1、 如何有效開會(huì)如何有效開會(huì) ? 佶龍機(jī)械總經(jīng)辦佶龍機(jī)械總經(jīng)辦 2013- 07- 122 2 目目 錄錄一、開會(huì)的基本知識(shí)：會(huì)議的目的、功能、分類和意義一、開會(huì)的基本知識(shí)：會(huì)議的目的、功能、分類和意義二、開會(huì)的步驟和成本二、開會(huì)的步驟和成本三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？ 1. 開會(huì)的準(zhǔn)備開會(huì)的準(zhǔn)備 2. 明確開會(huì)的目的明確開會(huì)的目的 3. 參加者的選定參加者的選定 4. 會(huì)議事先公告會(huì)議事先公告 5. 事先分發(fā)會(huì)議資料事先分發(fā)會(huì)議資料 6. 對(duì)主持人的要求對(duì)主持人的要求 7. 對(duì)與會(huì)者的要求對(duì)與會(huì)者的要求 8. 開會(huì)過程中的要求開會(huì)過程中的要求 9. 開會(huì)需要總結(jié)開會(huì)需要總結(jié) 10. 形

2、成有效的會(huì)議紀(jì)要形成有效的會(huì)議紀(jì)要 11. 對(duì)會(huì)議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查對(duì)會(huì)議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查 12. 下一次開會(huì)對(duì)上一次未完成事項(xiàng)的銜接下一次開會(huì)對(duì)上一次未完成事項(xiàng)的銜接四、世界名企怎樣開會(huì)？四、世界名企怎樣開會(huì)？3 怎樣認(rèn)識(shí)會(huì)議？怎樣認(rèn)識(shí)會(huì)議？1. 1. 政府商榷、經(jīng)濟(jì)論壇、商業(yè)談判、工作培訓(xùn)、講座、報(bào)告、政府商榷、經(jīng)濟(jì)論壇、商業(yè)談判、工作培訓(xùn)、講座、報(bào)告、慶典、儀式等在正式的場合，需得體的舉止言談；慶典、儀式等在正式的場合，需得體的舉止言談；2. 2. 會(huì)議、報(bào)告、計(jì)劃等是會(huì)議、報(bào)告、計(jì)劃等是管理手段的運(yùn)用管理手段的運(yùn)用3. 3. 會(huì)議文化是一家會(huì)議文化是一家企業(yè)文化的縮影

3、企業(yè)文化的縮影, ,其其運(yùn)營管理體現(xiàn)運(yùn)營管理體現(xiàn)一家公司的一家公司的 管理水平管理水平會(huì)議文化能夠?qū)Τ蓡T的會(huì)議文化能夠?qū)Τ蓡T的價(jià)值觀和思想進(jìn)行根本性的改革價(jià)值觀和思想進(jìn)行根本性的改革，將，將 組織引向一個(gè)方向，并在競爭中連續(xù)性地獲得勝利組織引向一個(gè)方向，并在競爭中連續(xù)性地獲得勝利5. 5. 信息和情報(bào)永遠(yuǎn)是第一位的（會(huì)議中的關(guān)鍵素材），其傳遞信息和情報(bào)永遠(yuǎn)是第一位的（會(huì)議中的關(guān)鍵素材），其傳遞 的快慢、準(zhǔn)確性直接影響到經(jīng)營決策和任務(wù)的安排的快慢、準(zhǔn)確性直接影響到經(jīng)營決策和任務(wù)的安排6. 經(jīng)營改革從會(huì)議開始，會(huì)議與經(jīng)營緊密相連，會(huì)議的高效才 會(huì)帶來經(jīng)營的高效8. 會(huì)議的質(zhì)量來自于會(huì)議的質(zhì)量來自于

4、溝通的質(zhì)量溝通的質(zhì)量，溝通的質(zhì)量來自于與會(huì)人員，溝通的質(zhì)量來自于與會(huì)人員 的素質(zhì)與準(zhǔn)備，素質(zhì)與準(zhǔn)備來自責(zé)任心與能力的素質(zhì)與準(zhǔn)備，素質(zhì)與準(zhǔn)備來自責(zé)任心與能力9. 9. 會(huì)議的關(guān)鍵在于會(huì)議的關(guān)鍵在于會(huì)前的準(zhǔn)備與與會(huì)后的落實(shí)10. 會(huì)議評(píng)價(jià)是促成高效型會(huì)議的核心會(huì)議評(píng)價(jià)是促成高效型會(huì)議的核心4 我們現(xiàn)在是怎樣開會(huì)的？我們現(xiàn)在是怎樣開會(huì)的？1. 會(huì)前準(zhǔn)備了多少會(huì)前準(zhǔn)備了多少?會(huì)后落實(shí)了多少？會(huì)后落實(shí)了多少？2. 會(huì)議中討論和溝通的事項(xiàng)和離我們實(shí)際急需和重會(huì)議中討論和溝通的事項(xiàng)和離我們實(shí)際急需和重 要解決的問題有多遠(yuǎn)？要解決的問題有多遠(yuǎn)？3. 會(huì)議討論、發(fā)言是否積極踴躍，不斷碰撞出智慧的會(huì)議討論、發(fā)言是

