1、目目 錄錄第一步第一步 件的確定件的確定 件是檔案保管的最小個(gè)體，一般以每份文件為一件。但實(shí)踐中件是檔案保管的最小個(gè)體，一般以每份文件為一件。但實(shí)踐中文件的情況很多，要用以下標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定件。文件的情況很多，要用以下標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定件。文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 * *重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的次修改稿的, ,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。 *成套的會(huì)議材料各為成套的會(huì)議材料各為一件（一個(gè)會(huì)議的材料不一件（一個(gè)會(huì)議的材料不能簡(jiǎn)單作一件

2、處理，而要能簡(jiǎn)單作一件處理，而要分別以件歸檔）。分別以件歸檔）。文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理第二步第二步 文件的修整文件的修整文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理第三步第三步 裝訂裝訂文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 歸歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。不銹鋼釘裝訂方式不銹鋼釘裝訂方式 注：裝訂時(shí)，紙張要對(duì)齊裝訂的一邊，一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)注：裝訂時(shí)，紙張要對(duì)齊裝訂的一邊，一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持

3、原裝訂方式不變。文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理第四步第四步 分類(lèi)排列分類(lèi)排列最常用的分類(lèi)方案有：最常用的分類(lèi)方案有：保管期限保管期限年度年度保管期限保管期限年度年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類(lèi)目（問(wèn)題）類(lèi)目（問(wèn)題）年度年度保管期限保管期限 因故未及時(shí)整理因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的所有文件的最后，或所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在盒內(nèi)

4、備上述情況應(yīng)在盒內(nèi)備考表中加以說(shuō)明，而考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。盡量避免。適用于企業(yè)適用于企業(yè)適用于小單位適用于小單位文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)適用于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)較多的大單位較多的大單位文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 事由：是指一件具體的事，一個(gè)具體的問(wèn)題，一段緊事由：是指一件具體的事，一個(gè)具體的問(wèn)題，一段緊密的工作過(guò)程，不是指一類(lèi)相同性質(zhì)的事或某一方面的工密的工作過(guò)程，不是指一類(lèi)相同性質(zhì)的事或某一方面的工作內(nèi)容。作內(nèi)容。 文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理按按“保管期限保管期限年度年度”分類(lèi)的：分類(lèi)的：永久永久 20082008年（歸檔文件件）年（歸

5、檔文件件） 3030年年 同上同上1010年同上年同上按按“保管期限保管期限年度年度機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)”分類(lèi)的（采取部門(mén)立卷的單位）：分類(lèi)的（采取部門(mén)立卷的單位）： 永久永久20082008年年 辦公室，綜合處，業(yè)務(wù)處，辦公室，綜合處，業(yè)務(wù)處， （室編件號(hào)）（室編件號(hào)）1 1，1 1， 1 1， （館編件號(hào)）（館編件號(hào)）11 3030年年20082008年年 同同 上上 1010年年20082008年年 同同 上上按按“類(lèi)目類(lèi)目年度年度保管期限保管期限”分類(lèi)的：分類(lèi)的： 黨群類(lèi)黨群類(lèi) （0 0） 20072007年年 永永 久，久， 3030年，年， 1010年年 （件號(hào)）（件號(hào)） 1 1，1 1， 1

6、 1 20082008年年 永永 久，久， 3030年，年， 1010年年 （件號(hào)）（件號(hào)） 1 1，1 1， 1 1 行政類(lèi)行政類(lèi) （1 1） 同同 上上 經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)（經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)（2 2） 同同 上上 生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)（生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)（3 3） 同同 上上文件的排列：文件的排列：第五步第五步 編制歸檔號(hào)編制歸檔號(hào) 歸檔章用歸檔章用紅色印泥加蓋，紅色印泥加蓋，檔號(hào)填寫(xiě)用黑檔號(hào)填寫(xiě)用黑色或藍(lán)黑墨水色或藍(lán)黑墨水筆填寫(xiě)。筆填寫(xiě)。文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 歸檔章按標(biāo)準(zhǔn)制作，歸檔章的填寫(xiě)內(nèi)容與要求：歸檔章按標(biāo)準(zhǔn)制作，歸檔章的填寫(xiě)內(nèi)容與要求： 特別提醒：一個(gè)類(lèi)一個(gè)流水號(hào)，如采用特別提

7、醒：一個(gè)類(lèi)一個(gè)流水號(hào)，如采用“保管期限年度保管期限年度”分類(lèi)方法，永久、分類(lèi)方法，永久、30年、年、 10 年分別自年分別自1開(kāi)始編流水號(hào)（件號(hào)），開(kāi)始編流水號(hào)（件號(hào)），第二年仍然分別從第二年仍然分別從1開(kāi)始編號(hào)。開(kāi)始編號(hào)。 文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理最容易出現(xiàn)的問(wèn)題：最容易出現(xiàn)的問(wèn)題：文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理（歪章）（歪章）（用藍(lán)色、黑色印泥）（用藍(lán)色、黑色印泥）（在文字上蓋章）（在文字上蓋章）（位置不對(duì)）（位置不對(duì)）（不按規(guī)定填寫(xiě)）（不按規(guī)定填寫(xiě)）第六步第六步 編目編目文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 特別提示：題名十分重要，特別提

8、示：題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最重要的要是以后查找檔案時(shí)的最重要的要素，填寫(xiě)時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。來(lái)素，填寫(xiě)時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。來(lái)文與復(fù)文作為一件，只對(duì)復(fù)文進(jìn)文與復(fù)文作為一件，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，題名后注明行編目，題名后注明“（附請(qǐng)（附請(qǐng)示）示）”；任免文件和表彰文件中；任免文件和表彰文件中本單位人員未列在題名中的，在本單位人員未列在題名中的，在題名后將本單位人員列出，原題題名后將本單位人員列出，原題名簡(jiǎn)單的要重?cái)M，這些補(bǔ)充的內(nèi)名簡(jiǎn)單的要重?cái)M，這些補(bǔ)充的內(nèi)容都要加容都要加“（）（）”。文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 特別提示：日期的特別提示：日期的書(shū)寫(xiě)方式不得省略，不書(shū)寫(xiě)方式不得省略，不能只寫(xiě)月日

