1、目目 錄錄第一步第一步 件的確定件的確定 件是檔案保管的最小個體，一般以每份文件為一件。但實踐中件是檔案保管的最小個體，一般以每份文件為一件。但實踐中文件的情況很多，要用以下標準來確定件。文件的情況很多，要用以下標準來確定件。文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理 * *重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的次修改稿的, ,應作為一件，如修改稿數量較多也可各為一件）。應作為一件，如修改稿數量較多也可各為一件）。 *成套的會議材料各為成套的會議材料各為一件（一個會議的材料不一件（一個會議的材料不能簡單作一件

2、處理，而要能簡單作一件處理，而要分別以件歸檔）。分別以件歸檔）。文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理第二步第二步 文件的修整文件的修整文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理第三步第三步 裝訂裝訂文書檔案的整文書檔案的整理理 歸歸檔文件經修整后要按件裝訂。檔文件經修整后要按件裝訂。不銹鋼釘裝訂方式不銹鋼釘裝訂方式 注：裝訂時，紙張要對齊裝訂的一邊，一個單位的裝訂方式應相對注：裝訂時，紙張要對齊裝訂的一邊，一個單位的裝訂方式應相對統一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。統一。保存十年的文件材料可保持

3、原裝訂方式不變。文書檔案的整文書檔案的整理理較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。文書檔案的整文書檔案的整理理第四步第四步 分類排列分類排列最常用的分類方案有：最常用的分類方案有：保管期限保管期限年度年度保管期限保管期限年度年度機構（問題）機構（問題）類目（問題）類目（問題）年度年度保管期限保管期限 因故未及時整理因故未及時整理歸檔的零散文件材料，歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期可排在同一年度、期限、機構（問題）的限、機構（問題）的所有文件的最后，或所有文件的最后，或并入關系密不可分的并入關系密不可分的相關文件中作為一件。相關文件中作為一件。上述情況應在盒內

4、備上述情況應在盒內備考表中加以說明，而考表中加以說明，而在實際整理工作中應在實際整理工作中應盡量避免。盡量避免。適用于企業適用于企業適用于小單位適用于小單位文書檔案的整文書檔案的整理理適用于內設機構適用于內設機構較多的大單位較多的大單位文書檔案的整文書檔案的整理理 事由：是指一件具體的事，一個具體的問題，一段緊事由：是指一件具體的事，一個具體的問題，一段緊密的工作過程，不是指一類相同性質的事或某一方面的工密的工作過程，不是指一類相同性質的事或某一方面的工作內容。作內容。 文書檔案的整文書檔案的整理理按按“保管期限保管期限年度年度”分類的：分類的：永久永久 20082008年（歸檔文件件）年（歸

5、檔文件件） 3030年年 同上同上1010年同上年同上按按“保管期限保管期限年度年度機構機構”分類的（采取部門立卷的單位）：分類的（采取部門立卷的單位）： 永久永久20082008年年 辦公室，綜合處，業務處，辦公室，綜合處，業務處， （室編件號）（室編件號）1 1，1 1， 1 1， （館編件號）（館編件號）11 3030年年20082008年年 同同 上上 1010年年20082008年年 同同 上上按按“類目類目年度年度保管期限保管期限”分類的：分類的： 黨群類黨群類 （0 0） 20072007年年 永永 久，久， 3030年，年， 1010年年 （件號）（件號） 1 1，1 1， 1

6、 1 20082008年年 永永 久，久， 3030年，年， 1010年年 （件號）（件號） 1 1，1 1， 1 1 行政類行政類 （1 1） 同同 上上 經營管理類（經營管理類（2 2） 同同 上上 生產技術類（生產技術類（3 3） 同同 上上文件的排列：文件的排列：第五步第五步 編制歸檔號編制歸檔號 歸檔章用歸檔章用紅色印泥加蓋，紅色印泥加蓋，檔號填寫用黑檔號填寫用黑色或藍黑墨水色或藍黑墨水筆填寫。筆填寫。文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理 歸檔章按標準制作，歸檔章的填寫內容與要求：歸檔章按標準制作，歸檔章的填寫內容與要求： 特別提醒：一個類一個流水號，如采用特別提

7、醒：一個類一個流水號，如采用“保管期限年度保管期限年度”分類方法，永久、分類方法，永久、30年、年、 10 年分別自年分別自1開始編流水號（件號），開始編流水號（件號），第二年仍然分別從第二年仍然分別從1開始編號。開始編號。 文書檔案的整文書檔案的整理理最容易出現的問題：最容易出現的問題：文書檔案的整文書檔案的整理理（歪章）（歪章）（用藍色、黑色印泥）（用藍色、黑色印泥）（在文字上蓋章）（在文字上蓋章）（位置不對）（位置不對）（不按規定填寫）（不按規定填寫）第六步第六步 編目編目文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理 特別提示：題名十分重要，特別提