5、否積極踴躍，不斷碰撞出智慧的 火花和解決問題的良策？火花和解決問題的良策？4. 會(huì)議結(jié)束后有無形成會(huì)議記錄、產(chǎn)生任務(wù)并經(jīng)主持會(huì)議結(jié)束后有無形成會(huì)議記錄、產(chǎn)生任務(wù)并經(jīng)主持人簽審；人簽審；5. 會(huì)后的任務(wù)完成情況有無監(jiān)督檢查、追蹤落實(shí)？會(huì)后的任務(wù)完成情況有無監(jiān)督檢查、追蹤落實(shí)？6. 第二次開會(huì)時(shí)有無把上一次未完成的任務(wù)拿出檢討第二次開會(huì)時(shí)有無把上一次未完成的任務(wù)拿出檢討并再次確認(rèn)完成期限？并再次確認(rèn)完成期限？5 會(huì)議文化是企業(yè)文化的縮影會(huì)議文化是企業(yè)文化的縮影6 目的、功效、意義各有什么不同？目的、功效、意義各有什么不同？1.目目 的的 為什么要開會(huì)？為什么要開會(huì)？ 10個(gè)個(gè) 行動(dòng)和努力最終要達(dá)到

6、的行動(dòng)和努力最終要達(dá)到的地點(diǎn)或目標(biāo)地點(diǎn)或目標(biāo)2.功功 效效 開會(huì)能帶來什么效果？開會(huì)能帶來什么效果？ 5 個(gè)個(gè) 一個(gè)行動(dòng)所獲得的預(yù)期一個(gè)行動(dòng)所獲得的預(yù)期結(jié)果或者成效結(jié)果或者成效3.意意 義義 從更長遠(yuǎn)和更廣泛的角度來從更長遠(yuǎn)和更廣泛的角度來 看，開會(huì)能產(chǎn)生的作用看，開會(huì)能產(chǎn)生的作用 3個(gè)個(gè) 事物所包含的事物所包含的思想和道理思想和道理7Module und Variations_ERoland Berger Strategy Consultants7監(jiān)督工作監(jiān)督工作進(jìn)展進(jìn)展共同決策共同決策達(dá)成協(xié)議達(dá)成協(xié)議激勵(lì)士氣激勵(lì)士氣 開展有開展有 效效溝通溝通傳達(dá)傳達(dá)資訊資訊 解決問題解決問題鞏固經(jīng)理人地

7、位鞏固經(jīng)理人地位 開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意共享資源共享資源 一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)： 目 的會(huì)會(huì) 議議目目 的的8 一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：分一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：分 類類討論討論性會(huì)議性會(huì)議傳達(dá)傳達(dá)性會(huì)議性會(huì)議匯報(bào)匯報(bào)性會(huì)議性會(huì)議9 一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：分類（狹義）一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：分類（狹義）1. 1. 信息到達(dá)率、信息到達(dá)率、 領(lǐng)會(huì)率領(lǐng)會(huì)率2.2.會(huì)前印發(fā)文字會(huì)前印發(fā)文字 材料，令與會(huì)材料，令與會(huì) 者閱讀理解者閱讀理解, , 提高會(huì)議效率提高會(huì)議效率1.1.征求更多意見，征求更多意見， 為決策提供價(jià)值為決策提供價(jià)值 參考參考2.2.激發(fā)與會(huì)人員積激發(fā)與會(huì)人員積 極性和創(chuàng)造性極性和創(chuàng)造

8、性3.3.會(huì)前印發(fā)討論主會(huì)前印發(fā)討論主 題的文字材料題的文字材料4.4.會(huì)中圍繞主題展會(huì)中圍繞主題展 開討論，不能偏開討論，不能偏 題發(fā)言力求簡短題發(fā)言力求簡短5.5.會(huì)結(jié)束，適當(dāng)總會(huì)結(jié)束，適當(dāng)總 結(jié)，避免誤解結(jié)，避免誤解1.1.會(huì)前下級(jí)會(huì)前下級(jí)先將匯先將匯 報(bào)材料報(bào)給上級(jí)領(lǐng)報(bào)材料報(bào)給上級(jí)領(lǐng) 導(dǎo)閱覽導(dǎo)閱覽2.2.會(huì)上會(huì)上, ,下級(jí)下級(jí)簡單地簡單地 復(fù)述匯報(bào)內(nèi)容復(fù)述匯報(bào)內(nèi)容, ,提提 出出需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 協(xié)調(diào)解決的問題協(xié)調(diào)解決的問題 3.3.匯報(bào)人發(fā)言應(yīng)簡匯報(bào)人發(fā)言應(yīng)簡 明扼要明扼要 傳達(dá)性會(huì)議傳達(dá)性會(huì)議討論性會(huì)議討論性會(huì)議匯報(bào)性會(huì)議匯報(bào)性會(huì)議10會(huì)議的廣義分類會(huì)議的廣義分類一、關(guān)于開

