1、 早期學者對秘書工作性質的看法(80年代我國秘書學起步A. 老一代秘書學家王千弓的概括 “ 五個對立統一 ”1,被動性與主動性的統一;2,事務性與思想性的統一;3,機要性與群眾性的統一;4,經常性與突擊性的統一;5,綜合性與專業性的統一。B. 上海、武漢秘書學者概括的 “ 兩性 ” 1,輔助性指秘書從屬、接近領導,而不擔任領導工作。秘書只是輔助領導工作,而沒有決策權。主要從 3個方面發揮作用。 為領導決策提供文件、資料、情報、建議、意見; 為領導的組織和指揮起傳達、檢查、督促作用; 處理日常事務并提供文字和物資方面的條件。B. 上海、武漢秘書學者概括的 “ 兩性 ” (續 2,綜合性指秘書一般

2、不承擔機關或企事業單位內某一部門的工作,而要全面了解、聯系 和溝通各個部門的工作。主要是了解與掌握情況,傳遞信息,輔助領導。常崇宜先生 80年代概括的 4點 1,智力與非智力性; (領導的助手、 “ 耳目 ” 和參謀 2,同領導的高度一致性; (最佳狀態 與領導達到 “ 默契 ” 的程度 3,工作內容的廣泛性; (“ 不管部 ” 4,秘書應是 “ 雜家 ” 基礎上的專才。 (素質要求上的 “ 雜 ”“ 專 ” 結合D. 李欣同志 80年代歸納的 4點從屬性 政治性(含政策性 事務性 被動性E. 有的學者認為秘書工作具有 “ 六性 ” 的特點從屬性、服務性、綜合性規范性、事務性、被動性上述見解,

3、仁者見仁,智者見智,互有交叉,提法不一。但經過近 20年的實踐檢驗,其基 本精神至今仍是正確的。二、近年來學術界對秘書工作性質的看法 可歸納為 “ 七性 ”一是工作位置的政治性(公務秘書工作的政治性更加明顯二是工作地位的從屬性(與生俱來不可改變三是工作作用的輔助性(宗旨是三服務,其核心是為本級領導服務四是工作內容的綜合性(凡領導工作涉及的領域秘書工作均可涉及五是工作效果的潛隱性六是工作方式的被動性七是工作范圍的賦予性傅西璐先生關于秘書本質特性的觀點 “ 綜合輔助性 ”一是貼近領導核心,輔助領導工作二是不在領導職位,參謀領導之政三是沒有領導權力,隱含領導權力四是貫徹領導意圖,反映群眾利益傳統秘書

4、的特點: 1. 無行業組織 2. 對傳統秘書理論探討的欠缺 3. 傳統秘書 “ 傳、幫、帶 ” 的培養模式 4. 傳統秘書 “ 半路出家 ” 當秘書的就業模式 5. 傳統秘書低學歷普遍 6. 傳統秘書能力的低層次 7. 手工操作 8. 低效率現代秘書的特點: 20世紀 80年代后,現代秘書行業組織如雨后春筍般涌現;現代秘書學術的 百家爭鳴;秘書職業教育的迅猛發展,現代秘書隊伍的本、專科化,知識、能力、 技能等素養的極大提高;現代秘書的職業資格考試制度;現代秘書工作的辦公自動 化;工作的高效率,等等。現代秘書與傳統秘書的比較: 一、工作效率更高 傳統秘書的工作內容和工作方式多為手工起草文件 、手

5、工筆記和文件處理, 在手動或電動打字機上進行文字處理;準備信件和文件,以及通過郵局發送傳統電 報;將文書材料立卷歸檔,存放到檔案管理室等 ,因此工作節奏慢、效率低。當今 社會處于信息時代, 辦公系統的高度自動化和系統化 , 許多傳統的秘書工作被機器 所代替,對現代秘書而言,工作效率大幅度提高。計算機的使用成為現代秘書辦公 的標志;材料、檔案的整理、管理、查閱、使用只需往計算機磁盤上寫入或輸出信 息;進行多種遠程通信操作,處理文字和電子郵件;與國外建立更多的聯系,更廣 泛地利用計算機互聯網技術,更大范圍地使用電視電話等會議安排形式;更多的使 用桌面印刷系統;更廣泛的口聲郵件技術;更多的管理行政和

