1、“數字人大”二期項目國際交流子系統使用說明書=文檔編號：文件類型：記錄文件編 寫：審 核：目錄使用幫助文檔術語31系統42用戶42.1范圍及說明42.2用戶視圖52.3業務說明63功能說明63.1系統整體說明63.2功能使用說明7留學生管理7綜合業務17港澳臺業務24國際交流業務28亞洲研究中心38孔子學院建設36使用幫助文檔術語1) 一期系統“數字人大”一期項目建設系統，主要實現學生及人事管理，身份驗證等相關業務，同二期系統存在業務上的關聯關系2) 二期系統專指“數字人大”二期項目建設的系統3) 長期生：指學習時間超過一年以上的學生。包括學歷生和非學歷生，其中學歷生又包括本科生、研究生、博士

2、生。4) 短期生：指學習時間不超過一年以上的無學歷學生。包括：語言生、預科生、普通進修生、高級進修生、研究學者。5) 孔子學院：是人民大學與海外大學合作，建立以推廣漢語文化為主的非贏利教育和文化交流機構，教授主要課程包括：中國文化、中國歷史、中國外交、中國政治等相關課程，由人民大學派教師去海外任教。6) 對內發文：指國際交流處向學校其他部門報的文件，專指校內間的報送。7) 對外發文：指國際交流處向學校校外的機構單位報的文件，專指向校外的報送。8) 派出管理：主要是指派出老師去國外學校去進修、項目研究等；也指根據校際協議的規定會派出學生，如作交換生、參加廈令營等活動。周期一般在半年以上。9) 出

3、訪管理：主要是指本校的校領導，去國外院校訪問，時間比較短，一般不超過半個月。與接待來訪對應。10) 雙邊會議：是由院系組織的會議，一年只有一、兩次，記錄比較少，由國際交流管段的老師負責從外事聯絡員處收集，錄入系統中。11) 國際會議：即“多邊會議”，由我校承辦，三個或三個以上國家參加的會議，由劉老師負責整理數據錄入。12) 外籍來華人員：指需要在本校作研究等情況，停留時間比較長的外籍人員。不指接待來訪的外籍來華人員。13) 大型活動：主要是指由國際交流處承辦的大型活動，像校慶，國家下派的活動等。14) 校際協議、大型活動、接待來訪、雙邊會議、都是由各管段老師負責錄入1 系統本系統包括留學生管理

4、、綜合業務管理、港澳臺業務管理、國際交流業務管理等功能。2 用戶2.1 范圍及說明所屬機構序號用戶類說明公共用戶1.網上文檔下載用戶老師、學生可以網表格下載等校內老師、學生用戶2.校內教師、學生在“數字人大”系統中擁有帳戶信息的用戶，可以通過系統進行出國任務申報等國際交流處領導用戶3.國際交流處領導所有科室的統計信息，綜合信息查詢留學生辦公室用戶4.招生、留學生信息管理用戶管理留學生招生、錄取事務，學生基本信息維護，查看統計數據等5.護照信息管理用戶管理學生護照信息，負責過期提醒等業務6.財務信息管理用戶管理學費繳納信息、學員獎勵等綜合科用戶7.出國任務申報業務管理用戶管理學校因公出國的老師、

5、學生的任務申報，材料填寫8.護照管理用戶管理因公出國事務老師的護照9.照片管理用戶管理國際交流活動照片港澳臺辦公室用戶10.港澳事務管理用戶管理港澳來訪、出訪事務11.臺灣事務管理用戶管理臺灣來訪、出訪事務國際交流科用戶12.會議資助管理用戶管理會議資助事務13.國際會議管理用戶管理國際會議、外籍來華人員情況、專家管理事務14.國際交流管理用戶管理出訪、來訪、大型活動等相關事務2.2 用戶視圖2.3 業務說明序號業務名稱業務描述01校內業務主要是指校內的老師和學生的網上填報或登記的如任務申報、參會情況等內容，并需上報給國際交流科的相關業務。02留學生管理學留主要是指由留學生辦公室的老師負責對留

