1、ERP發票處理的技巧增值稅對于跟企業各方面都是息息相關的,特別是財務處理上。但是,可惜的是除了財務部門,其他部門的人員對于增值稅知之甚少。然而,對于ERP系統來說,財務模塊要正常運作,需要其他部門的密切配合。若沒有其他部門的配合,財務模塊很難有大的作為。所以,其他部門也有必要對增值稅有所了解,才能配合財務部門做好相關工作,不要因為增值稅的原因給ERP系統留下隱患。一、增值稅計算模式在ERP系統采購管理模塊與銷售管理模塊中,增值稅的計算方式有兩種方式,一是按行來計算,二是按訂單總金額來計算。如一張采購訂單,其一共要采購三項原材料。分別是A、B、C 三項物料,采購金額分為為15456.70元、21

2、234.00元、67483.90元,則此張采購訂單的總的采購金額為104174.76元。若按訂單金額來計算的話,則這張采購單的增值稅為17706.89元。若按行來計算增值稅的話,則為2627.24元、3609.78元、11472.26元,總共為17706.28元。可見,若按行來計算增值稅金額的話,跟按訂單金額來計算增值稅的金額還是有區別的。可能采購部或者銷售部門,會認為才這么一點差異沒關心的,但是,要知道,在財務帳務處理上,是一分錢都不能差的。有時候,相差一分錢,財務人員要查個半天才能查出來。所以,對于這種低級的錯誤,用戶最好能夠避免,必要因為這個跟自己的部門業務無關,就無視它存在。企業要根據

3、自己通常的計算方式,選擇合理的計算方法,以防止給財務部門到時候的帳務處理帶來困擾。退一萬步說,其實,這也是跟采購部門密切相關的。因為若跟供應商的賬核對不上的話,到時候還是要采購出面跟供應商進行核對的。二、價格中是否含稅操作用戶在報價或者輸入相關單據的時候,要注意其采用的價格是否含稅。也就是說要區分,供應商給你的價格是否包含了增值稅;你報給客戶的價格中是含稅的還是不含稅的。不同的供應商或者不同的企業,可能其報價的方式都是不一樣的,用戶要注意區分。那為什么要做如此區分呢?這主要跟財務帳務處理上及企業成本有關。我們都知道,若企業是一般納稅人企業(現在一般稍微有點規模的企業,都是一般納稅人企業,則其采

4、購時發生大增值稅都不計入存貨成本中的,即最后計算企業的生產成本時,增值稅金額不能計入到生產成本中去。舉個例子,若企業為生產某批產品,一共采購了50萬的原材料,不包含增值稅。增值稅是額外支付的,一共達85000元。則材料在入庫時,材料成本只能算50萬(不包括其它的運輸費、保險費等費用,而不能算585000元。雖然企業要付給供應商這么多錢。那企業不是虧了嗎?其實不虧的。根據增值稅的原理,這85000元的增值稅,企業可以拿來抵扣銷項稅額。在ERP系統中,價格既可以按含稅價,也可以在價格中不含稅。這主要看用戶自己的操作習慣及與供應商、開發商協商的結果。但是,要注意的一點,就是要在ERP系統中做出正確的

5、選擇。無論你采取何種報價方式,ERP系統都是支持的,但是,前提就是你要在ERP系統中做出對應的配置,否則,就會張冠李戴,鬧出笑話來的。不過,為了減少錯誤的發生,我還是建議,在供應商這邊可以統一其來。因為客戶那邊,可能是客戶說了算,所以,企業沒有自己的決定權,要根據客戶的意思行事。但是,在供應商這方面,企業是上帝,企業可以要求供應商報價時按照含稅價或者不含稅價報價。三、見票付款我在跟幾個做財務的朋友私下里交流的時候,他們有時候會向我訴說他們心中的苦惱。有時候他們在增值稅發票上面,企業還要看供應商等臉色行事。這是怎么一回事呢?原來供應商來請款時,因為沒有發票,剛開始被企業拒絕。但是后來供應商拍胸脯