9、，要寫(xiě)全年能只寫(xiě)月日，要寫(xiě)全年月日。月日。常見(jiàn)的錯(cuò)誤常見(jiàn)的錯(cuò)誤文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 在背脊上貼標(biāo)簽，注明在背脊上貼標(biāo)簽，注明 全宗號(hào)、年度、全宗號(hào)、年度、保管期限，放入目錄櫥柜中。保管期限，放入目錄櫥柜中。 貼標(biāo)簽高度沒(méi)有規(guī)定，一個(gè)檔案室內(nèi)一致貼標(biāo)簽高度沒(méi)有規(guī)定，一個(gè)檔案室內(nèi)一致就行了。就行了。 全宗名稱(chēng)：立檔單位全宗名稱(chēng)：立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。 年度：文件形成年度。年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫(xiě)永久、文件的保

10、管期限，填寫(xiě)永久、30年、年、10 年。年。 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)分類(lèi)方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)歸檔文分類(lèi)方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)歸檔文件的類(lèi)目。件的類(lèi)目。 歸檔文件目錄裝訂成歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)，外封面可用檔案服務(wù)部?jī)?cè)，外封面可用檔案服務(wù)部統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。第七步第七步 裝盒裝盒文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 特別提醒：紙張中的酸性對(duì)檔案有很大危害，酸會(huì)使紙張變硬發(fā)脆，嚴(yán)重的特別提醒：紙張中的酸性對(duì)檔案有很大危害，酸會(huì)使紙張變硬發(fā)脆，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要會(huì)導(dǎo)致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要，所以長(zhǎng)期保存的檔案必須要采用無(wú)所以長(zhǎng)期保存的檔案必須要

11、采用無(wú)酸紙書(shū)寫(xiě)，裝具也要用無(wú)酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無(wú)酸紙盒。酸紙書(shū)寫(xiě)，裝具也要用無(wú)酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無(wú)酸紙盒。 文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 盒的背面有監(jiān)制標(biāo)志盒的背面有監(jiān)制標(biāo)志 脊背字體適脊背字體適中，用黑色或藍(lán)中，用黑色或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)或蓋黑墨水書(shū)寫(xiě)或蓋章，字跡要端正。章，字跡要端正。按按“保管期限保管期限年度年度”和和“保管期限保管期限年度年度機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)”分類(lèi)的：分類(lèi)的：永久永久 20082008年盒年盒 3030年年 20082008年盒年盒 1010年年 20082008年盒年盒 文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理盒號(hào)的編制：盒號(hào)的編制：按按“類(lèi)目類(lèi)目年度年度保管期限保管期

12、限”分類(lèi)的：分類(lèi)的： 黨群類(lèi)黨群類(lèi) （0 0） 20072007年年 永久（永久（1 1件），件），3030年（年（1 1件），件），1010年（年（1 1件）件） （盒號(hào)）（盒號(hào)） 1n1n盒盒 20082008年年 永久（永久（1 1件），件），3030年（年（1 1件），件），1010年（年（1 1件）件） （盒號(hào)）（盒號(hào)） 1n1n盒盒 行政類(lèi)行政類(lèi) （1 1） 同同 上上 經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)（經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)（2 2） 同同 上上 生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)（生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)（3 3） 同同 上上第八步第八步 入庫(kù)排架入庫(kù)排架文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理 “保管期限年度保管期限年度”：先分保管期限排放，然后每種保管期限

13、內(nèi)分：先分保管期限排放，然后每種保管期限內(nèi)分別按年度連續(xù)排放。別按年度連續(xù)排放。 “保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”：在上述排列方式的基礎(chǔ)上，：在上述排列方式的基礎(chǔ)上，再在同一年度中，按分類(lèi)方案中設(shè)定的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）順序排列。再在同一年度中，按分類(lèi)方案中設(shè)定的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）順序排列。文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理文書(shū)檔案的整文書(shū)檔案的整理理科技檔案的整科技檔案的整理理 將將科技文件材料按項(xiàng)目疊開(kāi)。科技文件材料按項(xiàng)目疊開(kāi)。 組卷要求：組卷要求： 第一步第一步 分項(xiàng)目分項(xiàng)目 1、案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必、案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建

14、、設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況。及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況。 2 、案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整。完整。 3、案卷內(nèi)科技文件材料的載體、案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求。不能和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡。跡。第二步第二步 組卷組卷科技檔案的整科技檔案的整理理 操作方法：操作方法： 根據(jù)一個(gè)項(xiàng)目文件材料的數(shù)量和形成時(shí)間情況，按項(xiàng)目形成階段，結(jié)合根據(jù)一個(gè)項(xiàng)目文件材料的數(shù)量和形成時(shí)間情況，按項(xiàng)目形成階段，結(jié)合科技文件的內(nèi)容、性質(zhì)

15、，選擇一定數(shù)量文件材料組成一卷。科技文件的內(nèi)容、性質(zhì)，選擇一定數(shù)量文件材料組成一卷。 1、產(chǎn)品檔案按結(jié)構(gòu)或階段分別組卷。產(chǎn)品檔案一般有：、產(chǎn)品檔案按結(jié)構(gòu)或階段分別組卷。產(chǎn)品檔案一般有： 等階段或內(nèi)容。組卷時(shí)可按階段分別組合，也可幾個(gè)內(nèi)容合在一起，圖紙按等階段或內(nèi)容。組卷時(shí)可按階段分別組合，也可幾個(gè)內(nèi)容合在一起，圖紙按部件分別組卷。部件分別組卷。科技檔案的整科技檔案的整理理 3 、基建檔案一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)流水號(hào)，按形成階段結(jié)合內(nèi)容分別、基建檔案一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)流水號(hào)，按形成階段結(jié)合內(nèi)容分別組卷。基建檔案一般有：組卷。基建檔案一般有： 等不同階段和內(nèi)容。基建文件材料數(shù)量多、規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮等不同階段和

16、內(nèi)容。基建文件材料數(shù)量多、規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測(cè)、質(zhì)保書(shū)組一卷或若干卷。原材料檢測(cè)、質(zhì)保書(shū)組一卷或若干卷。科技檔案的整科技檔案的整理理 遇到以下情況要特殊處理：遇到以下情況要特殊處理： 引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料及設(shè)備說(shuō)明書(shū)等可不拆散組卷，引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料及設(shè)備說(shuō)明書(shū)等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。保持原有裝訂方式。 一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采用了一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其

17、科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說(shuō)這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說(shuō)明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào)。明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào)。 底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理，另行整理編目。底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理，另行整理編目。 產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。 設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。材料可以單獨(dú)組卷。第三步第三步 卷內(nèi)文件排序