8、示：題名十分重要，是以后查找檔案時的最重要的要是以后查找檔案時的最重要的要素，填寫時一般應照實抄錄。來素，填寫時一般應照實抄錄。來文與復文作為一件，只對復文進文與復文作為一件，只對復文進行編目，題名后注明行編目，題名后注明“（附請（附請示）示）”；任免文件和表彰文件中；任免文件和表彰文件中本單位人員未列在題名中的，在本單位人員未列在題名中的，在題名后將本單位人員列出，原題題名后將本單位人員列出，原題名簡單的要重擬，這些補充的內名簡單的要重擬，這些補充的內容都要加容都要加“（）（）”。文書檔案的整文書檔案的整理理 特別提示：日期的特別提示：日期的書寫方式不得省略，不書寫方式不得省略，不能只寫月日

9、，要寫全年能只寫月日，要寫全年月日。月日。常見的錯誤常見的錯誤文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理 在背脊上貼標簽，注明在背脊上貼標簽，注明 全宗號、年度、全宗號、年度、保管期限，放入目錄櫥柜中。保管期限，放入目錄櫥柜中。 貼標簽高度沒有規定，一個檔案室內一致貼標簽高度沒有規定，一個檔案室內一致就行了。就行了。 全宗名稱：立檔單位全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。或規范化簡稱。 年度：文件形成年度。年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：對應歸檔保管期限：對應歸檔文件的保管期限，填寫永久、文件的保

10、管期限，填寫永久、30年、年、10 年。年。 機構（問題）：根據機構（問題）：根據分類方案，填寫對應歸檔文分類方案，填寫對應歸檔文件的類目。件的類目。 歸檔文件目錄裝訂成歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用檔案服務部冊，外封面可用檔案服務部統一制作的歸檔文件目錄夾。統一制作的歸檔文件目錄夾。第七步第七步 裝盒裝盒文書檔案的整文書檔案的整理理 特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發脆，嚴重的特別提醒：紙張中的酸性對檔案有很大危害，酸會使紙張變硬發脆，嚴重的會導致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要會導致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要，所以長期保存的檔案必須要采用無所以長期保存的檔案必須要

11、采用無酸紙書寫，裝具也要用無酸檔案盒。要求使用檔案局監制的無酸紙盒。酸紙書寫，裝具也要用無酸檔案盒。要求使用檔案局監制的無酸紙盒。 文書檔案的整文書檔案的整理理 盒的背面有監制標志盒的背面有監制標志 脊背字體適脊背字體適中，用黑色或藍中，用黑色或藍黑墨水書寫或蓋黑墨水書寫或蓋章，字跡要端正。章，字跡要端正。按按“保管期限保管期限年度年度”和和“保管期限保管期限年度年度機構機構”分類的：分類的：永久永久 20082008年盒年盒 3030年年 20082008年盒年盒 1010年年 20082008年盒年盒 文書檔案的整文書檔案的整理理盒號的編制：盒號的編制：按按“類目類目年度年度保管期限保管期

12、限”分類的：分類的： 黨群類黨群類 （0 0） 20072007年年 永久（永久（1 1件），件），3030年（年（1 1件），件），1010年（年（1 1件）件） （盒號）（盒號） 1n1n盒盒 20082008年年 永久（永久（1 1件），件），3030年（年（1 1件），件），1010年（年（1 1件）件） （盒號）（盒號） 1n1n盒盒 行政類行政類 （1 1） 同同 上上 經營管理類（經營管理類（2 2） 同同 上上 生產技術類（生產技術類（3 3） 同同 上上第八步第八步 入庫排架入庫排架文書檔案的整文書檔案的整理理 “保管期限年度保管期限年度”：先分保管期限排放，然后每種保管期限

13、內分：先分保管期限排放，然后每種保管期限內分別按年度連續排放。別按年度連續排放。 “保管期限年度機構（問題）保管期限年度機構（問題）”：在上述排列方式的基礎上，：在上述排列方式的基礎上，再在同一年度中，按分類方案中設定的機構（問題）順序排列。再在同一年度中，按分類方案中設定的機構（問題）順序排列。文書檔案的整文書檔案的整理理文書檔案的整文書檔案的整理理科技檔案的整科技檔案的整理理 將將科技文件材料按項目疊開。科技文件材料按項目疊開。 組卷要求：組卷要求： 第一步第一步 分項目分項目 1、案卷內科技文件材料內容必、案卷內科技文件材料內容必須準確反映生產、科研、基建、設備須準確反映生產、科研、基建

14、、設備及其管理活動的真實情況。及其管理活動的真實情況。 2 、案卷內科技文件材料要齊全、案卷內科技文件材料要齊全、完整。完整。 3、案卷內科技文件材料的載體、案卷內科技文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。不能和書寫材料應符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。跡。第二步第二步 組卷組卷科技檔案的整科技檔案的整理理 操作方法：操作方法： 根據一個項目文件材料的數量和形成時間情況，按項目形成階段，結合根據一個項目文件材料的數量和形成時間情況，按項目形成階段，結合科技文件的內容、性質

15、，選擇一定數量文件材料組成一卷。科技文件的內容、性質，選擇一定數量文件材料組成一卷。 1、產品檔案按結構或階段分別組卷。產品檔案一般有：、產品檔案按結構或階段分別組卷。產品檔案一般有： 等階段或內容。組卷時可按階段分別組合，也可幾個內容合在一起，圖紙按等階段或內容。組卷時可按階段分別組合，也可幾個內容合在一起，圖紙按部件分別組卷。部件分別組卷。科技檔案的整科技檔案的整理理 3 、基建檔案一個項目一個流水號，按形成階段結合內容分別、基建檔案一個項目一個流水號，按形成階段結合內容分別組卷。基建檔案一般有：組卷。基建檔案一般有： 等不同階段和內容。基建文件材料數量多、規格雜，組卷時可考慮等不同階段和

