1、精選優質文檔-傾情為你奉上光聯光電公司光纖光纜出口跟單方案摘要：跟單員在國際貿易中起著舉足輕重的作用，外貿跟單能對業務進程中現實的或潛在的風險進行有效的控制，以及產品質量上的了解。跟單是指在進出口業務中，在貿易合同簽訂后，依據合同和相關單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關、結匯等部分或者全部環節進行跟蹤或操作，協助履行合同，湖南光聯光電科技有限公司作為一個國內外銷售兼顧的光纖光纜生產出口商，本文將依據光纖光纜出口合同設計具體的跟單流程和操作方法，主要設計光纖光纜出口跟單問題的解決方案。關鍵字：出口 合同 跟單 光纖光纜目錄1、 引言1.1光纖光纜發展現狀2014年，全球各地區對光纖光纜需求都

2、呈現較大幅度增長，印度和南亞相關地區高達60%，西歐增長20% ，東歐增長13%，北美增長19%。中國原纖維出貨量達23%。根據CRU分析，2014年中國光纖光纜需求增速8%，下面介紹湖南省光纖光纜月度產量情況分析，如圖所示：時間當月產量（芯千米）當月同比（%）2014年03月32740.00-29.31%2014年04月42646.0024.20%2014年05月98346.0045.94%2014年06月.00178.37%1.2跟單員的重要性外貿企業的生存和發展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了整個企業運作體系的每一個環節，湖南光聯光電科技公司是一家出口光纖光纜

3、的流通性外貿公司。有利于促進外貿企業經營管理有序化，有利于外貿業務進程中的風險控制，有利于交流信息和處理信息。收集來自生產、物流、海關、商檢等各部門的信息，在履行每一筆合同中，能夠進行有效的處理信息和完成業務跟單任務，本設計基于光纖光纜相關產品出口跟單采取的一系列方案。二、光聯光電科技公司背景介紹湖南光聯光電科技有限公司專業生產光纖光纜，2004年通過信息產業部電信入網許可證書，2008年獲得ADSS和OPGW光纜的許可證書。湖南光聯作為最早的光纖光纜廠家之一，我們一直追求“質量創造品牌，服務成就我們”的原則，嚴把質量關，從選料到產品生產，注重產品檢驗，確認產品合格，完善產品生產鏈，面對日益多

4、元化的需求，我們研發的團隊，一直在研究適應新型環境下的光纜，先后完成電力光纜特種光纜（ADSS、OPGW、OPPC、OPLC光纜），礦用阻燃新型光纜（MGTSV、MGXTSV、GYFTZY光纜），野外地埋光纜（GYTA53、GYTY53）等特殊光纜的研發生產，長期以來，公司憑高品質的產品、高素質的服務、以及良好的信譽贏得了廣大的客戶和國內外市場。三、光纖光纜出口跟單流程介紹外貿跟單員按業務進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類，前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止，中程跟單是指跟到裝船清關為止，全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止。本文以光聯光電科技有限公司與阿爾巴尼亞客戶

5、TELESYS-AB sh.p.k公司出口光纖光纜相關產品的合同流程：下達合同下達包裝資料委托貨代公司訂艙安排驗貨安排拖柜裝箱確認來做詳細說明。3.1下達產品合同第一，查看公司合同下達的消息，如合同號、PO號、產品品名、工廠、數量、客人、客戶經理、產品經理、包裝資料、備注信息記錄。第二，收到合同正本后，仔細認真審核合同內容，包括檢查是否有產品經理及副經理兩個人的簽名，確保合同的有效性。第三，將合同的相關信息輸入到訂單跟蹤表中，確保其及時性和準確性，方便日后對整個訂單的跟蹤。第四，收到寄回的合同正本后，歸檔并將系統中此合同下達消息刪除。圖一：光纜產品訂單跟蹤3.2下達包裝材料第一，向公司工廠催要

