1、(一) 制作大量信函 由于現在我們已經預先制作好了“信函(主文檔)”和“信函和信封(數據源)”案例文件，所以接下來的操作，實際上就是郵件合并的第三個過程“把數據源合并到主文檔中”。在實際處理自己的工作時，主文檔和數據源當然都會改變，到時參照提供的案例文件制作即可。 1. 啟動Word2007，打開主文檔“信函(主文檔)”案例文件，接下來的任務就把數據源中的“客戶姓名”和“服務帳號”兩個字段合并到主文檔中。 2. 點擊“郵件”工具欄中的“開始郵件合并”“郵件合并分步向導”，如下圖所示，可在窗口的右側出現“郵件合并任務空格”。 3. 接下來，可以在郵件合并任務窗格中看到“郵件合并向導”的第一步：選

2、擇文檔類型，這里我們采用默認的選擇：“信函”。 4. 單擊任務窗格下方的下一步：正在啟動文檔鏈接，進入“郵件合并向導”第二步：選擇開始文檔。由于我們當前的文檔就是主文檔，故采用默認選擇：“使用當前文檔”。5. 單擊任務窗格下方的下一步：選取收件人，進入“郵件合并向導”第三步：選擇收件人。從這里可以看到，如果你還沒創建數據源，則可以選擇“鍵入新列表”單選框，然后單擊“鍵入新列表”下方的“創建”鏈接，在彈出的“新建地址列表”對話框中進行創建。但是前面已經說過，為了提高效率，還是在之前就把數據源創建好。由于我們已經準備好了Excel格式的數據源，“信函和信封(數據源)”案例文件，于是我們單擊“使用現

3、有列表”區的“瀏覽”鏈接，打開“選取數據源”對話框。 6. 通過該對話框定位到“信函和信封(數據源)”案例文件的存放位置，選中它后單擊“打開”。由于該數據源是一個Excel格式的文件，接著彈出“選擇表格”對話框，數據存放在Sheet1工作表中，于是在Sheet1被選中的情況下單擊“確定”按鈕圖 5 7. 接著彈出“郵件合并收件人”對話框，可以在這里選擇哪些記錄要合并到主文檔，默認狀態是全選。這里保持默認狀態，單擊“確定”按鈕，返回Word編輯窗口。 8. 單擊下一步：撰寫信函鏈接，進入“郵件合并向導”的第四步：撰寫信函。這個步驟是郵件合并的核心，因為在這里我們將完成把數據源中的恰當字段插入到主

4、文檔中的恰當位置。 9. 先選中主文檔中的“收信人姓名”，接著單擊任務窗格中的“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，“數據庫域”單選框被默認選中，“域(F)：”下方的列表中出現了數據源表格中的字段。接下來我們選中“客戶姓名”，單擊“插入”按鈕后，數據源中該字段就合并到了主文檔中(圖7)。 10. 先關閉“插入合并域”對話框，然后選中“服務帳號”，用同樣的方法把數據源中的“服務帳號”字段合并到主文檔中11. 可以看到從數據源中插入的字段都被用“”符號擴起來，以便和文檔中的普通內容相區別。 12. 檢查確認之后，就可以單擊下一步：預覽信函鏈接，進入“郵件合并向導”第五步：預覽信函。首先可以看

5、到剛才主文檔中的帶有“”符號的字段，變成數據源表中的第一條記錄中信息的具體內容，單擊任務窗格中的“<<”或“>>”按鈕可以瀏覽批量生成的其它信函。 13. 瀏覽合并生成的信函通常是件很愉快的事，因為用傳統方法做起來很麻煩的任務，已經被聰明的Word完成了。確認正確無誤之后，單擊下一步“完成合并”，就進入了“郵件合并向導”的最后一步“完成合并”。在這里單擊“合并”區的“打印”鏈接就可以批量打印合并得到的10份信函了，為什么有10份信函呢？還記得這是因為數據源表格中的記錄數只有10個的原因嘛？在彈出“合并到打印機”對話框中還可以指定打印的范圍，這里我們采用默認選擇“全部”。

