1、集團行政管理部集團行政管理部 劉闖劉闖入職培訓行政行政管理職能行政管理職能行政管理制度行政管理制度雅居樂的公文雅居樂的公文(特點特點)行政管理職能什么事來找我們，我們為您做些什么？什么事來找我們，我們為您做些什么？集團行政管理部集團行政管理部后勤辦后勤辦企管辦企管辦檔案辦檔案辦法務辦法務辦文秘辦文秘辦1234總務與資產總務與資產文秘檔案文秘檔案內部管理內部管理法律事務法律事務內務部內務部參謀部參謀部后勤部后勤部書記處書記處行政管理制度遵守制度讓您更自由遵守制度讓您更自由后勤管理文秘保密檔案廉政要求法務(不介紹)工作秩序行政制度（五類）行政制度（五類）工作秩序工作秩序l辦公紀律及行為規范辦公紀律

2、及行為規范l辦公樓出入管理制度辦公樓出入管理制度l車輛管理制度車輛管理制度l辦公用品管理制度辦公用品管理制度l電話通訊系統管理規定電話通訊系統管理規定l出差管理制度出差管理制度l會議管理制度會議管理制度l印章管理制度印章管理制度辦公紀律及行為規范員工形象管理員工形象管理l著裝要求：上班時員工儀表應保持整潔、大方、得體。特殊部門如銷售部，公司有統一著裝要求，按具體著裝規定執行。 上班時間內員工嚴禁穿超短、超薄、露胸、露腰（背）的衣（裙）嚴禁穿背心、短褲和拖鞋。l語言要求：語言文明，禁忌粗話、臟話，多用禮貌用語。l尊重上級，關心同事，切勿在公共場合頂撞、辱罵上級和同事。日常制度一辦公室工作秩序辦公

3、室工作秩序l上班時間內，公司員工應堅守工作崗位，不得串崗、閑聊；因工作原因需要進入其他辦公室，必須先輕敲門，征得同意后方可進入。l員工應保持辦公室肅靜，不要聊天、高聲喧嘩。l上班時間保持良好的精神狀態和精神面目，切勿在辦公室打瞌睡。l上班時間一般不允許打私人電話。l如有賓客來訪，必須在前廳等候，問明事由后，再到指定場所洽談 。辦公區域管理辦公區域管理l不隨地吐痰，不亂扔果皮紙屑；l保持辦公區域的整齊有序，個人辦公桌面的整潔，物品不得亂擺亂放。l不在辦公室吸煙；l不在桌面、隔屏、墻壁、門窗等處亂刻亂貼、亂寫亂畫；l不在辦公室和公共場所放置有異味或其它污染空氣的物品；l保持空氣流通，并保持適宜的溫

4、度、濕度；勿隨便調節空調溫度。l公用設施日常的運行管理由專業人員負責，嚴格執行操作規程，并進行日常的維護和定期的檢查保養。各部門公用設施的使用出現故障，應及時通知行政部（辦）派專業人員進行維修。l辦公環境清潔頻率表l辦公樓檢查制度 辦公樓出入管理制度l員工進出辦公大樓須佩戴工作證 ；l攜帶公司物品外出，須憑部門負責人和行政部共同簽署的“物品放行條”，接受保安查核；l非緊急逃生、搶險、拯救等原因,嚴禁任何人員未獲行政部準許使用走火通道進出，違者予以解雇處理。 l 任何人員不得攜帶易燃、易爆、 利器等危險物品進入辦公大樓。 日常制度二l員工下班后非加班原因原則上不允許進入大樓，如遇特殊情況需進入大

5、樓須說明理由并獲值班人員準許經登記后方可進入，但逗留時間不得超過15分鐘。 l員工夜間加班進入大樓或者下班后未離開大樓直接加班者，需憑部門主任（或以上人員）簽署生效的加班申請單，在總臺登記加班 。l離職人員進入辦公樓須履行外來人員登記管理程序。車輛管理制度（用車管理）日常制度三l提前填寫派車單，單程超過250公里提前三天，250公里以下的提前一天下午14：00前申請；l派車單由部門負責人審核后，交行政管理部門審批，然后交前臺調派車輛；l集團本部的車輛調度于每天下午15：00公布在網站上（http：/ ） ，申請用車時先查看車輛調派情況；l除行政級，一人不派車。辦公用品管理l辦公用品領用標準l辦

