1、采購及報銷流程規定范文一、目的 為了加強公司采購及報銷業務工作的管理，做到有章可循， 預防采購及報銷過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購及 報銷業務的質量和效率，特制定本規定。二、范圍 本規定適用于公司所有物品（固定資產、勞保用品、辦公用 品、節日慰問品等）或勞務（技術、服務等）的采購。三、職責（一）各部門對辦公用品或勞務需求應根據需求物品或勞務 的性質和權屬，定期由部門提交采購申請單于行政部，行政 部每月定期匯總各部門的申購內容，提交一份 年 月采購需求 申請總表由公司決策層進行批復；對于已批準的申購內容，財 務部根據申購需求撥款或提供采購金額預算，行政部進行協調及 完成采購。1. 行政

2、部在處理采購內容時應以資源最優化和成本合理化為 原則，通過合適的渠道完成采購任務，如遇特殊情況或任務，需 其他部門或人員參與采購，可于 年 月采購需求申請總表內 標注。2. 各部門負責人應遵從勤儉節約的原則，妥善處理部門內提 交的采購需求，對公司財產的使用和保存做好監督工作；各位員 工有義務妥善保管辦公用品及合理使用消耗類辦公品，避免揮霍 與浪費。董事長有權對生產經營采購、固定資產購置、維修等計 劃做最終批復和調整。（二）采購經辦人在采購過程中需負責發票的收集和辦理結 算，并對發票的真實性進行嚴格把關；所有票據齊全后于公司規 定期限內向財務部提交審核和報銷。（三）行政部負責按照本制度第二條所涉

3、及的內容對所有公 司財產及物品做好登記備案，以及協調完成對各類固定資產的日 常維護和定期檢修。四、采購作業操作流程（一）物資采購的申請與審批1. 各部門根據工作計劃、 實際需要以及庫存情況于每月 日前 上報次月的采購計劃，填寫采購申請單 ，由部門負責人簽字后 交由行政部匯總。2. 經行政部初審后，由行政部填寫 年 月采購需求申請總 表，將月度采購計劃提交公司決策層核準后執行。3. 未列入當月采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需先向行 政部確認庫存為零，且對實際工作產生即時影響的情況下，可根 據實際情況填寫特殊情況采購申請單 ，由部門負責人簽字并與 行政部溝通后，提交公司決策層審批，批復后告知行政

4、部執行采 買。除不可預計的特殊用途外，原則上不受理普通辦公用品的臨 時申請。（二）采購比價1. 行政部在采購前須對所需采購物品的渠道進行了解和多方 選擇，根據 年 月采購需求申請總表中注明預算，對預采購 物品提供至少兩家或以上的供應商報價和聯系方式，如有需要可 聯系供應商進行實地考察。2. 所有采購及報銷業務應經財務部物價審查后方可報公司決 策層簽批，后方可進行采購和報銷。（三）采購實施及物資驗收1. 公司的采購及報銷業務統一由行政部負責辦理，其他部門 或人員不得在未經批準的情況下自行采購。2. 采購物資運到本公司時，先由行政部對照核對采購計劃， 經確認無誤后進行質量檢驗， 檢驗合格的物資由行

5、政部登記入庫， 檢驗不合格的物資不得辦理入庫。（四）物資分配1. 采購物資分配以收到當月各部門申請的先后順序，并根據 實際采購物資數量進行合理分配。由各部門申請人簽字領取。領 取記錄由行政部門負責留存備查。2. 對庫存物資應及時更新清點，不出現重復購買或因分配不 均而導致的重復支出。3. 對分配的固定資產需由部門負責人簽字驗收，行政部門應 及時完成公司固定資產的登記備案。五、報銷（一）采購發票按規定能夠取得增值稅發票的，必須索取增 值稅發票；不能取得的，應向供應商索取普通發票。行政部應避 免向不能提供發票的供應商進行采購，如遇特殊情況，應向供應 商索要收據并附帶有供應商名稱的付款憑證截圖。（二

6、）在報銷時需由行政部提交 年 月采購入庫單，連同 有關憑證報經財務部審核，并經公司決策層批準后，出納人員方 可予以報銷。（三）財務部在對采購物品報銷時，應當認真審核采購清單 及相關票據，對賬目結算不清、不符合本制度規定以及不符合稅 務制度規定的報銷憑證財務部不得辦理相關報銷手續。六、責任（一）不按規定程序及未經審批采購的，由行政部或請購部 門人員自行負責處理；已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不 能履約而發生的損失由相關人員承擔全部責任及賠償。（二）經審批的采購計劃和申請，行政部應在采購期限內采 購到位，因非人為原因未能采購到位的部分應及時與需求部門溝 通解決方案。（三）經查實為未經比價導致采

7、購價格明顯高于正常采購渠 道價格的情況（除有正當理由解釋外），價格高出部分由采購人員 自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；經查實后由采購人員承擔相應損失并接受公司處分。（四）物品使用部門必須依據實際需要， 填寫采購申請單 因填寫不規范，導致無法確認請購物資必要信息的，行政部有權 拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門指定專人提交行政部 審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪 費的，依照采購物品實際價值的兩倍標準對有關責任人處以罰款。（五）財務部必須認真履行審核監督責任，對審核把關工作 不嚴、不及時向公司決策層匯報采購有關事實，并造成公司經濟 損失的，給予相應的經濟和行政處分。（六）行政部必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購 合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及 時報告公司決策層進行處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的， 給予相應的經濟和行政處分。（七）行政部對驗收合格的外購物品辦理入庫手續，并對入 庫采購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向公司決 策層報告，同時妥善保管該批采購物品等待處理。