9、會(huì)的基本知識(shí)：分一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：分 類類1.說明會(huì)議說明會(huì)議以傳遞信息為目的以傳遞信息為目的 如產(chǎn)品推介會(huì)如產(chǎn)品推介會(huì)2.研究會(huì)議研究會(huì)議以信息交換和相互啟發(fā)為目的以信息交換和相互啟發(fā)為目的 如經(jīng)濟(jì)論壇如經(jīng)濟(jì)論壇3.解決問題會(huì)議解決問題會(huì)議以作出決定為目的以作出決定為目的 如生產(chǎn)和品質(zhì)會(huì)議如生產(chǎn)和品質(zhì)會(huì)議4.學(xué)習(xí)會(huì)議學(xué)習(xí)會(huì)議以傳遞信息和相互啟發(fā)為目的以傳遞信息和相互啟發(fā)為目的 如培訓(xùn)講座如培訓(xùn)講座5.創(chuàng)意會(huì)議創(chuàng)意會(huì)議以收集創(chuàng)意為目的以收集創(chuàng)意為目的 如頭腦風(fēng)暴如頭腦風(fēng)暴11 一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：功一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：功 效效 提供提供信息信息 匯集匯集信息信息 解決解決問題問題

10、 宣傳宣傳政策政策 培育培育訓(xùn)練訓(xùn)練12 一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：意一、關(guān)于開會(huì)的基本知識(shí)：意 義義 集思廣益集思廣益的的渠道渠道 群體溝通群體溝通的的方式方式 顯示組織顯示組織的的存在存在13 二、開會(huì)的步驟和成本二、開會(huì)的步驟和成本1.開始開始 歡迎 會(huì)議目的 議程 時(shí)間安排 規(guī)章制度2.議程 分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生主意/做決 定/確認(rèn)行動(dòng) 小結(jié)議程二議程三3.結(jié)束 總結(jié) 安排下次 會(huì)議4.跟進(jìn) 會(huì)議紀(jì)要 跟進(jìn)計(jì)劃14 二、開會(huì)的步驟和成本二、開會(huì)的步驟和成本開會(huì)成本分析的算法是: 會(huì)議成本A*2*B*T A = 每小時(shí)平均工資的3倍； B = 開會(huì)人數(shù)； T = 開會(huì)時(shí)間（小時(shí)）

11、；怎樣估算會(huì)議 成本？15 怎樣判定要不要開會(huì)？怎樣判定要不要開會(huì)？如果如果你是唯一做決策并且知你是唯一做決策并且知道該怎么做的人道該怎么做的人 無特別的事情要討論無特別的事情要討論已按慣例每周聚會(huì)已按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法還有比開會(huì)更好的方法16 怎樣判定要不要開會(huì)？怎樣判定要不要開會(huì)？必須把必須把信息同信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要有些事情需要當(dāng)當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)眾表揚(yáng)或批評(píng) 要讓別人參與決要讓別人參與決策以策以集思廣益集思廣益聽取部門聽取部門匯報(bào)工作匯報(bào)工作給小組給小組委派任務(wù)委派任務(wù)如果如果如果要開，做到：如果要開，做到： 1. 能開小

12、會(huì)不開大會(huì)能開小會(huì)不開大會(huì) 2. 能單獨(dú)溝通不開小會(huì)能單獨(dú)溝通不開小會(huì) 3. 能站著開會(huì)而不坐著開會(huì)能站著開會(huì)而不坐著開會(huì) 4. 能簡短開會(huì)而不延時(shí)開會(huì)能簡短開會(huì)而不延時(shí)開會(huì)17 三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？ 1. 開會(huì)的準(zhǔn)備 會(huì)議成功80%在于準(zhǔn)備5W1H為什么必須開為什么必須開這個(gè)會(huì)議是否有除會(huì)議之外能夠進(jìn)行解決的方法和答案WhyWhat對(duì)議題是否符合議題是否符合會(huì)議目的目的進(jìn)行檢查Where對(duì)是否有能夠容納所有人的場所進(jìn)行確認(rèn)場所進(jìn)行確認(rèn)When對(duì)會(huì)議時(shí)間如何、是否 很好地遵循時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)時(shí)間進(jìn)行確認(rèn)Who讓適合議題的人適合議題的人出席出席會(huì)議How對(duì)如何得出符合議題得出符合議題

