1、技術(shù)檔案管理制度為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。特制定本管理制度。一、機構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工1、公司工程技術(shù)檔案管理機構(gòu)總工程師綜合部工程部公司檔案室部門兼職檔案員工程資料室2、職責(zé)分工 1）總工程師總工程師負責(zé)整個工程的檔案管理工程，組織制度本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件、組織審查，接受各部門編制的檔案文件。 2）綜合部a、公司檔案室的直接管理部門，負責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。b、負責(zé)根據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī)制定公司工程技術(shù)檔案管理制度，報

2、公司批準后，印發(fā)個部門執(zhí)行。c、及時向公司檔案室移交本部門的構(gòu)成檔案元素的工程項目資料。3）公司檔案室a、負責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作，負責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、聯(lián)絡(luò)單、洽商記錄、技術(shù)安全交底記錄等綜合文檔的接受、發(fā)放、借閱及其登記、計算機錄入及編碼歸檔。b、負責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。c、負責(zé)指導(dǎo)公司各部門收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。d、負責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護管理、負責(zé)庫存工程技術(shù)檔案的安全和保密工作。e、負責(zé)在建工程項目的資料整理工作。4）工程部a、建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室，設(shè)立專職工程技術(shù)檔案管理人員。b、督促參建單位包括（設(shè)備、材料供應(yīng)單位、施工分包單位、監(jiān)理單位、調(diào)試

3、試驗單位）嚴格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理辦法，并納入合同條款中進行管理。c、協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理中的重大問題。d、審定經(jīng)過監(jiān)理單位審查的各類技術(shù)資料，并及時移交資料室。5）工程部資料室a、負責(zé)圖紙、設(shè)備、材料資料，技術(shù)安全協(xié)議，信函傳真文件，綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。b、負責(zé)各種工地會議紀要、施工措施、監(jiān)理月（周）報、質(zhì)檢報驗單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。c、負責(zé)工作聯(lián)系單，變更單的接收、發(fā)放和登記。d、負責(zé)施工技術(shù)檔案全面收集整理。e、參加設(shè)備開箱驗收、收取設(shè)備開箱 資料。f、及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。g、協(xié)助公司檔案室做好

4、在建工程資料的整理工作。6）市場部a、負責(zé)提交本部門構(gòu)成檔案元素的工程項目資料，包括工程項目的合同協(xié)議、工程項目開工報告和批復(fù)文件；工程開工前的施工審批方案；工程項目的技術(shù)和安全交底及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄；工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄等；工程項目的施工合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄；工程項目調(diào)試試驗合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄等；工程項目招投標文件；本部門發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報告、紀要、備忘錄等。b、負責(zé)涉及到本部門的資料收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。c、負責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。d、負責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。e、負責(zé)與設(shè)備供貨方

5、在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。f、負責(zé)在新到設(shè)備開箱時通知工程部收取開箱資料。7）技術(shù)部a、負責(zé)本企業(yè)的技術(shù)標準，系統(tǒng)圖等必備圖紙、操作票、工作票、運行日志等運行臺帳；員工培訓(xùn)、事故分析、處理記錄及結(jié)論等。b、負責(zé)涉及本部門資料收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。c、負責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。d、負責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工程。二、工程技術(shù)檔案資料的編制工程竣工技術(shù)檔案資料的編制做到三同步和五統(tǒng)一。所謂三同步是指單位工程一開始，就與建立施工技術(shù)記錄和竣工圖同步進行；工程進行中就與施工技術(shù)記錄和竣工圖的積累、整編、審定工作同步進行；工程交工驗收時，要與提交一套合格的施工技術(shù)記錄和竣