6、公用品領用一律按以舊換新的原則領取。 l計劃以內的辦公用品由部門派人于每月上旬一次性領用到位。計劃外的領用，限每周一下午到行政部辦理。 l凡申領用辦公用品,必須填寫領用申請單，經部門負責人審核，送行政部（辦）主管（或主任）審批，方可領用。 l員工離職或調職，必須交回所領取的非損耗品類辦公用品，遺失照價賠償。 日常制度四電話通訊系統管理規定電話禮儀：l電話鈴響三聲之內接聽；l講電話語氣平和，吐字清晰，撥打電話先報上自己的姓名單位；l接聽電話第一句說“您好，XXX部門”；l通話結束待對方收線再放下話機；l遇對方找人不在，主動留口訊。l接到找公司高層管理人員的來訪電話，轉給相應的秘書/助理處理。日常

7、制度五電話使用：電話使用：l長話短說，不閑聊漫談；l不得使用公司電話撥打聲訊臺、私人長途，不得長時間撥打市內私人電話；l經行政辦核對話費清單，如有非公務電話，發函通知財務從通話人的工資中扣除通話費；l無開通長途功能的電話，使用人如工作需要撥打長途，一律通知總機接線員撥通后轉至通話人；l電話配置標準出差管理制度l員工長途出差(指超出珠江三角洲以外地區，不能當天往返的)必須履行出差審批手續；短途出差（指珠江三角洲地區以內以及公司各分公司/項目之間的公務往來）不須進行出差審批手續。 l長途出差審批，按以下辦法執行： 由派遣出差部門填寫“出差申請表”一式二份，遞請核準后，一份送人力資源部（行政人事部）

8、登記出差日期，一份由出差人憑以預借或報支差旅費。（差旅費標準）日常制度六出差審批出差類別出差類別 審批人審批人部門部門負責人負責人項目總項目總經理經理中心中心副總監副總監主管副主管副總裁總裁項目督導級以下三天內出差項目部門經理出差及督導級以下超過三天的出差集團本部督導級以下員工出差集團本部部門經理出差副總經理/副總監出差國外出差印章管理l刻章審批 集團公章、項目公章、財務章需集團審批 部門章項目審批l蓋章審批l印章保管 項目每半年將印章檔案、匯總表交集團行政中心l印章檔案M日常制度七會議基本要求：l公司各類會議要務必做到切合實際需要，做到會前有準備，會議目的、議題明確，會上有效率會后有決議，執

9、行會議決定事項有結果；l會議決議實行少數服從多數、局部服從整體、下級服從上級的原則，會議未決議的事項和不同的意見，不得在會外宣揚。 會議管理制度日常制度八各類例會例會名稱召開頻率參加人員統籌部門高層管理人員會議每季度1次行政五級以上行政中心集團本部例會每月1次本部部門負責人行政中心系統例會每月1次系統部門負責人各管理中心項目例會每月1次項目部門負責人 項目行政人事部部門例會每周1次部門全體員工部門會議紀律：l嚴格按會議時間參加，不得遲到、早退。l遵守會場紀律，保持安靜，關閉通訊工具或設為振機狀態。l對公司舉辦的各類大型會議或公共活動，應注意個人形象，穿著整齊。原則上，男士要著西裝打領帶，女士著

10、套裝。 會議組織：會議組織：l每年初制定例會計劃； l例會常規議題：工作通報匯報、工作部署、研討、工作溝通協調。l視頻或電話會議應提前1天通知參會人員，于會前10分鐘做好設備接入準備。l電話會議接入方式詳見會議室操作指引l開會方式優先選擇視頻會議，能開視頻會議不開電話會議，能開電話會議不開現場會議。 會后處理：會后處理：l各類會議都應做好會議記錄。重要的會議和涉及多部門或全局性的會議，就會議主要精神和成果形成紀要文件，經主持人簽署，于三天之內發出。l有效落實會議決定事項，貫徹實施會議精神。會議決議的有關事項的督辦，一般由主辦單位和部門負責督辦。 l公文l公司網站：lOA平臺：l電話通訊系統l工