13、的結(jié)論結(jié)論進(jìn)行討論明確目的、制定計(jì)劃、整理資料、通知開會(huì)、布置會(huì)場等明確目的、制定計(jì)劃、整理資料、通知開會(huì)、布置會(huì)場等18 三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？2. 明確會(huì)議的目的明確會(huì)議的目的抓準(zhǔn)會(huì)議核心，不偏離主題抓準(zhǔn)會(huì)議核心，不偏離主題問題解決問題解決 型發(fā)現(xiàn)整理問題制訂解決對(duì)策制訂執(zhí)行計(jì)劃 訂立計(jì)劃訂立計(jì)劃 型制訂計(jì)劃或日程并對(duì)合并的項(xiàng)目進(jìn)行整理利益調(diào)整利益調(diào)整 型調(diào)整個(gè)人或組織之間利害得失，情緒協(xié)調(diào)19 三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？3. 參加者選定讓必要的人參加會(huì)議讓必要的人參加會(huì)議1）僅讓對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的不可或缺的人 2）對(duì)會(huì)議參加者進(jìn)行選擇的條件3）讓具有決定權(quán)的人參加5）

14、讓對(duì)會(huì)議主題存強(qiáng)烈疑問的人參加6）讓與會(huì)議主題有關(guān)的專家參加 7）讓能夠正確表達(dá)自己意見的人參加 4）即便是其他部門的，如與會(huì)議有關(guān)也參加20 應(yīng)在應(yīng)在1周前或至少周前或至少1天之前天之前通知，做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作通知，做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作 會(huì)議名稱和目的會(huì)議名稱和目的 會(huì)議主題、討論項(xiàng)目和會(huì)議類型會(huì)議主題、討論項(xiàng)目和會(huì)議類型 召開日期、開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間召開日期、開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間 召開場所（地址、電話號(hào)碼、示意圖）召開場所（地址、電話號(hào)碼、示意圖） 主持者姓名主持者姓名 參加者名單參加者名單 附加會(huì)議資料附加會(huì)議資料 其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料） 三、如何有

15、效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？4. 會(huì)議事先公告會(huì)議事先公告21 1. 數(shù)據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)報(bào)表類資料類資料 2. 文字報(bào)告文字報(bào)告類資料類資料 3. 紙質(zhì)類資料紙質(zhì)類資料 4. 電子類資料電子類資料 5. 保密類資料保密類資料 6. 公開類資料公開類資料 三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？5. 事先分發(fā)會(huì)議資料事先分發(fā)會(huì)議資料22 確定好會(huì)議確定好會(huì)議目的和類型目的和類型 確定好會(huì)議議題、日期、時(shí)間確定好會(huì)議議題、日期、時(shí)間 確定好會(huì)議參加者確定好會(huì)議參加者 具備會(huì)場和各種備置用品具備會(huì)場和各種備置用品 準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料準(zhǔn)備好要分發(fā)的資料 充分修飾會(huì)議前半部分充分修飾會(huì)議前半部分 確保會(huì)議順利地進(jìn)行

16、確保會(huì)議順利地進(jìn)行 充分充分概況會(huì)議的結(jié)論概況會(huì)議的結(jié)論 得出了令人滿意的會(huì)議結(jié)論得出了令人滿意的會(huì)議結(jié)論 分發(fā)會(huì)議錄并在會(huì)議錄中公布下次會(huì)議的主題分發(fā)會(huì)議錄并在會(huì)議錄中公布下次會(huì)議的主題 三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？ 6. 對(duì)主持人的要求對(duì)主持人的要求23 三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？不受歡迎的會(huì)議主持不受歡迎的會(huì)議主持1. 準(zhǔn)備不充分2. 不能發(fā)揮自己的作用3. 不具備領(lǐng)導(dǎo)能力領(lǐng)導(dǎo)能力4. 不能進(jìn)行時(shí)間控制時(shí)間控制5. 趨炎附勢6. 會(huì)議進(jìn)行方式生硬7. 不能充分整理參加者的發(fā)言8. 強(qiáng)調(diào)自己的意見或感情9. 不能保持氣氛保持氣氛10.不能得出結(jié)論得出結(jié)論24 確認(rèn)會(huì)議目的

17、和議題確認(rèn)會(huì)議目的和議題 以自身經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商以自身經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)或信息等為基礎(chǔ)，就議題進(jìn)行協(xié)商 對(duì)議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么對(duì)議題進(jìn)行分析，討論其中的問題是什么 試著尋求問題的試著尋求問題的解決對(duì)策解決對(duì)策 試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動(dòng)試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動(dòng) 自己完成資料的準(zhǔn)備和草稿，如自己完成資料的準(zhǔn)備和草稿，如有必要有必要，也復(fù)印一下其他人的資料，也復(fù)印一下其他人的資料 如果會(huì)議主持者和參加者都如上進(jìn)行充分準(zhǔn)備，就會(huì)獲得良好效果如果會(huì)議主持者和參加者都如上進(jìn)行充分準(zhǔn)備，就會(huì)獲得良好效果 三、如何有效開會(huì)？三、如何

