預算，經批準 后

3、，方可進行接待工作。2、招待費用的報銷，嚴格按照公司招待費用報銷程序 、 報銷標準執行，超出 部分不予報銷。3、外工地安裝過程中 的招待費用：（ 1）宴請費用根據相關制度的規定 ,所有發生的招待費用都要在招待費用清單上 登記，超過金額部分必須進行申報， 發生的招待費用原則上應有正式發票， 如確 實無法取得發票，也應提供收據，每次招待后填寫外工地安裝招待費報支清單 , 報銷時同時應提供每次招待人數、 職級、原因等招待費用清單及 外工地安裝各 項費用申請表報財務部審核后報銷。（2）需要購買禮品時，項目經理必須事前填寫外工地安裝各項費用申請表 或禮品采購申請單 后向項目部負責人申請， 在申請表上說明

4、原因， 注明金額、 交際對象、人數等，待批準后方可實施。 項目經理回公司報支時， 附經批準的外 工地安裝各項費用申請表 及外工地安裝交際費用報支清單 、禮品采購申請 單進行審核報銷 .如果沒有事先的申報，公司將不給予審核報支。第六條 差旅費指各部門日常業務中出差所發生的長途交通費、住宿費、伙食費 定額補助、市內交通定額補助以及境外出差定額補助等 .1、擬出差人員首先填寫出差申請表 ，詳細注明出差地點、目的、行程安排、 交通工具及預計差旅費用項目等 ,出差申請單由部門經理批準后，根據費用支付 授權審批權限進行審批。2. 借支差旅費：出差人員將審批過的出差申請表交財務部 ,按借款管理規定 辦理借款

5、手續，出納按規定支付所借款項。3. 出差人員持審批過的出差申請復印件，到行政管理部訂票（原則上費用超過2000 元一律用支票支付，特殊情況不能用支票的，需事先書面說明情況 ,經審批 人簽字后報財務備案 ）。4、出差人員應在回公司后七個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費用標準填寫 差旅費報銷單 .（ 1）實際出差天數的計算以所乘交通工具出發時間到返 回時間為準 ,12 ：00 以 后出發（或 12 ：00 以前到達）以半天計， 12：00 以前出發（或 12:00 以后到 達）以一天計。（2）住宿費、交通費報銷時必須提供發票，如住宿費還需附有旅館蓋章的結算 清單 ,限額標準內據實報銷 ；超出標準部

6、分由員工自行承擔。（3）伙食補貼實行包干制，依據實際出差天數結算，原則上采用額度內據實報銷 形式，特殊情況無相關票據時可按標準領取補貼。（4）部門 之間聯合出差應該按部門分開報銷，如果不能分開 ,必須列清各部門的 費用，并由各相關部門出差人和負責人簽字確認 .（ 5）每次出差發生的費用只能一次報銷 ,不能分次報銷。員工出差期間發生的業 務應酬費應另行張貼費用報銷單，并與差旅費同時報銷。（ 6）出差時由對方接待單位提供餐飲、 住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。 （ 7）如有借款 ,必須寫明借款金額以及超支補差或應交余款金額。 （8）對長期駐外人員、項目現場安裝作業人員的差旅費用標準按照公司相關

7、外 派人員管理辦法執行 :A 原則上工人上下班以自行 乘坐公交車為主，無公交車的以包車接送的也應 有包車合同。項目經理在簽包車合同時應事先填寫 外工地安裝各項費用申請表 后向項目部負責人請示，內容包括接送價格 /每次，人員、車牌、保險等，經同 意后方可包車 ,回公司報銷時應提供包車合同及租用日期、車票及外工地安裝 交通費報支清單。B 租住旅館的工人住宿標準每人不超過 40 元/天 ,并由居住班組在住宿費報支 清單上簽字確認，項目經理住宿標準為 60 80 元/天.旅館發票至少附有旅館蓋 章的住宿結算清單 ,租民房居住的要填寫外工地安裝各項費用申請表 ，經項目 部負責人批準同意后與房主簽訂租住合

8、同， 報支時旅館發票貼于差旅報支單后并 附外工地安裝住宿費用報支清單 。租民房費 用 報支時憑租住合同、租房收據 及外工地安裝住宿費報支清單 ；對于超過旅館住宿標準的，項目經理應事先 填寫外工地安裝各項費用申請表 ，經項目部負責人批準后住宿。回公司報支 時如無批準同意的申請表，超過部分由個人自理。（9）新招聘的外地專業人員 （非應屆畢業生）報到時的單程路費（以硬臥費用標 準為限，人力資源部批準的特聘人員除外 ）及行李托運費（按每人 XX 公斤）予 以定額報銷，其他費用不予報銷 .6 、 國內差旅費報銷標準一覽表單位：元 /人、天出差人員類別出差地點住宿費用標準伙食補貼市內交通費標準長途交通憑票