16、內容。基建文件材料數量多、規格雜，組卷時可考慮在同一階段內同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，在同一階段內同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測、質保書組一卷或若干卷。原材料檢測、質保書組一卷或若干卷。科技檔案的整科技檔案的整理理 遇到以下情況要特殊處理：遇到以下情況要特殊處理： 引進項目中的成套科技文件材料及設備說明書等可不拆散組卷，引進項目中的成套科技文件材料及設備說明書等可不拆散組卷，保持原有裝訂方式。保持原有裝訂方式。 一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖，并單獨組卷；采用了一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖，并單獨組卷；采用了這些通用圖、標準圖的項目，其

17、科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說這些通用圖、標準圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注標準圖、通用圖的圖號。明并標注標準圖、通用圖的圖號。 底圖以張為單位單獨保存和管理，另行整理編目。底圖以張為單位單獨保存和管理，另行整理編目。 產品更新換代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨產品更新換代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原產品案卷之后。組卷排列在原產品案卷之后。 設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。材料可以單獨組卷。第三步第三步 卷內文件排序

18、卷內文件排序科技檔案的整科技檔案的整理理 科技檔案的內容繁科技檔案的內容繁多，產品、設備、基建、多，產品、設備、基建、科研等都有相關的歸檔范科研等都有相關的歸檔范圍和組合方法，組卷時請圍和組合方法，組卷時請查閱相關標準。查閱相關標準。 科技檔案的整科技檔案的整理理第四步第四步 去訂、折疊、編號去訂、折疊、編號科技檔案的整科技檔案的整理理小于小于A4 的文件材的文件材料要裱貼在料要裱貼在A4 紙上紙上圖紙邊要裁剪圖紙邊要裁剪按按A4 高度向內折（做一塊高度向內折（做一塊A4 標準的標準的硬質紙板或鐵皮板作為折疊標準板）硬質紙板或鐵皮板作為折疊標準板）折成折成A4 規格，左邊留規格，左邊留出裝訂邊

19、出裝訂邊 影響裝訂部分向上折角影響裝訂部分向上折角 右下角露出標題欄右下角露出標題欄 如風琴一樣折展自如如風琴一樣折展自如 科技檔案的整科技檔案的整理理國家標準頁號編國家標準頁號編寫在右下角，但寫在右下角，但一般文件的頁眉一般文件的頁眉大，頁腳小，很大，頁腳小，很難敲頁號，所以難敲頁號，所以江蘇省采取編在江蘇省采取編在右上角的辦法解右上角的辦法解決。決。科技檔案的整科技檔案的整理理 檔號：檔號應檔號：檔號應填寫全宗號、分類號填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄（項目代號或目錄號）、案卷號。如：號）、案卷號。如： B01552 。非進。非進館單位如沒有全宗號館單位如沒有全宗號可不寫全宗號，具體可不

20、寫全宗號，具體要求詳見后面填寫封要求詳見后面填寫封面一節。面一節。 序號：用阿拉序號：用阿拉伯數字從伯數字從1起依次標起依次標注卷內科技文件材料注卷內科技文件材料的順序。的順序。 特別提示：加蓋檔號章的目的：一是固定整理成果，二是在單獨抽特別提示：加蓋檔號章的目的：一是固定整理成果，二是在單獨抽出借閱此件后能準確歸還到盒內。出借閱此件后能準確歸還到盒內。 科技檔案的整科技檔案的整理理檔檔 號號序號序號B015-5-2B015-5-24 4填寫方法：填寫方法：件號件號案卷號案卷號目錄號目錄號全宗號全宗號 序號：用阿拉伯數字從序號：用阿拉伯數字從1起依起依次標注卷內科技文件材料的順序。次標注卷內科

21、技文件材料的順序。 文件編號：應填寫科技文件材文件編號：應填寫科技文件材料的文號或圖紙的圖號、設備代號、料的文號或圖紙的圖號、設備代號、項目代號等。項目代號等。 責任者：應填寫科技文件材料責任者：應填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。的形成部門或主要責任者。 文件材料題名：應填寫科技文文件材料題名：應填寫科技文件材料的全稱。件材料的全稱。 日期：應填寫科技文件材料的日期：應填寫科技文件材料的形成日期，要求以形成日期，要求以8 位阿拉伯數字位阿拉伯數字標注年月日，不要省略，如標注年月日，不要省略，如2002.09.09 。 頁號：應填寫每件科技文件材頁號：應填寫每件科技文件材料首頁上標注的頁