18、卷內(nèi)文件排序科技檔案的整科技檔案的整理理 科技檔案的內(nèi)容繁科技檔案的內(nèi)容繁多，產(chǎn)品、設(shè)備、基建、多，產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等都有相關(guān)的歸檔范科研等都有相關(guān)的歸檔范圍和組合方法，組卷時(shí)請(qǐng)圍和組合方法，組卷時(shí)請(qǐng)查閱相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。查閱相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。 科技檔案的整科技檔案的整理理第四步第四步 去訂、折疊、編號(hào)去訂、折疊、編號(hào)科技檔案的整科技檔案的整理理小于小于A4 的文件材的文件材料要裱貼在料要裱貼在A4 紙上紙上圖紙邊要裁剪圖紙邊要裁剪按按A4 高度向內(nèi)折（做一塊高度向內(nèi)折（做一塊A4 標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)的硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標(biāo)準(zhǔn)板）硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標(biāo)準(zhǔn)板）折成折成A4 規(guī)格，左邊留規(guī)格，左邊留出裝訂邊

19、出裝訂邊 影響裝訂部分向上折角影響裝訂部分向上折角 右下角露出標(biāo)題欄右下角露出標(biāo)題欄 如風(fēng)琴一樣折展自如如風(fēng)琴一樣折展自如 科技檔案的整科技檔案的整理理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)號(hào)編國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在右下角，但寫(xiě)在右下角，但一般文件的頁(yè)眉一般文件的頁(yè)眉大，頁(yè)腳小，很大，頁(yè)腳小，很難敲頁(yè)號(hào)，所以難敲頁(yè)號(hào)，所以江蘇省采取編在江蘇省采取編在右上角的辦法解右上角的辦法解決。決。科技檔案的整科技檔案的整理理 檔號(hào)：檔號(hào)應(yīng)檔號(hào)：檔號(hào)應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)填寫(xiě)全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或目錄（項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)。如：號(hào)）、案卷號(hào)。如： B01552 。非進(jìn)。非進(jìn)館單位如沒(méi)有全宗號(hào)館單位如沒(méi)有全宗號(hào)可不寫(xiě)全宗號(hào)，具體可不

20、寫(xiě)全宗號(hào)，具體要求詳見(jiàn)后面填寫(xiě)封要求詳見(jiàn)后面填寫(xiě)封面一節(jié)。面一節(jié)。 序號(hào)：用阿拉序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料注卷內(nèi)科技文件材料的順序。的順序。 特別提示：加蓋檔號(hào)章的目的：一是固定整理成果，二是在單獨(dú)抽特別提示：加蓋檔號(hào)章的目的：一是固定整理成果，二是在單獨(dú)抽出借閱此件后能準(zhǔn)確歸還到盒內(nèi)。出借閱此件后能準(zhǔn)確歸還到盒內(nèi)。 科技檔案的整科技檔案的整理理檔檔 號(hào)號(hào)序號(hào)序號(hào)B015-5-2B015-5-24 4填寫(xiě)方法：填寫(xiě)方法：件號(hào)件號(hào)案卷號(hào)案卷號(hào)目錄號(hào)目錄號(hào)全宗號(hào)全宗號(hào) 序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料的順序。次標(biāo)注卷內(nèi)科

21、技文件材料的順序。 文件編號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)科技文件材文件編號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的文號(hào)或圖紙的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、料的文號(hào)或圖紙的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。項(xiàng)目代號(hào)等。 責(zé)任者：應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料責(zé)任者：應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的形成部門(mén)或主要責(zé)任者。的形成部門(mén)或主要責(zé)任者。 文件材料題名：應(yīng)填寫(xiě)科技文文件材料題名：應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的全稱(chēng)。件材料的全稱(chēng)。 日期：應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的日期：應(yīng)填寫(xiě)科技文件材料的形成日期，要求以形成日期，要求以8 位阿拉伯?dāng)?shù)字位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，不要省略，如標(biāo)注年月日，不要省略，如2002.09.09 。 頁(yè)號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)每件科技文件材頁(yè)號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)每件科技文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)

22、號(hào)，最后一件文料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一件文件寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。不裝訂的文件材料件寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。不裝訂的文件材料此項(xiàng)填寫(xiě)該件的頁(yè)數(shù)。此項(xiàng)填寫(xiě)該件的頁(yè)數(shù)。 卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，頁(yè)號(hào)中登錄該件的總頁(yè)數(shù)。頁(yè)號(hào)中登錄該件的總頁(yè)數(shù)。第五步第五步 編制內(nèi)目、備考表編制內(nèi)目、備考表科技檔案的整科技檔案的整理理 說(shuō)明：包括案卷內(nèi)科技說(shuō)明：包括案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及組文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題，一般可不填寫(xiě)。說(shuō)明的問(wèn)題，一般可不填寫(xiě)。 立卷人：應(yīng)由責(zé)任立卷立卷人：應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名，一般是檔

23、案整理者。人簽名，一般是檔案整理者。 立卷日期：應(yīng)填寫(xiě)完成立卷日期：應(yīng)填寫(xiě)完成立卷的日期。立卷的日期。 檢查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量檢查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項(xiàng)目審核者簽名，一般是科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人或檔案室主任、鑒定的負(fù)責(zé)人或檔案室主任、鑒定小組組長(zhǎng)。小組組長(zhǎng)。 檢查日期：應(yīng)填寫(xiě)審核檢查日期：應(yīng)填寫(xiě)審核的日期。的日期。 互見(jiàn)號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)反映同互見(jiàn)號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。括號(hào)括起。科技檔案的整科技檔案的整理理 采采用裝訂方式的，用檔案局

24、統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材抖和備用裝訂方式的，用檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材抖和備考表一起裝訂成冊(cè)，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊(cè)后再裝入科技檔案盒內(nèi)保存。考表一起裝訂成冊(cè)，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊(cè)后再裝入科技檔案盒內(nèi)保存。 采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。 第六步第六步 裝訂裝盒裝訂裝盒科技檔案的整科技檔案的整理理第七步第七步 編制封面編制封面科技檔案的整科技檔案的整理理科技檔案的整科技檔案的整理理案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮案卷題名：

25、編制在卷盒或軟卷皮的正面。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示的正面。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱(chēng)或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的目名稱(chēng)或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱(chēng)等，案卷題名一般由立卷人擬寫(xiě)。名稱(chēng)等，案卷題名一般由立卷人擬寫(xiě)。如：如：“ C6136 通用車(chē)床車(chē)頭部分零件通用車(chē)床車(chē)頭部分零件圖圖”、“ BX 型立式三層玻璃門(mén)冷柜壓型立式三層玻璃門(mén)冷柜壓縮機(jī)設(shè)計(jì)文件、部件圖縮機(jī)設(shè)計(jì)文件、部件圖” “一車(chē)間依據(jù)一車(chē)間依據(jù)性、基礎(chǔ)性文件材料性、基礎(chǔ)性文件材料”、“辦公樓竣工辦公樓竣工圖圖”。 立卷單位：應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)科技文件立卷單位：應(yīng)填寫(xiě)負(fù)

