1、QB接待管理實施細則（修訂）2013-4-發布2013-5-01 實施錯誤！未定義書簽。1范圍32規范性引用文件 33術語與定義34職責與接口關系 35工作流程圖36關鍵節點工作標準及績效考核 47公務接待管理工作流程 58本文件所述活動的環境和職業健康安全特性 79相關文件710相關記錄7修訂次數修訂條款修訂依據修訂人生效日期接待管理實施細則（修訂）1范圍本文件規定了接待管理過程的工作程序、要求及各相關部門的職責，以為確保公務接待管理工作科學 化、規范化，更有效、更順利的完成，提升企業形象。本文件適用于涼山州煙草專賣局（公司）機關接待工作的管理與控制，各縣、市局（分公司）參照執 行。2規范性

2、引用文件下列文件中的條款通過本文件的引用而成為本文件的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修 改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本文件，然而，鼓勵根據本文件達成協議的各方研究是否 可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本文件。無。3術語與定義GB/T19000-2008質量管理體系基礎和術語GB/T24001-2004環境環境管理體系要求及使用指南OHSAS18001-2007職業健康安全管理體系要求及以下術語適用于本文件。無。4職責與接口關系歸口部門行政管理科 負責全州系統接待的統籌和管理； 負責接待費用的審核和全年接待費用的控制； 全州系統重大接待的

3、實施； 協助相關部門對口接待工作的開展。州（公司）歸口部 門向下服務提供卜義培訓指導監督檢查/ 驗證評價考核其他OO縣、市局（分公司） 接口部門及職責縣、市局（分公司）綜合辦公室 接收信息：來賓基本信息及行程安排 提交信息：反饋接待方案等 處理過程：向相關領導匯報，制定接待方案，組織實施接待州（公司）相關 部門間工作接口各相關科室業務對口接彳寸，協作行政管理科完成重大接待州局（公司）領導接到任務后A時間給出指示 審批方殺組織實施指示費用結算審核5工作流程圖6關鍵節點工作標準及績效考核節點名稱質量要求時限要求責任部門/崗位生成記錄績效考核1制定方案及時傳達信息，準 確制定組織實施 力殺行政管理科

4、業務對口部門接待指南2組織實施整個接待過程分 工明確，實施啟序行政管理科業務對口部門7公務接待管理工作流程7.1 接收任務行政管理科負責接收各部門和領導安排的公務接待任務和接待指示，登記在案，并在第一時間向單位 分管領導匯報。7.2 準備工作接待工作人員首先要了解來賓的基本情況，如單位、姓名、性別、職務、人數、抵離的時間、來意等。必要時，還應該了解來賓的年齡和健康狀況以及一些飲食和生活習慣、禁忌等信息。7.3 制定公務接待方案7.3.1 重大公務接待方案重大公務接待任務是指國家局、省級局（公司）、省級工業公司副廳級以上領導赴涼山視察、檢查指 導工作。此類接待任務由行政管理科全權負責，根據來賓的

5、情況及目的，行政管理科草擬公務接待方案。 公務接待方案的內容包括：來賓的名單及職務、住宿安排、日程安排、接送及車輛的安排、用餐地點及席 桌安排、工作會見、會議安排、陪同人員名單及職務、州情簡介、州局（公司）簡介、考察點的情況簡介， 并附上溫馨提示。7.3.1.1 重大公務接待規格及標準見附件。7.3.1.2 重大公務接待任務管理流程接到領導所下達的有關此類接待任務的指示后，根據來賓的職務以及數量預定賓館，安排好住房、用 餐、車輛及陪同人員等，制作接待指南，嚴格按照接待任務的規格及標準實施接待，在接待任務完成之后,及時填寫“公務接待任務完成情況統計表”登記存檔。7.3.2 常規公務接待方案常規公