6、保證發票一定馬上開過來,采購員也在一旁說好話,財務看單據老總都簽了字了,就拉不下面子,只好先把款付了再說。可是,沒想到款付后,供應商發票一而再、再而三的找理由推托。財務人員催了多少次了,都沒有作用。你說,遇到這種事情,每個人都懊惱的呀。所以說呀,他們希望有個鐵面判官,能夠幫他們來把好這個關卡。即供應商只有把發票開過來,采購才能為供應商請款;若供應商沒有即使把發票開過來,對不起,誰求情都沒有用。因為ERP系統是沒有情面可講的。無論你是誰,ERP 系統都會一視同仁。對于見票付款,ERP系統一般有兩種控制方式。1、隨貨附發票,即要求供應商每進一次貨,就必須配發票,這一般在零售、批發等商品貿易行業比較

7、普遍,但是,若再制造業就不怎么合適了。這個可以在入貨單或者結帳單上控制。若在入庫單上進行控制的話,可以讓系統進行判斷,在入庫單審核時,若入庫單上沒有相關的發票信息,就無法審核。如此,就可以保證,每張入庫單都有發票與之相對應。但是,有時候,因為可能材料比較急,企業會考慮在沒有發票的情況下,可以收貨,但是,無法生成結帳單。如此,就可以通過結帳功能進行控制了。在系統根據入庫單生成結帳單時,再去判斷入庫單上有沒有相關的發票匹配信息,若沒有,則系統就無法根據這張入庫單生成應付帳款,供應商也就無法順利請到款項。2、還有一種就是月結的方式。其企業要求供應商在月底的時候,一次性把當月的發票開了。用ERP的專業

8、術語來講,隨貨附發票,入庫單跟發票是一對一的,而月結的形式的話,入庫單跟發票是多對一的,即使當月有多張入庫單,但是只有一張匯總的發票。遇到這種情況,ERP系統的處理方式跟前面的隨貨附發票,有明顯的區別。月結的話,ERP系統是如下處理的。在月底收到供應商的發票時,先在應付發票中,輸入這張發票的金額等相關信息;然后,再在發票匹配欄位內,找到對應的入庫單,然后按匹配按鈕,系統就會自動把相關的發票信息更新到入庫單上;然后再進行結帳作業。在這個過程中,我們要注意兩點。一是,結帳的時候,會判斷入庫單上有否發票信息,若沒有發票信息的話,則結帳時,這張沒有發票信息的入庫單是無法結帳的,所以,在應付發票的匹配欄

9、位內,一定要注意,選擇正確的入庫單;二是,為了操作的漸變,我們可以要求供應商在開發票的時候,注明是開哪幾張入庫單的,如此,企業用戶在操作時,會比較方便。四、應付帳款的起算日期不同企業對于應付帳款的起算日期規定是不同的。有的企業規定的是,貨到后開始計算應付帳款的付款日期,而有的企業則規定,是要發票到后才計算付款日期。而從ERP系統的角度出發的話,他只按一個標準,即結帳的日期為準。在ERP系統中,有只作業,叫做結帳作業,他的功能就是從入庫單轉換成應付帳款, ERP系統就是在這個作業中根據供應商的付款條件內來推算付款日期的。所以,企業可以根據自己的實際需求來定義到底是按照發票的日期來計算付款日期呢,

10、還是按貨到企業的日期來推算付款時間。若是按前者,則結帳作業會按入庫單上的發票信息中的發票日期為基礎結合付款條件來進行推算;如是按照后者,則結帳時, ERP系統考慮的就是入庫單上入貨的日期了。五、跨月發票問題根據相關的法律法規規定,當月的發票要當月開。但是,在實際業務中,出于種種原因,供應商當月的發票可能無法即時到達企業,這該如何處理呢?若當月的應付憑據,應付憑據不是供應商的發貨單,也不是企業的入庫單,法律規定,只有發票才是企業入賬的原始憑證。所以,一般來說,企業在沒有見到發票之前,原材料的無法入賬的。按照相關的規定,要進行暫估處理。關于,暫估業務的處理,我會有專門的文章進行講述。大家若有這方面