9、報銷普通員工一類地區可乘坐 汽車、普 通火車 硬座或 硬臥、動 車二等 座或硬 臥二類地區市外周邊地區當日往返無錫市范圍內中層所有地區可乘坐飛機其他高層一類地區二類地區高層人員所有地區實報實銷（1） 一類地區：北京、上海、深圳三個城市；二類地區：其它城市和地區;市外周邊地區：距無錫50公里以內的地區，出差天數計算方法：出發當天和返回 當天都計算在內，但住宿費按實際住宿天數計算（2）高層人員：公司總經理；其他高層：公司總經理以外聘用并任命高層。（3）長途交通費包括往返外地的長途汽車費、火車費、機票費 ，以及往返機場 與出差地或公司辦公地的汽車費，實報實銷。高鐵、動車票除高層人員以外僅報 銷二等座

10、位票。（4）飛機乘坐標準：中層以下人員因特殊情況乘坐飛機的，須經公司總經理書 面批準,否則按乘機費用總額的60%報銷;特定情況下除外，如坐飛機比其它交通 工具更經濟時。飛機乘坐標準：公司總經理可乘坐商務艙，其他人員限乘經濟艙， 特殊情況乘坐商務艙由公司總經理批準。（5）住宿費在標準限額內憑住宿發票報銷，按實際住宿天數計算，超出部分不予報銷。對于多人一同出差，提倡同性合住，中層（含）以下人員多人（同性） 一同出差，原則上應安排二人間或三人間住宿，且每人住宿費開支標準比單人住 宿標準相應降30%。7、國外差旅費開支一覽表出差地占出國人員級別住宿費憑票報銷出差定額補助適用地區一類地區普通職員、中層英

11、國、巴黎、彼得 堡、莫斯科、東京、 大阪、迪拜（其中 歐元標準適用歐盟其他高層人員二類地區普通職 員、中層國家）其他國家和地區（其中歐元標準適用歐盟國家）其他高層人員三類地區普通職 員、中層泰國、馬來西亞、柬埔寨、越南、緬甸、印尼其他高層人員四類地區普通職 員、中層香港澳門地區其他高層人員所有地區高層人員憑票報銷憑票報銷（1）出差歐盟國家（上列1 2類地區），住宿標準及出差補助按歐元標準 計算，非歐盟國家，住宿標準及出差補助按美兀標準結算（2） 公司派往境外學習和培訓并統一安排住宿者，每人按人民幣xx元/天 標準給予出差定額補助。（3）受境外客商邀請出國，已由邀請方承擔（支付）費用的、屬于由國

12、家、省、市外事外貿部門組團赴國外參觀和貿易洽談和受組織單位邀請派 往境外參加屬于旅游性質的觀光考察的出國行為，不適用上述標準。（ 4） 境外出差借款報銷必須折算成相應人民幣金額，外幣折算匯率以實際 兌換匯率為準 ,經辦人需提供相應的外幣兌換憑據 .若無憑據證明，折算 匯率以業務發生的當月 1 號中國銀行外幣賣出價為準。第七條 交通費指部門因日常業務需要在市內發生的交通費用。1、員工因公需要用車可根據公司相關規定申請公司派車，在沒有車的情況下 經行政部車輛管理人員同意后可以乘坐出租車； 市內因公 外出的出租車、 公交車 費用應根據實際發生并取得的 相應車票 據實報銷 .2、公車出差發生的過路過橋

13、費報銷時 ,需注明往返時間及地點。第八條 郵政電訊費指公司或公司各部門因日常業務運作需要安裝、使用、修理 電話、傳真、互聯網、郵寄、快遞等支出的一切費用。1、為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即 依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準。2、固定電話費、傳真費、互聯網費用：公司為員工提供工作必須的固定電話、 傳真、互聯網 ,并由公司統一支付費用。不鼓勵員工在上班期間打私人電話。3、郵寄、快遞的收、發 ，由行政管理部統一管理。（1）各部門將需要郵寄、快遞的信件、物品放到行政管理部指定地點,并在發送登記薄上登記、簽字，明確郵寄地址、姓名、事由等相關信

14、息。（2）門衛統一接收郵寄、快遞至公司的信件、物品等，做好相應的登記后，通 知各部門相關人員領取，并讓領取人簽字確認。4、除移動電話費外，其它所有的郵政電訊費用由行政管理部統一報銷支付,行政管理部每月制作郵政電訊費用統計表交財務部， 統計表必須將 實際發生的 費用按 部門進行分攤。第九條 辦公用品的計劃、預算報批、領用 ，見公司辦公用品管理制度 ，并由 供應部根據采購預算計劃 到財務部報銷。第十條 培訓費、其它日常費用的報銷1、培訓費由公司人力資源部統一管理，具體見公司培訓管理制度 。2、其它日常費用的報銷由使用部門的有關人員按日常費用報銷程序執行 第三章 工薪福利及相關費用 支付 制度及程序