6、工圖同步進行。所謂五統(tǒng)一是指工程的計劃管理、施工管理、施工圖預(yù)算、工程預(yù)算和竣工圖、施工技術(shù)記錄編制移交統(tǒng)一進行。五統(tǒng)一是工程技術(shù)資料和工程管理的有機結(jié)合，是確保工程技術(shù)檔案資料完整、提高管理水平的重要手段。1、 工程技術(shù)文件的編制范圍1） 竣工技術(shù)文件包括：修改單、聯(lián)系單、技術(shù)記錄、驗收記錄、原材料合格證、材料質(zhì)量證明書、施工測量記錄、設(shè)備及管線的安裝記錄、會議記錄及聲像材料、竣工圖等。具體內(nèi)容為：施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工測量記錄；施工物資資料；施工試驗資料；過程驗收資料；竣工質(zhì)量驗收資料。2） 施工管理資料包括：工程技術(shù)文件報審表、施工進度計劃報審表、工程動工報審表、（ ）月工、料

7、、機動態(tài)表、工程變更費用報審表、見證記錄。3） 施工技術(shù)資料包括：施工組織設(shè)計及施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程變更洽商記錄。4） 施工測量記錄包括：工程定位測量記錄。5） 施工物資資料包括：材料、構(gòu)配件進場檢驗記錄、設(shè)備開箱檢驗記錄、設(shè)備及管理附件試驗記錄。6） 施工試驗資料包括：設(shè)備單機試運轉(zhuǎn)記錄、系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)調(diào)試記錄、施工試驗記錄。7） 過程驗收資料包括：檢驗批質(zhì)量驗收記錄、分項工程資料驗收記錄、分部工程質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄。8） 竣工質(zhì)量驗收資料包括：單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄、單位（子單位）工程安全和功

8、能檢查資料核查及主要功能抽查記錄、單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄、工程竣工驗收記錄、工程竣工報告。9） 竣工圖2、項目施工文件的編制1）質(zhì)量驗評和施工技術(shù)記錄表應(yīng)符合北京建筑工程資料管理系統(tǒng)GB-50300-2013要求，使用統(tǒng)一表式，不足部分由監(jiān)理單位提出用表式樣，經(jīng)建設(shè)單位核批后使用。2）過程驗收資料的填寫不得以“”或“”代替“不合格”或“合格”；應(yīng)填數(shù)字處必須如實填寫數(shù)字，不得以“符合標準”、“符合設(shè)計規(guī)范”等字樣替代；試驗報告應(yīng)填寫報告編號。3）記錄表格未填滿內(nèi)容處必須該上“以下空白”或“空白”的紅色條形印章加以注明，各級驗收的簽名處不能蓋“此欄空白”。4）過程驗收資料中的分部工程

9、、分部工程中的分項工程名稱、編號一定要與后續(xù)表式中的名稱、編號一致。5）隱蔽工程隱蔽前，要有隱蔽記錄并辦理現(xiàn)場簽證；簽證在前記錄在后。6）若一個“單位工程”由多家單位施工，由檔案部門視具體情況劃分案卷編號，各施工單位均應(yīng)視為一個獨立的“單位工程”立卷整理。3、項目施工技術(shù)總結(jié)的編制各單位工程項目完工后，必須編制施工技術(shù)總結(jié)。施工結(jié)束總結(jié)主要內(nèi)容：工程概況；施工管理（包括：施工組織機構(gòu)、主設(shè)備及工程量、施工計劃管理、施工總平面及機械布置、新工藝、新技術(shù)、新設(shè)備、新材料應(yīng)用）；工程管理（質(zhì)量保證及環(huán)境保護體系、質(zhì)量管理、焊接管理、試驗管理、安全管理、機械管理、設(shè)備材料管理、文件資料管理、培訓(xùn)管理）

10、；經(jīng)營管理；勞動力管理。4、 其它項目施工文件的編制項目竣工后，項目施工文件中應(yīng)附有：本工程所有驗收項目總數(shù)及項目清單明細、優(yōu)良率、合格率統(tǒng)計；1） 為了提高工程竣工技術(shù)檔案資料的使用價值和利用率適應(yīng)長期保管、重復(fù)查考和使用目的，在編制時必須符合建設(shè)單位檔案管理流程規(guī)定要求，做到表式規(guī)格統(tǒng)一，文字符號清楚，圖文整潔，數(shù)據(jù)準確、齊全、不得漏項。用紙規(guī)格和填寫要求如下：2） 用紙尺寸為A4型297mm*210mm（長*寬）。3） 文字填寫及繪圖，不得使用鉛筆、圓珠筆、易褪色的墨水，也不得采用復(fù)寫的文件資料歸檔。4） 印章或自制工程竣工技術(shù)檔案資料用表時，除應(yīng)保證用紙幅面尺寸和紙幅面圖文尺寸外，在裝