18、有效開會(huì)？7. 對(duì)與會(huì)者的要求對(duì)與會(huì)者的要求25 7. 與會(huì)者的注意事項(xiàng)與會(huì)者的注意事項(xiàng) 沒有明白沒有明白傾聽的功效傾聽的功效 所以開會(huì)時(shí)常玩手機(jī)所以開會(huì)時(shí)常玩手機(jī) 1.獲得新信息獲得新信息 2.獲得新想法獲得新想法 3.能夠了解組織運(yùn)作情況能夠了解組織運(yùn)作情況 4.認(rèn)識(shí)他人的存在價(jià)值認(rèn)識(shí)他人的存在價(jià)值 1. 發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題？發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題？ 2. 發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利益？發(fā)言內(nèi)容是否出于個(gè)人的利益？ 3. 全體人員是否都專心聆聽發(fā)言？全體人員是否都專心聆聽發(fā)言？ 4. 發(fā)言者是否過于集中于某些人？發(fā)言者是否過于集中于某些人？ 5. 是否有人始終沒有發(fā)言？是否有人始終沒有發(fā)

19、言？ 6. 某個(gè)人的發(fā)言是否過于冗長？某個(gè)人的發(fā)言是否過于冗長？ 7. 發(fā)言的內(nèi)容是否在朝著結(jié)論推進(jìn)發(fā)言的內(nèi)容是否在朝著結(jié)論推進(jìn)遲到、早退、開溜遲到、早退、開溜手機(jī)經(jīng)常不聽地響手機(jī)經(jīng)常不聽地響不停地進(jìn)出會(huì)議室不停地進(jìn)出會(huì)議室開小會(huì)并交頭接耳開小會(huì)并交頭接耳缺席會(huì)議不打招呼缺席會(huì)議不打招呼說些不著邊際的話說些不著邊際的話老是回憶做事經(jīng)過老是回憶做事經(jīng)過鴉雀無聲心不在焉鴉雀無聲心不在焉261.1.準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)時(shí)開會(huì)開會(huì)，準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)時(shí)散會(huì)散會(huì)2.2.遵守制度遵守制度，避免，避免離離席席3.3.會(huì)議會(huì)議目的目的，人人清楚人人清楚4.4.充分充分參與參與，全員發(fā)全員發(fā)言言5.5.發(fā)發(fā)表意見，表意見，條理清楚條理清

20、楚6.6.不不推責(zé)任，推責(zé)任，不誹不誹他人他人7.7.發(fā)生爭辯發(fā)生爭辯，設(shè)設(shè)法法緩緩和和 三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？8. 開會(huì)過程中的要求開會(huì)過程中的要求8.8.掌握掌握議議程，程，按部就班按部就班9.9.集中主題，集中主題，不談廢話不談廢話10.10.時(shí)間時(shí)間太長太長，中途中途休息休息11.11.集中精集中精力力，減減少走少走動(dòng)動(dòng)12.12.相關(guān)相關(guān)事事項(xiàng)項(xiàng)，作好作好記記錄錄13.13.議題結(jié)論議題結(jié)論，復(fù)述一遍復(fù)述一遍14.14.達(dá)達(dá)成共成共議議，分配工作分配工作27Module und Variations_ERoland Berger Strategy Consultants

21、27Module und Variations_E 會(huì)議禁語會(huì)議禁語（日本（日本IBM公司）公司）基本上結(jié)束了，基本上可以，基本行基本上 大致結(jié)束了，大致有希望 大大 致致幾乎沒有問題，幾乎是按計(jì)劃完成的幾幾 乎乎在一定程度上完成了，相當(dāng)耗費(fèi)時(shí)間，將盡快完成，似乎合適，將努力工作，將盡快實(shí)施，在某種程度上，覺得能行，覺得不合理覺覺 得得或許能行，或許會(huì)成或或 許許28會(huì)議禁忌事項(xiàng)會(huì)議禁忌事項(xiàng) 三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？1發(fā)言不長篇大論，滔滔不絕，應(yīng)言簡意賅 （原則上以3分鐘為限）2不可從頭到尾沉默到底；3不可取用不正確的資料；4不要盡談些期待性的預(yù)測不要盡談些期待性的預(yù)測；5不可做人