11、作聯系單l會議附三附三 稅集團正式溝通途徑稅集團正式溝通途徑文秘保密檔案文秘保密檔案l文控管理制度文控管理制度l公文處理制度公文處理制度l保密制度保密制度l接受媒體采訪規定接受媒體采訪規定l檔案管理制度檔案管理制度(不介紹不介紹)制度文件控制程序l制度文件發布、保管 行政管理部門受控文件登記 l文件使用 確保不持有、有使用作廢或失效文件l離職移交 日常制度九集團管理制度行政管理部營運管理手冊人力資源部營運管理手冊企業文化部營運管理手冊資訊技術部營運管理手冊財務中心營運管理手冊綜合管理部營運管理手冊預算部營運管理手冊監控部營運管理手冊材料部營運管理手冊行政管理人力資源管理企業文化工作資訊技術管理

12、財務管理合同成本管理工程預結算管理工程施工管理材料采購管理附一附一 制度體系制度體系集團管理制度規劃設計部營運管理手冊裝修部營運管理手冊物業中心營運管理手冊營銷中心營運管理手冊商業拓展部營運管理手冊投資部營運管理手冊企業傳訊部營運管理手冊規劃設計管理裝修設計管理物業管理營銷管理商業拓展管理項目投資立項管理企業傳訊管理l審批流程雅集20072號文件 經營審批（財務和人事） 業務審批（行政管理、人力資源、資訊、預算、工程監控、采購）l業務流程營運管理手冊 附二附二 流程體系流程體系公文管理制度l公文類別、公文寫作（略）；公文類別、公文寫作（略）；l公文格式公文格式l公文處理公文處理日常制度十下一部

13、分再介如下一部分再介如接受媒體采訪規定l可代表公司接受媒體采訪的員工：行政五級及以上管理人員l代表公司接受媒體采訪的程序：須填寫媒體采訪申請表、采訪提綱，按規定進行審批。l員工凡未經審批代表公司接受媒體采訪或發表言論，視情節及影響給予記過或解雇處分。 日常制度十一保密制度保密范圍：保密范圍：l公司重大決策；l尚未付諸實施的經營戰略、規劃、項目等；l核心技術（設計方案圖紙、營銷策劃方案、技術標準、作業標準等）；l合同協議、可行性報告、重要會議記錄；l財務預決算報告、財務憑證、帳冊、報表；l統計報表、審計報告書；l員工檔案、工資、勞務收入資料；l其他應當保密的事項。日常制度十二設計方案設計方案/圖

14、紙圖紙公司重大公司重大決策決策/戰略戰略核心技術核心技術合同協議合同協議財務報表財務報表客戶客戶/業主業主資料資料員工檔案員工檔案/工資工資管理制度管理制度/作業標準作業標準保密保密范圍范圍密級：絕密絕密l直接影響公司直接影響公司 權益及公司發展權益及公司發展的重要決策文件的重要決策文件資料、核心技術資料、核心技術資料資料l保密期限為永保密期限為永久久 機密機密l財務報表、設財務報表、設計圖紙、公司經計圖紙、公司經營情況等營情況等l保密期限為長保密期限為長期期秘密秘密l管理制度、人管理制度、人事檔案、合同協事檔案、合同協議、重要會議紀議、重要會議紀要等要等l視實際情況確視實際情況確定保密期定保

15、密期保密措施：l文件資料處理：標明密級l密級資料非經上級批準，不得復制l密級資料存放l業務中需提供保密資料，需請示上級主管領導；l不準在私人交往通信中泄露公司秘密l不準在公共場所談論公司秘密l沒有得到公司授權許可，不得向新聞媒體透露公司情況；l個人工資屬保密范疇。廉政要求廉政要求l廉政制度廉政制度l任職回避制度任職回避制度廉政制度l嚴禁向業務單位索取或暗示提供好處（錢物、宴請等 ）l嚴禁接受業務單位的紅包、回扣、中介費及禮金、禮品、樣板、贈品等。 l嚴禁貪污、挪用、拖欠公款。 l嚴禁公司員工從事兼職，尤其是與公司業務和本人業務相關的職業。 l嚴禁將公司財物占為已用，不得將公司車輛、設備、工具等

16、物資作私人用途。l嚴禁利用職務之便營私舞弊，例如假簽證、虛報工程預決算數據、虛報財務數據等日常制度十二職務禁止條款職務禁止條款l員工凡有收到來自業務單位的非正常收入，包括（但不限于）禮金、禮品、有價證券、優惠等務必向公司如實申報（五十元內）或上繳（超出五十元），由公司統一進行處置，否則視為違規。l凡屬于業務單位以其單位名義向公司及相關人員禮節性贈送日歷、刊物等形象宣傳印刷品，當事人在不便拒絕的情況下可以接納，但如果數量或價值較大，同樣須按上條執行。 非正常收入處理非正常收入處理任職回避制度（1）屬于任職）屬于任職/公務回避范疇的親屬關系：公務回避范疇的親屬關系：l夫妻關系夫妻關系l直系血親關系

