1、.一天25小時 用Outlook2007管理時間2007-04-11 09:49:56來源: it168網友評論 2 條 進入論壇很多人都有這樣的體會，每天工作緊張而繁忙，卻又常常被指導突然下達的命令把方案打亂，郵件太多怎么也找不到想要的附件文檔，會議前的等待無奈又必須，到了下班時間才想起來還有幾項今天必須完成的任務。今天我就來幫助您解決這一困境，講解如何使用Outlook2007進展有效的時間管理。一、顏色與后續標記郵件信息快速標注每天早晨翻開Outlook，我們可能會收到大量的郵件：有些是指導分配的任務，有些是朋友發來的笑話，有些是同事提的問題，有些是親友發來的祝福，還有一些是討厭的垃圾郵

2、件。我們是不是應該仔細的閱讀每一封信逐一處理呢？我認為不應該這樣。我們應該先預覽郵件，判斷郵件的重要程度，刪除垃圾郵件，回復容易處理的郵件。對一些需要大量時間去處理或者需要后續提醒的郵件，用Outlook 2007的顏色與后續標記功能進展標記。在Outlook 2003中，顏色標記和后續標記是同一個概念。Outlook 2007中把他們分開，變成兩個功能。其中，顏色標記可以對顏色進展選擇、對名稱進展修改，同一封郵件可以標注多個顏色標記，方便對郵件進展詳細的規類和管理。我們可以在顏色標記的方框上點擊鼠標右鍵，選擇“所有類別，在彈出的窗口中對顏色進展命名。命名完后我們可以右鍵點擊顏色標記的方框，選

3、擇合適這封信的顏色標記。假如我們還需要對這封郵件的相關事件進展后續工作，那么我們還需要添加后續標記。后續標記在Outlook 2007中不再僅僅是一個標記而已，它被賦予了時間節點的概念。設置后續標記的目的是提醒您在限定的時間內完成后續工作。我們可以看到在對郵件設置后續標記以后，“待辦事項欄和“任務中都相應的增加了提醒，提示您在限定的時間內完成該郵件的后續工作。假如這封郵件是一封會議的提醒郵件，我們可以直接拖動它到待辦事項欄的日期上，選擇好相應的時間，我們就可以看到相應的會議安排，屆時Outlook會準時提醒您參加。二、日歷合理安排各項時間預覽完郵件后我們還需要看一下自己的日歷，看看哪些事情是已

4、經安排好的，哪些時間是空閑時間，可以用來處理今天的任務。在有Exchange效勞器支持的情況下，我們可以將日歷共享給同事，讓同事理解自己的時間安排，防止時間上的沖突。在日歷的左邊點擊“共享我的日歷，填寫收件人進展發送，就可以將日歷共享給同事。在沒有Exchange效勞器的環境下我們可以將日歷發布到網上，點擊“發布我的日歷，輸入Microsoft Live ID，選擇相應的權限，將你的日歷信息通過E-Mail發送給想要查看的對象，即可完成日歷的發布。你還可以直接通過E-Mail將日歷發送給你的同事。點擊“通過電子郵件發送日歷，選擇要發送的日歷，再輸入接收人的郵件地址，點擊發送即可。為了防止在發布

5、和共享日歷中出現為難，我們可以通過建立多個日歷來進展日程管理，比方我們可以建立一個公司日歷，建立一個私人日歷，將公私分開進展管理。新建日歷的方法很簡單，只要在左側日歷上點擊鼠標郵件，選擇“新建文件夾，彈出的窗口中命名為“私人日歷即可。日歷默認是以并排形式顯示的，我們可以在右側的日歷選項卡上點擊鼠標右鍵，選擇“以重疊形式查看。這種形式下我們可以看到其它日歷以半透明的方式顯示在上面，便于我們安排合理的時間以防止沖突。三、任務今日事今日畢看完日歷后我們需要再看一下今天有什么任務需要完成，還有什么任務沒有添加上去，完善今天的任務列表。需要注意的是任務只能以天為單位，不能以小時為單位。假如要限定某時之前

6、完成需要使用日歷。在任務列表的空白欄中我們點擊右鍵，選擇新建任務，輸入主題、內容和開場完成時間即可。在Exchange的支持下，我們還可以跟同事共享我的任務列表。點擊“共享我的任務文件夾，在彈出的窗口中填入收件人，點擊發送即可。四、待辦事項欄工作信息一目了然做完這些時間僅僅過去半小時，這時我們就可以有條不紊的處理自己的郵件和任務了。Outlook 2007新增了待辦事項欄，處理郵件的同時能在右邊顯示日歷和任務，非常方便。五、郵件搜索即時搜索省時省力處理郵件時我們經常會面臨找不到想要的附件的為難。Outlook 2007基于Windows Vista核心搜索技術的Windows Desktop Search，可以利用系統空閑時間對郵件進展索引，實現即輸即搜特性，另外它還可以對附件的內容進展搜索。我們只要點擊搜索右邊的小雙箭頭，點擊“添加條件，選擇“附件內