26、責(zé)科技文件材料組卷的部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)，一般材料組卷的部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)，一般小單位可寫(xiě)立檔單位名稱(chēng)。小單位可寫(xiě)立檔單位名稱(chēng)。起止日期：應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文起止日期：應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。件材料形成的起止日期。 保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定劃定填保管期限：依據(jù)有關(guān)規(guī)定劃定填寫(xiě)組卷時(shí)的保管期限。寫(xiě)組卷時(shí)的保管期限。 密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)科技文件材料的最高密級(jí)。科技文件材料的最高密級(jí)。 檔號(hào)：檔號(hào)是以字符形式賦予檔檔號(hào)：檔號(hào)是以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。的一組代碼。 采取在檔案盒脊貼四

27、格采取在檔案盒脊貼四格標(biāo)簽的方式，四格標(biāo)簽中分別填寫(xiě)：標(biāo)簽的方式，四格標(biāo)簽中分別填寫(xiě)： 全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)（全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)（ 或目錄號(hào)）、（項(xiàng)或目錄號(hào)）、（項(xiàng)目代號(hào)或設(shè)備型號(hào)）、案卷順序號(hào)。目代號(hào)或設(shè)備型號(hào)）、案卷順序號(hào)。全宗號(hào)由各單位根據(jù)本單位法人的變更全宗號(hào)由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況設(shè)定，沒(méi)有全宗號(hào)的單位可空著。情況設(shè)定，沒(méi)有全宗號(hào)的單位可空著。需向國(guó)家檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)需向國(guó)家檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)另定；分類(lèi)號(hào)是指按統(tǒng)一的分類(lèi)規(guī)則劃另定；分類(lèi)號(hào)是指按統(tǒng)一的分類(lèi)規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類(lèi)別號(hào)；分本單位全部檔案后所給定的類(lèi)別號(hào)；目錄號(hào)一般指分類(lèi)目錄號(hào)；項(xiàng)目代號(hào)是目錄號(hào)一

28、般指分類(lèi)目錄號(hào)；項(xiàng)目代號(hào)是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)；案卷順序號(hào)是指科設(shè)備的代字或代號(hào)；案卷順序號(hào)是指科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。 特別提示：特別提示： 采用軟卷皮裝訂后裝采用軟卷皮裝訂后裝盒的：編制軟卷皮封面后裝盒的：編制軟卷皮封面后裝盒，檔案盒貼標(biāo)簽，可不編盒，檔案盒貼標(biāo)簽，可不編制封面；制封面； 采用不裝訂方式的：采用不裝訂方式的：檔案盒編制封面，貼標(biāo)簽。檔案盒編制封面，貼標(biāo)簽。 采用十大類(lèi)分類(lèi)的企業(yè)分類(lèi)號(hào)可全部用阿拉伯?dāng)?shù)，類(lèi)與類(lèi)間用間隔號(hào)采用十大類(lèi)分類(lèi)的企業(yè)分類(lèi)號(hào)可全部用阿拉伯?dāng)?shù)，類(lèi)與類(lèi)間

29、用間隔號(hào)“ ”，案卷編號(hào)采用最低級(jí)類(lèi)內(nèi)流水編號(hào)，類(lèi)與案卷號(hào)間用，案卷編號(hào)采用最低級(jí)類(lèi)內(nèi)流水編號(hào)，類(lèi)與案卷號(hào)間用“”。如某。如某設(shè)備檔案：設(shè)備檔案：7 2 1-3 或或S 2 1-3。科技檔案的整理科技檔案的整理 第一格：全宗號(hào)（沒(méi)有全宗號(hào)第一格：全宗號(hào)（沒(méi)有全宗號(hào)的基層單位可不填）。的基層單位可不填）。 第二格：分類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)）。第二格：分類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)）。 第三格：（項(xiàng)目代號(hào)或設(shè)備型第三格：（項(xiàng)目代號(hào)或設(shè)備型號(hào)）。號(hào)）。 第四格：案卷順序號(hào)。第四格：案卷順序號(hào)。 注：分類(lèi)號(hào)由立檔單位在編制檔注：分類(lèi)號(hào)由立檔單位在編制檔案整體分類(lèi)方案時(shí)加予確定。案整體分類(lèi)方案時(shí)加予確定。科技檔案的整科技檔案

30、的整理理全宗號(hào)全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)）（或目錄號(hào)）（項(xiàng)目代號(hào)或（項(xiàng)目代號(hào)或設(shè)備型號(hào)）設(shè)備型號(hào)）案卷順序號(hào)案卷順序號(hào)B01552 檔號(hào)：書(shū)寫(xiě)在四格標(biāo)簽上，貼在背脊相應(yīng)位置上，標(biāo)簽分三種顏色，紅檔號(hào)：書(shū)寫(xiě)在四格標(biāo)簽上，貼在背脊相應(yīng)位置上，標(biāo)簽分三種顏色，紅色代表永久，黃色代表長(zhǎng)期，藍(lán)色代表短期。標(biāo)簽粘貼位置要保持整齊劃一。色代表永久，黃色代表長(zhǎng)期，藍(lán)色代表短期。標(biāo)簽粘貼位置要保持整齊劃一。 標(biāo)簽與題名書(shū)寫(xiě)標(biāo)簽與題名書(shū)寫(xiě)用黑色或藍(lán)黑墨水，用黑色或藍(lán)黑墨水，字跡要工整、清晰。字跡要工整、清晰。永久永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期短期短期科技檔案的整科技檔案的整理理第八步第八步 編制案卷目錄編制案卷目錄科技檔案的整科

