1、14 軟件安裝與初始化軟件安裝與初始化23總綱日常業務及期末處理日常業務及期末處理 逆向處理逆向處理檔案分類檔案目錄檔案用途前提條件機構設置部門檔案設置與企業財務核算和管理有關的部門先設置部門編碼方案職員檔案設置企業的各個職能部門中需要對其核算和業務管理的職工信息先設置部門檔案，才能在其下增加職員往來單位客戶分類便于進行業務數據的統計、分析先對客戶分類，然后確定編碼方案客戶檔案便于進行客戶管理和業務數據的錄入、統計、分析先建立客戶分類檔案供應商分類便于進行業務數據的統計、分析先對供應商分類，然后確定編碼方案供應商檔案便于進行供應商管理和業務數據的錄入、統計、分析先建立供應商分類檔案地區分類針對

2、客戶/供應商所屬地區進行分類，便于進行業務數據的統計、分析存貨存貨分類便于進行業務數據的統計、分析先對存貨分類，然后確定編碼方案存貨檔案便于存貨核算、統計、分析和實物管理先確定對存貨分類、確定編碼方案財務會計科目設置企業核算的科目目錄先設置科目編碼方案及外幣憑證類別設置企業核算的憑證類型外幣設置企業用到的外幣種類及匯率項目目錄設置企業需要對其進行核算和管理的對象、目錄可將存貨、成本對象、現金流量直接作為核算的項目目錄收付結算結算方式設置資金收付業務中用到的結算方式付款條件設置企業與往來單位協議規定的收、付款折扣優惠方法開戶銀行設置企業在收付結算中對應的開戶銀行信息1、期初余額錄入2、選項設置3

3、、憑證處理4、出納簽字、審核、記賬5、月末結賬雙擊選項設置1憑證（1）制單控制制單控制限定了在填制憑證時系統應對哪些操作進行控制。主要包括： 制單序時控制：選中該項意味著填制憑證時，隨憑證編號的遞增憑證日期按由小到大的順序排列。 支票控制：若選擇此項，在制單時錄入了未在支票登記簿中登記的支票號，系統將提供登記支票登記簿的功能。 資金及往來赤字控制：若選擇此項，則在制單時，當現金、銀行科目的最新余額出現負數時，系統將予以提示。 制單權限控制到科目：系統允許設置有制單權限的操作員可以使用某些特定科目制單。 允許修改、作廢他人填制的憑證：選擇該項，當前操作員可以修改或作廢非本人填制的憑證。 可以使用

4、其他系統受控科目：某系統的受控科目其他系統是不能用來制單的，如客戶往來科目一般為應收系統的受控科目，總賬系統是不能使用此類科目進行制單的。選項設置1憑證（2）憑證控制 打印憑證頁腳姓名：設置在打印憑證時是否自動打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名。 憑證審核控制到操作員：有些時候，希望對審核權限作進一步細化，如只允許某操作員審核其本部門操作員填制的憑證而不能審核其他部門操作員填制的憑證時，則應選擇此選項。 出納憑證必須經由出納簽字：若選擇了此項，則含有現金、銀行科目的憑證必須由出納人員通過“出納簽字”功能對其核對簽字后才能記賬。（3）憑證編號方式系統在填制憑證功能中一般按照憑證類別按月自動編

5、制憑證編號，即“系統編號”，但有的企業需要系統允許在制單時手工錄入憑證編號，即“手工編號”。（4）外幣核算如果企業有外幣業務，則應選擇相應的匯率方式為固定匯率或浮動匯率。選擇固定匯率，日常業務按月初匯率處理，月末進行匯兌損益調整；選擇浮動匯率，日常業務按當日匯率折算本位幣金額，月末無需進行調整。選項設置2賬簿 打印位數寬度：定義正式賬簿打印時摘要、金額、外幣、數量、匯率、單價各欄目的寬度。 明細賬查詢權限控制到科目：有些時候，希望對查詢和打印權限作進一步細化，如只允許某操作員查詢或打印某科目明細賬而不能查詢或打印其他科目的明細時，則應選擇此選項，然后再到系統菜單“設置”|“明細賬權限”中去設置

6、明細賬科目查詢權限。 憑證、賬簿套打：打印憑證、正式賬簿時是否使用套打紙進行打印。套打紙是指用友公司為總賬系統專門印制的帶格線的各種憑證、賬簿。選擇套打紙打印，無需打印表格線，打印速度快且美觀。選項設置3會計日歷 在會計日歷標簽中，可以查看各會計期間的起始日期與結束日期以及啟用會計年度和啟用日期。此處僅能查看會計日歷的信息，如需修改請到系統管理中進行。4其他 數量、單價小數位設置：決定在制單或查賬時系統對于數量、單價小數位的顯示形式。 部門/個人/項目排序方式：決定在查詢相關賬目時，是按編碼排序還是按名稱排序。選項設置 3.2憑證的填制與作廢、整理：1.點擊【填制憑證】-【增加】，錄入摘要，選