22、號，最后一件文料首頁上標注的頁號，最后一件文件寫起止頁號。不裝訂的文件材料件寫起止頁號。不裝訂的文件材料此項填寫該件的頁數。此項填寫該件的頁數。 卷內文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，卷內文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，頁號中登錄該件的總頁數。頁號中登錄該件的總頁數。第五步第五步 編制內目、備考表編制內目、備考表科技檔案的整科技檔案的整理理 說明：包括案卷內科技說明：包括案卷內科技文件材料的件數、頁數以及組文件材料的件數、頁數以及組卷和案卷提供使用過程中需要卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題，一般可不填寫。說明的問題，一般可不填寫。 立卷人：應由責任立卷立卷人：應由責任立卷人簽名，一般是檔

23、案整理者。人簽名，一般是檔案整理者。 立卷日期：應填寫完成立卷日期：應填寫完成立卷的日期。立卷的日期。 檢查人：應由案卷質量檢查人：應由案卷質量審核者簽名，一般是科技項目審核者簽名，一般是科技項目的負責人或檔案室主任、鑒定的負責人或檔案室主任、鑒定小組組長。小組組長。 檢查日期：應填寫審核檢查日期：應填寫審核的日期。的日期。 互見號：應填寫反映同互見號：應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用后應注明檔案載體形式，并用括號括起。括號括起。科技檔案的整科技檔案的整理理 采采用裝訂方式的，用檔案局

24、統一監制的軟卷皮，將卷內目錄、歸檔文件材抖和備用裝訂方式的，用檔案局統一監制的軟卷皮，將卷內目錄、歸檔文件材抖和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案盒內保存。考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案盒內保存。 采用不裝訂方式的，可將卷內目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內保存。采用不裝訂方式的，可將卷內目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內保存。 第六步第六步 裝訂裝盒裝訂裝盒科技檔案的整科技檔案的整理理第七步第七步 編制封面編制封面科技檔案的整科技檔案的整理理科技檔案的整科技檔案的整理理案卷題名：編制在卷盒或軟卷皮案卷題名：

25、編制在卷盒或軟卷皮的正面。案卷題名應簡明、準確地揭示的正面。案卷題名應簡明、準確地揭示卷內科技文件材料的內容，主要包括項卷內科技文件材料的內容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。如：如：“ C6136 通用車床車頭部分零件通用車床車頭部分零件圖圖”、“ BX 型立式三層玻璃門冷柜壓型立式三層玻璃門冷柜壓縮機設計文件、部件圖縮機設計文件、部件圖” “一車間依據一車間依據性、基礎性文件材料性、基礎性文件材料”、“辦公樓竣工辦公樓竣工圖圖”。 立卷單位：應填寫負責科技文件立卷單位：應填寫負

26、責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門，一般材料組卷的部門或項目負責部門，一般小單位可寫立檔單位名稱。小單位可寫立檔單位名稱。起止日期：應填寫案卷內科技文起止日期：應填寫案卷內科技文件材料形成的起止日期。件材料形成的起止日期。 保管期限：依據有關規定劃定填保管期限：依據有關規定劃定填寫組卷時的保管期限。寫組卷時的保管期限。 密級：應依據保密規定填寫卷內密級：應依據保密規定填寫卷內科技文件材料的最高密級。科技文件材料的最高密級。 檔號：檔號是以字符形式賦予檔檔號：檔號是以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。的一組代碼。 采取在檔案盒脊貼四

27、格采取在檔案盒脊貼四格標簽的方式，四格標簽中分別填寫：標簽的方式，四格標簽中分別填寫： 全宗號、分類號（全宗號、分類號（ 或目錄號）、（項或目錄號）、（項目代號或設備型號）、案卷順序號。目代號或設備型號）、案卷順序號。全宗號由各單位根據本單位法人的變更全宗號由各單位根據本單位法人的變更情況設定，沒有全宗號的單位可空著。情況設定，沒有全宗號的單位可空著。需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定；分類號是指按統一的分類規則劃另定；分類號是指按統一的分類規則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；分本單位全部檔案后所給定的類別號；目錄號一般指分類目錄號；項目代號是目錄號一

28、般指分類目錄號；項目代號是指科技檔案所反映的產品、工程、課題、指科技檔案所反映的產品、工程、課題、設備的代字或代號；案卷順序號是指科設備的代字或代號；案卷順序號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號技檔案按一定順序排列后的流水號。 特別提示：特別提示： 采用軟卷皮裝訂后裝采用軟卷皮裝訂后裝盒的：編制軟卷皮封面后裝盒的：編制軟卷皮封面后裝盒，檔案盒貼標簽，可不編盒，檔案盒貼標簽，可不編制封面；制封面； 采用不裝訂方式的：采用不裝訂方式的：檔案盒編制封面，貼標簽。檔案盒編制封面，貼標簽。 采用十大類分類的企業分類號可全部用阿拉伯數，類與類間用間隔號采用十大類分類的企業分類號可全部用阿拉伯數，類與類間

29、用間隔號“ ”，案卷編號采用最低級類內流水編號，類與案卷號間用，案卷編號采用最低級類內流水編號，類與案卷號間用“”。如某。如某設備檔案：設備檔案：7 2 1-3 或或S 2 1-3。科技檔案的整理科技檔案的整理 第一格：全宗號（沒有全宗號第一格：全宗號（沒有全宗號的基層單位可不填）。的基層單位可不填）。 第二格：分類號（或目錄號）。第二格：分類號（或目錄號）。 第三格：（項目代號或設備型第三格：（項目代號或設備型號）。號）。 第四格：案卷順序號。第四格：案卷順序號。 注：分類號由立檔單位在編制檔注：分類號由立檔單位在編制檔案整體分類方案時加予確定。案整體分類方案時加予確定。科技檔案的整科技檔案