6、確認樣，與客戶部確認是否收到確認樣。第二，催問客戶部提供合同的包裝材料。第三，整頓、審核、理解包裝材料內容。第四，把此合同的包裝材料以郵件形式轉發給工廠生產，與其跟單打電話確認是否收到，以便工廠順利安排生產、及包裝。圖三：商業發票 3.3委托貨代公司訂艙第一，向工廠要光纜的木軸包裝的外箱尺寸、毛凈重、貨號時間。第二，對照合同光纜及光纖分路器相關產品總數為610PCS，貨代公司確認其出貨形式走一個1*20GP。第三，光聯光電科技有限公司有自己的工廠，因此確定工廠拖柜地點為光聯光電工廠地點。同時檢查合同內相關內容檢查無誤后，打印合同托運單備份并將托單發給單證相關部門及時委托長沙羅世物流貨代托運。圖

7、四：裝箱單3.4安排光纜及相關產品驗貨阿爾及利亞客人的貨物都要求客檢，但在安排客檢之前，為了確保貨物質量，首先要安排公司自檢。跟單員首先要與工廠確認貨號時間，轉達工廠預檢時間、客檢時間，及時驗貨。安排拖柜：確認合同的拖柜郵件后，與光聯光電公司工廠確認出貨時間，確認時間后，記錄拖柜出貨時間、實際船期。裝箱確認：按拖柜時間、合同號、裝箱單傳真件與裝柜圖片記錄文件夾，收到裝箱單之后，核對其裝箱數據與合同托單的數據是否一致，即共為610箱，無溢短裝。四、光纖光纜跟單流程中存在的問題4.1合同、訂單跟蹤表建立不完整合同是以美金為交易貨幣、合同上標明此合同項下的貨物是需要客檢的、此合同項下的客人是有具體訂

8、艙要求的、并且此合同的客人是有自己指定的貨代等，在實際跟單過程中，我們很容易因為不仔細的原因而漏掉某個信息，導致后期跟單、單證及運輸操作也容易出錯。4.2委托訂艙和出貨地點不合理問題訂艙前未注意合同的相關備注，如合同是否為美元合同、是否為商檢產品、貨物所在工廠是否有所更改、光纜光纖是否以混裝、套裝形式來包裝等，導致在委托訂艙中沒有寫明備注，從而使貨運情況出現一系列問題。要求商檢的產品（如木質產品等），光纜的包裝是木軸。在出運前未做商檢，海關查驗時發現會導致扣留。同時出貨地點不合理，又或者在確認拖柜時間時，沒有及時通知準確變更地點，導致集裝箱重復來回托運，產生一系列運輸費用。4.3交貨期不準確、

9、產品質量差以及驗貨安排不妥當由于工廠確認的交期不準確，引起我公司的客檢時間不準確，同時在客檢時，工廠光纜產品品質有缺陷，出現客檢不合格的情況，又得重新申請客檢時間，產生重驗費，產品返工費。如果是船期很緊，這樣的問題將會導致無法按時出貨，則會引起客戶投訴索賠等問題。同一工廠，未把幾票貨物安排在同一時間驗貨，并且驗貨時間臨時有變動的，沒有及時通知QC調度員，浪費公司人力、物力、財力。同時相關合同貨物漏排驗貨，但是出貨時間已經確認，導致無法提供驗貨照片、驗貨報告給客人。導致客人無法接受出貨。4.4 光纖光纜產品跟單上技術欠發達 在產業鏈上，光聯光電科技公司并沒有通過打破外國公司在光纖光纜預制棒上的發