17、直系血親關系l三代以內旁系血親關系三代以內旁系血親關系l近姻親關系近姻親關系日常制度十三l不能有直接上下級關系；不能在同一部門任職；l公務回避：財務、審計、用款、采購、工程監控、招聘、獎懲等公務活動，涉及親屬關系的，必須回避；不得參與調查、審核或施加影響；（2）回避原則：）回避原則：后勤管理后勤管理l員工宿舍管理制度員工宿舍管理制度l員工食堂管理制度員工食堂管理制度l員工班車管理制度員工班車管理制度宿舍管理制度l各宿舍水、電、氣、燃料費由員工個人承擔，宿舍公共區域部份的水電費（包括走廊、梯燈、廁所、娛樂室等）由公司承擔。 l宿舍維修費用，屬人為損壞的，維修費用由當事人承擔，無法追究當事人責任則

18、由房間住宿人員分擔；屬自然損耗的維修費用由公司承擔。l員工入住后，未經行政部（辦）批準，一律不得私自調換房間或床位。l保持宿舍區的安靜，不得在宿舍區喧嘩、追逐打鬧等。 日常制度十四l嚴禁在宿舍酗酒、打架、聚眾賭博或從事其他違反國家法律法規和當地政府禁止的活動，違者嚴加處罰，并送治保部門或公安機關處理。 l員工不得私自帶人留宿，如有親屬來探親確需留宿，必須經行政部（辦）負責人批準，并按規定辦理有關手續。留宿時間原則上不能超過三天。 l宿舍衛生檢查評比宿舍衛生檢查評比 管理部門每月對宿舍內務進行檢查評比，不合格的宿舍限期整改。對屢教不改的宿舍，宿舍管理部門將強制安排鐘點清潔，由此產生的費用由有關宿

19、舍成員均攤，并從當月工資中扣除。食堂管理制度l新入職員工,需進行體檢，在確認無傳染病后，方可在食堂就餐。在職員工如患傳染疾病，不得使用公用餐具。l員工離職，由人力資源部（人事部）向行政部（辦）發出通知，行政辦收回其飯卡并統計用餐數后，報財務計算費用。 l使用公共餐具不得帶出食堂之外，同時食堂禁止使用一次性餐具，確有外帶飯菜需要的員工應自行準備便于外帶的非一次性餐具，并自行清洗。 日常制度十五員工班車管理l班車線路班車線路 三鄉至石岐、三鄉至珠海：每個工作日 三鄉至廣州：每個周未l乘車證辦理條件乘車證辦理條件 凡家住石岐、廣州或珠海的員工，提供該相應城市鎮區的房產證、身份證（身份證地址須為非學校

20、集體戶口地址）/戶口本、暫住證。日常制度十六l廣州方向班車規定廣州方向班車規定 a.往返廣州的員工先在考勤處登記，然后于周六上午9：00-10：00之間，到行政管理部指定專人處領取乘車票。(可委托同事辦理)。 b.領取乘車票后若臨時改變行程，務必提前致電集團前臺值班人員取消乘車。 c.未作登記，不發給乘車票；無票司機可拒絕乘車。領取乘車票不乘車且不通知取消，公司將取消乘車資格。 l班車滿員的處理原則班車滿員的處理原則 出現乘車人數超過班車限載人數的情形，不論何種方向班車，均優先安排持乘車證員工乘車，然后再先后順序安排臨時乘車員工。其中臨時乘車的先后順序，廣州方向班車按登記先后順序，石岐、珠海班車按排隊上車順序認定。雅居樂公文雅居樂公文獨到之處雅居樂公文獨到之處獨有公文格式常用公文種類雅居樂公文雅居樂公文(獨有獨有)公文發布途徑雅居樂常用公文種類雅居樂常用公文種類l通知：適用于傳達上級指示，推行管理制度，要求下級執行、辦理或者需要知道的事項，批轉公文、任免聘用管理人員等。l函：適用于不相隸屬單位之間互相商洽工作、詢問或答復問題；向有關主管部門請求批準等。l會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。l請示：待辦或擬