1、電氣總公司公文管理制度模版電氣總公司公文管理制度第一章總則第一條為了使總公司公文處理規范化、制度化、科學化，促進與提高公文處理的效率和質量，保證總公司公文格式的嚴肅、規范，根據中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的黨政機關公文處理工作條例 （中辦發2014 號文）和黨政機關公文格式 （GB/T9704-20），特修訂本制度。第二條本制度適用于總公司公文處理工作。第三條公文是在總公司管理過程中所形成的具有特定效力和規范體式的公務文書，是總公司傳達貫徹黨和國家方針政策，公布制度規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。第四條公文處理是指公文的擬制、辦理、管理、整理（

2、立案）、歸檔、銷毀等一系列相互關聯、銜接有序的工作。第五條公文處理應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。第六條各單位應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者指定專人負責公文處理工作。第七條辦公室是總公司公文處理工作的管理機構，并對所屬各單位的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。第二章公文種類第八條總公司常用的公文種類主要有：（一）決定。適用于對重要事項或者重大行動做出安排、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。（二）決議。適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的重大事項。（三）公告。適用于向總公司內外宣布重要事項或者法定事項。（四）

3、通告。適用于公布在總公司范圍內應當遵守或者周知的事項。（五）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（六）通知。適用于批轉下屬單位的公文；轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；印發總公司的重要規范性公文；發布規章制度；傳達要求下屬單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；任免和聘用（解聘）人員。（七）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者告知重要情況。（八）報告。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。（九）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。（十）批復。適用于答復下屬單位的請示事項。（十一）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準

4、和答復審批事項。（十二）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。第三章公文格式第九 條公文格式劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。（一）版頭 1.份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號，一般用 6 位 3 號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。2.密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。一般用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角

5、第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。3.緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。一般用 3 號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為 35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名

6、稱，也可以單獨用主辦機關名稱。如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。5.發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即 1 不編為 01），在阿拉伯數字后加“號”字。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。6.簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，

7、居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用 3 號仿宋體字，簽發人姓名用 3 號楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。7.版頭中的分隔線。發文字號之下 4 mm 處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。（二）主體 1.標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。一般用 2 號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或

8、者同類型機關統稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。3.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。一般用 3 號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“一、”、 “（一）”、“1.”、“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明。公文附件的順序號和名稱。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號

9、（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。6.成文日期。要署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。成文日期中的數字用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1 不編為 01）。7.印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符，有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章：（1）加蓋印章的公文。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準

10、居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。（2）不加蓋印章的公文。單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發

11、文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。（3）加蓋簽發人簽名章的公文。單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。（4）當公文排版后所剩空白處不

12、能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。8.附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。（三）版記 1.版記中的分隔線。分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為 0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為 0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。2.抄送。除主送單位外需要執行或者知曉公文內容的其他單位，應當使用單位全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。抄送機關，一般用 4 號仿宋體字，在印發單位和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全

13、角冒號和抄送單位名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送單位名稱后標句號。如需把主送單位移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送單位。既有主送單位又有抄送單位時，應當將主送單位置于抄送單位之上一行，之間不加分隔線。3.印發單位和印發日期。印發單位和印發日期一般用 4 號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發單位左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即 1 不編為 01），后加“印發”二字。4.版記中如有其他要素，應當將其與印發單位和印發日期用一條細分隔線隔開。（四）其它 1.頁碼。公文頁數順序號。一般用 4 號半角宋體阿拉伯數

14、字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣 7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。2.附件。附件是公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用 3 號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。第

15、十 條信函格式（一）發文單位標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為 30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦單位標志。（二）發文單位標志下 4 mm 處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊 20 mm 處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為 170 mm，居中排布。（三）如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為 3 號漢字高度的 7/8。（四）發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為 3 號漢字高度的 7/8。

16、（五）標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。（六）第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為 3 號漢字高度的 7/8。（七）首頁不顯示頁碼。（八）版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。第十 一 條紀要格式。（一）紀要標志由“ 紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為 35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。（二）標注出席人員，一般用 3 號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用 3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。（三）標注請假和列席人員，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，

17、編排方法同出席人員。（四）紀要格式可以根據實際制定。第四章行文規則第十 二 條行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。第十 三 條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。第十 四 條向上級單位行文，應當遵循以下規則：（一）原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。（二）下級單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級單位。（三）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（四）除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以本單位名義

18、向上級單位負責人報送公文，不得以本單位負責人名義向上級單位報送公文。（五）受雙重領導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。第十 五 條向下級單位行文，應當遵循以下規則：（一）主送受理單位，根據需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送單位機關的直接上級單位。（二）涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文。（三）上級單位向受雙重領導的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。（四）總公司各職能部室，對下屬單位及其下屬職能部門有關具體業務進行查詢、檢查督促或對有明文規定的具體業務進行答復，可以部室名義行文。第十 六 條同級黨政工等機構必要時可以聯合行文。

19、屬于黨政工各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。第五章公文擬制第十 七 條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。第十 八 條公文起草應當做到：（一）符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文單位意圖，并同現行有關公文相銜接。（二）一切從實際出發，分析p 問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。（四）文種正確，格式規范。（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。（六）公文涉及其他單位或部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關單位或部門意見，力求達成一致。（七）單位、部門負責人應當主持、指導重要公文起草工作。第