6、監督工作等等。由此 可看出現代秘書工作節奏快,工作效率更高。 二、工作作用更大 現代秘書工作由傳統秘書的偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事辦會又出謀獻策; 從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息;從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理; 從被動服務轉變為力爭主動服務,因此工作作用更大。 三、涉及領域更廣 現代秘書涉及領域更廣并呈多元化發展趨勢。 傳統秘書主要集中在黨政機關 為主的公務領域, 但隨著市場經濟體制的發展, 現代秘書已涉及到國有企事業單位,“ 三資 ” 企業和民營私人企業,涉及到科技、教育、衛生等機構和法律、會計、審計 等各種社會中介組織中,為民間、私營經濟和私人服務的現代秘書越來越多,秘書 職業

7、化、社會化的進程越來越快。傳統秘書以男性居多,年齡偏大,黨政機關秘書 更是如此。現代秘書特別是在非公務秘書領域,已出現年輕化、女性化的傾向,從 事秘書工作的女性越來越多。 四、知識能力要求更高 新時期秘書工作要求現代秘書不僅是專才,更是通才,因此對其知識的要求更 高。既要懂文史哲、數理化等人文社科知識、自然科學知識,又要具有精深的秘書 專業知識,還要懂電腦、英語、財經商貿、法律政策、公關禮儀等基礎知識,才能 適應工作需要。為了適應形勢發展的需要,現代秘書必須由傳統單一型向全能型過 渡,因此對其能力素質要求更高。現代秘書應具備的能力: (一 敏銳的觀察能力 秘書處于連接上下、 溝通內外的樞紐地位

8、, 肩負信息搜集和反饋的重大職責, 這就要求其應具有敏銳的觀察能力 ,在工作中要做到 “ 眼觀六路、耳聽八方 ” ,迅速 抓住事物的特征,準確把握事件的性質,不倦地攝取各種與工作有關的感性材料, 捕捉一切有價值的信息,為領導決策提供信息服務。 (二 良好的記憶能力 現代社會信息量大, 工作節奏快。 而秘書工作需要運用記憶力儲存大量信息 資料,記憶力是秘書不可或缺的智力因素。現代秘書工作時效性很強,由于時間、 條件的限制,不容花費很長的時間去記憶,必須迅速記住,而且要求對各種人、事、 材料、數據都要力求準確,不能似是而非,更不能張冠李戴。有著良好記憶能力的 現代秘書是很受上司歡迎的。 (三 科學

9、的創新能力 現代秘書應具備較強的創新能力。 要突破固有的思想和思維模式, 才能熟練 地運用分析綜合等思維工具,正確地對待客觀事物,進行抽象思維,準確地做出判 斷預測, 恰如其分地提出意見和建議, 發揮參謀助手作用。 要具有較強的創新精神, 在科學的基礎上 ,大膽突破 ,想前人未想 ,所提供的方案既有操作性,更要有超 前性。真正樹立 “ 無新不成文,無新不出方案 ” 的意識 ,做到人無我有,人有我新 , 人新我特,才能更好地做好新時期新形勢下的秘書工作。 (四 較強的組織能力 現代秘書應是具有一定管理經驗和較強組織能力的人才。 根據職責的要求, 現 代秘書經常要按照領導的意圖,組織各類活動,如果

10、缺乏一些現代的科學的組織管 理能力,就無法把工作搞好。因此,現代秘書要通曉辦事的渠道,提高辦事效能, 平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增 加自己的閱歷和經驗,使自己具備較強的組織能力。 (五 廣泛的社交能力 當今, 社會交往已成為社會各階層的一項 “ 熱門 ” 活動。 作為處于樞紐地位的秘 書,需要同各級單位、不同部門的各色人員打交道,因此具有廣泛的社交能力對現 代秘書來說非常重要。廣泛的社交能力有利于秘書處理好同各個方面的關系,建立 起和諧、 融洽的工作環境,順利地開展工作 ,提高辦事效率。現代秘書交往范圍 越寬,交往頻率越高,獲得的信息就越多、越及時,對充分發揮秘書的咨詢參謀作 用就越有利。 (六 很強的操作能力 由于科學技術的飛速發展, 尤其是辦公自動化設備的應用, 使現代秘書的工 作方式發生了巨大變化,這就要求現代秘書,提高對辦公自動化設備的操作能力。 能熟練地操作計算機、文字處理機、復印機、傳真機、照相機、攝像機、電傳機、 電視會議