30、的整理理全宗號全宗號分類號分類號（或目錄號）（或目錄號）（項目代號或（項目代號或設備型號）設備型號）案卷順序號案卷順序號B01552 檔號：書寫在四格標簽上，貼在背脊相應位置上，標簽分三種顏色，紅檔號：書寫在四格標簽上，貼在背脊相應位置上，標簽分三種顏色，紅色代表永久，黃色代表長期，藍色代表短期。標簽粘貼位置要保持整齊劃一。色代表永久，黃色代表長期，藍色代表短期。標簽粘貼位置要保持整齊劃一。 標簽與題名書寫標簽與題名書寫用黑色或藍黑墨水，用黑色或藍黑墨水，字跡要工整、清晰。字跡要工整、清晰。永久永久長期長期短期短期科技檔案的整科技檔案的整理理第八步第八步 編制案卷目錄編制案卷目錄科技檔案的整科

31、技檔案的整理理第九步第九步 入庫上架入庫上架 科技檔案排架按最小類目排列。因一個項目的科技檔案不是一次完成科技檔案排架按最小類目排列。因一個項目的科技檔案不是一次完成的，是個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，或每的，是個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，或每個類后面都要空出相應空間，以便存放新增加的檔案。個類后面都要空出相應空間，以便存放新增加的檔案。 一個項目檔案的排列。一個項目檔案的排列。排列順序從上到下，從左到右。排列順序從上到下，從左到右。科技檔案的整科技檔案的整理理設備檔案的排列。設備檔案的排列。 會計檔案的歸檔范圍是會計憑證、會計賬簿、財務報告及

32、銀行存款余額會計檔案的歸檔范圍是會計憑證、會計賬簿、財務報告及銀行存款余額調節表、銀行對賬單等。單位的經費預算、財務收支計劃、調資定級、財務調節表、銀行對賬單等。單位的經費預算、財務收支計劃、調資定級、財務制度、財務政策等管理性文件材料，納入文書檔案范圍，不納入會計檔案歸制度、財務政策等管理性文件材料，納入文書檔案范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。檔范圍。 第二步第二步 區分年度區分年度 其次，其次，分別按年度進行組卷。不同年度不得混分別按年度進行組卷。不同年度不得混在一起整理。在一起整理。會計檔案的整會計檔案的整理理第一步第一步 區分核算單位區分核算單位每個單位一般有多個核算單位，如機關有工會會

33、計檔案、食堂會計檔每個單位一般有多個核算單位，如機關有工會會計檔案、食堂會計檔案、行政會計檔案等，企業也會有很多會計獨立核算單位。一個核算單位形案、行政會計檔案等，企業也會有很多會計獨立核算單位。一個核算單位形成的會計核算材料是一個緊密的文件集合體，不能分散，也不能混雜其它材成的會計核算材料是一個緊密的文件集合體，不能分散，也不能混雜其它材料。所以會計檔案先從區分核算單位開始，再分門類。檔案人員要與財務部料。所以會計檔案先從區分核算單位開始，再分門類。檔案人員要與財務部門溝通，確定會計檔案的核算單位，并在檔案整體分類方案中標明代號。門溝通，確定會計檔案的核算單位，并在檔案整體分類方案中標明代號

34、。第三步第三步 案卷整理案卷整理 會會計檔案可分為：計檔案可分為：1、會計憑證類；、會計憑證類；2 、會計賬簿類；、會計賬簿類；3 、財務、財務報告類；報告類；4 、其他類（主要包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他類（主要包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等），會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等），不同的會計材料采用不同的方法整理成案卷。會計核算材料按規定不同的會計材料采用不同的方法整理成案卷。會計核算材料按規定由會計部門充分利用原來的組合基礎稍加整理而成。由會計部門充分利用原來的組合基礎稍加整理而成。 區分保管期限

35、：會計檔案的保管期限參照區分保管期限：會計檔案的保管期限參照 常州市會計檔案管常州市會計檔案管理手冊理手冊 （常州市財政局、常州市檔案局一九九九年第二次修訂）。（常州市財政局、常州市檔案局一九九九年第二次修訂）。 會計檔案的整會計檔案的整理理1、填寫好封面欄目；、填寫好封面欄目；2、做好憑證的包角；、做好憑證的包角；會計檔案的整會計檔案的整理理 第一格：全宗號第一格：全宗號（沒有全宗號的基層單（沒有全宗號的基層單位可不填）。位可不填）。 第二格：分類號第二格：分類號（或目錄號）。（或目錄號）。 第三格：本卷所屬第三格：本卷所屬時期（年、月）。時期（年、月）。 第四格：案卷順序第四格：案卷順序號