11、的需要,可以關注我以后的文章。但是,暫估業務處理起來比較復雜,一般企業在遇到這種情況的時候,當月的就不計入,等到下月發票收到時,再進行結賬。雖然,這種方式不被法律法規認可,但是,因為其處理其來比較靈活,所以,企業利用的反而更多。從ERP系統的角度來說,這兩種處理方式都是支持的。企業可以根據自己的需求及企業相關的財務制度,來選擇恰當的處理方式。ERP財務知識之存貨初始計量隨著企業信息化管理的普及,現在需要很多既懂企業管理、又懂信息化軟件的綜合型管理人才。企業流程容易學,但是,企業財務管理就比較困難,因為比較專業。所以,最近很多同事及朋友都問我關于財務的相關知識,因為我是財務出身,對于企業的財務管

12、理有實務操作的經驗,同時,又有財務軟件實施的項目經驗,理所當然就成為了他們的老大姐。從這篇文章開始,我將會通過連載的形式,介紹一些作為實施顧問,不僅是財務模塊的顧問,還有其他模塊的顧問,如進銷存模塊的顧問,都必須了解的一些財務知識。我相信,通過這一系列的文章,能夠幫助大家解決在信息化軟件實施過程中遇到的問題。今天講第一篇,存貨的初始計量。存貨的初始計量,簡單的說,就是企業取得某批存貨時,哪些支出應該記入企業的存貨成本,那些指出不計入存貨成本,而直接記錄當期損益。這個正確區分是非常重要的。因為這關系到企業庫存存貨金額是否準確,而且還涉及到企業成本的統計與計算。我在項目實施的過程中,發現就是因為在

13、這方面不注意,把該計入成本金額的不計入成本金額,或者把不該計入的反而計入了,導致最后財務手工帳與系統帳對不上。最常見的就是增值稅問題。這個問題我在下面的文章中將會詳細講述。其實存貨的初始計量是財務管理的源頭,若把這個搞清楚了,則后續的工作將會很容易操作。現在,我就結合金蝶、用友的財務管理軟件及ERP軟件,談談在項目實施過程中,在存貨初始計量方面,需要注意的地方。一、外購存貨的系統處理。如企業是一般納稅人企業,今天倉庫收到供應商送來的一批貨,單價1元,數量1000件,總金額為1000元,增值稅金額為170元,隨貨付發票。另外,該批貨運輸費為100元,裝卸費為50元。另因為該批貨為進口貨物,還發生

14、了關稅30元。這些發生的金額,哪些應該記入存貨成本,哪些不應該記入呢?一般來說,外購存貨的成本,包括購買價款、相關稅費及運輸費、裝卸費、保險費等等。但是,這里要注意,相關稅費并不是所有的稅費,對于不同的稅種,要根據實際情況區分。如增值稅,若企業是一般納稅人企業,則不應計入存貨成本;但是,若企業不是一般納稅人企業,則應該記入存貨成本。如關稅,無論將來是否會發生退稅(增值稅等,在企業取得存貨時,都必須記入存貨成本。所以,這批貨物的存貨成本應該為1180元。實施財務管理軟件或者ERP軟件項目要注意的點:1、貨物的單價中是否包含增值稅。財務人員可能喜歡把單價與稅款分開,但是,在采購處理訂單時,往往采購

15、訂單的價格中,包含了增值稅的金額,用系統的專業術語,就是含稅價。一般系統業支持這個功能。你只要在采購單中注明這個價格是含稅的價格,則在財務的相關單據上,會自動把這個價格進行分離,剔除含有的增值稅部分。也就是說,在計算存貨成本時,會把增值稅去掉。所以,這個關鍵就是顧問在需求調研時,要搞清楚采購詢價的時候,價格中是否含有增值稅,并且在系統中進行配置。這個千萬不能馬虎,特別是有的企業,采購詢價一部分是含稅價,一部分是不含稅價,在資本基礎資料時,要正確區分,否則的話,庫存成本就會產生錯誤。而且,要命的是,這個錯誤很難查出來。2、企業的類型。那面我們談到過,企業類型的不同,對于增值稅的處理也不同。如一般