6、 圖 10 14. 如果你的電腦上裝了打印機和打印紙，單擊“確定”按鈕，彈出“打印”對話框，再單擊一次“確定”。一會兒之后，10份專業的信函就出現在你面前了。 (二) 制作大量信封 完成信函的制作之后我們開始批量制作信封。之所以介紹制作信封，而不做貼在信封上的那種信簽條，是因為一方面精心制作好信封能給客戶更專業和深刻的印象，另一方面信簽條的制作方法和最后介紹的制作大量的工資條類似，完全可以仿照操作。 顯然，信封的制作也要經歷“郵件合并向導”的六個步驟，有了前面的基礎，下面的學習將更加輕松。不過也不應該掉以輕心，這個任務只提供了數據源，并沒有提供主文檔，我們將把重點放在主文檔的制作與修飾上。 1

7、. 啟動Word2007，進入主界面后新建一個空白文檔，并打開“郵件合并”任務窗格。在“郵件合并向導”的第一步：選擇文檔類型中，選中“信封”單選框。 2. 進入第二步：選擇開始文檔。這里我們要設定信封的類型和尺寸。單擊“更改文檔版式”區的“信封選項”鏈接，打開“信封選項”對話框，單擊“信封尺寸”框的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇一種信封類型。這里我們以使用較普遍的標準小信封(規格為110mm×220mm)的尺寸為例。于是選擇普通5選項。單擊“確定”后返回Word編輯窗口，可以看到頁面已經根據信封的規格改變。 說明：如果“信封尺寸”框的下拉列表中沒有符合你要求的信封規格，則選擇最后一項自

8、定義信封的尺寸。 3. 下面我們將輸入信封中的固定內容，即發信人的信息。將插入點定位于信封下方的文本框中，輸入發信人的信息，如下圖。 4. 然后拖動文本框到信封右下角恰當位置，以便符合信封的布局規定。為了讓這些信息看起來更加美觀，可以對它們進行修飾。選中公司名稱“上海時代日用品公司”，設置字體為“楷體”，對其方式為“居中對齊”，選中地址和郵編，設置對齊方式為“分散對齊”，稍加修飾后可以得到比較專業的外觀。到這里為此，我們算是完成了主文檔的制作。 5. 接下來的工作，就進入把數據源中的字段合并到主文檔中的過程了。本任務使用的數據源和任務1相同，如果你夠仔細的話，應該已經發現，任務1的數據源中就含

9、有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和郵編”這些字段的信息。 6. 進入第三步：選取收件人。單擊“使用現有列表”區的“瀏覽”鏈接，用和任務一相同的方法打開Excel格式的數據源“信函和信封(數據源)”文件。 7. 進入第四步：選取信封。在這里我們將完成把數據源中的字段合并到主文檔中的操作。把插入點定位于信封左上角安置郵編的位置，單擊“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，在“域(F)”下方的框中選擇“郵編”，再單擊“插入”按鈕，于是“郵編”字段被合并到主文檔中。用同樣的方法把“地址”字段插入到“郵編”的下方，“客戶姓名”插入到位于信封正中的文本框中。 8. 插入操作完成后關閉“插入合并

10、域”對話框，返回Word編輯窗口，調整存放“客戶姓名”字段的文本框的大小和位置，設置“客戶姓名”字段的對齊方式為“居中對齊”。 9. 進入第五步：預覽信封。在這里可以先瀏覽一下信封的效果。也許此時信封的外觀并不能讓你滿意，因為收信人的郵編和地址都湊在一起，客戶姓名字體不夠醒目等等。為了讓信封的外觀更加悅目，下面再來進行一番修飾。 10. 先選中郵政編碼所在的段落，選擇右鍵菜單“字體”，在打開的“字體”對話框中，設置為“宋體、三號、加粗”，選擇“字符間距”選項卡，設置“間距為加寬，磅值為18磅”，設置完成后單擊“確定” 11. 然后選中地址所在段落，用同樣的方法打開“字體”對話框，設置為“黑體、

