1、規(guī)章制度示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-436編號(hào)：_公司檔案管理制度審核：_時(shí)間：_單位：_公司檔案管理制度用戶(hù)指南：該規(guī)章制度資料適用于管理中，通過(guò)編訂企業(yè)的章程、議事規(guī)則、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作、監(jiān)督、員工的行為規(guī)范，再在運(yùn)作中實(shí)踐得到不斷的完善，使經(jīng)營(yíng)管理中議事有法可依?？赏ㄟ^(guò)修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。公司檔案管理制度范例檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物

2、等都必須立卷、歸檔。其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。第二節(jié) 檔案分類(lèi)及編號(hào)一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類(lèi)：1、行政類(lèi)2、財(cái)務(wù)類(lèi)3、人事類(lèi)4、業(yè)務(wù)類(lèi)5、工程類(lèi)6、拓展類(lèi)二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié) 第二條。三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。四、歸檔后須填寫(xiě)檔案管理登記表（附表1）。第三節(jié) 機(jī)要檔案一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中：二、劃分標(biāo)準(zhǔn)：絕密檔案包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)

3、方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：1、財(cái)務(wù)資料；2、公司重要會(huì)議紀(jì)要；3、公司經(jīng)營(yíng)情況；4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；5、技術(shù)資料；6、金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。秘密檔案包括：1、重要項(xiàng)目資料；2、項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；4、

4、公司證照；5、各級(jí)批文；6、印鑒；7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)；9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表；10、技術(shù)資料；11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；12、人事資料；13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書(shū)。二、十五年保存：1、會(huì)計(jì)憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：1、期滿(mǎn)或解除的合同協(xié)議；2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。四、一年保存：1、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)；2、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告；3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。第六

5、節(jié) 保管部門(mén)一、財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。二、人事專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專(zhuān)人保管。第七節(jié) 檔案移交一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的月和月。六、檔案移交須填寫(xiě)檔案移交清冊(cè)（附表2）。七、檔案移交清冊(cè)一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)

6、，須填寫(xiě)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。二、行政類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、拓展類(lèi)檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見(jiàn)機(jī)要檔案管理制度）。三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照檔案調(diào)閱申請(qǐng)單的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。四、調(diào)檔人必須是檔案調(diào)閱申請(qǐng)單里注 明的查閱人。五、檔案調(diào)閱申請(qǐng)單由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷(xiāo)毀一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。三、部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀登記表（附表5）。五、檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次，即每年的月和月。六、檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表、檔案銷(xiāo)毀登記表各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。二、所有檔案應(yīng)有專(zhuān)柜存