6、務接待方案是指縣處級別的領導來涼山，由對口部門提出接待初步方案，經州局（公司）分管 領導審批后，送行政管理科。行政管理科制定公務接待方案。內容包括：來賓的名單及職務、住宿安排、 日程安排、用餐安排、陪同人員名單等。此類接待任務由行政管理科與對口部門相互協調，相互配合完成的，行政管理科主要負責整個接待工 作的安排及接待標準的控制，如：住宿和用餐的標準的安排、陪同人員、用餐安排等，對口部門負責完成 具體接待任務。在接待方案的制定與審批過程中，為達到費省效宏的目的，應合理安排陪同人員，避免出 現客少主多的情況。7.3.2.1 常規公務接待規格及標準見附件。7.3.2.2 常規公務接待的管理流程對口部

7、門在接到相關接待任務后，應草擬接待方案并填寫“涼山州煙草專賣局（公司）餐飲、住宿 接待單”、涼山州煙草專賣局（公司）接待用品領用單”并由部門負責人簽字后，報該部門分管領導簽字 審批，最后送行政管理科，（如遇該部門分管領導有事不能及時簽字審核，可以先交由行政科負責人先簽 字審核）行政管理科負責人審核該部門接待規格及標準后，安排相應接待人員配合完成接待任務，接待人 員根據初步的接待方案，制作出具體接待指南，嚴格按照此類接待任務的規格及標準協助該部門安排酒店、 用餐，對口部門還應向行政管理科車輛管理負責人聯系，申請公務接待車輛，在實施接待過程中，如需座 談，應由對口部門安排好座談的相關事宜。公務接待

8、任務完成后及時填寫“公務接待任務完成情況統計表”7.3.3 一般公務接待方案一般性公務接待是指縣處級別以下的客人來涼山，此類接待任務應由對口部門全權負責，無需制作接 待指南，但必須嚴格按照規格及標準安排好住宿、餐飲和陪同人員，原則上陪同人員的數量不應超過客人的數量。7.3.3.1 一般性公務接待的規格及標準見附件。7.3.3.2 一般性公務接待的管理流程此類接待任務由對口部門填寫“涼山州煙草專賣局（公司）餐飲、住宿接待單”、涼山州煙草專賣局（公司）接待用品領用單”報該州局（公司）分管領導簽字審批后報行政管理科，行政管理科審核接待標準后，對口部門負責完成具體接待任務。7.3.4 原則上所有類型的

9、接待任務都不安排唱歌等娛樂活動。7.3.5 如遇特殊情況，經主要領導審核批準后，接待標準方可做相應調整。7.4 審批行政管理科接待人員將制定好的公務接待方案，呈送行政管理科負責人初審后報分管領導審批，重大公務接待還需呈主要領導以及州委、州政府分管煙草工作的領導審批。7.5 組織實施7.5.1 印制公務接待指南行政管理科接待人員根據領導審批后的公務接待方案，印制公務接待指南，并將公務接待指南分送出席陪同的領導和對口部門。如果接待任務涉及縣市局（分公司）和所屬控股企業，還應將公務接待指南以電子版形式傳送到該縣市局（分公司）和所屬控股企業的辦公室。7.5.2 接機（站）聯系好車輛、機場、車站，掌握準

10、確的航班、列車等信息，準備好接機（站）用品（接站牌、行李牌、打火機、接待指南等）。重大公務接待時，接待人員應提前30 分鐘到達機場（車站），聯系好貴賓室。接到客人后接待人員視情況沿途介紹涼山州州情和州局（公司）基本情況以及人文地理等情況。7.5.3 住宿準備根據對應的公務接待規格及標準，接待人員應在客人飛機、列車、汽車到達機場、車站的前60 分鐘到達賓館，領取房卡和擺放相應的物品，檢查房間的設施是否正常。如工作需要，還應設置房間叫醒。7.5.4 迎賓與接機（站）人員聯系，提前10 分鐘引領出席陪同的領導在住宿樓、餐廳或者會議室門口迎接客人，當客人到達時后進行引領。7.5.5 會見接待人員要根據