20、十 九 條公文文稿簽發前，應當由總公司辦公室進行審核。審核的重點是：（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。（二）內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文單位意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。（三）涉及其他單位或部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。（四）文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。第 二十 條經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，

21、由起草單位修改后重新報送。第二十一條以總公司名義制發的上行文，由總公司總經理或主管起草單位工作的副總經理簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署單位的負責人會簽。承辦人員擬好的公文稿，必須經部門領導認真審核、簽字，并經過辦公室文字審核，然后再交送總公司級主管領導簽發。第六章公文辦理第二十 二 條公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。第二十 三 條收文辦理主要程序是：（一）登記。對收到的公文應當逐件清點、登記、編號，如有差錯，應與原發文單位及時查對清楚。需要辦理的公文，應專冊登記，并貼上公文辦理單。總公司機關各職能部室、收發室和其他工作

22、人員收到的公文，包括職能部室工作人員開會帶回的文件，都應先交辦公室統一登記。（二）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本單位辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他單位職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。（三）分辦。總公司收到的公文，應由辦公室負責人根據公文內容和性質，分別注明送領導人“批示”，或交有關部門“辦理”、“審閱”、“閱”。凡涉及幾個部門的公文，應注明主辦部門與商辦部門；需幾個部門分別辦理的問題，由業務主管領導或辦公室召集會議傳達、提出要求，對緊急公文，還應提出辦理

23、時限。（四）批辦。總公司領導根據公文內容對公文進行批示和安排，批示時要簽署自己的意見和姓名、日期。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定閱知范圍。批辦性公文應當批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。（五）傳閱。根據領導批示和工作需要，機要秘書要及時將公文送傳閱對象閱辦。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。（六）承辦。承辦部門和承辦人員，對要辦理的公文，應及時、認真辦理，不得積壓延誤，急辦的公文三天內應辦理結束。涉及兩個以上部門的，主辦

24、部門應主動與配合部門協商辦理，配合部門要積極協助，不得相互推諉、扯皮。如確屬批分差錯和漏批，應及時與總公司辦公室聯系解決。對已辦結的公文，應在辦文單上填注辦理結果并及時退回機要秘書銷號。（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。（八）催辦。要及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。催辦情況應有登記，并定期向公司領導匯報。催辦工作，辦公室負責對各部室的催辦，部室內部催辦自行負責；對外催辦，由有關業務部室負責。第二十 四 條發文辦理主要程序是：（一）復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改

25、的，應當報原簽批人復審。（二）登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。（三）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。（四）核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。第二十 五 條公文審核和簽發要做到：公文必須經過認真的審核和簽發，未經簽發的公文不得打印、蓋章、發出。一經簽發人簽署即定稿，其他人若發現問題，認為需要修改，必須經簽發人復核而不得擅作改動。1.辦公室文字審核的重點是：（1）是否需要行文。對可發可不發的應堅決不發；可送可不送的堅決不送，認真解決“文山”問題。（2）公文內容是否符合國家的法律、法令和黨

26、的方針政策；要求與措施是否明確具體、切實可行、與總公司以前的有關規定是否矛盾；文字表達是否精煉、準確；文種使用、公文格式是否符合本辦法的有關規定。（3）涉及其它部門的問題是否協商一致，并經過會簽。2.復核中如修改較多，或應作重大修改，應退回原承辦部門再復核。3.復核中，遇有字跡潦草、內容不當、問題交待不清、文字冗長、手續不完備或不符合行文規則，應退回承辦部門清抄或重擬。4.草擬、修改、簽發公文，應一律使用鋼筆或中性筆，禁止使用鉛筆、圓珠筆和容易褪色的墨水。第二十 六 條公文的印刷 1.正式公文，要按照規定的格式印刷。2.承印公文要按先急件后平件的原則安排印刷。印出的公文，必須墨色均勻，字跡清晰

27、，版面端正、清潔、裝訂整齊、美觀，無錯別字，無遺字掉句、錯頁少頁等。印刷質量不符合要求的，返工重印。3.印刷秘級文件，應嚴格遵守保密制度，按規定份數印制和保管。所有廢頁、清樣等，應及時清理粉碎，不得隨意丟失。4.打印的文稿，都必須經過認真校對。校對工作由擬稿部門負責，校對人員在校對清樣上應簽名負責，并對校改后的清樣進行復核。5.打印公文，應一律使用國務院批準的簡化字。正式公文不得用復寫紙打印和謄寫。6.總公司的行文，都必須加蓋印章。無印章的臨時機構行文時，可用有關部門的印章代用，但應在發文單位名稱后注明“代章”。第二十 七 條公文的分發和傳遞 1.分發公文應嚴格按照公文的發文時確定的發送范圍和規定份數分發，不得隨意增加或減少份數。分發后應清對印數、發數和余數，以免漏發和多發。2.對外發文的封袋包扎應符合機要通信部門的規定。封皮應寫清收件單位、名稱、標明編號、密級和急緩程度（時間性強的還應注明時限），絕密信件必須加貼密封箋。3.機要信件必須經機要通信部門和機要秘書傳送。嚴禁托人捎帶或以普通郵件寄發。第二十 八 條公文辦完后，各部門應根據文書立卷歸檔制度將公文歸檔，正本和有關材料及時整理立卷。第二十 九