22、身攻擊；6不可打斷他人的發(fā)言不可打斷他人的發(fā)言；7不可不懂裝懂，胡言亂語；8不要談到抽象論或觀念論；9不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵；10不要中途離席；studing SAMSUNG in zhe meettingstuding SAMSUNG in zhe meettingstuding SAMSUNG in zhe meetting會(huì)議中表達(dá)自己意見的要領(lǐng)會(huì)議中表達(dá)自己意見的要領(lǐng) 從重要部分說起從肯定性方面說起有邏輯地、簡單地表達(dá)一句話表達(dá)一種想法思考發(fā)言提綱使聽者能夠理解使用切合業(yè)務(wù)的表達(dá)表達(dá)要領(lǐng)30三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？ 可以起到畫龍點(diǎn)睛的作用；可以起到畫龍點(diǎn)睛的作用； 可以可以提

23、綱挈領(lǐng)、理清次序提綱挈領(lǐng)、理清次序； 可以清晰今天會(huì)議的重點(diǎn)；可以清晰今天會(huì)議的重點(diǎn)；9. 開會(huì)需要總結(jié)開會(huì)需要總結(jié)總總 結(jié)結(jié)31三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？1、重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，使整理會(huì)議時(shí)有據(jù)可循；、重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來，使整理會(huì)議時(shí)有據(jù)可循；2、除非有必要，定期召開的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)、除非有必要，定期召開的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi) 時(shí)間錄下的詳細(xì)內(nèi)容，可能毫無用武之地；時(shí)間錄下的詳細(xì)內(nèi)容，可能毫無用武之地；3、大多數(shù)會(huì)議都應(yīng)指定一位會(huì)議記錄者。主席最好不要、大多數(shù)會(huì)議都應(yīng)指定一位會(huì)議記錄者。主席最好不要 兼職此工作，而最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任；兼職此工作，而最好由與會(huì)者輪

24、流擔(dān)任；4、會(huì)議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流暢、會(huì)議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流暢 易于了解，同時(shí)不失真；易于了解，同時(shí)不失真；5、會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一、會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一 頁紙的長度；頁紙的長度；6、會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄錯(cuò)誤的部分；、會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄錯(cuò)誤的部分；7、將整理好的會(huì)議記錄分發(fā)給各與會(huì)者。、將整理好的會(huì)議記錄分發(fā)給各與會(huì)者。10. 形成有效的會(huì)議紀(jì)要形成有效的會(huì)議紀(jì)要32三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？形成具體的任務(wù)檢查、評(píng)價(jià)表，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)分形成具體的任務(wù)檢查、

25、評(píng)價(jià)表，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)分11. 對(duì)會(huì)議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查對(duì)會(huì)議中產(chǎn)生的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查部門姓名 具體任務(wù)明細(xì) 第 周任務(wù)數(shù)完成數(shù)完成率完成質(zhì)量備注：1、完成質(zhì)量分四個(gè)等級(jí)：優(yōu)秀5分；良好4分；及格2分；不合格0分； 2、工作任務(wù)主要指：1）、若一項(xiàng)任務(wù)涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的人員時(shí)，則此項(xiàng)考核列為主要人 員的任務(wù)，協(xié)助人員則不列入； 2）、臨時(shí)指派的任務(wù)。 3、紅顏色字體表示此任務(wù)未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。33三、如何有效開會(huì)？三、如何有效開會(huì)？ 每次會(huì)議開始時(shí)每次會(huì)議開始時(shí)至少花至少花10分鐘的分鐘的時(shí)間針對(duì)上次未時(shí)間針對(duì)上次未完成的事項(xiàng)進(jìn)行完成的事項(xiàng)進(jìn)行分析檢討分析檢討12.下一次

26、開會(huì)對(duì)上一次未完成事項(xiàng)的銜接下一次開會(huì)對(duì)上一次未完成事項(xiàng)的銜接34序號(hào) 重 要 事 項(xiàng) 及 內(nèi) 容日常工作問題解決及協(xié)調(diào)事項(xiàng)：本部門工作改進(jìn)及建議事項(xiàng)：系統(tǒng)規(guī)范、制度建設(shè)、團(tuán)隊(duì)打造等工作未來提升事項(xiàng)：需要上級(jí)支持、服務(wù)或其他部門配合及資源要求的事項(xiàng)：其他需要協(xié)助或改進(jìn)的事項(xiàng)經(jīng)理例會(huì)重要事項(xiàng)申報(bào)及相關(guān)資料提報(bào)表經(jīng)理例會(huì)重要事項(xiàng)申報(bào)及相關(guān)資料提報(bào)表35序號(hào) 重 要 解 決 或 討 論 事 項(xiàng) 一日常工作中長時(shí)間未能有效解決或重復(fù)性的問題、或討論事項(xiàng)、或協(xié)調(diào)事項(xiàng)： 二管委會(huì)成員所管轄的、提出工作需要改進(jìn)或建議的重要事項(xiàng)： 三公司系統(tǒng)規(guī)范、制度建設(shè)、團(tuán)隊(duì)打造等對(duì)公司未來發(fā)展有積極和建設(shè)性的提升、改善事