16、納稅人企業,在采購時發生的增值稅金額雖然是企業支付,但是,不應該記入企業采購存貨成本,因為其在銷售產品時,可以抵扣;而如果不是一般納稅人企業,則發生的增值稅金額將全部記入采購存貨成本中。所以,要注意。在系統初始化的過程中,要區分該企業到底是一般納稅人,還是小規模納稅人。因為在系統初始化中一進行設置,則在后續的處理中,信息化管理系統會根據這個設置,自動進行后續的工作。也就是說,在月底存貨成本結轉的過程中,會考慮公司的性質,從而來判斷增值稅該如何處理。3、運輸費、裝卸費的處理。運輸費不同的企業有不同做法。如有的企業運輸費是包含在采購價格中的,也就是說,供應商報價時,已經包含了相關的運輸費用;而有的

17、企業運輸費是獨立計算的。前者系統里好處理,因為運輸費已經在采購價格中了,所以,不用進行額外的處理。若后者,運輸費是獨立計算的,則處理起來就比較麻煩。因為發生的運輸費金額不能全部計入到存貨成本。只要企業拿到正規的運輸發票,則一般來說,7%可以抵稅,也就是說,93%可以計入存貨成本。若沒有運輸發票,則不行。所以,系統在處理運輸費用時,會進行一些判斷。如在ERP系統在入庫單中,會提示倉庫用戶選擇費用的類型,若用戶選擇運輸費時,則會提示用戶輸入運輸發票號碼,若不輸,則在考慮存貨成本時,會把運輸費用全部記入存貨成本;若輸入,則會扣除可以抵扣的部分。這是比較正規的做法。但是,有的企業認為這么做比較麻煩,或

18、者發生的運輸費金額比較少的話,他們處理起來,會采用比較簡便的做法。如運輸費每月結算一次而不是每批結算,有的甚至不計入存貨成本,直接當作費用來處理。所以,實施顧問在推進項目時,要注意跟企業用戶溝通,他們對于運輸費的處理態度。只有正確了解用戶的需求,我們顧問才能夠對系統進行正確的配置。而裝卸費相對簡單一點,若企業直接裝卸,就沒有裝卸費用的問題;若企業叫外面人裝卸,那一般就直接計入到存貨成本即可。4、關稅的處理。企業的存貨若是進口的,則一般關稅都將記入存貨成本。即使日后,產品用于出口,關稅仍然將記入成本。5、商品流通企業的處理。運輸費、裝卸費、保險費對于生產企業來說,都要記入存貨成本。但是,對于商貿

19、流通企業,則又有不同。商品流通企業,按照舊的會計準則,是直接記入當期損益,而不計入存貨成本;但是,新的會計準則作了修改,一般情況下,都要記入存貨成本,而若費用較小,則可以計入當期損益。其實,無論記入那里,對于財務管理系統來說,不是難事。難的是,在系統實施前，要進行準確的定義，只有如此，通過系統的配置，以后才不會發生人 為的失誤，把 應記入成本的不計入存貨成本;不入成本的反而入了。 6、還有一個麻煩的問題。就是萬一供應商不是隨貨付發票該如何處理。這 就關系到存貨暫估問題，我后面將會專門寫篇文章來講存貨暫估業務。 7、最后一個要注意的就是運輸費用、裝卸費用、保險費用等是月結呢，還 是按批結。按批結比較精確，無論從存貨的價值還是后續的成本的統計等，都更 加能 夠反映實際情況，但是，按批結的話，處理起來比較麻煩。若按月結，相 當于把本月發生的費用都平攤到當月發生的所有進貨上，不能反映出個別差