11、訂時應(yīng)防止產(chǎn)生裝訂后內(nèi)文覆蓋或裝訂不牢等缺陷。5） 工程竣工技術(shù)的檔案資料應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定采用統(tǒng)一的表式，在實際應(yīng)用時可適當調(diào)整圖文尺寸和線路間距。6） 抄件和復(fù)印件。為保證工程竣工技術(shù)檔案資料的真實性和準確性，對于抄件與復(fù)印件，必須將出廠的廠家名稱、公章及原經(jīng)辦人，產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、原件編號，出場的時間，性能參數(shù)等主要項目內(nèi)容毫無遺漏地抄寫、復(fù)印清楚，并應(yīng)有抄寫、復(fù)印人的簽字，以便于追蹤核查。三、技術(shù)檔案資料的組成主要由施工綜合資料、施工技術(shù)資料、工程竣工圖組成。1、 資料編制的具體內(nèi)容綜合資料主要有一下內(nèi)容1） 工程總結(jié)：含工程量匯總表、材料用量匯總表。2） 竣工建、構(gòu)筑物影像資料。3

12、） 工程合同名稱、編號（或復(fù)印工程合同封頁、蓋章）。2、施工技術(shù)資料內(nèi)容及要求1）施工管理資料包括：a工程技術(shù)文件報審表；b施工進度計劃報審表；c工程動工報審表；d（ ）月工、料、機動態(tài)表；e工程變更費用報審表；f見證記錄。2）施工技術(shù)資料包括：a施工組織設(shè)計及施工方案；b技術(shù)交底記錄；c圖紙會審記錄；d設(shè)計變更通知單；e工程變更洽商記錄。3）施工測量記錄包括：a工程定位測量記錄。4）施工物資資料包括：a材料、構(gòu)配件進場檢驗記錄；b設(shè)備開箱檢驗記錄；c設(shè)備及管理附件試驗記錄。5）施工試驗資料包括：a設(shè)備單機試運轉(zhuǎn)記錄；b系統(tǒng)試運轉(zhuǎn)調(diào)試記錄；c施工試驗記錄。6）過程驗收資料包括：a檢驗批質(zhì)量驗收

13、記錄；b分項工程資料驗收記錄；c分部工程質(zhì)量驗收記錄；d隱蔽工程驗收記錄。7）竣工質(zhì)量驗收資料包括：a單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄；b單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄；c單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查及主要功能抽查記錄；d單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄；e工程竣工驗收記錄；f工程竣工報告。3、工程竣工圖1）項目竣工圖是項目建設(shè)最終情況的真是反映，是項目工程建成后維護、保養(yǎng)必不可少的憑證和依據(jù)。因此，竣工圖必須準確、清楚、完整，真實反映工程竣工驗收時的實際情況。施工圖和施工圖數(shù)要相符。2）項目設(shè)計圖紙由設(shè)計單位編制，但施工單位要編制一份與現(xiàn)場實際相符的竣工草圖供設(shè)計院編

14、制竣工圖用；設(shè)備圖紙由施工單位編制。3）竣工圖必須使用經(jīng)審查簽字的全新施工圖編制，不得使用未經(jīng)審查簽字、褪色、有污點的施工圖編制。4）無設(shè)計變更的施工圖，竣工圖編制單位必須逐張審核，確認與現(xiàn)場相符后方可在原圖標題欄正上方空白處或其他空白處加蓋、簽署“竣工圖”章，蓋印材料應(yīng)用紅色印泥。5）編制竣工圖時，應(yīng)編制“竣工圖編制總說明”（敘述竣工圖編制原則并包括各專業(yè)的竣工圖卷冊目錄）。對每冊修改圖紙，應(yīng)編制分冊說明（包括修改內(nèi)容、修改原因、修改依據(jù)文件等）。6）凡有一般性圖紙變更，可在原圖（新圖）上進行修改，并標注“修改依據(jù)”，加蓋“竣工圖”章。7）竣工圖的 修改部分須用碳素墨水更改，改圖要工整、清晰