27、項(xiàng)： 四組織氣氛營造、企業(yè)文化建設(shè)、員工士氣激勵(lì)、隊(duì)伍凝聚力形成等提議或討論事項(xiàng)： 五基礎(chǔ)管理建設(shè)（信息管理、數(shù)據(jù)管理、流程管理、6S管理等）的夯實(shí)與規(guī)范事項(xiàng)：管委會(huì)成員重要事項(xiàng)申報(bào)及相關(guān)資料提報(bào)表管委會(huì)成員重要事項(xiàng)申報(bào)及相關(guān)資料提報(bào)表36維護(hù)日常事務(wù)工作計(jì)劃基礎(chǔ)管理補(bǔ)強(qiáng)事務(wù)計(jì)劃制度與規(guī)范化管事務(wù)計(jì)劃工作改善和提升工作計(jì)劃 （三提升工作計(jì)劃）有關(guān)人員與部門團(tuán)隊(duì)建設(shè)的工作計(jì)劃其他工作計(jì)劃（上司要求或部門協(xié)調(diào)要求、輸出部門要求等） 每月工作計(jì)劃每月工作計(jì)劃371. 工作成效與未完成工作事項(xiàng)：2. 未完成原因和下一步須采取的措施：3. 證明工作成效和存在不足的量化表格資料（需附件）4. 后續(xù)工作改進(jìn)

28、的方向、措施和方法及需要支持的資源：5. 其他 每月工作總結(jié)每月工作總結(jié)38部門姓名 具體任務(wù)明細(xì) 第 周 任務(wù)數(shù) 完成數(shù) 完成率完成質(zhì)量備注：1、完成質(zhì)量分四個(gè)等級(jí)：優(yōu)秀5分；良好4分；及格2分；不合格0分； 2、工作任務(wù)主要指：1）、若一項(xiàng)任務(wù)涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的人員時(shí)，則此項(xiàng)考核列為主要人 員的任務(wù)，協(xié)助人員則不列入； 2）、臨時(shí)指派的任務(wù)。 3、紅顏色字體表示此任務(wù)未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。 部門經(jīng)理任務(wù)執(zhí)行與完成情況評(píng)分表部門經(jīng)理任務(wù)執(zhí)行與完成情況評(píng)分表39部門被評(píng)價(jià)人開會(huì)違紀(jì)次數(shù)周例會(huì)資料提報(bào)延誤次數(shù)月度經(jīng)營會(huì)提報(bào)資料及計(jì)劃總結(jié)延誤次數(shù)每周、每月提報(bào)資料質(zhì)量個(gè)人與部門提案改善有效個(gè)數(shù)

29、每周執(zhí)行力得分得分合計(jì) 每月管理人員考核評(píng)分每月管理人員考核評(píng)分填分說明：優(yōu)秀填分說明：優(yōu)秀-5分，較好分，較好4 4分，良好分，良好-3分，一般分，一般-2分，不足分，不足1 1分；分；40 部部 門門 周周 會(huì)會(huì)1.會(huì)議內(nèi)容 A.本周工作的完成情況、進(jìn)度說明和相關(guān)總結(jié) B.下周工作部署和安排 C.傳達(dá)本周公司主要會(huì)議精神和公司的政策、要求、相關(guān)安排，對(duì)公司新的方案、制度等相 關(guān)文件進(jìn)行學(xué)習(xí)與傳達(dá)，做到部門全員知曉； D.對(duì)本部門存在的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題展開探討,本周工作中存在的問題、分析及改善措施； E.對(duì)本部門如何改進(jìn)工作績效的建議與方法； F.每周一次對(duì)部門表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行表揚(yáng)、鼓勵(lì)、贊

30、美，引導(dǎo)大家向正面和積極的方向努力 G.每周一次對(duì)部門人員認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變和積極心態(tài)的提升等進(jìn)行案例分享； H.其他臨時(shí)性工作的完成情況說明 I.協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)度，使公司的經(jīng)營活動(dòng)按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行2.會(huì)議記錄 A.由會(huì)議主持人制定人員做會(huì)議記錄，一般情況下是文員或統(tǒng)計(jì)員 B.會(huì)議記錄分別分發(fā)一份給直接上司和總經(jīng)辦（電子檔）； C.各部門或車間將每周會(huì)議記錄的電子檔發(fā)給總經(jīng)辦黃輝存檔，作為對(duì)部門工作內(nèi)容與工作質(zhì) 量檢查、考核、評(píng)比的依據(jù)，也是超產(chǎn)獎(jiǎng)分配和調(diào)薪、晉級(jí)的依據(jù)； D.會(huì)議記錄由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行核閱，要求全員了解會(huì)議內(nèi)容后簽字確認(rèn)； E.各部門與會(huì)人員均應(yīng)記錄會(huì)議要點(diǎn)，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)