15、第十一條 工薪福利等支出包括工資、獎金、社會保險及各項福利等 .第十二條 工薪福利支付程序1、工資支付程序：（ 1）每月由人力資源部將本月經公司總經理審批后的工資支付標準（含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息）轉交財務部并辦理支付手 續；（2）財務部通過銀行代發形式支付工資；（5）員工到人力資源部領 取 工資條并與工資卡內資金進行核實。2、員工獎金支付按公司績效管理制度執行。3、社會保險及住房公積金支付程序：（1）住房公積金由人力資源部 經公司總經理審批后 到財務部 申請轉帳支票支付 ;（2）社會保險金 先由人力資源部進行社保申報 ,再 由財務部協助人力資源 部辦理 銀行托收

16、手續 ,財務部收到銀行托收單據應交人力資源部專人簽字確認，若有差 異應查明原因并按實際情況進行調整 .（四）其他福利費支出由活動主辦部門按審批后的支付標準填寫報銷單一經部門 經理簽字確認T財務經理進行財務復核一報總經理審批，并根據審批后的報銷單 及支付標準 到財務部辦理報銷手續 .第四章 專項支出財務報銷第十三條 專項支出主要包括固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及 其他專項費用等。第十四條 固定資產的購置報銷按公司固定資產管理制度相關規定執行 .第十五條 其他專項支出報銷制度及流程1、費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用 （含咨詢顧問、廣告 及宣傳活動費、公司員工活動費用

17、、辦公室裝修及其他專項費用）支出。2、主管部門負責人根據實際需要提出預算方案（含項目可行性分析、費用預算 及相關收益預測表等） ,經分管副總審核后，報總經理批準；如費用支出超過xx萬元,須經董事長審批。第五章 借款管理第十六條 借款相關規定1、個人借款僅限于應屆畢業生生活費 、員工生活及特殊困難借款；2、應屆畢業生生活費借支原則上限額 1000 元，轉正后分兩個月歸還。3、因特殊原因需辦理 3000 元以上個人生活借款時，應書面申請，交由單 位負責人審批后辦理。4、差旅費借款。出差借款填制 “借款申請單”，附上經審批的“出差申請表” （注明還款期限），按程序辦理借款 .5、為了某個明確目的 （

18、因公購物、承辦活動、支付零星款等） 而發生的借款。 需提供經批準的書面申請及費用預算明細，費用預算要求清楚、全面、客觀,借款的使用必須做到 “專款專用專還 ”借,款人應在活動結束或費用發生后 7 日內一 次性辦理報銷沖賬手續，并 “多退少補，結清余款 。6、備用金借款。 有備用金借款的人員應在每月及時報銷費用， 在賬齡較長、 財務需要清理時積極配合 .并且要求在年度結束前全部清還,并根據下一年度業務需要申請下一年度備用金。7、公司員工調離、辭退或辭職時 ,必須到財務部辦理借款清理手續，未辦理 借款償還、清繳手續的員工 ,人力資源部將不予辦理其他有關手續；8、直接支付給外單位的勞務費、咨詢費、廣

19、告費、材料費、貨款及其它代 墊款等一律不能以個人借款的形式支付，必須由財務統一對外轉賬付款。 第十七條 借款程序及罰則1、借款程序經辦人 T直接領導 T財務審核 T審批T付款財務對 借款逐筆、按 時間做備查登記 ,作為清理及 超期罰款的依據 .2、借款所需單據為借款申請單和有關證明材料3、罰則（1 ）嚴格執行 “專款專借、及時報賬，清前款借新款 ”的原則。舊款未清且無正當理由的,財務部一律不予再借 新款。(3) 各部門及個人對因自身過失導致的借款損失承擔賠償責任。(4) 財務部按月清理個人借款情況，對于業務已完成但逾期未清償借款者， 每月10日前通知借款人及時還款。借款人對借款余額有異議，應及

20、時與財務部溝通反饋，無反饋意見視同默認借款余額。借款人應在通知之日起三日內(遇節假日順延)還款或辦理續借手續，違反規定且無正當理由的，按借支金額進行相 應扣罰，罰款標準如下：逾期個人借支扣罰標準單位：元/次逾期本金1000元以下10005000 元500010000 元10000元以上扣罰金額10 %且不低于505%且不低于1004 %且不低于2503%且不低于500第七章預付款管理第十八條預付款是指因承辦某些專項業務，或采購類需預先全部、部分支付款 項(后取得貨物或勞務發票)而形成的款項。1. 設備、模具等資產類預付款必須附相關合同、投資立項審批文件、招標審批表、招標記錄表等文件，付款進度超

