1、第四章 辦公自動化基礎 文字處理基礎 電子表格處理基礎 演示文稿制作基礎 國產優秀辦公軟件4.1 文字處理基礎p4.1.1 文字處理概述p4.1.2 文檔的管理p4.1.3 文檔的編輯p4.1.4 文檔的排版p4.1.5 圖形處理p4.1.6 表格制作p4.1.7 文檔的打印4.1.1 文字處理概述 文檔管理 文檔編輯 文檔排版 圖形處理 表格制作 文檔打印4.1.2 文檔的管理Word 2000Word 2000的啟動的啟動雙擊Word快捷方式；從“開始”菜單或從已有Word文檔文件打開； 直接運行Winword.exe 文件Word 2000Word 2000的退出的退出單擊Word 窗口

2、右上角的關閉按鈕; 選擇“文件/退出”命令 4.1.2 文檔的管理 Word 2000Word 2000的工作窗口的工作窗口 進入Word 工作窗口之后，首先要做的事情是文檔的管理，它包括: 創建文檔、輸入正文、保存文檔、打開文檔 這些操作可以通過“文件”菜單中的相應命令或者“常用”工具欄中對應的“新建”按鈕、“保存”按鈕、“打開”按鈕實現。 Word 2000 Word 2000 的窗口的窗口4.1.2 文檔的管理 啟動Word 2000,系統能自動創建一個名為“文檔 1”的空文檔，可以直接輸入內容; 選擇“文件/新建”命令，單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕 用快捷鍵Ctrl + N +

3、N。2、創建文檔 輸入的途徑有多種，常用的是：鍵盤輸入、語言輸入、聯機手寫體輸入、掃描儀輸入。 輸入文字的狀態有兩種：插入和改寫。 在插入狀態下（狀態欄中“改寫”兩字呈淡灰色），輸入的字符插在光標后的字符前； 在改寫狀態下（“改寫”兩字呈黑色），輸入的字符將代替光標后的字符。 雙擊“改寫”兩字或按Insert 鍵，可切換插入/改寫狀態3 3、輸入正文、輸入正文 光標定位 選擇輸入法 插入日期和時間 輸入特殊符號 插入文件 3 3、輸入正文、輸入正文輸入文字一般在插入狀態下進行： “符號”對話框 插入特殊符號插入特殊符號: :輸入特殊符號可借助下圖所示對話框輸入：方法：方法：選擇“文件/保存”命

4、令、單擊“常用”工具欄中的保存圖標或用快捷鍵Ctrl+S,也可以選擇“文件/另存為”命令 “另存為另存為”對話框對話框4 4、保存文檔、保存文檔5、打開文檔v單擊“常用”工具欄中的“打開”按鈕 ；v選擇“文件/打開”命令；v用快捷鍵Ctrl +O 或 Ctrl +F12 4.1.3 文檔的編輯1 1、選定文本：、選定文本：選定文本的常用技巧2 2、編輯文檔、編輯文檔q插入q刪除：用BackSpace鍵或Delete鍵可逐個刪除字符q移動或復制：選定文本塊，單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕 或選擇“編輯/剪切”命令，然后將光標定位至要插入文本的位置，單擊“粘貼”按鈕 或選擇“編輯/粘貼”命令q

5、撤銷、恢復與重復q查找和替換q檢查拼寫與語法4.1.4 4.1.4 文檔的排版一、字符排版 字符：字符：是指文檔中輸入的漢字、字母、數字、標點符號和各種符號。 字符排版包括：字符排版包括：字符的字體和字號，字形（加粗和傾斜），字符顏色，下劃線，著重號，靜態效果（如：陰影和上下標等），字符的間距，字符和基準線的上下位置，以及文字動態效果等。對中文字符，還有中文版式。 字符格式化：對字符進行格式化同樣需要選定文本，否則只對光標處新輸入的字符有效。選擇“格式/字體”命令，打開“字體”對話框：v “字體”選項卡：用于設置字體、字號、字形、字符顏色、下劃線、著重號和靜態效果等；v “字符間距”選項卡：用