11、三號、間距：加寬，18磅”，設置完成后單擊“確定”。 12. 在“客戶姓名”后輸入一個空格和“收”字，然后選中它們，設置對齊方式為“居中對齊”，打開“字體”對話框，設置為“華文行楷、小一、間距：加寬，5磅”，設置完成后單擊“確定”，現在再來看看信封的外觀，是不是更加美觀呢？ 13. 瀏覽滿意之后，就進入第六步：完成合并。單擊“合并”區的“打印”鏈接，打開“合并到打印機”對話框，在這里可以設定打印的范圍，我們保持默認選擇“全部”，單擊“確定”按鈕后彈出“打印”對話框，再單擊“確定”按鈕可以開始打印。 圖 19 14. 如果這些信封以后還會用到，則可以把合并結果保存一個新的文檔，以便重復使用。 1

12、5. 在第六步：合并完成的任務窗格中，單擊“編輯個人信封”鏈接，打開“合并到新文檔”對話框，保持默認選擇“全部”，單擊“確定”后，得到一個名稱為“信封1”的新文檔，設置顯示的比例為50，可以在編輯窗口內看到合并生成的所有信封 16. 接下來為“信封1”新文檔取一個恰當的名稱，如 “客戶信封”，保存在恰當的位置即可，以后需要重新制作這些信封時，打印這個文檔即可。 (三) 制作大量的工資條 已經運用郵件合并完成了兩個任務，大家應該對這個強大的功能比較了解了。那么是否還有必要繼續操練任務三呢？回答是肯定的，一是因為任務三的完成過程代表了一系列任務，比如制作大量的成績條、信簽條等的完整方法；二是在任務

13、三中我們將學習使用“郵件合并”工具欄，熟練使用“郵件合并”工具欄可以提高操作的效率。 本任務提供了主文檔和數據源案例文件，進入具體操練之前，請先去下載好。主文檔是一個工資條表格，數據源是一個Access格式的記錄表。大家將會在操練中體會到Excel格式數據源和Access的在使用方法上幾乎沒什么區別，操作都很簡單。 1. 打開主文檔“工資條(主文檔)”案例文件，可以看到，這是一個制作好的工資條表格，和前兩個任務一樣，在后面的過程中，我們要通過“郵件合并”向導把數據源中的的字段信息合并進來。 2. 打開“郵件合并”任務窗格，進入“郵件合并向導”第一步：選擇文檔類型，我們采用默認選擇“信函”。 3

14、. 進入第二步：選擇開始文檔。由于當前文檔就是主文檔，故采用默認選擇“使用當前文檔”。 4. 進入第三步：選取收件人。在這里我們要告訴Word數據源在哪里。單擊“使用現有列表”區的“瀏覽”按鈕，用同前面任務相同的方法，通過“選擇數據源”對話框，定位至Access格式數據源的存放位置，選中并打開它。 5. 接著彈出“郵件合并收件人”對話框，這和前面兩個任務的情形是類似的，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，我們保持默認選擇“全部”，并單擊“確定”按鈕返回Word編輯窗口。 6. 進入第四步：撰寫信函。7. 將插入點定位于表格的第二行第一格內，單擊“郵件”工具欄上 “插入合并域”下方列表框中的“序號

15、”字段，并單擊“插入”按鈕，即可把“序號”字段合并到主文檔中。 8. 用同樣的方法把其余字段插入到主文檔表格中對應的位置，完成后效果如下圖 9. 進入第五步：預覽信函。在這里我們可以瀏覽一下工資條的大致效果，還可以調整“姓名”表格的寬度，讓姓名在一行內顯示。然后選中“姓名”后的表格區域，單擊鼠標右鍵在彈出的菜單中選擇“平均分布各列”，讓這些列具有相同的寬度，這會使制作完成的工資條更加美觀。 10. 如果我們就這樣進入“郵件合并向導”的第六步，開始執行打印操作的話，那么將出現一頁紙只能打印一個工資條的情況，這樣好像太浪費了。下面我們進行一些操作，使得一張紙上可以打印幾個工資條，以便充分利用資源。 11. 選中整個工資條表格，并執行復制命令，然后在原表格下方空一行后執行粘貼命令。這樣就得到了兩個工資條了。根據頁面的大小重復上面的操作。筆者的操練過程中一頁紙上容納了七個。 12. 接著你會發現這七個工資條記錄數據全都是