1、五、文件資料管理文件和資料管理辦法為保證項目管理體系運行中使用的文件和資料得到有效控制，特制定本辦法。1適用范圍本辦法適用于對公司實施項目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當范圍的外來文件和資料的控制。2職責2.1經理辦公室負責組織貫徹實施文件和資料管理辦法。2.2經理辦公室綜合檔案室負責公司項目管理文件的收發，文件和資料的貯存、管理和控制。2.3企業管理部負責項目管理保證手冊和程序文件的發放和控制，負責項目管理體系運行記錄(施工技術資料除外)的審核和移交。2.4各職能部門負責職責范圍內支持性文件和資料、作業指導書的編制、發放、更改控制和管理。2.5項目經理部負責對所接收的文件、資料和

2、施工過程中形成記錄的控制和管理。3文件和資料的類別3.1項目管理手冊支持性文件(公司內部制定的有關項目管理體系運行方面的行政文件)4文件擬稿4.1各職能部門按項目管理職責編制相應的文件。4.2文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍黑墨水，字跡清楚。4.3文件底稿應保留，附在一份印制的文件后面由經理辦公室綜合檔案室存檔備查。5文件和資料的批準發布5.1項目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領導審批，必要時，由公司主管領導審批。納入公司項目管理體系支持性文件范圍的國家法律法規以及上級部門頒發的有關管理辦法、文件等，由各職能部門領導確定。5.2對項目管理體系有效運行起重要作用的各個工作場所，都使用相

3、應文件的有效版本，及時撤出作廢文件。6文件和資料的編號和標識6.l文件和資料的編號按公司文件和資料編號方法執行，項目管理文件編號執行公司公文處理辦法。6.2文件和資料的標識文件和資料分為“受控”和“非受控”兩種。管理手冊、程序文件、行政文件由發放部門加蓋“受控”印章。其它受控文件只列入受控文件清單，公司內部均使用受控文件和資料。“非受控”文件和資料僅用于對外贈閱。6.3 文件和資料的登記、發放和回收項目管理職能部門、項目經理部的資料員按文件編號、文件名稱等項目，填寫受控文件清單。項目經理部與業主、設計、監理單位之間涉及工程項目的來往函件也要進行登記。按本單位實際情況對文件、資料分門別類進行登記

4、。6.6.3.2.1文件的發放范圍，由該文件的批準人決定。資料員按規定發放，收文人員在發放回收登記表上簽字，以便備查。項目經理部需要分發的文件和資料，如目標、指標及管理方案等，由主管領導確定發放范圍，資料員負責發放，并填寫發放回收登記表。6各職能部門下發的支持性文件應及時通知公司經理辦公室綜合檔案室。6.3.3文件和資料的回收.3.1資料員對被替代或作廢失效的文件和資料，按發放范圍及時回收，并在發放回收登記表上注明回收日期。.3.2資料員對調離本單位人員領取的文件和資料予以回收。.3.3項目經理部解體時，各職能部門對其領用的文件和資料予以回收。7文件和資料的更改7.1文件和資料內容如需進行更改

5、，由制定該文件的部門負責實施。文件和資料經多次或大面積內容更改后，要重新印制。7.2文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進行。若指定其它部門或人員審批時，該部門或人員要獲得原審批所依據的有關背景資料。禁止未經授權和批準的任意更改。7.3文件更改時，與更改文件有關的其它所有文件的相關內容必須同時修改，以保證相關文件的有效性。7.4各職能部門編制文件修改記錄，記錄文件的修改情況。8文件和資料的存檔8.1項目管理職能部門和項目經理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，檢查結果填寫體系自檢記錄表，并報送公司經理辦公室綜合檔案室。8.2作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將作廢文件及時交回

6、公司經理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關表格上標識出“該文件作廢”字樣。該文件由發放部門銷毀。8.3經理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料。8.4綜合檔案室于次年一季度前收回被替代或作廢失效的管理文件。填寫文件銷毀(留用)申請表，報部門領導批準后統一銷毀。9文件和資料的管理9.1職能部門編制本部門受控文件清單，經理辦公室匯總編制公司受控文件清單。項目經理部建立本單位受控文件清單。9.2 資料員要妥善保管文件和資料，防止丟失、損壞。9.3文件和資料的借閱，填寫借閱登記表后方可借出。10標準表格(l)發放回收登記表；(2)借閱登記表；(3)受控文件清單；(4)文件銷毀(留用)審批表；(5)文件修改記錄；(6)體系運行自檢記錄。受 控 文 件 清 單編號：03-02 登記單位：序號文件編號文件名稱份數備注注：文件作廢或換版時，在備注欄中注明。體系運行自檢記錄編號