1、第一條 為規范勞動保障監察文書材料立卷、歸檔、管理和利用工作，依照勞動 保障監察條例 、勞動保障部 關于實施勞動保障監察條例若干規定 （勞 動保障部令第 2525號）、中華人民共和國檔案法等有關規定，結合實際 情況，制訂本辦法。第二條 本辦法案卷是指山西省勞動保障監察總隊（以下簡稱“總隊”）在依法開 展勞動保障監督檢查、實施行政處罰的過程中，制作并使用的文書和所取 得的證據載體材料，以及產生的其他具有法律效力或者法律意義的文書材 料。第三條 總隊案卷屬于總隊檔案材料的組成部分，應按規定整理立卷，交由綜合辦 公室檔案管理人員統一管理。第四條 總隊應設置專職或兼職檔案員負責檔案管理工作，有關科、室

2、、部門人員 應積極配合檔案員做好案卷檔案管理工作。第五條 勞動保障監察案卷一般為一案一卷； 特殊情況下根據需要可分正卷、 副卷。案卷各類文書材料齊全，手續完備；科學編目，利于檢索；裝訂規范，利 于保存。第六條 案卷的整理、立卷、裝訂工作由案件承辦人負責，科室進行聯合監察的， 由主辦科室承辦人負責。 案件承辦人 在案件辦理過程中應注意收集、 保管 與案件相關的材料、文書，在組卷整理時做好材料、文書的篩選、檢查、 修補工作，確保材料的完整性、規范性。第七條 案卷文書材料按下列順序排列（ 1 1）卷宗封面；（ 2 2）卷宗目錄；（ 3 3）投訴 舉報登記表；（ 4 4）投訴舉報材料；（ 5 5）按時

3、間先后順序進行排列的調查 處理過程涉及的所有文書、證據；包括詢問通知書（含送達回證）；、立 案審批表、調查詢問筆錄、先行保存證據通知書、提取證據材料登記表、 調查取證材料、委托鑒定書、鑒定報告、調查終結報告、案件討論記錄、 責令改正決定書（含送達回證、整改報告、行政處罰事先告知書（含送達 回證）；、當事人陳述、申辯材料、陳述、申辯筆錄、行政處罰聽證告知 書（含送達回證）、行政處罰聽證通知書（含送達回證、聽證筆錄、行政 處罰決定書或者當場處罰決定書（含送達回證）、申請人民法院強制執行 書、罰款回執、結案審批表、卷宗封底等。第八條 以下文書材料不用附卷裝訂：（ 1 1）內容重復的文書材料；（ 2

4、2）沒有定稿 的文書材料；（ 3 3）與案件無關的文書材料。第九條監察總隊案卷管理已生效的行政處罰決定被撤銷并需重新作出行政處罰決定的，按法定程序 另案實施行政處罰，應重新收集有關案件文書材料另案立卷歸檔，原案案 卷和案卷序號保留不變。第十條 案件文書材料應收集齊全，裝訂成冊。文書材料過多的，應按順序分冊裝 訂，卷宗目錄附于首冊，各冊的頁號相連。第十一條 案卷內的文書材料應統一使用 A4A4 型（210X297210X297 毫米）紙；過大的，應折疊 成A4A4 幅面；過小的，應用 A4A4 型紙托裱。不適宜托裱的材料可使用證物袋 裝袋附卷。第十二條 文書材料應使用鋼筆或其他不容易褪色的書寫工

5、具書寫， 也可用機器打印， 字跡要工整、清晰。已破損、褪色或者容易破損、褪色的文書材料要托裱、 修補，必要時可復制。第十三條 案卷文書材料排列后，要在距案卷左邊口約 1515 毫米處垂直三孔一線裝訂。裝訂時應除去文書材料內的訂書釘及其他雜物。第十四條 卷內文書材料應按順序用鋼筆或其它不容易褪色的書寫工具編寫頁號，頁 號一律用阿拉伯數字編寫在材料右下角和背頁的左下角， 卷宗封面、封底、 卷宗目錄以及沒有文字的材料頁面不用編寫頁號。第十五條 卷宗目錄應根據序號、材料名稱和頁號如實填寫。第十六條 非文書載體性的證據（如錄音、錄相帶等物證），根據該證據的性質進行 整理后歸檔。第十七條 案件結案后 5

6、5 日內，案件承辦人應將案卷移交綜合辦公室，經檔案管理員 驗收合格后，辦理交接手續。凡立卷不符合規定要求的，承辦人應負責重 新整理。交接手續包括案件交檔登記和案卷收檔登記。其中交檔登記由科 室保管，一個科室一本，流水記載。收檔登記由檔案員保管。監審室應定 期對各科室的案件辦理情況進行監督檢查，督促有關人員辦理歸檔工作。第十八條 已歸檔的案卷，任何人不得擅自抽取、涂改、增刪、污損卷內的文書材料。第十九條 總隊案卷應以投訴舉報登記號作為案卷序號，編號規則為“年號”加“投 訴舉報XXX號”。對于年度書面審查中立案查處的案件， 編號規則為“年 號”加“年審XXX號”。 已生效的行政處罰決定被撤銷并且重

7、新作出行 政處罰決定的， 編號規則為“年號”加“ C CXXX號”。第二十條 案卷裝訂成冊后，承辦人員應交由檔案員，由檔案管理員按照案卷序號裝 入硬皮檔案盒，并在檔案盒上標注案卷類別、歸檔時間、起止卷號、保存 期限等項目。檔案員應編輯年度卷宗目錄，將各卷卷宗封面內容進行編排 組合。第二十一條勞動保障監察案卷應當至少保存三年。第二十二條 對受理登記的投訴舉報經查沒有立案的有關調查等監察文書材料由承辦人 整理裝訂后送檔案室保存備查，其中屬于重要的、有保存價值的文書材料 也應保存三年。第二十三條 總隊監察人員因工作需要查閱案卷，經總隊分管檔案的領導同意后，可以 查閱。第二十四條 上級部門因工作需要，

8、經總隊隊長同意，辦理手續后可查閱案卷。第二十五條 人民法院、檢察院、公安、紀檢、監察機關因案件需要，憑工作證、執行 公務證、單位介紹信，經總隊隊長同意，可查閱案卷。第二十六條 其他機關、組織或個人因工作或者其他需要，憑工作證、執業證、身份證、單位介紹信，經總隊隊長同意，可查閱案卷。第二十七條 查閱案卷，檔案員應做好登記手續。包括查閱人、批準人、查閱時間、復 制、摘抄內容等情況。發現問題，應及時報告并追查。第二十八條查閱案卷，閱卷人只能在指定的地點查閱，并可對案卷內的文書材料摘抄 或復制。對摘抄、復制的材料，要進行審核、簽章，摘抄、復制內容與原 件不符的，應拒絕簽章。第二十九條 檔案員應嚴格執行案卷查閱規定，既要合理利用檔案，也要嚴格遵守保密 制度，不得違反規定提供檔案或擴大檔案利用范圍，不得向他人泄露檔案 內容。第三十條 有關人員違反檔案管理規定，造成嚴重后果的，依照國家有關規定追究相 應行政法律責任。第三十一條 復議案件的案卷管理工作，