10、展而導致技術封鎖，公司未能掌握先進的等離子氣象沉積法制棒技術，無法降低了生產成本，這樣導致公司從光棒、光纖到光纜和原材料，缺乏完整的產業鏈。 在光纖預制棒的技術方面，國內的亨通、中天科技和烽火通信，現在都有了光纖預制棒項目，而富通集團是國內首家掌握具有自主知識產權光纖有預制棒技術的企業，顯然光聯光電在產品技術上需要加大發展力度。光纖光纜在企業成本競爭上，將會越來越激烈。這也是國內企業開拓市場的原因。五、解決光纖光纜出口跟單問題的方案5.1仔細核對合同細節，并合理安排生產在訂艙過程中，如此合同項下的產品是否要求商檢（如木質產品），或者是否為美元合同，在備注欄標明：“此合同為美元合同，工廠委托報”

11、，則需在系統托單上體現出來，光聯光電公司光纖光纜產品木質的包裝需要商檢。及時發行生產計劃，為了掌握各方面的生產數據，協調各方面的生產環節，有針對性的進行生產。我們以下圖參考合理的安排生產:5.2下達的合同包裝資料齊全、最新、及時在下達合同包裝資料前，我們一定要對應合同號的交貨期、船期、查詢該合同資料是否已經全部到位，如果沒有和還欠缺資料的必須催問相關負責人，特別是合同交期、船期較緊的。若郵件中有相關產品描述、產品圖片、產品要求，都要存檔在相應合同的文件記錄中。與此同時，在此批貨物出運前，必須時刻追蹤是否為最新的包裝資料，若資料已光盤形式提供，在寄工廠時，確保已存檔。 嚴格控制合同交期、船期，及

12、時訂艙。在訂艙前，必須明確客人的訂艙要求，如要求出貨的柜型及立方數的控制。然后一般在合同船期前20天就需要訂艙，需要向工廠詢問相關合同號的實際外箱尺寸和毛凈重以及工廠預計船期，如果工廠告知的交貨時間超過了合同要求的船期，則必須及時將情況反饋給相關部門。下面以光聯光電公司本次出口客戶舉例說明：光纜光纖訂艙要求立方數：20GP:28CBM，40GP:58CBM，40HQ:68CBM。一個訂單如果是有整柜也有散貨的要分開托單、訂艙，其次訂艙必須在船期前二周完成。5.3準確確認出貨形式與及時安排驗貨訂艙前必須根據產品實際外箱尺寸與毛凈重確定出貨形式，是出整柜還是散貨，一定要合理算柜，一般來說一個20G

13、P的集裝箱，最多能裝28個立方。一個40GP最多能裝58個立方，一個40HQ最多能裝68個立方。如果是不同產品配同一個柜的時候，我們必須要考慮到紙箱之間是否湊箱以及工廠在封箱時是否平整等因素，避免發生短裝。并且確定好合理的出貨地點，工廠離什么港口近就走哪個港口。 還有根據合同交期、船期，在確保產品質量基礎上，及時與工廠確認準確的交期，并相應的安排QC驗貨和客檢。同一工廠，不同類型的貨號，完貨時間接近，在不影響出貨的情況下，盡量把同工廠的幾票貨物安排在同一個時間。 5.4公司應擴大光纖光纜生產規模，提高產業地位 面對世界性光纖光纜的需求，光聯光電科技公司現在的生產規模還有待擴大，利用現在國內反傾

14、銷政策的便利，抓住已有的海外客戶資源，擴大出口的同時，應做大做強自己，不斷提升行業中的地位，增加產品知名度。同時成為FTTX建設中成為光纖光纜產品的供應商，光聯光電可以提供具有價格優勢的產品，以降低FTTX的總成本。比如華為公司就是FTTX解決方案的運營商之一。應積極效仿學習，增加國內外市場份額。總結在國際貿易中，跟單員是整批貨物最直接的管理者。工作性質是計劃性、管理型的。本設計針對根據光聯光電科技有限公司跟單流程中一些環節中所出現的問題，提出一系列解決方案。跟單員的作用在外貿生產企業中的作用日益突出，從企業角度來說，產品跟單流程的完善化，不但有利于提高公司整理業務操作的質量，建立良好的公司形象，