15、。若修改部位狹小，可引至空白處繪制，在修改部位旁加蓋“修改依據(jù)”章，標出“變更單”編號；凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過三分之一的，應(yīng)重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內(nèi)注明“竣工階段”。四、各項資料的填寫、簽字、格式及整理規(guī)定1、所有資料的表格，電力建設(shè)工程應(yīng)采用電力部頒發(fā)的電力建設(shè)施工質(zhì)量驗收及評定規(guī)程或北京建設(shè)工程資料管理系統(tǒng)GB50300-2013以及業(yè)主單位頒發(fā)的資料歸檔制度與流程制度。2、資料的整理，必須保證內(nèi)容與工程實際情況相符；各項資料之間必須交圈對口。3、整理歸檔的工程竣工技術(shù)檔案資料，必須正確地反映工程施工全過程的工程結(jié)果

16、，不得擅自修改、仿造或事后補做。凡是文件資料在達不到要求的技術(shù)標準和對某些資料的準確性有懷疑時，必須經(jīng)設(shè)計單位技術(shù)負責(zé)人和施工單位技術(shù)負責(zé)人審核，并簽署處理意見。處理后的結(jié)果要有技術(shù)負人的簽字認可，否則其工程不算完工，也不能驗收和結(jié)算，檔案資料不能歸檔。4、科學(xué)分類、規(guī)格統(tǒng)一、字跡清楚、圖形規(guī)整、無漏項，所蓋公章清晰。5、所有簽名必須齊全、真實、易于辨認，不能代簽和簡化。6、不準用鉛筆和其他易于褪色的墨水填表和繪圖，一律使用炭黑墨水。7、復(fù)印件、抄件注明原件存放單位，抄件應(yīng)有抄件人、抄件單位的簽字和印章。8、匯總后的資料應(yīng)有清晰的目錄、頁次。五、竣工技術(shù)資料的管理1、所有資料除施工日志外，均應(yīng)

17、在分發(fā)時預(yù)留竣工資料歸檔時的份數(shù)，施工技術(shù)資料應(yīng)及時，不得寫“回憶錄”，更不得偽造。2、項目總工、項目技術(shù)負責(zé)人是資料管理的第一責(zé)任者，負有領(lǐng)導(dǎo)、主持、檢查、督促資料工作的職責(zé)和權(quán)限。3、項目施工員、質(zhì)檢員、試驗員、測量員對各自分工的資料負有如實填寫、辦理簽證。分發(fā)并交檔的責(zé)任；生產(chǎn)技術(shù)組負責(zé)開工報告、竣工報告的辦理及交檔、工程承包合同的辦理及交檔；材料科負責(zé)各種原材料、成品、半成品、設(shè)備的出廠合格證必須隨貨（機）試驗、檢驗報告單的收集、歸檔。4、項目部資料員負責(zé)資料的收發(fā)、復(fù)制、收集、校核、送審、歸檔等工作。5、竣工資料的份數(shù)及移交事項a、項目部資料的份數(shù)一式四份，施工方存二份，接受方存二份

18、；b、裝訂標準規(guī)格必須按工程監(jiān)理或業(yè)主以及檔案館的有關(guān)要求執(zhí)行；c、資料移交有關(guān)部門后必須索取收條備查；d、竣工技術(shù)資料屬企業(yè)的技術(shù)機密，必須按保密制度進行保管，嚴防泄密或遺失。6、 技術(shù)檔案的鑒定和銷毀1、 認真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為一年。  2、凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。七、技術(shù)檔案的保管和借閱1、對接受來的技術(shù)檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制檔案查

19、閱目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。2、認真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并與12月30日以前整理出檢查報告，交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復(fù)查。3、做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復(fù)制。 4、 技術(shù)檔案的保密制度：  1）全公司職工必須嚴守機密，維護技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由技術(shù)主管批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。