6、于設置字符的橫向縮放比例、字符間距、字符的位置等內容；v “文字效果”選項卡：用于設置字符的六種動態效果 “字體”對話框下圖為字符格式化示例上標著重號斜體下劃線位置提升5磅位置降低5磅 中文版式 對于中文字符，Word 2000還提供了具有中國特色的特殊版式，如 簡體與繁體的轉換、加拼音、加圈、縱橫混排、合并字符、雙行合一等，其效果如： 中文版式效果2 2、段落排版、段落排版段落對齊方式段落縮進段落間距和行距項目符號和編號邊框和底紋制表位格式刷下圖為下圖為“段落段落”對話框排版、邊框、頁邊距和底對話框排版、邊框、頁邊距和底紋效果示例：紋效果示例：頁面邊框邊框、15%底紋、右對齊分散對齊兩端對齊

7、、懸掛縮進2個字符、1.5倍行距左對齊、首行縮進2個字符、左縮進2個字符、右縮進7個字符、單倍行距居中對齊段前6磅段后6磅 制制 表表 位：位：默認狀態下，水平標尺上每隔2個就有一個隱藏的左對齊制表位。輸入內容時，每按一次Tab鍵，光標會跳到下一個制表位，每行結束按回車鍵。設置制表位的方法有：1、標尺設置 2、對話框設置標尺設置制表位 單擊水平標尺最左端的“制表位”按鈕，選定文本在制表位處的對齊方式。對齊方式包括：左對齊、居中、右對齊、小數點對齊和豎線對齊。選定對齊方式之后單擊標尺，在相應位置就出現了制表位標記，用鼠標水平拖動它即可以移動制表位，若垂直拖動它，可刪除制表位。豎線對齊左對齊居中小

8、數點對齊右對齊“制表位”對話框格 式 刷 需要對多個段落使用同一格式，利用“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕 可以快速的復制格式。方法：選定段落標記，單擊“格式刷”按鈕 ，用鼠標拖曳經過要拍板段落的段落標記。 多次復制格式要雙擊“格式刷”按鈕 。3 3、頁面排版、頁面排版 頁面設置 頁眉和頁腳 腳注和尾注 特殊格式設置（分欄、首字下沉、文檔豎排）(1)頁面設置：頁面設置： 設置紙張大小、頁邊距、頁眉和頁腳的位置、每頁容納的行數和每行容納的字數等。“頁面設置”對話框(2)頁眉和頁腳：頁眉和頁腳： 定義：在文檔排版打印時，通常在每頁的頂部和底部加入一些說明性信息。(下圖為“頁眉和頁腳”的操作）(3)

9、腳注和尾注：腳注和尾注： 二者都是一種注釋方式，用于對文檔解釋、說明或提供參考資料腳注注釋文本腳注注釋文本 尾注注釋文本尾注注釋文本尾注引用標記尾注引用標記腳注引用標記腳注引用標記“腳注和尾注”示例(4)特殊格式設置：特殊格式設置：分欄：分欄：分欄排版在編輯報紙、雜志時經常用到，它是將一頁紙的版面分為幾欄，使得頁面更生動和更具可讀性。（下圖為“分欄”對話框） 首字下沉：首字下沉：將選定段落的第一個字放大數倍，以引導閱讀。（下圖為“首字下沉”對話框）分欄和首字下沉效果下沉2行距正文0.3厘米三欄無分隔線文檔豎排：通常情況下，文檔都是從左至右水平橫排的，但是有時需要特殊效果，如古詩文、古詩的排版需

10、要文檔豎排。“文字方向”對話框文檔豎排效果4 4、高級排版、高級排版 宏：宏：是將一系列的操作命令和指令組合在一起形成一個總的命令，用來達到任務自動執行的效果，以提高工作效率。 分類： 錄制宏 編寫宏 樣式：樣式： 是一組排版格式指令。Word 2000不僅預定義了標準樣式，還允許用戶根據自己的需要修改標準樣式或自己新建樣式p 單擊列表框中的某一樣式，可將該樣式應用于當前光標所在的段落或選定的段落。p 如果要將該樣式應用于多個段落，可將這些段落全選定，再在“樣式”下拉式列表框中單擊所需的樣式名。“樣式樣式”對話框對話框“新建樣式新建樣式”對話框對話框自動創建目錄首先在文檔中正確的應用標題、正文