31、技檔案的整理理第九步第九步 入庫(kù)上架入庫(kù)上架 科技檔案排架按最小類(lèi)目排列。因一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不是一次完成科技檔案排架按最小類(lèi)目排列。因一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不是一次完成的，是個(gè)不斷積累的過(guò)程，所以入庫(kù)上架時(shí)換個(gè)小類(lèi)就要另起排列，或每的，是個(gè)不斷積累的過(guò)程，所以入庫(kù)上架時(shí)換個(gè)小類(lèi)就要另起排列，或每個(gè)類(lèi)后面都要空出相應(yīng)空間，以便存放新增加的檔案。個(gè)類(lèi)后面都要空出相應(yīng)空間，以便存放新增加的檔案。 一個(gè)項(xiàng)目檔案的排列。一個(gè)項(xiàng)目檔案的排列。排列順序從上到下，從左到右。排列順序從上到下，從左到右。科技檔案的整科技檔案的整理理設(shè)備檔案的排列。設(shè)備檔案的排列。 會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及

32、銀行存款余額會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等。單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、調(diào)資定級(jí)、財(cái)務(wù)調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等。單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、調(diào)資定級(jí)、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)政策等管理性文件材料，納入文書(shū)檔案范圍，不納入會(huì)計(jì)檔案歸制度、財(cái)務(wù)政策等管理性文件材料，納入文書(shū)檔案范圍，不納入會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍。檔范圍。 第二步第二步 區(qū)分年度區(qū)分年度 其次，其次，分別按年度進(jìn)行組卷。不同年度不得混分別按年度進(jìn)行組卷。不同年度不得混在一起整理。在一起整理。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理第一步第一步 區(qū)分核算單位區(qū)分核算單位每個(gè)單位一般有多個(gè)核算單位，如機(jī)關(guān)有工會(huì)會(huì)

33、計(jì)檔案、食堂會(huì)計(jì)檔每個(gè)單位一般有多個(gè)核算單位，如機(jī)關(guān)有工會(huì)會(huì)計(jì)檔案、食堂會(huì)計(jì)檔案、行政會(huì)計(jì)檔案等，企業(yè)也會(huì)有很多會(huì)計(jì)獨(dú)立核算單位。一個(gè)核算單位形案、行政會(huì)計(jì)檔案等，企業(yè)也會(huì)有很多會(huì)計(jì)獨(dú)立核算單位。一個(gè)核算單位形成的會(huì)計(jì)核算材料是一個(gè)緊密的文件集合體，不能分散，也不能混雜其它材成的會(huì)計(jì)核算材料是一個(gè)緊密的文件集合體，不能分散，也不能混雜其它材料。所以會(huì)計(jì)檔案先從區(qū)分核算單位開(kāi)始，再分門(mén)類(lèi)。檔案人員要與財(cái)務(wù)部料。所以會(huì)計(jì)檔案先從區(qū)分核算單位開(kāi)始，再分門(mén)類(lèi)。檔案人員要與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通，確定會(huì)計(jì)檔案的核算單位，并在檔案整體分類(lèi)方案中標(biāo)明代號(hào)。門(mén)溝通，確定會(huì)計(jì)檔案的核算單位，并在檔案整體分類(lèi)方案中標(biāo)明代號(hào)

34、。第三步第三步 案卷整理案卷整理 會(huì)會(huì)計(jì)檔案可分為：計(jì)檔案可分為：1、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)；、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)；2 、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)；、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)；3 、財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)；報(bào)告類(lèi)；4 、其他類(lèi)（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他類(lèi)（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等），會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等），不同的會(huì)計(jì)材料采用不同的方法整理成案卷。會(huì)計(jì)核算材料按規(guī)定不同的會(huì)計(jì)材料采用不同的方法整理成案卷。會(huì)計(jì)核算材料按規(guī)定由會(huì)計(jì)部門(mén)充分利用原來(lái)的組合基礎(chǔ)稍加整理而成。由會(huì)計(jì)部門(mén)充分利用原來(lái)的組合基礎(chǔ)稍加整理而成。 區(qū)分保管期限

35、：會(huì)計(jì)檔案的保管期限參照區(qū)分保管期限：會(huì)計(jì)檔案的保管期限參照 常州市會(huì)計(jì)檔案管常州市會(huì)計(jì)檔案管理手冊(cè)理手冊(cè) （常州市財(cái)政局、常州市檔案局一九九九年第二次修訂）。（常州市財(cái)政局、常州市檔案局一九九九年第二次修訂）。 會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理1、填寫(xiě)好封面欄目；、填寫(xiě)好封面欄目；2、做好憑證的包角；、做好憑證的包角；會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理 第一格：全宗號(hào)第一格：全宗號(hào)（沒(méi)有全宗號(hào)的基層單（沒(méi)有全宗號(hào)的基層單位可不填）。位可不填）。 第二格：分類(lèi)號(hào)第二格：分類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)）。（或目錄號(hào)）。 第三格：本卷所屬第三格：本卷所屬時(shí)期（年、月）。時(shí)期（年、月）。 第四格：案卷順序第四格：案卷順序號(hào)

36、。號(hào)。 3、填好標(biāo)簽內(nèi)相關(guān)的欄目；、填好標(biāo)簽內(nèi)相關(guān)的欄目； 會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理全宗號(hào)全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)分類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)）（或目錄號(hào)）本卷所屬時(shí)期本卷所屬時(shí)期（年、月）（年、月）案卷順序號(hào)案卷順序號(hào)B01552007.224、蓋好立卷人騎縫章；蓋好立卷人騎縫章；5、貼好標(biāo)簽；貼好標(biāo)簽；會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理 6、裝盒。裝訂好的憑證可裝盒可不裝盒，如裝盒應(yīng)選用檔案行政部門(mén)、裝盒。裝訂好的憑證可裝盒可不裝盒，如裝盒應(yīng)選用檔案行政部門(mén)監(jiān)制的憑證盒，盒有大小兩種，憑證中打印材料多，憑證格式大，就選用監(jiān)制的憑證盒，盒有大小兩種，憑證中打印材料多，憑證格式大，就選用大的盒裝入。每盒裝一卷，標(biāo)簽應(yīng)露

37、在盒口，見(jiàn)圖。大的盒裝入。每盒裝一卷，標(biāo)簽應(yīng)露在盒口，見(jiàn)圖。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理 特別提示：注特別提示：注意方向，整理好的憑意方向，整理好的憑證正面與憑證盒封面證正面與憑證盒封面的方向相反。的方向相反。 二、會(huì)計(jì)賬簿整理。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)先區(qū)分不同保管期限分別編目整理，按照二、會(huì)計(jì)賬簿整理。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)先區(qū)分不同保管期限分別編目整理，按照賬薄種類(lèi)整理立卷。各單位賬簿有多種形式，不同形式給予不同的整理方法，賬薄種類(lèi)整理立卷。各單位賬簿有多種形式，不同形式給予不同的整理方法，整理好后貼上標(biāo)簽：整理好后貼上標(biāo)簽： 1、訂本賬簿：一本為一卷。、訂本賬簿：一本為一卷。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理 2 、