36、。號。 3、填好標簽內相關的欄目；、填好標簽內相關的欄目； 會計檔案的整會計檔案的整理理全宗號全宗號分類號分類號（或目錄號）（或目錄號）本卷所屬時期本卷所屬時期（年、月）（年、月）案卷順序號案卷順序號B01552007.224、蓋好立卷人騎縫章；蓋好立卷人騎縫章；5、貼好標簽；貼好標簽；會計檔案的整會計檔案的整理理 6、裝盒。裝訂好的憑證可裝盒可不裝盒，如裝盒應選用檔案行政部門、裝盒。裝訂好的憑證可裝盒可不裝盒，如裝盒應選用檔案行政部門監制的憑證盒，盒有大小兩種，憑證中打印材料多，憑證格式大，就選用監制的憑證盒，盒有大小兩種，憑證中打印材料多，憑證格式大，就選用大的盒裝入。每盒裝一卷，標簽應露

37、在盒口，見圖。大的盒裝入。每盒裝一卷，標簽應露在盒口，見圖。會計檔案的整會計檔案的整理理 特別提示：注特別提示：注意方向，整理好的憑意方向，整理好的憑證正面與憑證盒封面證正面與憑證盒封面的方向相反。的方向相反。 二、會計賬簿整理。會計賬簿應先區分不同保管期限分別編目整理，按照二、會計賬簿整理。會計賬簿應先區分不同保管期限分別編目整理，按照賬薄種類整理立卷。各單位賬簿有多種形式，不同形式給予不同的整理方法，賬薄種類整理立卷。各單位賬簿有多種形式，不同形式給予不同的整理方法，整理好后貼上標簽：整理好后貼上標簽： 1、訂本賬簿：一本為一卷。、訂本賬簿：一本為一卷。會計檔案的整會計檔案的整理理 2 、

38、活頁或卡片賬頁：先去掉硬板封面及空白頁，后依次編制頁號，再用卷、活頁或卡片賬頁：先去掉硬板封面及空白頁，后依次編制頁號，再用卷皮或牛皮紙裝訂成冊。封面上必須注明：帳簿名稱、所屬年月、單位名稱等。皮或牛皮紙裝訂成冊。封面上必須注明：帳簿名稱、所屬年月、單位名稱等。 3 、電算化記賬：按打印紙的頁面大小用卷皮或牛皮紙裝訂成冊。、電算化記賬：按打印紙的頁面大小用卷皮或牛皮紙裝訂成冊。會計檔案的整會計檔案的整理理 三、財務報告的整理。對財務報告的整理，應分不同保管期限立卷。年度財三、財務報告的整理。對財務報告的整理，應分不同保管期限立卷。年度財務報告（決算）為永久，其他報表為定期。務報告（決算）為永久

39、，其他報表為定期。 1、編頁碼，在財務報告有內容的頁面右上角依次編頁碼。、編頁碼，在財務報告有內容的頁面右上角依次編頁碼。 2、填寫卷內文件目錄，寫明卷內每件材料的名稱、時間、頁號等。、填寫卷內文件目錄，寫明卷內每件材料的名稱、時間、頁號等。會計檔案的整會計檔案的整理理 3 、填寫備考表，填寫要求參照文書檔案的要求。、填寫備考表，填寫要求參照文書檔案的要求。 特別提示：會計特別提示：會計檔案的備考表與文檔案的備考表與文書檔案備考表相同，書檔案備考表相同，檢卷人是財務主管，檢卷人是財務主管，不要用錯備考表。不要用錯備考表。 5 、用原文書檔案卷皮裝訂。封面有單位、用原文書檔案卷皮裝訂。封面有單位

40、名稱、案卷題名、卷內文件的起止年月、保名稱、案卷題名、卷內文件的起止年月、保管期限、件數、頁數等項目。整理好后貼上管期限、件數、頁數等項目。整理好后貼上標簽。標簽。 單位名稱：要填寫全稱單位名稱：要填寫全稱或規范簡稱。或規范簡稱。 案卷題名：有以下要素：案卷題名：有以下要素：單位名稱、年度、財務決算或單位名稱、年度、財務決算或會計月、季報表。如：會計月、季報表。如：“本局本局2005 年預算會計月、季度財年預算會計月、季度財務報告務報告”。 卷內文件的起止年月。卷內文件的起止年月。 保管期限：填寫該報表保管期限：填寫該報表規定的期限：永久或定期。規定的期限：永久或定期。 件數填卷內材料實際的件

41、數填卷內材料實際的件數。件數。會計檔案的整會計檔案的整理理 4、裝訂，用三孔一線法裝訂。卷內順序為：卷內目錄、裝訂，用三孔一線法裝訂。卷內順序為：卷內目錄卷內文件卷內文件備考表。備考表。 第四步第四步 排卷編號排卷編號 常常用的排卷方法：會計檔案按憑證賬簿財務報告其他的順序進行排用的排卷方法：會計檔案按憑證賬簿財務報告其他的順序進行排卷，各自編流水號。卷，各自編流水號。憑證、賬簿編小流水號（年卷號），依不同保管期限每憑證、賬簿編小流水號（年卷號），依不同保管期限每年各自從年各自從1開始編號，永久一年一個流水號，定期一年一個流水號。如憑證永久開始編號，永久一年一個流水號，定期一年一個流水號。如憑