6、學生各種相關信息的管理和統計，包括留學生報名審核、學生錄取、學生基本信息查詢維護、學生護照管理、護照過期提醒、學生繳費管理、學生綜合統計信息管理、各類報表的打印等，主要對應國際交流處的留學生辦公室的業務職能。03綜合業務主要是指由綜合科老師負責對校內老師或學生的出國任務申報、教師的因公護照管理、護照過期提醒、對內對外發文管理，主要對應國際交流處的綜合科的業務職能。04港澳臺業務主要是指由港澳臺辦公室老師負責的港、澳、臺灣地區的來訪、出訪管理、校際協議管理。主要對應國際交流處的港澳臺辦公室的業務職能。05國際交流業務主要是指由國際交流科老師負責對校際協議的管理、接待來訪管理、派出管理、出訪管理、

7、大型活動管理、舉辦會議管理、外籍來訪人員管理、專家管理、參會人員管理、孔子學院建設管理、亞洲交流中心等。主要對應國際交流處的國際交流科的業務職能。06亞洲研究中心主要是由國際交流科老師負責管理學術項目的申報、結項；赴韓學者項目的管理；以及亞洲研究中心的國際會議管理。主要對應國際交流處的國際交流科的業務職能。07孔子學院主要是指由國際交流科老師負責對各孔子學院建設的學院情況、外派教師情況、董事會情況進行管理。主要是對應國際交流處的國際交流科的業務職能。3 功能說明3.1 系統整體說明國際交流管理子系統主要通過信息化管理的手段，幫助實現學校的對外（含港澳臺地區）交流與合作工作管理和服務的信息系統，

8、主要功能包括： 來華留學生招生及管理 ，因公出國審批， 國際會議審批，來華邀請及外國專家管理，校際間的協議管理等多項國際交流相關業務。3.2 功能使用說明3.2.1 留學生管理3.2.1.1 網上報名管理業務流程如下圖：網上招生報名業務流程圖3.2.1.2 本科生報名審核學生網上報名后，老師按照網上提交的報名信息與送交的紙質報名材料進行審核，并記錄審核結果。主要功能如下：1) 添加：老師可以直接錄入非網絡渠道報名的學生信息。2) 查詢、修改、刪除：老師對所有學生信息均支持查詢、修改、刪除功能。3) 審核：老師按紙質信息與系統中提交的信息審核后，標注已審核狀態。單個

9、學生審核: 點擊報名條目后的按鈕。批量審核：在多個報名條目前打勾，然后點審核按鈕。3.2.1.3 本科生錄取對錄取人員進行標注錄取狀態，并支持學生信息的增刪改查；對標注錄取狀態以及標志為未入學狀態的人員，在領導審批后轉入“提交至招生就業處”列表中，可定期將庫中信息提交給招生就業處。主要功能為：1) 錄取：對通過審核的學生錄入錄取信息，把學生的錄取標志為錄取狀態。支持批量選定學生并修改錄取狀態；通過錄取并經過領導審批的學生信息出現在“提交到招生就業處”的列表中。2) 支持學生信息的增刪改查；3) 招生負責人審批（留辦領導人審批）用戶進入系統，選擇留學生領導用戶功能進入審批模塊，對錄取的學生進行確

10、認審批，支持批量和單個學生審批。4) 錄取人員信息自動轉庫：標注為錄取人員信息經過領導審批后自動在“提交至招生就業處”庫中顯示。5) 進入學生詳細信息，可以錄入和查看學生入學考試成績。6) 進入學生詳細信息，可以打印各類表格（201表，202表，通知書，入學登記表）3.2.1.4 本科生數據提交被錄取的學生，以及錄取后但未入學的學生信息在“本科生錄取”階段設定后，會出現在本模塊中，可以通過本模塊分批次提交給招生就業處，對錄取報到人員標注為入學狀態。1) 注冊入學:對已錄取但最終核實為入學的學生，可標注為注冊入學狀態；但標志為未入學的學生信息也出現在“提交到招生就業處”列表中。2) 瀏覽查詢：所

