1、數碼照片歸檔與管理內容摘要： 近年來，隨著數碼相機的普遍應用，形成了大量的數碼照片，為豐富、充實檔案庫存提供了有利條件，因此做好數碼照片檔案管理工作具有重要的意義。本文對數碼照片的產生、歸檔要求和管理進行了論述。首先闡述了數碼照片檔案管理的必要性和重要性，具有很強的現實意義。數碼照片管理的完善化、規范化，不但可以實現優化地提供查找利用，而且可以促進數碼照片管理水平和質量的不斷提高，促進企業經營生產的發展。因為數碼照片檔案真實記錄了本單位或企業的重大活動和事件，保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。接著，對數碼照片的歸檔范圍進行了界定，明確凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活

2、動和工作成果的數碼照片均屬收集范圍。同時，介紹了數碼照片的收集歸檔方法和要求。在做好前期收集工作的基礎上，數碼照片的檔案管理關鍵在于數碼照片的整理和保管，本文將數碼照片分為七類，對數碼照片的整理分類提出了參考意見。對于數碼照片的保管，本文從技術上指出了注意事項，以保證數碼照片檔案的長期有效。文末指出數碼照片檔案的研究是新生事物，尚處于摸索階段，還有待于積極研究數碼照片檔案的特點，不斷完善數碼照片的管理。關鍵詞： 數碼照片 檔案管理數碼照片歸檔與管理近年來，隨著數碼相機的普遍應用，形成了大量的數碼照片，為豐富、充實檔案庫存提供了有利條件，因此做好數碼照片檔案管理工作具有重要的意義。一、數碼照片檔

3、案管理的重要性1、定義。數碼照片是指用掃描儀、數碼照相機等設備獲得的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。數碼照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的數碼照片。2、數碼照片的特點。傳統的紙質照片檔案管理中，要求底片、說明、照片3位一體，才是一份完整的照片檔案。但是在實際收集過程之中，往往不是缺說明就是少底片。此外在相當多的機關和部門，由于原底片的唯一性，沖洗復制的資金問題，使得照片檔案收集成為一項難題。數碼照片可以較好的解決以上問題。數碼照片數據，它既是照片又是數據底片。數碼照片的屬性數據庫里，可生

4、成或填入標題、時間、作者、注釋、關鍵字、種類、數據描述等等信息，這些信息是自動隨著圖像數據可以復制的。這就避免了底片、說明、照片之間對應時產生的差錯。數碼影像的原數據，應該說就是相機拍攝后，沒有調整或修改的數據。并不能簡單認為，相機存儲卡上面的數據才是原數據。因此原數據收集比原底片收集容易的多。3、數碼照片檔案的管理。數碼照片檔案的管理主要是對在生產經營過程中產生的數碼照片按照其保存和使用價值進行有序的管理。數碼照片管理的完善化、規范化，不但可以實現優化地提供查找利用，而且可以促進數碼照片管理水平和質量的不斷提高，促進企業經營生產的發展。因為數碼照片檔案真實記錄了本單位或企業的重大活動和事件，

5、保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。二、數碼照片檔案的收集1、收集歸檔范圍凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活動和工作成果的數碼照片均屬收集范圍，至少包括以下幾方面：（）領導人和著名人物參加與本單位有關的重大公務活動的數碼照片； 2（）本單位組織或參加的重要外事活動的數碼照片；（）記錄本單位重大事件及異常現象的數碼照片；（）與本單位其他載體檔案有密切聯系的數碼照片；（）本單位其他具有保存價值的數碼照片。2、收集歸檔方法及要求數碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統紙質照片檔案復雜，應采取集中收集與捕捉信息隨時收集、零散收集相結合，定期收集與不定期收集相結合、關鍵還是要在數碼照片形

6、成后，檔案管理人員要督促攝影者或承辦部門及時整理，向檔案管理部門移交，盡快歸檔。特別值得注意的是，一定要確保數碼照片檔案有一個完整的文字說明，準確地概括出數碼照片所反映的全部信息。數碼照片檔案由攝影者或承辦部門收集并編寫文字說明后，及時向檔案室歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。完整的數碼照片檔案應包括數碼圖像文件、紙質數碼照片和文字說明部分。數碼照片收集時應統一將其轉換為JPEG、TIFF格式。文字說明以EXCEL電子表格形式，以張為單位，寫明照片題名、拍攝者、拍攝時間等。照片題名:簡明扼要地反映每一張照片的具體內容，包括地點、人物、事由、背景等要素。拍攝者:照片的拍攝單位或拍攝人。拍攝時間:照

7、片的拍攝時間，用8位阿拉伯數字標識。如20070104。永久、長期保管的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，紙質照片檔案管理參照國家標準GB/T11821-2002照片檔案管理規范執行，紙質照片檔案整理時應注明對應數碼照片的檔號。3、數碼照片檔案的整理對于沒有歸檔價值的或重復的照片必須剔除。反映同一場景的數碼照片一般只收集一張。歸檔的每一張數碼照片都要確定保管期限，保管期限的劃分參照文書檔案。將數碼照片按其形成年度分類。不同年度的數碼照片應分別整理。每一個年度建立一個文件夾。文件夾下存放數碼照片文件。數碼照片文件按時間先后排列，一組聯系密切的數碼照片應排列在一起。文件夾內的每一張數碼照片按其排列順