38、活頁(yè)或卡片賬頁(yè)：先去掉硬板封面及空白頁(yè)，后依次編制頁(yè)號(hào)，再用卷、活頁(yè)或卡片賬頁(yè)：先去掉硬板封面及空白頁(yè)，后依次編制頁(yè)號(hào)，再用卷皮或牛皮紙裝訂成冊(cè)。封面上必須注明：帳簿名稱(chēng)、所屬年月、單位名稱(chēng)等。皮或牛皮紙裝訂成冊(cè)。封面上必須注明：帳簿名稱(chēng)、所屬年月、單位名稱(chēng)等。 3 、電算化記賬：按打印紙的頁(yè)面大小用卷皮或牛皮紙裝訂成冊(cè)。、電算化記賬：按打印紙的頁(yè)面大小用卷皮或牛皮紙裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理 三、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理。對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的整理，應(yīng)分不同保管期限立卷。年度財(cái)三、財(cái)務(wù)報(bào)告的整理。對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的整理，應(yīng)分不同保管期限立卷。年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）為永久，其他報(bào)表為定期。務(wù)報(bào)告（決算）為永久

39、，其他報(bào)表為定期。 1、編頁(yè)碼，在財(cái)務(wù)報(bào)告有內(nèi)容的頁(yè)面右上角依次編頁(yè)碼。、編頁(yè)碼，在財(cái)務(wù)報(bào)告有內(nèi)容的頁(yè)面右上角依次編頁(yè)碼。 2、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，寫(xiě)明卷內(nèi)每件材料的名稱(chēng)、時(shí)間、頁(yè)號(hào)等。、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，寫(xiě)明卷內(nèi)每件材料的名稱(chēng)、時(shí)間、頁(yè)號(hào)等。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理 3 、填寫(xiě)備考表，填寫(xiě)要求參照文書(shū)檔案的要求。、填寫(xiě)備考表，填寫(xiě)要求參照文書(shū)檔案的要求。 特別提示：會(huì)計(jì)特別提示：會(huì)計(jì)檔案的備考表與文檔案的備考表與文書(shū)檔案?jìng)淇急硐嗤瑫?shū)檔案?jìng)淇急硐嗤瑱z卷人是財(cái)務(wù)主管，檢卷人是財(cái)務(wù)主管，不要用錯(cuò)備考表。不要用錯(cuò)備考表。 5 、用原文書(shū)檔案卷皮裝訂。封面有單位、用原文書(shū)檔案卷皮裝訂。封面有單位

40、名稱(chēng)、案卷題名、卷內(nèi)文件的起止年月、保名稱(chēng)、案卷題名、卷內(nèi)文件的起止年月、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。整理好后貼上管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。整理好后貼上標(biāo)簽。標(biāo)簽。 單位名稱(chēng)：要填寫(xiě)全稱(chēng)單位名稱(chēng)：要填寫(xiě)全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)。 案卷題名：有以下要素：案卷題名：有以下要素：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、財(cái)務(wù)決算或單位名稱(chēng)、年度、財(cái)務(wù)決算或會(huì)計(jì)月、季報(bào)表。如：會(huì)計(jì)月、季報(bào)表。如：“本局本局2005 年預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度財(cái)年預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告務(wù)報(bào)告”。 卷內(nèi)文件的起止年月。卷內(nèi)文件的起止年月。 保管期限：填寫(xiě)該報(bào)表保管期限：填寫(xiě)該報(bào)表規(guī)定的期限：永久或定期。規(guī)定的期限：永久或定期。 件數(shù)填卷內(nèi)材料實(shí)際的件

41、數(shù)填卷內(nèi)材料實(shí)際的件數(shù)。件數(shù)。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理 4、裝訂，用三孔一線法裝訂。卷內(nèi)順序?yàn)椋壕韮?nèi)目錄、裝訂，用三孔一線法裝訂。卷內(nèi)順序?yàn)椋壕韮?nèi)目錄卷內(nèi)文件卷內(nèi)文件備考表。備考表。 第四步第四步 排卷編號(hào)排卷編號(hào) 常常用的排卷方法：會(huì)計(jì)檔案按憑證賬簿財(cái)務(wù)報(bào)告其他的順序進(jìn)行排用的排卷方法：會(huì)計(jì)檔案按憑證賬簿財(cái)務(wù)報(bào)告其他的順序進(jìn)行排卷，各自編流水號(hào)。卷，各自編流水號(hào)。憑證、賬簿編小流水號(hào)（年卷號(hào)），依不同保管期限每憑證、賬簿編小流水號(hào)（年卷號(hào)），依不同保管期限每年各自從年各自從1開(kāi)始編號(hào)，永久一年一個(gè)流水號(hào)，定期一年一個(gè)流水號(hào)。如憑證永久開(kāi)始編號(hào)，永久一年一個(gè)流水號(hào)，定期一年一個(gè)流水號(hào)。如憑

42、證永久1n號(hào)，定期（號(hào)，定期（5年、年、10年、年、15年）年） 1n號(hào)；帳簿永久號(hào)；帳簿永久1n號(hào)，定期（號(hào)，定期（15年、年、25年）年） 1n號(hào)；號(hào)；報(bào)表及其他會(huì)計(jì)檔案編大流水號(hào)，依不同保管期限接續(xù)上年報(bào)表及其他會(huì)計(jì)檔案編大流水號(hào)，依不同保管期限接續(xù)上年繼續(xù)編號(hào)。繼續(xù)編號(hào)。 特別提示：特別提示： 第二年重新從第二年重新從1開(kāi)始編號(hào)，不接續(xù)開(kāi)始編號(hào)，不接續(xù)上年的號(hào)。這種方上年的號(hào)。這種方式俗稱(chēng)編小流水號(hào)。式俗稱(chēng)編小流水號(hào)。 第二年接續(xù)上年第二年接續(xù)上年的編號(hào)，繼續(xù)編號(hào)，的編號(hào)，繼續(xù)編號(hào)，這種方式俗稱(chēng)編大這種方式俗稱(chēng)編大流水號(hào)。流水號(hào)。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理第五步第五步 貼標(biāo)簽貼標(biāo)簽