11、有待提交的數據都在此顯示，可以根據學生錄取狀態及學生基本信息進行查詢。3) 提交：點擊“提交”按鈕可以將選擇的數據提交到招生就業處的新生庫中，已經提交的數據將顯示為提交狀態。3.2.1.5 交換生錄取交換生信息錄入，學生基本情況同本科生，但不從網上招生報名，而是由留學生辦公室老師直接錄入1) 新增學生信息：留辦老師直接錄入交換生信息。2) 錄取：將學生狀態改為“錄取”，被錄取的學生會出現在“交換生數據提交”列表中，系統會自動根據學號規則給學生分配學號。3) 信息維護：支持交換生的增刪改查。4) 流程：錄取-留辦領導審批-入學-留辦老師提交到招就處 3.2.1.6 交換生數據提交“交換生錄取”階

12、段錄取的學生，會出現在“交換生數據提交”列表中，留辦可以分批次提交將選擇的學生信息提交到招生就業處。1) 瀏覽查詢：按照學生基本字段查詢。2) 提交：選擇學生，點擊“提交”按鈕可以將數據一次性提交到招生就業處的新生庫中，已經提交的數據將顯示為提交狀態3.2.1.7 其他長期生錄取本模塊用于記錄除本科生及交換生以外的其他長期生錄取信息。1) 新增學生信息：留辦老師直接錄入交換生信息。2) 信息維護：支持交換生的增刪改查。3) 流程：錄取-留辦領導審-入學-提交到招生就業處3.2.1.8 長期生信息對學歷生及非學歷生的所有信息的管理與維護，如：學生的基本信息、護照簽證信息、畢業信息、漢補信息等；主

13、要功能如下：1) 查詢：支持快速查詢和詳細查詢功能；2) 查看學歷生信息； 3) 查看非學歷生信息：非學歷生信息均來自報名表；4) 修改：學歷生信息中從學生庫中讀取的信息不可修改，其它信息可進行修改；非學歷生信息均可修改。5) 不支持添加學生信息功能，學生信息可以從學生錄取模塊中增加。6) 護照號碼變更。7) 可導出成EXCEL。3.2.1.9 修改申請院系學生負責人通過修改申請功能，查看自己學院的學生信息，并且在學生信息有變動時，可以提出修改申請。修改申請由留學生辦公室老師確認后，負責修改維護。3.2.1.10 短期生信息對短期生信息的增刪改查，由留學生辦公室老師負責錄入維護。3.2.1.1

14、1 信息修改記錄記錄對學生信息修改的日志信息。1) 信息自動記錄：所有對長期生以及短期生的修改操作會被系統自動記錄下來，并出現在此列表中。2) 記錄內容：修改人、修改時間、修改方式（修改或者刪除）、修改內容（哪個字段由內容A修改為內容B）3) 查詢：可以根據修改人、修改時間、修改方式、修改內容對修改記錄進行查詢。3.2.1.12 簽證管理對學生信息中簽證、護照類信息的維護、變更管理。主要功能為：1) 維護：支持簽證信息的增刪改查，包括地址、電話的修改。2) 查看：可查看學生的所有相關信息。3.2.1.13 簽證修改記錄對學生簽證的修改情況進行自動記錄，并且可以查詢。1) 自動記錄變更信息：在“

15、簽證管理”中對護照信息進行修改之后，修改記錄會自動保存下來并出現在本模塊的列表當中。2) 瀏覽查詢：根據修改記錄相關字段進行查詢。3.2.1.14 過期提醒 對簽證類有效期限的提醒，將即將過期、已過期學生分別列表顯示，并采用突出的圖標區分。主要功能有：1) 即將過期學生列表顯示：將護照距離過期時間在指定范圍之內的學生顯示在列表中。2) 已過期學生列表顯示：將簽證已過期的學生突出顯示在列表中。3) 有效護照：距“有效期至”半年以上的為有效護照。4) 在有效期旁的倒計時提醒：在有效期旁系統自動顯示距過期天數，以便提醒。5) 設置提醒天數：系統默認提醒天數是15天，老師可以手動設置輸入提醒天數。3.