42、證永久1n號，定期（號，定期（5年、年、10年、年、15年）年） 1n號；帳簿永久號；帳簿永久1n號，定期（號，定期（15年、年、25年）年） 1n號；號；報表及其他會計檔案編大流水號，依不同保管期限接續上年報表及其他會計檔案編大流水號，依不同保管期限接續上年繼續編號。繼續編號。 特別提示：特別提示： 第二年重新從第二年重新從1開始編號，不接續開始編號，不接續上年的號。這種方上年的號。這種方式俗稱編小流水號。式俗稱編小流水號。 第二年接續上年第二年接續上年的編號，繼續編號，的編號，繼續編號，這種方式俗稱編大這種方式俗稱編大流水號。流水號。會計檔案的整會計檔案的整理理第五步第五步 貼標簽貼標簽

43、會會計計檔案標簽使用紅色、藍色四格標簽。檔案標簽使用紅色、藍色四格標簽。 標簽的貼法：標簽的貼法：每一案卷標簽的位置，高度要求一致。帳簿、財務每一案卷標簽的位置，高度要求一致。帳簿、財務報告、其他類的標簽，應貼在案卷封面背脊處，離底部四厘米的位置報告、其他類的標簽，應貼在案卷封面背脊處，離底部四厘米的位置上。憑證應貼在封裝包角的背脊上，沿底部向上貼。上。憑證應貼在封裝包角的背脊上，沿底部向上貼。 特別提示：市、特別提示：市、鎮財政的總預算會鎮財政的總預算會計檔案保管期限均計檔案保管期限均為永久，全部采用為永久，全部采用紅色標簽。紅色標簽。 標簽有兩種顏色，紅色代表永久，藍色代表定期（標簽有兩種

44、顏色，紅色代表永久，藍色代表定期（25 年、年、15 年、年、10年、年、5 年、年、3 年）。年）。會計檔案的整會計檔案的整理理永久永久定期定期第六步第六步 編制案卷目錄編制案卷目錄 案案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內容成分并固定檔案的分類體系和案卷目錄是案卷的名冊，是著錄案卷內容成分并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表冊，是檔案檢索和統計管理的必備工具。卷排列順序的一覽表冊，是檔案檢索和統計管理的必備工具。 會計檔案案卷目錄要求一年一登錄，第二年另起一頁登錄。案卷目錄中每個會計檔案案卷目錄要求一年一登錄，第二年另起一頁登錄。案卷目錄中每個條目的內容要與相對應的案卷封面上的內容一致，

45、題名欄如一格不夠，可以一卷條目的內容要與相對應的案卷封面上的內容一致，題名欄如一格不夠，可以一卷占兩格。具體要求可參照文書、科技檔案案卷目錄的要求。占兩格。具體要求可參照文書、科技檔案案卷目錄的要求。 案卷目錄填寫完畢后，加上案卷目錄封面裝訂成冊。案卷目錄填寫完畢后，加上案卷目錄封面裝訂成冊。會計檔案的整會計檔案的整理理 會計檔會計檔案案卷目錄案案卷目錄的格式與文的格式與文書、科技檔書、科技檔案的不同，案的不同，不要用錯。不要用錯。第七步第七步 入庫上架入庫上架 會計檔案排架必須按類別和年代順序排列存放，即按會計憑證類、會計會計檔案排架必須按類別和年代順序排列存放，即按會計憑證類、會計帳簿類、

46、財務報告類、其他類分別存放。順著年度先后，每類檔案按著卷號帳簿類、財務報告類、其他類分別存放。順著年度先后，每類檔案按著卷號或盒號依次排列。（注：如有多個核算單位，則必須先按核算單位，再按類或盒號依次排列。（注：如有多個核算單位，則必須先按核算單位，再按類別和年代順序排列存放。）別和年代順序排列存放。） 存放方式：豎放。存放方式：豎放。 特別提示：一個單位特別提示：一個單位有多個核算單位的會計檔有多個核算單位的會計檔案，必須分開存放，不能案，必須分開存放，不能混在一起。例如預算會計、混在一起。例如預算會計、企業會計、基建會計、工企業會計、基建會計、工會會計、食堂會計等。會會計、食堂會計等。會計

47、檔案的整會計檔案的整理理第一步第一步 區分載體區分載體 我們所指的實物檔案是指除紙質檔案以外承載有表彰、授權、字畫、我們所指的實物檔案是指除紙質檔案以外承載有表彰、授權、字畫、資質、紀念等特殊內容的實體，形式上主要有證書、獎牌、獎杯、獎狀、資質、紀念等特殊內容的實體，形式上主要有證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、獎章、紀念品等。錦旗、獎章、紀念品等。 整整理時要根據單位內實物檔案的具體數量決定分類：數量較少的單理時要根據單位內實物檔案的具體數量決定分類：數量較少的單位可不分類，直接按時間順序排列整理；數量較多的單位可按載體種類分位可不分類，直接按時間順序排列整理；數量較多的單位可按載體種類分為證書

48、、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、其他，或證書、獎牌、其他。為證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、其他，或證書、獎牌、其他。實物檔案的整實物檔案的整理理第二步第二步 清潔修整清潔修整 實實物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時就要進行物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時就要進行清潔修整。獎狀、證書破損要進行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、清潔修整。獎狀、證書破損要進行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、保養，盡量恢復原狀，其他可根據不同的要求進行修復。保養，盡量恢復原狀，其他可根據不同的要求進行修復。第三步第三步 分類排序分類排序 實實物檔案按證書、獎牌、錦旗、獎杯、其他等各類，并給予物檔案按證書、獎牌、錦旗