43、會(huì)會(huì)計(jì)計(jì)檔案標(biāo)簽使用紅色、藍(lán)色四格標(biāo)簽。檔案標(biāo)簽使用紅色、藍(lán)色四格標(biāo)簽。 標(biāo)簽的貼法：標(biāo)簽的貼法：每一案卷標(biāo)簽的位置，高度要求一致。帳簿、財(cái)務(wù)每一案卷標(biāo)簽的位置，高度要求一致。帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他類(lèi)的標(biāo)簽，應(yīng)貼在案卷封面背脊處，離底部四厘米的位置報(bào)告、其他類(lèi)的標(biāo)簽，應(yīng)貼在案卷封面背脊處，離底部四厘米的位置上。憑證應(yīng)貼在封裝包角的背脊上，沿底部向上貼。上。憑證應(yīng)貼在封裝包角的背脊上，沿底部向上貼。 特別提示：市、特別提示：市、鎮(zhèn)財(cái)政的總預(yù)算會(huì)鎮(zhèn)財(cái)政的總預(yù)算會(huì)計(jì)檔案保管期限均計(jì)檔案保管期限均為永久，全部采用為永久，全部采用紅色標(biāo)簽。紅色標(biāo)簽。 標(biāo)簽有兩種顏色，紅色代表永久，藍(lán)色代表定期（標(biāo)簽有兩種

44、顏色，紅色代表永久，藍(lán)色代表定期（25 年、年、15 年、年、10年、年、5 年、年、3 年）。年）。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理永久永久定期定期第六步第六步 編制案卷目錄編制案卷目錄 案案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容成分并固定檔案的分類(lèi)體系和案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容成分并固定檔案的分類(lèi)體系和案卷排列順序的一覽表冊(cè)，是檔案檢索和統(tǒng)計(jì)管理的必備工具。卷排列順序的一覽表冊(cè)，是檔案檢索和統(tǒng)計(jì)管理的必備工具。 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄要求一年一登錄，第二年另起一頁(yè)登錄。案卷目錄中每個(gè)會(huì)計(jì)檔案案卷目錄要求一年一登錄，第二年另起一頁(yè)登錄。案卷目錄中每個(gè)條目的內(nèi)容要與相對(duì)應(yīng)的案卷封面上的內(nèi)容一致，

45、題名欄如一格不夠，可以一卷?xiàng)l目的內(nèi)容要與相對(duì)應(yīng)的案卷封面上的內(nèi)容一致，題名欄如一格不夠，可以一卷占兩格。具體要求可參照文書(shū)、科技檔案案卷目錄的要求。占兩格。具體要求可參照文書(shū)、科技檔案案卷目錄的要求。 案卷目錄填寫(xiě)完畢后，加上案卷目錄封面裝訂成冊(cè)。案卷目錄填寫(xiě)完畢后，加上案卷目錄封面裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理 會(huì)計(jì)檔會(huì)計(jì)檔案案卷目錄案案卷目錄的格式與文的格式與文書(shū)、科技檔書(shū)、科技檔案的不同，案的不同，不要用錯(cuò)。不要用錯(cuò)。第七步第七步 入庫(kù)上架入庫(kù)上架 會(huì)計(jì)檔案排架必須按類(lèi)別和年代順序排列存放，即按會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)檔案排架必須按類(lèi)別和年代順序排列存放，即按會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)、

46、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)分別存放。順著年度先后，每類(lèi)檔案按著卷號(hào)帳簿類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)分別存放。順著年度先后，每類(lèi)檔案按著卷號(hào)或盒號(hào)依次排列。（注：如有多個(gè)核算單位，則必須先按核算單位，再按類(lèi)或盒號(hào)依次排列。（注：如有多個(gè)核算單位，則必須先按核算單位，再按類(lèi)別和年代順序排列存放。）別和年代順序排列存放。） 存放方式：豎放。存放方式：豎放。 特別提示：一個(gè)單位特別提示：一個(gè)單位有多個(gè)核算單位的會(huì)計(jì)檔有多個(gè)核算單位的會(huì)計(jì)檔案，必須分開(kāi)存放，不能案，必須分開(kāi)存放，不能混在一起。例如預(yù)算會(huì)計(jì)、混在一起。例如預(yù)算會(huì)計(jì)、企業(yè)會(huì)計(jì)、基建會(huì)計(jì)、工企業(yè)會(huì)計(jì)、基建會(huì)計(jì)、工會(huì)會(huì)計(jì)、食堂會(huì)計(jì)等。會(huì)會(huì)計(jì)、食堂會(huì)計(jì)等。會(huì)計(jì)

47、檔案的整會(huì)計(jì)檔案的整理理第一步第一步 區(qū)分載體區(qū)分載體 我們所指的實(shí)物檔案是指除紙質(zhì)檔案以外承載有表彰、授權(quán)、字畫(huà)、我們所指的實(shí)物檔案是指除紙質(zhì)檔案以外承載有表彰、授權(quán)、字畫(huà)、資質(zhì)、紀(jì)念等特殊內(nèi)容的實(shí)體，形式上主要有證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、資質(zhì)、紀(jì)念等特殊內(nèi)容的實(shí)體，形式上主要有證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品等。錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品等。 整整理時(shí)要根據(jù)單位內(nèi)實(shí)物檔案的具體數(shù)量決定分類(lèi)：數(shù)量較少的單理時(shí)要根據(jù)單位內(nèi)實(shí)物檔案的具體數(shù)量決定分類(lèi)：數(shù)量較少的單位可不分類(lèi)，直接按時(shí)間順序排列整理；數(shù)量較多的單位可按載體種類(lèi)分位可不分類(lèi)，直接按時(shí)間順序排列整理；數(shù)量較多的單位可按載體種類(lèi)分為證書(shū)

48、、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、其他，或證書(shū)、獎(jiǎng)牌、其他。為證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、其他，或證書(shū)、獎(jiǎng)牌、其他。實(shí)物檔案的整實(shí)物檔案的整理理第二步第二步 清潔修整清潔修整 實(shí)實(shí)物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時(shí)就要進(jìn)行物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時(shí)就要進(jìn)行清潔修整。獎(jiǎng)狀、證書(shū)破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、清潔修整。獎(jiǎng)狀、證書(shū)破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。第三步第三步 分類(lèi)排序分類(lèi)排序 實(shí)實(shí)物檔案按證書(shū)、獎(jiǎng)牌、錦旗、獎(jiǎng)杯、其他等各類(lèi)，并給予物檔案按證書(shū)、獎(jiǎng)牌、錦旗