16、2.1.15 繳費管理（長期生繳費）注：新生報道流程以前，不允許繳費。自動生成學生應繳金額，并記錄學生繳費情況。主要功能為：1) 自動生成應繳金額：按學生類別、專業系統自動生成繳費金額。2) 自動生成每學期繳費情況：在每年開學的時候，系統自動生成每個學期應該繳納的費用情況。3) 記錄繳費情況：老師可錄入學生每學期、每學年的繳費情況，如已繳、欠繳等。3.2.1.16 統計管理查看學生類別與院系統計報表，以及學生類別與國別等統計報表。主要功能為：1) 生成學生類別與國別統計表：系統按統計的時間點，自動生成統計報表，并可導出EXCEL表。2) 生成學生類別與院系統計表：系統按統計的時間點，自動生成統

17、計報表，并可導出EXCEL表。條件統計：對查詢條件下的學生進行交叉統計。3.2.1.17 打印管理與學生相關的各種單據、證明、表單的打印。主要功能如下：1) 打印中英文畢業證明；2) 打印中文在學證明；3) 打印中英文結業證明4) 打印外國留學生入學登記表5) 打印202表6) 打印201表7) 打印學生證3.2.2 因公業務3.2.2.1 任務申報業務流程如下圖：任務申報業務流程圖1) 任務申報團管理：由綜合科老師建立任務申報團信息。2) 選擇團成員名單：由綜合科老師選擇團員名單，并輸入職工號，系統會自動給成員老師發送郵件提醒，并在成員老師的“任務申報”模塊生成任務申報記錄等待老師填寫并確認

18、。3) 標注審批中狀態：確認無誤并已送交學校審批的申報任務，標注為“審批中”狀態；4) 標注已審批狀態：已通過學校審批的申報任務，標注為“已審批”。5) 標注已歸檔狀態：已經進行歸檔后的申報任務，標注為“已歸檔”。6) 預覽打印“確認單”“批件”：可對每天申報記錄打印確認單及批件。7) 修改申報信息：由綜合科老師，錄入“人大外確號”、“人大外出號”、“人大港額號”、“組團單位號”。3.2.2.2 因公護照管理對學校老師因公護照信息的維護和管理。主要功能為：1) 支持護照信息的增、刪、改、查；查看護照信息時，可直接在詳細信息頁面中查看變更記錄，刪除護照信息后，變更記錄也對應刪除。 2) 直接生成

19、電碼和拼音：當錄入護照信息中的姓名時，保存后直接生成電碼、拼音；3) 查看變更記錄：當對護照信息進行修改后，系統自動保存變更情況，并可查看變更的歷史記錄，用戶可以選擇輸入護照變更原因。3.2.2.3 過期提醒對護照到期的提醒，通過列表顯示，不同狀態采用不同圖標標示，按照“過期失效未失效”的顯示方式排列，系統列表中要能夠顯示距離護照到期所剩余的天數，主要功能為：1) 未到失效期（護照過期前半年）人員列表提醒；2) 處于失效期人員列表提醒； 3) 已過期人員列表提醒。 10年有效期，重新辦，得換。3.2.2.4 對內發文對校內其他部門發文的記錄，支持增、刪、改、查功能。3.2.2.5 對外發文對校

20、外機構發文的記錄，支持增、刪、改、查功能。3.2.2.6 信件管理國際交流處的各位老師可以將重要信件信息在系統中錄入維護，便于以后查詢統計。1) 支持增、刪、查、改功能2) 信件基本信息：包含發件人、收件人、日期、內容、主題、關鍵字等信息。3) 關鍵字設置及查詢：如紀校長、校慶等關鍵字，以逗號分隔，便于對信件內容檢索。3.2.2.7 活動計劃國際交流處的各老師可以將本人近期的活動計劃錄入系統中保存并維護，活動計劃信息可以被國際交流處的老師共享查看，公共的活動計劃平臺可以實現對自己和處室其他老師的規劃和相互了解，增強計劃信息的共享、防止業務沖突。支持增、刪、查、改功能。3.2.2.8 照片管理對