49、、獎杯、其他等各類，并給予1、2、3、4 的代碼（在整體分類方案中標明），同一類的實物檔案按時間順序排列，的代碼（在整體分類方案中標明），同一類的實物檔案按時間順序排列，時間相同的可根據其內容按重要程度排序，一個單位的排序方法要相對統一。時間相同的可根據其內容按重要程度排序，一個單位的排序方法要相對統一。實物檔案的整實物檔案的整理理第四步第四步 貼標簽貼標簽 實實物檔案標簽采用紅色四格標簽。第一格填寫全宗號，第二格填寫分物檔案標簽采用紅色四格標簽。第一格填寫全宗號，第二格填寫分類號（或目錄號），第三格填寫年度，第四格填寫順序號，如證書類第十件類號（或目錄號），第三格填寫年度，第四格填寫順序號，

50、如證書類第十件填填“10 ”。標簽的貼法采用貼在實物檔案的背面右上方固定位置。標簽的貼法采用貼在實物檔案的背面右上方固定位置 ，較大的禮，較大的禮品檔案標簽可貼在底座上。品檔案標簽可貼在底座上。 全宗號：地方檔案行全宗號：地方檔案行政管理部門給予檔案進館單政管理部門給予檔案進館單位的代號，沒有全宗號的單位的代號，沒有全宗號的單位可不填。位可不填。 分類號（或目錄號）。分類號（或目錄號）。 年度：填寫實物檔案年度：填寫實物檔案的所屬年度。的所屬年度。 順序號：填寫實物檔順序號：填寫實物檔案的順序號。案的順序號。 （證書標簽貼在背脊上（證書標簽貼在背脊上容易脫落，獎牌標簽貼在正容易脫落，獎牌標簽貼

51、在正面，會破壞獎牌效果，所以面，會破壞獎牌效果，所以要求貼在背面）。要求貼在背面）。 實物檔案的整實物檔案的整理理第五步第五步 編制目錄編制目錄 實實物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內容有：序號、載體類型、歸檔物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內容有：序號、載體類型、歸檔日期、案卷名稱、編號、載體（規格、數量、單位）、編制（單位、日期）、日期、案卷名稱、編號、載體（規格、數量、單位）、編制（單位、日期）、密級、保管期限、對應案卷檔號、備注。大部分項目填寫要求與文書、科技密級、保管期限、對應案卷檔號、備注。大部分項目填寫要求與文書、科技檔案的要求相同。對應案卷檔號是指該實物檔案與表彰文件對應的檔號

52、。檔案的要求相同。對應案卷檔號是指該實物檔案與表彰文件對應的檔號。 載體類型：填寫實物載體類型：填寫實物檔案的類型，如證書、獎牌檔案的類型，如證書、獎牌等。等。 對應案卷檔號：填寫對應案卷檔號：填寫該榮譽的表彰文件、審批表該榮譽的表彰文件、審批表所在的文書檔案的檔號。所在的文書檔案的檔號。實物檔案的整實物檔案的整理理第六步第六步 入庫上架入庫上架 實物檔案在檔實物檔案在檔案室總體分類方案案室總體分類方案中列最后，排架時中列最后，排架時也宜排在檔案架的也宜排在檔案架的最后部分。最后部分。 實實物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平放。物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：

53、豎放和平放。第一步第一步 分類排列分類排列 應應在全宗內按保管期限年度問題進行分類，小單位且照片在全宗內按保管期限年度問題進行分類，小單位且照片檔案不多的可按保管期限年度進行分類。在分類方案的最低一級檔案不多的可按保管期限年度進行分類。在分類方案的最低一級類目中，按問題結合時間、重要程序等進行排列。類目中，按問題結合時間、重要程序等進行排列。照片檔案的整照片檔案的整理理 照照片檔案的整理應遵循有利于保存照片檔案的有機聯系，有利于片檔案的整理應遵循有利于保存照片檔案的有機聯系，有利于保管，有利于提供利用的原則。保管，有利于提供利用的原則。 分類方案應前后一分類方案應前后一致，不可隨意變動；照致，

54、不可隨意變動；照片排列時，將同一密級片排列時，將同一密級照片放在一起。照片放在一起。第二步第二步 說明填寫說明填寫 說明應采用橫寫格式，分段說明應采用橫寫格式，分段書寫，格式如下：書寫，格式如下： 照片號照片號/底片號：全宗號底片號：全宗號保管期限代碼冊號張號；影保管期限代碼冊號張號；影像相符的照片、底片編號相同。像相符的照片、底片編號相同。 事由：照片所反映的事件事由：照片所反映的事件 。 時間：拍攝時間用時間：拍攝時間用8位阿拉位阿拉伯數字表示，如伯數字表示，如2008.05.16 。 地點：被攝物所在的具體地點：被攝物所在的具體地點地點 。 人物：照片上主要人物的人物：照片上主要人物的姓名、身