1、掃描加工方案及報價一、檔案加工流程介紹注釋：具體掃描加工軟件的描述，請參考附件；我公司建議使用我們自己的檔案加工掃描軟件，這樣便于提高工作效率和精確考核工作人員的工作績效。1.1領取檔案檔案領取由加工方專人負責，即由項目經理負責辦理領取檔案手續，其他人不得越權簽領檔案。領取檔案時，加工方人員必須仔細與電腦登記的檔案號進行比對，確保不要少、漏。領取時要檢查每一份檔案是否有缺頁現象，如有則拒絕接收，待檔案館更正后方能領取。領取時雙方的經辦人在交接本上簽名確認。1.2整理檔案 1.2.1分類、排列 檔案按社會保險基金管理局實際需求進行分類，如可以按年代、按部門、按檔案性質等條件進行分類，每類再按照時

2、間先后順序排列存放。1.2.2編號 檔案的編號按照年度+件號，譬如：學生檔案是J200900001，G是機密，2009是年份，00001是件號，流動人員的是S等方式編號 。（此步驟用戶已經完成）1.2.3編目 歸檔文件依據分類方案和編件號順序編制歸檔文件目錄。 文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型(長×寬297mm×210mm)。文件目錄裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置檔案號、分類、年份等項目。1.2.4裝盒 將歸檔文件按時間順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。 檔案盒封面標明檔案號，人名等信息。檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設

3、置檔案號、分類、等必備項。 檔案盒采用無酸紙制作。 備考表：備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期。1.2.5整理裝訂的標準掃描前通過為檔案文件分類、排序、編寫頁碼（此項用戶已經完成）、平整、去釘、裱補、蓋章標注等整理工作，保證檔案掃描時的安全、質量和效率。掃描完成后按規范裝訂立卷。保證檔案資料無遺漏，無插錯案袋。Ø 對掃描檔案，在檔案袋正面固定位置蓋章標示，以區分已掃描和未

4、掃描案；在檔案閱卷記錄處記錄掃描處理情況（處理時間，頁數，備注等）；對復制件資料在圖像和數據庫中都要標志為“復制件”。Ø 原已規范裝訂的書本式文件，不能分拆。書本式文件若主件是原件，則其中附帶的復制件資料都當作原件。Ø 整理時發現的操作人員無法處理的放錯案袋的資料，提交檔案館人員處理。Ø 裝訂時打印新的卷內目錄，卷內目錄和檔案封面的紙張和字跡要求符合規范。Ø 舊案袋上的歸檔號剪下，用白乳膠貼于新檔案封面上。Ø 舊案袋的中所有作廢資料標記上檔案號，集中提交檔案館人員處理。Ø 要使歸檔文件齊全完整。已破損的文件先進行修整，字跡模糊或易退變

5、的文件先進行復印。Ø 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裱補和裝訂材料等符合檔案保護要求。Ø 對于修裱成品盡量保持檔案原貌，不得損害原件上任何歷史痕跡，不得造成文字等信息洇褪擴散；修裱成品具有較高的耐折度和撕裂度，以利于延長檔案壽命；修裱成品應薄且光潔、舒展平整、質地柔軟。裱件不崩裂，不變形走樣，托紙與檔案原件不形成空殼；需要裝訂的檔案裱件，在修裱、整裁后留有裝訂邊，以便成卷成冊裝訂。裝訂檔案時保持規定的卷內文件順序。1.2.6托裱 檔案托裱，主要是針對社保檔案中很大一部分醫療報銷發票，有些很多張發票層疊粘貼在一張A4紙上的，需要重要每張跟原來的托紙進行分離，通過平貼的方

6、式利用新的A4紙進行平貼，要求表面平整，不能有多余的漿糊溢出，無翹起。最終能順利通過高速掃描儀，并與原來的檔案能連為一體。檔案揭補針對嚴重粘結檔案進行分離，并對殘破部分進行局部修整。分為干揭法、濕揭法兩種做法 。a.干揭適用于紙張間粘結不太嚴重，但字跡遇水擴散的檔案。b.濕揭適用于紙張間粘結嚴重，但字跡遇水不擴散的檔案磚。采用水沖法、水泡法、蒸汽法其中之一。水沖法：用開水沖淋粘連嚴重的檔案，待其松軟后，放在通風處晾至半干，再用啟子、鑷子、針錐等工具順頁細心揭開。水泡法：將粘結嚴重的檔案置于開水中浸泡，并使用篩子放置檔案，待其松軟后，瀝起，晾至半干，再慢慢揭開。紙張強度較差的檔案，不應水泡。蒸汽