21、國際交流處的重要會議和活動進行照片管理的模塊，實現“活動類別活動照片”的三級信息管理，支持對大型活動、接待來訪、出訪管理、雙邊會議、多邊會議、港澳臺來訪、港澳臺出訪、亞洲研究中心國際會議、港澳臺雙方會議、等各類活動和會議的照片上傳和管理。并且可以自建活動類別、活動及照片：1) 活動類別管理：通過樹狀的層次結構管理活動的集合，包括國際交流類活動和自建的活動類別。國際交流類活動的類別是固定的，對應的是國際交流子系統相應的活動和會議數據；自建的活動類別則可以編輯，客戶可以根據需要在活動類別下增、刪、改所有的自建活動類別。2) 活動管理：國際交流類活動可以進行查詢，不能編輯和刪除。自建活動可以在相應的

22、活動類別下進行增、刪、查、改。3) 照片管理：照片需要附屬相應的活動，在選擇活動后，可以選擇為該活動上傳照片，并對照片進行簡單描述，可以為同一個活動上傳多張照片。3.2.3 港澳臺業務3.2.3.1 校際協議由港澳臺辦公室老師記錄并維護港澳臺地區的院校與我校達成的校際協議情況。3.2.3.2 院際協議對于人民大學各院系與港澳臺地區簽署的院際協議信息進行管理。3.2.3.3 港澳臺出訪記錄并管理我校出訪港澳臺地區的出訪情況，包括出訪的事件信息、出訪的教職工信息、出訪的學生信息。主要功能為：1) 出訪事件信息的錄入維護：可對出訪的事件信息進行增、刪、改、查；可以上傳會議日程及新聞稿等附件信息。2)

23、 出訪學生信息的錄入維護：可對出訪學生信息進行增、刪、改、查；錄入學生時需要選擇對應的事件，可以直接輸入，同時也支持從EXCEL表中導入學生信息；3) 出訪教職工信息的錄入維護：同學生出訪類似，可對出訪的教職工信息進行增、刪、改、查；4) 事件照片查詢：可在事件的詳細信息中查看相關事件的照片并可下載。5) 事件與人物的關聯查看：在事件的詳細信息中可查看對應的學生與教職工的詳細情況。3.2.3.4 港澳臺來訪記錄并管理從港澳臺地區來我校訪問的相關信息，包括來訪的事件信息、來訪的人士信息、來訪的學生信息。主要功能為：1) 來訪事件信息的錄入維護：可對來訪的事件信息進行增、刪、改、查；可以上傳會議日

24、程及新聞稿等附件信息。2) 來訪學生信息的錄入維護：可對來訪學生信息進行增、刪、改、查；錄入學生時需要選擇對應的事件，可以直接輸入，同時也支持從EXCEL表中導入學生信息；3) 來訪人士信息的錄入維護：與學生來訪類似，可對來訪的人士信息進行增、刪、改、查；4) 事件照片查詢：可在事件的詳細信息中查看相關事件的照片并可下載。5) 事件與人物的關聯查看：在事件的詳細信息中可查看對應的學生與相關人士的詳細情況。3.2.3.5 雙方會議管理維護與港澳臺地區相關的雙方會議信息，主要內容包括：1) 錄入維護：支持會議信息的增、刪、查、改；2) 照片查看及下載：可以查看會議相關的照片，并下載。3.2.3.6

25、 大型活動錄入并維護國際交流處主辦的，港澳臺地區相關的大型活動的信息。主要功能如下：1) 錄入維護：可以對大型活動信息進行增、刪、改、查；2) 照片查看并下載：可在活動詳細信息中查看該活動的相關照片并下載。3.2.4 國際交流業務3.2.4.1 校際協議由國際交流科老師記錄并維護國外的院校與我校達成的校際協議情況。國際交流科老師可為校際協議選擇性輸入“我方義務”信息用于對校際協議相關的義務信息進行提醒：1) 錄入維護：可對校際協議信息進行增、刪、改、查。2) 過期狀態標示：對于即將過期的（距離過期30天內）的校際協議信息，采用圖標的方式突出顯示。3) “我方義務”管理：對于每一條校際協議信息，