11、參會人員名單提前聯系好會議室，安排好會場座次，并溫馨通知所有參會人員準時參加。會見的座次安排如附圖 1.7.5.6 用餐接待用餐原則上安排在單位職工食堂，對口業務部門需提前向行政管理科申報，安排桌餐或領取客餐券。7.5.7 考察、調研接待人員應做好客人在考察、調研期間的相關服務工作和聯絡協調工作，根據接待指南將乘車安排、出發時間、 地點預先溫馨告知賓主雙方參加考察調研的人員并進行引領。 上車后， 應禮貌清點、 核實人數，坐穩并請駕駛員開車。接待員在車上應遵循“先下后上”的公務接待服務規則。做好隨車服務工作，應適時向客人介紹沿途基本情況及目的地情況。 在參觀考察點應注意掌握活動時間， 隨車的接待

12、人員應做好上、下站（點）的聯絡工作。要與接待單位保持密切聯系，確保各項服務適時到位。重大接待應準備的隨車物資：礦泉水、熱水杯、保溫瓶、旅行盒、水果盒、熱毛巾、雨傘、遮陽帽、鞋套等。在考察、調研途中適時為客人提供相應服務。隨車服務的接待人員應注意的事項：工作人員要認真熟悉接待方案、日程安排及相關資料；掌握參觀、考察行程路線、抵離各站之間的行程和時間；熟悉全過程的考察項目；嚴格執行日程安排，注意各個環節的緊密銜接。對涉及到的相關單位和景點應及早聯系做好有關準備。7.5.8 送別客人根據客人的返程情況，準確掌握航班信息。如果是重大公務接待，接待人員應提前60分鐘到達機場,聯系好貴賓室，換好登機牌，辦

13、理好行李托運，等候領導和客人到來。7.6 登記存檔每次接待任務結束后，接待人員應及時做好登記，即填寫“接待任務完成情況統計表”，將函件、通知、領導審批后的接待方案、接待指南以電子版和紙質兩種形式分類存檔。7.7 公務接待的相關要求7.7.1 公務接待必須提前申報各部門在接到接待任務時，都必須提前填報涼山州煙草專賣局（公司）住宿接待申請單、涼山 州煙草專賣局（公司）餐飲接待申請單，申請單必須經對口業務部門負責人、行政管理科主要負責人、 對口業務部門分管領導簽字審批后才能進行簽單或者現金接待。如遇對口業務部門分管領導因其他工作安 排不能簽字時，可以由州局（公司）其他領導代簽。7.7.2 用餐地點的

14、選擇原則上在州局（公司）指定的簽約協議單位，全部采取現金結算。特殊情況下對口業務部門提前填報 申請單后可根據實際情況在接待標準范圍內自行選擇接待地點，接待任務完成后，進行現金報銷。7.7.3 特殊情況的處理如遇周末、節假日或其他特殊情況，不能提前填報接待申請單，必須電話告知行政管理科負責人經同意后實施接待工作。在接待任務完成后3個工作日內補齊接待申請單，否則不予報銷接待費用。7.7.4 接待費用的報銷程序和時限根據州局（公司）相關財務要求和規定，費用報銷單上必須經由對口業務部門負責人、行政管理科主 要負責人、行政管理科分管領導、財務管理科負責人簽字審核后方可報銷。單筆金額超過1500元的，需要單位主要領導簽字審核后方可報銷。現金接待費用必須在接待任務結束后5個工作日內完成報銷，如遇周末、節假日和其他特殊情況報賬日期向后順延，逾期費用不予報銷。7.8 本文件所述活動的環境和職業健康安全特性環境特性特性類別通用特性：特殊特性：口無重要環境因素職業健康安全特性特性類別通用特性：特殊特性：口無重大危險源7.9 相關文件無7.10相關記錄序號記錄名稱編R形式保存地點保存期限1業務招待費用登記