7、法：用紗布數層將粘結嚴重的檔案包裹起來，置于蒸擱上，隔水蒸，用熱汽將其沖軟，晾至半干，用工具精心揭開。對檔案載體需要加固時的修裱方法，適用于載體整體強度較差，出現霉爛、脆化、支離破碎現象的檔案。采用濕托法或干托法進行。根據不同破損檔案的紙張強度狀況、字跡洇褪狀況采用不同的方法進行托裱。在托裱中，裱件應達到寧薄勿厚、寧軟勿硬；配料顏色寧淺勿深；漿糊寧少勿多。a濕托法適用于修裱字跡遇水不擴散的檔案文件。鋪平：將文件反鋪在裱臺上，用噴水壺均勻噴水潮潤，展平。揭舊紙：將曾經托裱過的殘損檔案的褙紙揭掉。用糊：用排筆在檔案背面刷上一層稀漿糊。補缺：在檔案的殘破部位背面用與原紙顏色相近、紙質基本一致的紙張補

8、齊。上托紙：用棕刷把托紙刷在檔案背面。排實：為使托紙與檔案粘結牢固，托紙上好后，用棕刷均勻排實。b干托法適用于修裱字跡遇水擴散的檔案文件。分為飛托法和腹托法。飛托法：是在托紙上用漿糊，將檔案背面覆于托紙上的方法。將托紙鋪在裱臺上，刷上漿糊；將檔案放在裱臺上，用噴水壺噴霧，使之稍加潤潮，然后卷起來；把卷起的檔案水平展開，逐漸用棕刷排到托紙上；揭起裱件，置于吸潮紙上，上面再放幾張紙，用棕刷用力排干、排實 ；揭起裱件，貼放在干燥設備上。腹托法：是將檔案反鋪于裱臺上，再將用漿糊后的托紙覆于檔案背面的方法。把檔案反鋪于裱臺上（檔案下面應鋪墊膜）。需拼接的檔案放在玻璃燈箱式裱臺上，借助燈光把拼接部位對齊；

9、在托紙上用漿糊后，置于吸潮紙上撤潮，待托紙半干后，再將托紙漿面向下搭覆在反鋪的檔案上（應由二人合作），邊放邊用棕刷刷平。然后將墊膜連同文件一起揭起來，反放在吸潮紙上，仔細揭下墊膜；揭起裱件，置于吸潮紙上，上面再放幾張紙，用棕刷排實；揭起裱件，貼放在干燥設備上晾干。1.3掃描通過掃描的方法把以紙介質為載體的文件資料由模擬信息轉變為數字信息，并按一定的質量要求對電子文件進行加工和制作，然后存儲在磁盤或光盤介質上，確保檔案電子圖像完整、清晰、無誤，保證圖像和檔案實體一一對應。Ø 掃描方式。對于用黑白二值掃描無法正確反映其上彩色信息的檔案資料，以及彩色照片等，可使用彩色掃描；對于黑白照片及使

10、用黑白二值掃描不能獲得清晰圖像的檔案資料，可使用灰度掃描；對于上述情況外的大部分檔案資料，使用黑白二值掃描。Ø 選擇分辨率基準：文字和字體較大的圖紙200dpi，字體較小的圖紙300dpi，照片100dpi。可根據實際情況調整分辨率及其他相關參數。Ø 對掃描方式和分辨率的選擇，符合以下原則：閱覽和打印圖像清晰（與原實體一致），圖像存儲量適中A3以內圖像的存儲量：黑白方式平均為100K以內，彩色方式平均為300K以內。Ø 所有A0幅面以內（包括A0幅面）的檔案資料按原幅面一次掃描完成，不作分幅掃描再拼接圖像。Ø 對于特大檔案，我們采用數碼相機照相功能進行加

11、工錄入。1.4圖像后處理盡管系統已經具備了自動去黑邊、自動糾偏、自動去空白頁的功能，但有些不能成功進行自動處理的，需要手工進行精修的圖像還是需要進行圖像后處理工序。包括：去黑邊、糾偏、去空白頁、整理順序、裁減、調節亮度、旋轉。對質量不過關的圖像文件重掃。1.5錄入及目錄打印盡管系統已經具備了檔案頁屬性自動識別的功能，一方面需要進行對自動識別的結果進行校對，另一方面對于年代久遠的非印刷體檔案、非標準格式的檔案，無法進行自動識別，依然還是需要手工錄入。注釋：該環節為可選項，可根據實際情況決定是否需要錄入。1.6審核該工序由社會保險基金管理局檔案館安排專職人員進行，依照驗收標準進行審核。審核包括：審