21、過合同總金額的50%以上時，應索取全額發票。2. 原材料采購預付款需附采購合同、采購相關審批文件等，預付款時間不應超 過3個月。3. 費用類預付款需付合同及費用支出批文，預付款時間不應超過1個月。4. 財務人員對預付款分戶、逐筆登記臺帳進行管理，臺帳內容包括供應商名稱、 合同編號、合同金額、付款方式、付款進度、 收到發票時間、經辦人等信息，以 對預付款進行有效管理。5. 款項預付后，對預付款遵循 誰經辦，誰跟蹤，誰負責”原則管理，經辦人應 及時索取發票沖賬。預付款逾期1個月未沖賬且無正當理由的，如果經財務部督 促仍無法取得發票核銷預付款 的，則財務部將該筆預付款轉為經辦人的個人借款 管理。第八

22、章 費用報銷相關規范第十九條單據使用規范1、借款申請單：主要用于借款申請；2、差旅費報銷單：主要用于因公出差發生費用的報銷；3、支出申報單：（內部報賬 ）主要用于償還借款、發票報銷、發票沖賬；4、付款申請單：（對外付款 ）主要用于 對外支付的各項款項、根據協議需預付的 各款項;5、粘貼單：主要用于經辦人粘貼各項費用的單據 ,以便審核和裝訂。 第二十條 報銷發票要求1、費用報銷的發票是財務收支的法定憑證，是會計核算的原始依據。票據必 須真實、合法、完整。即：費用支出必須與 實際發生的 經濟業務相符，嚴禁偽 造、變造憑證；費用支出取得的原始憑證必須合規合法，必須是國家財政部門 認可的 稅務發票或

23、財政收據，如發現偽造的 假票據應拒付或要求退款 ;費用支出 取得的原始憑證 ,其內容必須完整， 票據內容（如發生日期、 摘要、數量、單價、 收款單位、經辦人等） 應按要求如實填寫完整， 并取得購物小票或明細清單 （發 票上已有明細的除外） ，有收款（開票）單位蓋章 ,大小寫金額必須一致； 2、飛機、車、船票：日期、地點、票面金額清楚，蓋有發票專用章，界線正 確（以劃界最明顯的大寫金額為核報金額） ;住宿費發票正面必須有出票日期、 入住和退房日期、住宿費用項目、單價、總金額等；發票發生時間必須為相應 業務期間；3、若發票遺失，需出具說明并由部門領導簽字確認并扣除所遺失發票金額的 5-20%予以處

24、罰。第二十一條 報銷單填寫和票據的粘貼要求 1、填寫報銷單字跡要工整、內容要分項和完整（報銷日期、報銷部門、報銷 人姓名、報銷內容、大小寫金額等 ）、計算要正確，報銷單據上需注明完整的預 算項目名稱。2、 不同性質票據 （如包含業務費、辦公費等）必須分類粘貼，不得混貼。粘 貼的票據必須整潔、平整、規范，以左上角為準，向右、向下厚度均勻;粘貼的票據應保證金額、日期、印戳清晰可見；粘貼的票據不得超出報銷單所覆蓋的 范圍,超出部分需裁減或折疊整齊；票據粘貼只許用膠水，不得使用訂書釘、別 針和回形針 .單據的粘貼應保證財務人員能夠復核報銷金額和核實票據的真偽。 增值稅發票等有裝訂孔的發票 ,請將其邊緣

25、 剪掉（由于增值稅發票抵扣聯需交稅 務會計認證報稅，故抵扣聯無需粘貼，僅需用回形針夾好即可） ，發票必須真實、 足額,不足者缺少部分不予報銷。其他附件依次按順序粘貼整齊即可。3、發票報賬核銷預付款或個人借款的，應在相應報銷單的右上角注明“核銷預 付款或“核銷個人借款”字樣以及核銷金額。如報賬人與借款人不一致，應特 別注明“核銷XX借款字樣，并由被核銷借款人確認。專項費用借款核銷 還需 注明借款的項目名稱，并沖銷對應的專項借款，不得跨專項沖賬。第二十二條 費用報銷責任界定1、報銷人的責任報銷人對所報銷項目的真實性、 準確性、及時性負責， 單據及附件應合法、 完整 . 各項報銷發票、資料必須齊全并按要求粘貼，否則財務部有權拒絕報銷。2、直接領導的責任（1）負責審查費用項目申請及批準手續， 報銷金額是否控制在開支標準和預算之 內。（2）對所報銷項目的真實性、合理性、必要性負責，各項附件合法性、完整性 負責。（3）部門負責人對報賬項目的真實性、 必要性負責