8、序編號，形成數碼照片號。數碼照片目錄的擬寫：按組，每組照片先有一個總說明，后附每張照片的分說明，若只有一張照片,每張照片名稱寫詳細說明。照片目錄放在照片前。數碼照片目錄使用歸檔數碼照片登記表（見附表1），照 3片檔案一般分以下幾種形式：1、會議照片：一般會議，帶會標的全景照片一張，照片說明寫明，照片號、會議時間、地點、會議名稱、參加人員、主持人（姓名、職務寫全稱）、攝影者、拍攝時間、參見號；重要會議，如職代會，可保存大會會場、大會主席臺、主持人講話、重要領導人講話、代表討論、代表表決照片各一張。照片總說明寫明，會議時間（起止時間）、地點、會議名稱、參加人員、主持人、攝影者、拍攝時間參見號。分說

9、明寫明照片號、場景內容即可。如，大會會場；科技成果鑒定會，大會會場、主持人，鑒定專家（注明身份）、現場考察觀摩照片各一張。總說明，會議時間（起止時間）、地點、會議名稱、會議內容、參加人員、主持人、攝影者、拍攝時間、參見號（若考察現場較多，可在總說明中將考察的各個地點寫明，選擇與鑒定成果最為密切關聯的照片1-2張）。分說明寫明照片號、場景內容。2、重大活動照片：重要領導人和外賓來訪，接待照片一張，參觀點位照片各一張。總說明，來訪時間，重要來訪人的身份（包括職級），陪同人員情況，主要活動事項，拍攝者、拍攝時間、參見號。擬寫分說明時，按照照片拍攝的順序，要寫明第一次出現的重要人物的身份（包括職級）在

10、照片中所處的位置；文化節等重大活動：開幕式，主要場景，閉幕式各一張。總說明，活動的起止時間，活動的內容、特點、攝影者、拍攝時間、參見號。分說明寫明照片號、場景內容。3、重大事故：主要位置、正面、側面或俯視、近距離照片各一張。總說明，發生事故的時間、地點、事故名稱、原因、攝影者、拍攝時間、參見號。分說明寫明照片號、場景內容。4、重點工程：未開工（原址原貌）、開工、施工基礎、重大設備安裝、試車、竣工、正式生產（或使用）各一張。總說明，工程名稱，投資情況，計劃開工與竣工時間，工程的意義或產生的影響，攝影者、拍攝時間、參見號。分說明寫明照片號、場景內容。5、設備大、中修改造：改造前，改造后照片各一張。

11、總說明，設備大、中修改造名稱，改造時間，完成時間，攝影者、拍攝時間、參見號。分說明寫明照片號、場景內容。6、設備、產品照片：重大設備開箱驗收合格后，拍一張照片，寫明照片號、設備驗收時間、設備名稱、攝影者、拍攝時間、參見號。研制出新產品后，拍一 4張照片，寫明照片號產品研制時間、產品名稱、攝影者、拍攝時間、參見號。7、實物檔案：接收實物后（獎杯、獎狀、榮譽證書、錦旗）拍一張照片，寫明照片號、獲獎時間或接收時間、實物名稱、攝影者、拍攝時間、參見號。三、數碼照片的保管數碼影像數據來的快走的也快，由于病毒、硬件故障、誤操作使得數據遺失損壞并不鮮見。現在常用的光盤存儲也有許多不安全隱患。有人認為國內光盤

12、質量參差不齊，一般的光盤四五年就會出問題。為了保證數碼照片檔案信息不被修改，歸檔保存時應通過計算機轉移刻錄到只讀光盤上進行脫機保存，禁止使用軟、硬磁盤等作為數碼照片長期保存的載體。數碼照片光盤應一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。同一年度的數碼照片應刻錄至一盤或多盤光盤中，不同年度的數碼照片一般不應存儲在同一盤光盤中。在刻錄的光盤盒上貼上檔號、保管期限、硬件和軟件環境、文字處理平臺等說明。說明的內容與對應的紙質數碼照片檔案內容一致。保存數碼照片檔案的庫房要干燥、涼爽，嚴禁煙火，并有較好的防塵措施；光盤應放在堅硬的惰性塑料包裝盒內豎立存放；光盤存放要遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離。光盤一般每滿年檢查轉存一次，保留時間不少于年。同時，建立數碼照片檔案定期檢查制度，發現問題，及時解決。人們常說，現在是信息時代，而且是信息讀圖時代。的確“一圖勝千文”，圖像在記錄歷史反映客觀事物方面有著文字無法替代的重要作用。當前，數碼照片在許多圖像記錄領域大量產生，而