49、、獎(jiǎng)杯、其他等各類(lèi)，并給予1、2、3、4 的代碼（在整體分類(lèi)方案中標(biāo)明），同一類(lèi)的實(shí)物檔案按時(shí)間順序排列，的代碼（在整體分類(lèi)方案中標(biāo)明），同一類(lèi)的實(shí)物檔案按時(shí)間順序排列，時(shí)間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序，一個(gè)單位的排序方法要相對(duì)統(tǒng)一。時(shí)間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序，一個(gè)單位的排序方法要相對(duì)統(tǒng)一。實(shí)物檔案的整實(shí)物檔案的整理理第四步第四步 貼標(biāo)簽貼標(biāo)簽 實(shí)實(shí)物檔案標(biāo)簽采用紅色四格標(biāo)簽。第一格填寫(xiě)全宗號(hào)，第二格填寫(xiě)分物檔案標(biāo)簽采用紅色四格標(biāo)簽。第一格填寫(xiě)全宗號(hào)，第二格填寫(xiě)分類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)），第三格填寫(xiě)年度，第四格填寫(xiě)順序號(hào)，如證書(shū)類(lèi)第十件類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)），第三格填寫(xiě)年度，第四格填寫(xiě)順序號(hào)，

50、如證書(shū)類(lèi)第十件填填“10 ”。標(biāo)簽的貼法采用貼在實(shí)物檔案的背面右上方固定位置。標(biāo)簽的貼法采用貼在實(shí)物檔案的背面右上方固定位置 ，較大的禮，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。 全宗號(hào)：地方檔案行全宗號(hào)：地方檔案行政管理部門(mén)給予檔案進(jìn)館單政管理部門(mén)給予檔案進(jìn)館單位的代號(hào)，沒(méi)有全宗號(hào)的單位的代號(hào)，沒(méi)有全宗號(hào)的單位可不填。位可不填。 分類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)）。分類(lèi)號(hào)（或目錄號(hào)）。 年度：填寫(xiě)實(shí)物檔案年度：填寫(xiě)實(shí)物檔案的所屬年度。的所屬年度。 順序號(hào)：填寫(xiě)實(shí)物檔順序號(hào)：填寫(xiě)實(shí)物檔案的順序號(hào)。案的順序號(hào)。 （證書(shū)標(biāo)簽貼在背脊上（證書(shū)標(biāo)簽貼在背脊上容易脫落，獎(jiǎng)牌標(biāo)簽貼在正容易脫落，獎(jiǎng)牌標(biāo)簽貼

51、在正面，會(huì)破壞獎(jiǎng)牌效果，所以面，會(huì)破壞獎(jiǎng)牌效果，所以要求貼在背面）。要求貼在背面）。 實(shí)物檔案的整實(shí)物檔案的整理理第五步第五步 編制目錄編制目錄 實(shí)實(shí)物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內(nèi)容有：序號(hào)、載體類(lèi)型、歸檔物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內(nèi)容有：序號(hào)、載體類(lèi)型、歸檔日期、案卷名稱(chēng)、編號(hào)、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位）、編制（單位、日期）、日期、案卷名稱(chēng)、編號(hào)、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位）、編制（單位、日期）、密級(jí)、保管期限、對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)、備注。大部分項(xiàng)目填寫(xiě)要求與文書(shū)、科技密級(jí)、保管期限、對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)、備注。大部分項(xiàng)目填寫(xiě)要求與文書(shū)、科技檔案的要求相同。對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)是指該實(shí)物檔案與表彰文件對(duì)應(yīng)的檔號(hào)

52、。檔案的要求相同。對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)是指該實(shí)物檔案與表彰文件對(duì)應(yīng)的檔號(hào)。 載體類(lèi)型：填寫(xiě)實(shí)物載體類(lèi)型：填寫(xiě)實(shí)物檔案的類(lèi)型，如證書(shū)、獎(jiǎng)牌檔案的類(lèi)型，如證書(shū)、獎(jiǎng)牌等。等。 對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)：填寫(xiě)對(duì)應(yīng)案卷檔號(hào)：填寫(xiě)該榮譽(yù)的表彰文件、審批表該榮譽(yù)的表彰文件、審批表所在的文書(shū)檔案的檔號(hào)。所在的文書(shū)檔案的檔號(hào)。實(shí)物檔案的整實(shí)物檔案的整理理第六步第六步 入庫(kù)上架入庫(kù)上架 實(shí)物檔案在檔實(shí)物檔案在檔案室總體分類(lèi)方案案室總體分類(lèi)方案中列最后，排架時(shí)中列最后，排架時(shí)也宜排在檔案架的也宜排在檔案架的最后部分。最后部分。 實(shí)實(shí)物檔案排架，按種類(lèi)分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。物檔案排架，按種類(lèi)分別排放，存放的方式有兩種：

53、豎放和平放。第一步第一步 分類(lèi)排列分類(lèi)排列 應(yīng)應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限年度問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，小單位且照片在全宗內(nèi)按保管期限年度問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，小單位且照片檔案不多的可按保管期限年度進(jìn)行分類(lèi)。在分類(lèi)方案的最低一級(jí)檔案不多的可按保管期限年度進(jìn)行分類(lèi)。在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目中，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程序等進(jìn)行排列。類(lèi)目中，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程序等進(jìn)行排列。照片檔案的整照片檔案的整理理 照照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保存照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保存照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，有利于提供利用的原則。保管，有利于提供利用的原則。 分類(lèi)方案應(yīng)前后一分類(lèi)方案應(yīng)前后一致，不可隨意變動(dòng)；照致，

54、不可隨意變動(dòng)；照片排列時(shí)，將同一密級(jí)片排列時(shí)，將同一密級(jí)照片放在一起。照片放在一起。第二步第二步 說(shuō)明填寫(xiě)說(shuō)明填寫(xiě) 說(shuō)明應(yīng)采用橫寫(xiě)格式，分段說(shuō)明應(yīng)采用橫寫(xiě)格式，分段書(shū)寫(xiě)，格式如下：書(shū)寫(xiě)，格式如下： 照片號(hào)照片號(hào)/底片號(hào)：全宗號(hào)底片號(hào)：全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)枺挥氨９芷谙薮a冊(cè)號(hào)張?zhí)枺挥跋裣喾恼掌⒌灼幪?hào)相同。像相符的照片、底片編號(hào)相同。 事由：照片所反映的事件事由：照片所反映的事件 。 時(shí)間：拍攝時(shí)間用時(shí)間：拍攝時(shí)間用8位阿拉位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如伯?dāng)?shù)字表示，如2008.05.16 。 地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)地點(diǎn) 。 人物：照片上主要人物的人物：照片上主要人物的姓名、身