7、擇科目以及錄入金額；注：1.在整個填制憑證過程中只須按【回車】鍵即可；2.錄入貸方金額時只須按【=】鍵即可；3.有核算科目的需要選擇相應核算的項目或客戶、供應商；4.憑證的刪分與插分功能使用，選擇需要刪除的分錄，然后點擊【刪 分】即可；5.在錄入憑證時，損益類科目不能有貸方發生額，必須在借方紅沖，否則在結轉損益或生成報表時，不會計算在內；2.若憑證需要刪除時，作廢憑證然后整理即可。具體操作如下： 1.點擊【制單】-【作廢/恢復】憑證即可作廢； 2.點擊【制單】-【整理憑證】，即可刪除憑證，須整理段號；注：修改憑證必須從錄入憑證窗口中，一張一張翻到需修改的那張憑證。如果從查詢憑證功能找出來，只能

8、查看或打印。1、增加憑證：F5：增加： F6：保存 F2：參照F9：計算器2、保存憑證：增加下一張會自動保存本張憑證3、修改憑證： 憑證月份、憑證類別、憑證編號不可改 外部憑證不能在總帳中修改4、刪除憑證 先作廢憑證 后整理憑證 快捷鍵快捷鍵增加憑證 找平空格 借貸調整 紅藍字調整現金流量輔助核算 查詢憑證 總賬系統的填制憑證功能不僅是各賬簿數據的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。在憑證界面中可有些信息是可直接看到的，如科目、摘要、金額等；有些信息是通過某些操作間接獲得的，如各分錄的輔助信息、當前分錄行號、當前科目最新余額、外部系統制單信息等。（1）靈活運用查詢條件（2）查看當前科目的最

9、新余額 用鼠標單擊【余額】按鈕，屏幕顯示當前光標所在科目的最新余額。（3）查看外部系統制單信息（4）聯查明細賬、輔助明細及原始單據聯查余額憑證查詢條件指定科目后才能進行出納簽字制單人與審核人不能為同一人 3.3憑證記賬：1.設置“未審核憑證允許記賬”。點擊【總賬】-【設置】-【選項】，勾選“未審核憑證允許記賬”按鈕；2.點擊【記賬】一直下一步，然后試算平衡后方可記賬；3.4月末轉賬：1.點擊【月末轉賬】-選擇【期間損益結轉】-點擊后方“放大鏡”指定【本年利潤科目】然后確定自動生成一張“結轉憑證”保存下即可；2.再點擊【記賬】，將結轉憑證記賬；注：結轉損益時，必須指定本年利潤科目的代碼。如果下次

10、有新增的損益類明細科目，必須再次指定；提示：1、一個月可以記多次帳。即日清月結。 2、在使用“恢復記帳前狀態”功能時，請遵循會計政策。3、在初次使用軟件時，必須保證期初余額平衡，軟件才允許記帳。4、在沒有使用“未審核憑證允許記帳”的功能下，必須審核憑證后才可以記帳5、在使用“出納憑證必須由出納簽字”功能后，在做完出納簽字后，才可以記帳 6、必須在各個帳簿對帳平衡的情況下，才可以記帳。 7、上月未結賬，本月不能記賬。 財務做帳的操作流程以及反操作財務做帳的操作流程以及反操作3.5月末結賬：1.點擊【月末結賬】-選擇需要結賬的月份，點擊【下一步】，然后結賬；3.6財務做帳反操作流程：若到會計期間第

11、二月份，發現前一月有憑證錯誤，須修改，或是進行調整操作，須將前一月進行反結賬、反記賬。具體反操作流程如下圖：提示：上月未結賬，則本月不能記賬，但可以填制、復核憑證。如本月還有未記賬憑證時，則本月不能結賬。已結賬月份不能再填制憑證。結賬只能由有結賬權的人進行。若總賬與明細賬對賬不符，則不能結賬。其他系統結了帳，總賬最后結賬。提示：上月未結賬，則本月不能記賬，但可以填制、復核憑證。如本月還有未記賬憑證時，則本月不能結賬。已結賬月份不能再填制憑證。結賬只能由有結賬權的人進行。若總賬與明細賬對賬不符，則不能結賬。其他系統結了帳，總賬最后結賬。 反結賬反記賬1.點擊【月末結賬】，選擇需要反結賬的月份，然

12、后按【Ctrl】+【Shift】+【F6】，輸入操作員密碼后，反結賬操作成功；1.點擊【總賬】-【期末】-【對賬】，然后按【Ctrl】+【H】，提示“恢復記賬前狀態已被激活”后，退出，2.點擊【總賬】-【憑證】-【恢復記賬前狀態】，選擇X年X月出狀態，反記賬成功 3.7財務做帳的操作流程以及反操作財務做帳的操作流程以及反操作的重點以及難點：1.財務做帳的操作流程掌握；財務做帳的操作流程掌握；2.憑證的填制與作廢、整理；憑證的填制與作廢、整理；3.記賬、月末結轉、月末轉賬的操作流程；記賬、月末結轉、月末轉賬的操作流程；4.財務做帳反操作流程；財務做帳反操作流程；填制憑證應該應該注意的問題：1、登錄軟件日期：做哪個月的帳登錄到哪個月份2、序時控制：注意錄入憑證的日期3、損益類科目：收入類科目全部要錄在貸方，如有借方發生填在貸方紅數，支出類科目發生貸