26、國際交流科老師可以選擇輸入“我方義務”（支持多條），用于說明在執行校際協議過程中我方需要履行的義務，包括義務內容、義務執行時間、義務提前提醒的天數。在義務達到提醒日期時，用戶在每次進入國際交流子系統后，都會彈出對話框提示老師執行義務內容。在義務明確不需要提示的時候，老師可以選擇“下次不提示”復選框。3.2.4.2 大型活動用于管理維護由國際交流處承辦的大型活動相關信息。主要功能如下：1) 錄入維護：可以對大型活動信息進行增、刪、改、查；2) 照片查看并下載：可在活動詳細信息中查看該活動的相關照片并下載。3.2.4.3 接待來訪錄入并維護接待來訪的相關信息，主要功能如下：1) 錄入維護：可以對接

27、待來訪信息進行增、刪、改、查；2) 照片查看并下載：可在接待來訪的詳細信息中查看該活動的相關照片并下載。3.2.4.4 出訪管理錄入并維護領導出訪的相關信息，主要功能如下：1) 錄入維護：可以對出訪信息進行增、刪、改、查；2) 照片查看并下載：可在詳細信息中查看該活動的相關照片并下載。3.2.4.5 派出管理管理維護校內派往國外的學生及老師的信息，派出管理的數據來源分為兩部分：1) 手動錄入：由國際交流科老師直接進行手動錄入。3.2.4.6 外籍專家錄入并維護外籍專家的相關信息，如：姓名，來華目的等國際會議相關信息進行查詢統計，并可將結果導出為EXCEL表，便于統計分析。3.2.4.7 外籍來

28、華人員（添加隨行人員管理）業務流程如下圖：外籍來華人員信息報送業務流程圖用于管理維護在本校作研究等情況，停留時間比較長的外籍人員信息，外籍人員信息主要由院系上報，國際交流科也可以手動錄入。1) 外籍來華人員登記：院系通過網上填報外籍來華人員信息，提交后，國際交流科老師可以“外籍來華人員管理”模塊中查看，院系老師在填寫后可打印出紙質報表，送交國際交流科。2) 外籍來華人員管理：查看院系提交的外籍人員信息，并支持增、刪、查、改功能，及打印外籍來華人員報表功能。3.2.4.8 會議資助業務流程如下圖：會議資助申請業務流程圖用于參加國外會議的資助申請及管理，院系老師通過“會議資助”模塊進行資助申請，國

29、際交流科老師進行管理。自己填報院系領導審批國際交流審核.1) 會議資助申請，院系普通老師用戶進行網上填報會議資助。主要功能為：Ø 網上填寫提交：老師可以在該模塊網上填與會議資助申請的相關信息，提交后，國際交流科老師可以會議資助管理模塊中查看相關信息。Ø 預覽打印：老師填寫好會議資助申請后，可在WORD形式預覽，從本地打印機中打印生成紙質材料，上交國際交流科。Ø 填寫出國報告：經資助的老師在會議結束期回國后，需要原會議資助申請表中，補填“出國報告”內容，國際交流科老師可以查看；未上傳出國報告的審批人，下一次申請提醒，給國際交流科業務人員提醒。彈出框，審批可以繼續。2) 會議資助管理：由國際交流科老師查看提交的會議資助信息，并對審核結果進行記錄。主要功能為：Ø 查看信息：可以查看老師提交的會議資助的詳細信息。Ø 審核結果標注：對已批準的會議資助，標注為：已批準，并錄入實際資助金額。3.2.4.9 參會登記業務流程如下圖：參會登記業務流程圖管理維護老師未通過會議資助形式出國參會的情況，由各院系老師填寫，國際