11、樣式，將各級標題用樣式中的“標題”統一格式化創建目錄：將光標定位到要插入書籍目錄的位置處，選擇“插入/索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，選擇目錄選項卡自動創建目錄效果4.1.5 圖形處理 對于圖片，可以利用“圖片”工具欄進行圖片操作，包括裁剪與縮放圖片、改變圖片對比度和亮度、設置圖片格式、設置圖片與文字的環繞方式、設置水印效果 對于利用圖片形象，可以使用“繪圖”工具欄、“藝術字”工具欄和“公式”工具欄中相應按鈕進行圖形操作。1、圖片插入、編輯和格式化（1）插入剪貼畫和其他圖形文件：(2) 插入截取的屏幕圖像或界面圖像 屏幕圖像 界面圖標 圖片編輯和格式化(3)、圖片的格式化2、圖形對

12、象的插入、編輯和格式化繪制的圖形 繪制簡單圖形 繪制復雜圖形 編輯和格式化 文本框藝術字公式 通過選擇通過選擇“插入插入/ /對象對象”命令，在其打開命令，在其打開的對話框的的對話框的“新建新建”選項卡中選擇選項卡中選擇“Microsoft Microsoft 公式公式3.0”3.0”（下圖為（下圖為“公式公式”工具欄和公式輸入欄）工具欄和公式輸入欄）4.1.6 表格制作 1 1、表格的建立：、表格的建立： 規則表格的建立：選擇“表格/插入/表格”命令或單擊“常用”工具欄中的 按鈕 不規則表格的建立：通過“表格和邊框”工具欄中的 按鈕直接繪制a)文字轉換表格：選擇“表格/轉換/文字轉換成表格”

13、命令2 2、表格的編輯表格的編輯選定表格表格的編輯包括：表格的編輯包括：p 縮放表格p 調整行高和列寬p 增加或刪除行、列和單元格p 拆分和合并表格、單元格p 表格的計算和排序p 表格的復制和刪除p 表格跨頁操作 表格屬性表格計算示例“排 序”表格跨頁操作設置右圖為表格跨頁操作設置對話框表表 格格 格格 式式 化化 自動套用表格格式 邊框和底紋 加大表格單元格間距 設置表格與文字的環繞加大表格單元格間距設置加大表格單元格間距效果4.1.7 文檔的打印p 打印預覽打印預覽p 打印打印 設置打印份數 設置頁面范圍4.2 電子表格的處理基礎p 電子表格概述電子表格概述p 工作表的建立、編輯和格式化工

14、作表的建立、編輯和格式化p 圖表制作圖表制作p 數據管理和分析數據管理和分析4.2.1 電子表格處理概述電子表格軟件是一種專門用于數據電子表格軟件是一種專門用于數據計算、統計分析和報表處理的軟件計算、統計分析和報表處理的軟件電子表格處理的主要內容有：l 工作表的建立、編輯、格式化工作表的建立、編輯、格式化l 圖表制作：包括圖表的建立、編輯、格式化圖表制作：包括圖表的建立、編輯、格式化 數據的管理和分析數據的管理和分析4.2.2 工作表的建立、編輯和格式化Excel 2000 的工作窗口包括： 菜單欄菜單欄 工具欄工具欄 編輯欄編輯欄 工作區（工作薄、工作表和單元格）工作區（工作薄、工作表和單元

15、格） 狀態欄狀態欄工作表的建立工作表的建立輸入數據輸入數據 直接輸入 快速輸入數據 “記憶式輸入” “選擇列表輸入” 自動填充數據 從外部導入數據計算數據計算數據直接輸入數據包括直接輸入數據包括： 文字。如果要將一個數字作為文字輸入，數字前要加單引號“ ” 數值。可采用十進制形式或科學計數形式；如果數字以“+”或數字“0”開頭，“+”和“0”會自動省略；分數的輸入應先輸入“0”和空格 日期和時間。日期輸入可用“/”或“-”分隔符，如：2004/12/08，2004-12-08；時間輸入用冒號“：”分隔，如：21：56：15自動填充數據分三種情況：自動填充數據分三種情況：p復制數據復制數據。選中