12、核實物檔案：對于整理不合格的檔案退回到整理工序，重新整理。審核電子檔案記錄：對于掃描不合格的檔案，退回到掃描工序，重新掃描。對于錄入不合格（包括目錄不合要求）的檔案，退回到錄入工序。1.7重新裝訂將審核通過的檔案重新裝訂。1.8驗收由社會保險基金管理局組織驗收，加工方進行配合。依照驗收標準進行驗收。對于驗收不合格的檔案：驗收實物檔案：對于整理/裝訂不合格的檔案退回到重新裝訂工序，重新整理和裝訂。驗收電子檔案記錄：對于掃描不合格的檔案，退回到掃描工序，重新掃描。對于錄入不合格（包括目錄不合要求）的檔案，退回到錄入工序。不合格部分經過整改后，重新提交審核、驗收。1.9歸還檔案我們對實物檔案進行檢查

13、，確保無缺、失后歸還給社會保險基金管理局檔案館，并在系統中進行歸還登記。1.10圖片數據與系統掛接我們掃出來的檔案數據，以PDF格式固定分類存放在一臺服務器上，通過華資開發的業務系統中的檔案管理模塊中的掛接功能實現目錄與對應檔案的電子圖片進行分類掛接，實現一對一的對應。具體方式是，在華資開發的業務系統中的檔案管理模塊中先找到檔案的目錄，再去固定存放檔案電子圖片的服務器上找出相對應的圖片數據，提請掛接，掛接成功即代表本檔案內的對應檔案實現了與對應圖片數據的對應。二、需求分析根據了解評估，預計社會保險基金管理局檔案館館藏有利用價值與長期保存要求的檔案約在1.5萬卷左右，而平均每卷估計在300頁左右

14、。總體按500萬頁計算。時間要求：考慮到對數字檔案利用的迫切性，用戶方希望在短期內，通過加大人力投入，運用高效的加工管理辦法，配套高速的加工掃描設備以及掃描加工的管理軟件等，力求在一年到一年半的時間內，完成現有歷史檔案的掃描。場地：用戶可提供場地，包括場地內的桌椅、電腦、中高速掃描儀等一切掃描所需要的設備等。這樣我們只需要帶加工隊及加工管理軟件入場即可。考慮到怕用戶自備的掃描設備會有不夠用，或者罷工狀態，我們會自帶三臺平板及一臺高速掃描儀，以確保每日掃描量。適當的時候還可以通過增加掃描線來提高每日產出。用戶需要根據現場人員、設備（電腦、掃描儀）等情況，提前考慮好場地的可行性。三、人員配備我司預

15、計派出10人組成的小團隊：1人擔任項目經理，主導整個項目的協調以及人員的管理，負責直接跟用戶方溝通，負責檔案從用戶方的領出與交還等，負責較對每卷內檔案的每宗屬頁，并制訂對應的表單。3人負責檔案的整理：即負責檔案的拆檔、裝裱，分類整理，讓檔案備具體可直接高速掃描的條件，對不能進行高速掃描的個別頁，單列出來。通過平板來補掃進行。2人負責管理三臺高速掃描儀，以及一臺平板掃描儀的操作。將整理好的檔案放入掃描儀并檢查好每臺的運行情況。并將掃好的檔案進行分類存放好。交由檔案整理人員，進行檔案的裝訂等工續。3人負責對檔案的較驗，即后期加工處理。1人負責操作兩臺主機，對檔案數據進行系統掛接，需要登錄華資開發的

16、業務系統中的檔案管理模塊。利用上傳數據的時間差，同步運行兩臺主機，加快效率。四、效率及產出按一年期限要求，去掉節假日，預計按300天計算，則每天需要完成50卷檔案。預計15000頁，平均每臺掃描儀需要掃5000頁（需要確認下掃描儀的每小時最大掃描量，以及負荷承載度），另外我司備帶的掃描儀也可以通過替補或者增設的方式，以保障甚至提高每日的基本產出。 如果按一年半期限要求，則至少每天要完成10000頁，人員可以適當調整至6-8人，視每日產出情況定。可視用戶的要求所提供的硬件、場地等環境，我們去調整人手與各個崗位的安排以及利用節假日、晚上、周末等加班的方式。保障好限期內的每日基礎產出。五、報價1、由

17、用戶提供所有的電腦（7-8臺），高速掃描儀（3臺），平板掃描儀（1-2臺），辦公場地、桌椅等可容納至少8到10人、檔案拆裝托裱所用零配件（如漿糊、釘、裝訂機、A4紙等）。其中后期處理（2人2臺電腦）與檔案圖片數據掛接（1人2臺電腦）等可另外的室進行，但要求在一幢樓里一個網絡環境內。折合到單頁報價：0.15元/頁。完成這1.5萬卷檔案的掃描期限視用戶要求調整人員與設備投入，最短不少于一年時間。（按500萬頁，則估算為75萬）2、由用戶提供基礎的辦公環境，辦公場地、桌椅等可容納至少8到10人、檔案拆裝托裱所用零配件（如漿糊、釘、裝訂機、A4紙等），由服務公司提供掃描所用到的電腦（多臺）、掃描儀（不限高速、平板等多臺），