31、詳記；41 品品 質(zhì)質(zhì) 周周 會(huì)會(huì)1 會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議準(zhǔn)備： A. 營銷部在每周四上午營銷部在每周四上午11:00前將客戶投訴與出貨、安裝調(diào)試發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表發(fā)送至品管部前將客戶投訴與出貨、安裝調(diào)試發(fā)現(xiàn)的問題點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表發(fā)送至品管部 B. 品管部在每周下午品管部在每周下午13:30前對(duì)營銷部的問題點(diǎn)前前對(duì)營銷部的問題點(diǎn)前3項(xiàng)的不良原因分析、改善對(duì)策、責(zé)任部門、項(xiàng)的不良原因分析、改善對(duì)策、責(zé)任部門、責(zé)責(zé) 任人、完成時(shí)間填寫完整且實(shí)施有效，每周四任人、完成時(shí)間填寫完整且實(shí)施有效，每周四18:00前將上述報(bào)表傳送至品管部；前將上述報(bào)表傳送至品管部； C. 品管部在每周三品管部在每周三14:00前將來料、

32、制程、成品出貨、安裝調(diào)試、客戶投訴與退貨等的品質(zhì)周報(bào)前將來料、制程、成品出貨、安裝調(diào)試、客戶投訴與退貨等的品質(zhì)周報(bào) 發(fā)送給參發(fā)送給參 加會(huì)議的部門負(fù)責(zé)人，利于在會(huì)議過程中快速、有效地解決問題；加會(huì)議的部門負(fù)責(zé)人，利于在會(huì)議過程中快速、有效地解決問題； D. 參加會(huì)議的各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人如有需要協(xié)商解決的品質(zhì)問題或有效提升產(chǎn)品品質(zhì)的建議也可直參加會(huì)議的各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人如有需要協(xié)商解決的品質(zhì)問題或有效提升產(chǎn)品品質(zhì)的建議也可直 接發(fā)電子檔的檔的相關(guān)資料給品管部經(jīng)理；接發(fā)電子檔的檔的相關(guān)資料給品管部經(jīng)理；2 會(huì)議進(jìn)行會(huì)議進(jìn)行 A. 會(huì)議過程以反饋品質(zhì)問題、分析品質(zhì)和解決品質(zhì)問題為主，如果要做到預(yù)防品質(zhì)問

33、題，需會(huì)議過程以反饋品質(zhì)問題、分析品質(zhì)和解決品質(zhì)問題為主，如果要做到預(yù)防品質(zhì)問題，需 要走書面的程序或文件加以落實(shí)并追蹤實(shí)施效果；要走書面的程序或文件加以落實(shí)并追蹤實(shí)施效果； B. 會(huì)議中如遇復(fù)雜、疑難的技術(shù)或研發(fā)問題，可形成書面資料直接尋求技術(shù)專項(xiàng)解決；會(huì)議中如遇復(fù)雜、疑難的技術(shù)或研發(fā)問題，可形成書面資料直接尋求技術(shù)專項(xiàng)解決； C. 會(huì)議資料必須以數(shù)據(jù)化和圖表化的資料為主，以便有效確定出現(xiàn)品質(zhì)的規(guī)律性問題；會(huì)議資料必須以數(shù)據(jù)化和圖表化的資料為主，以便有效確定出現(xiàn)品質(zhì)的規(guī)律性問題； D. 對(duì)于涉及具體產(chǎn)品的品質(zhì)問題，組織會(huì)議的人員必須帶上對(duì)應(yīng)的不良樣品和對(duì)應(yīng)的工藝圖對(duì)于涉及具體產(chǎn)品的品質(zhì)問題，組織會(huì)議的人員必須帶上對(duì)應(yīng)的不良樣品和對(duì)應(yīng)的工藝圖 紙、技術(shù)文件等；紙、技術(shù)文件等；6.3 會(huì)議記錄會(huì)議記錄 A. 會(huì)議記錄由品管部負(fù)責(zé)完成，并將會(huì)議記錄的電子檔分發(fā)給參會(huì)人員，抄送一份給總經(jīng)辦黃輝會(huì)議記錄由品管部負(fù)責(zé)完成，并將會(huì)議記錄的電子檔分發(fā)給參會(huì)人員，抄送一份給總經(jīng)辦黃輝 B. 對(duì)于品質(zhì)會(huì)議中產(chǎn)生的任務(wù)要求按品質(zhì)會(huì)議任務(wù)執(zhí)行及完成情況評(píng)分表實(shí)施，對(duì)于連續(xù)兩對(duì)于品質(zhì)會(huì)議中產(chǎn)生的任務(wù)要求按品質(zhì)會(huì)議