16、一個單元格，直接拖曳，便會產生相同數據，如果不是相同數據，則需要在拖曳的同時按Ctrl 鍵p填充序列數據填充序列數據。可通過“編輯/填充/序列”命令，在“序列”對話框中進行序列有關內容的選擇p填充用戶自定義序列數據填充用戶自定義序列數據 計算數據計算數據A 公式。公式。公式是對工作表中的數據進行分析與計算的等式。它以“=”開始，由常量、單元格地址、運算符和函數組成運算符和運算規則：p算術運算符，包括：+（加）、-（減）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方），其優先級從高到低為：百分比和乘方、乘和除、加和減p關系運算符，有：=、=、=、其優先級相同p文本運算符，（&)p引用運算符，

17、其優先級相同 四類運算符的四類運算符的優先級從高到低優先級從高到低依次為：依次為：“引用運算符引用運算符”、“算術運算符算術運算符”、“文字運算符文字運算符”、“關系運算符關系運算符”，當優，當優先級相同時，自左向右進行計算。下表為先級相同時，自左向右進行計算。下表為引用運算符引用運算符：B 函數 是預先定義好的公式，它由函數名、括號及括號內的參數組成。其中參數可以是常量、單元格、單元格區域、公式及其他函數。多個參數之間用“，”分隔。下圖為用函數計算示例下圖為用函數計算示例C 公式中單元格的引用公式中單元格的引用 相對引用。當公式在復制或填入到新位置時，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化

18、，它是Excel 默認的引用方式，如：B1，A2：C4絕對引用。指公式復制或填入到新位置時，單元格地址保持不變。設置時只需在行號和列號前加“$”符號，如$B$1混合引用。指在一個單元格地址中，既有相對引用又有絕對引用，如$B1或B$1。$B1是列不變，行變化；B$1是列變化，行不變。工作表的編輯 A 、單元格、行、列的插入和刪除 B 、單元格數據的編輯 C 、工作表的編輯工作表的常見操作有如下表：工作表的常見操作有如下表： 工作表的格式化p 設置單元格格式p 設置工作表格式 設置列寬和行高 自動套用格式 使用條件格式4.2.3 圖表制作 創建圖表創建圖表（可通過“插入/圖表”命令或單擊“常用”

19、工具欄中的 按鈕，利用圖表向導來創建圖表） 編輯圖表編輯圖表 調整圖表的位置和大小 更改圖表的類型 添加和刪除數據 修改圖表項 添加趨勢線 設置三維視圖格式k下圖為圖表示例下圖為圖表示例柱形圖的“圖表選項”對話框4.2.4 數據管理和分析建立數據清單建立數據清單 數據清單是Excel工作表中單元格構成的矩形區域，即一張二維表，又稱為數據列表。它與工作表的不同之處在于：p 與數據庫相對應，數據清單中的每一行稱為記錄，每一列稱為字段，第一行為表頭p 數據清單中不允許有空行或空列；字段名必須唯一，每一字段的數據類型必須相同；不能有數據完全相同的兩行記錄 數據清單可像普通的數據清單可像普通的Excel

20、Excel工作表一樣直接建立和工作表一樣直接建立和進行編輯，也可以通過在輸入字段名后使用進行編輯，也可以通過在輸入字段名后使用“數數據據/ /記錄單記錄單”命令輸入數據，下圖即為通過命令輸入數據，下圖即為通過記錄記錄單建立數據清單單建立數據清單數據排序數據排序 簡單排序 復雜排序下圖為“排序”對話框數據篩選數據篩選 自動篩選（如下圖） 高級篩選p高級篩選示例（如下圖）下圖為高級篩選結果分類匯總分類匯總 是對數據清單按某個字段進行分類，將字段值相同的連續記錄作為一類，進行求和、平均、計數等匯總運算。分為： 簡單匯總（指對數據清單的某個字段僅統一做一種方式的匯總）嵌套匯總（指對同一個字段進行多種方式的匯總）按部門匯總平均值按部門匯總平均值分類匯總嵌套匯總數據透視表數據透視表 對多個字段進行分類匯總。可利用“數據透視表和數據透視圖”向導，分三步建立數據透視表：l 指定數據源l 選定數據區域 決定透視表的放置位置 創建好數據透視表之后，可以通過“數據透視表”工具欄修改它，主要內容有： 更改數據透視表布局 改變匯總方式“數據透視表和數據透視圖向導版式”對話框“數據透視表字段”對話框4.3 4.3 演示文稿制作基礎建立演示文稿建立演示文稿編輯演示文稿編輯演示文稿美化演示文稿美化演示文稿放映演示文稿放映演示文稿4.3.1