1、企業采購供應鏈管理系統P-SCM （2004-1-2 17:26:00）來源：作者： 1. 概述近年來，隨著IT產業的發展，企業相繼建立了MRP II、ERP系統，并在不斷建設和完善下圖中的相關系統，各系統的建設為企業的管理帶來了巨大的變化，但企業信息化建設的基本目標是幫助企業開源節流。當今，電子商務技術的出現，給企業的發展帶來了新的機遇，企業能否及時抓住有利的時機建立起自己的電子商務系統，將關系到企業未來的發展。“要么電子商務，要么無商可務”這句話在某種程度上說出了企業電子商務的重要性。什么是企業的電子商務？建立一個企業COM網站，將企業的基本信息、產品信息、企業聯系方式和企業的電子郵件等放

2、在網站上就可以了，這就是目前國內眾多企業的現狀。作為企業電子商務而言，可以充分用于企業CRM（客戶關系管理）和企業SCM（供應鏈管理），同時企業SCM又可以分為P-SCM（采購供應鏈管理）和S-SCM（銷售供應鏈管理），S-SCM是企業對分銷商和消費者的電子商務，即B2C和B2R（Business-to-Reseller），P-SCM是企業與供應商之間的電子商務B2B。B2C、B2R解決的是企業銷售鏈的問題，即把原先復雜的銷售環節簡化了，企業將直接面對終端消費者，消費者的消費傾向和滿意度的問題直接地暴露在企業自己面前，可以說企業對市場的把握有了一定量的增強。但是，目前的Internet尚未十分

3、普及，上網的群體往往是某一年齡層次的居多，也就是說B2C中的“C”其實并不能給企業一個完整的反饋。所以目前國外電子商務的重點在于企業間的電子商務，特別是企業采購供應鏈系統。根據本公司對全國眾多企業的調查和對企業電子商務的理解，覺得企業應首先從采購入手，一方面企業采購供應鏈系統比較容易實現，因為買方市場決定了企業可以要求供應商積極加入采購信息網，另一方面企業采購供應鏈系統可以為企業節流，并帶來豐厚的利潤。2. 什么是P-SCM？企業采購供應鏈管理（Procurement Supplier Chain Management）是：以采購產品為基礎，通過規范的定點、定價和定貨流程，建立企業產品需求方和

4、供應商之間的業務關系，并逐步優化，最終形成一個優秀的供應商群體，并通過招投標方式實現企業的采購，從而達到降低采購產品價格、提高采購產品質量和提高供應商服務質量的目的。3. P-SCM中的采購內容企業在實施采購供應鏈管理系統時，需要根據不同采購對象的采購量來確定其優先度，比如制造業的協作產品和原材料的采購（用于生產制造的采購）占總采購量的60%-80%。企業采購的內容可以分成三種類型：原材料：企業生產所必需的生產性直接原材料；協配產件：維持企業生產活動持續進行的裝配件等間接物料（包括零部件、備品備件等）；日常用品：維持企業運作所需的行政性日常用品（如寫字桌、計算機、燈具以及服務等）。3.1 P-

5、SCM系統目標企業采購供應鏈是企業供應鏈系統的重要組成部分，是企業提高質量、節約成本的關鍵。建立企業采購供應鏈系統，首先需要將涉及企業采購的各個環節納入到整個系統中，保證采購過程中各個環節之間的信息暢通，提高工作效率。同時通過信息共享，合理地利用和分配資源，為企業帶來最大的效益。企業采購供應鏈系統通過標準和規范的業務流程，建立協配件的供應商、事業部之間的業務關系，并逐步優化，最終形成一個優秀的供應商群體，在保證公司協作產品集中采購任務的順利完成的同時，達到以下目標：規范采購過程；優化供應商群體；共享采購信息；監督采購過程；降低采購成本；提高采購信息化水平；任務分工與業績考核；與供應商共贏。3.

6、2 建立P-SCM的主要任務建立采購供應鏈管理系統最大的困難莫過于業務流程的改變，企業需要將自己原有的業務遷移至Internet上，這往往涉及到經營觀念、人事管理、業務處理過程和工作流的重新定義等，主要是管理理念等方面的問題。從業務角度來看，采購供應鏈系統一般包括三個流程（新產品定點流程、產品定價流程和產品訂貨流程）、三個管理（即采購產品信息管理、產品需方管理和供應商管理）、三個接口（即MRPII/ERP系統接口、PMD系統接口和財務系統接口）、決策分析系統（包括綜合查詢）和系統維護。具體任務如下：建立采購產品信息庫；建立供應商信息庫；明確新產品定點流程；明確產品定價流程：如何通過招投標方式實

7、現產品竟價；明確產品定貨流程：如何向供應商下定單，并對產品的實際價格進行監督；建立P-SCM與ERP、MRPII、財務等系統的接口。3.3 企業的一些疑慮1）企業已經有很多供應商，不需要更多的供應商。其實企業確實有很多供應商，但不知道現有的供應商中有多少是全國最優秀的供應商。信息網建立后，將盡可能地吸收全國優秀的供應商來為本企業供貨，并通過對供應商的優化，保持每類產品有23個供應商。所以企業的供應商數量在信息網建立后是一個由現在的少變成很多，然后再變少的過程，這個過程一方面達到優化供應商的目的，另一方面達到了宣傳企業的目的。2）P-SCM從哪幾個方面來對供應商進行評審？在信息網中，可以從財務方

8、面、生產設備、產品質量認證和開發能力幾個方面來對供應商進行評審，通過實際考察后，評審信息進入采購供應鏈系統。3）P-SCM中如何實現招投標？國內的大部分企業都是在第四季度完成下一年的采購招投標任務，在信息網中招投標的過程與現有的方式基本相同，只不過每個過程（標書生成、標書發布、投標、開標等）都是通過計算機而非手工完成的。4）P-SCM是否可以進一步規范招投標過程？是的。特別是在投標和評標過程中，因為標書發布時，只對信息網中的供應商發布，并且只有標書發布范圍內的供應商才能投標；在開標后，各供應商的報價都是公開的，評標的結果保存在信息網中，便于以后核查，這樣就避免了通過各種關系進入招投標過程的供應

9、商。5）要求供應商通過Internet投標，供應商是否有這個能力？供應商必須要具備這個能力，其實采購信息網對供應商的要求是很低的，只需要一臺可以接入internet的計算機就可以了，如果供應商連這個能力都不具備，何必選擇它作為本企業的優秀供應商！6）MRP/II、ERP系統中有采購系統，何必再建P-SCM？不錯，企業現有的MRP/II、ERP系統中確實有采購系統，但這個系統只是對采購的事后管理，比如對供應商的管理，對價格的管理等；而不是對采購過程的管理，如對供應商的優化，對采購的監控，各種價格的管理（計劃價、實際采購價、市場價等）。所以企業采購信息網是對企業采購過程完整的管理，是為企業帶來利潤

10、的有效手段。P-SCM是MRP/II、ERP系統強有力的補充，是對采購過程更深層次的管理，同時又與MRP/II、ERP系統相輔相成，比如采購量、采購時間可由MRP系統根據產品的BOM和生產計劃自動觸發，為生產提供及時到位的原材料和零部件。7）現在的采購也是按招投標的方式進行的，并且每次招標都達到了降價的目的。的確現在大部分企業采購都是按招投標的方式進行的，也能達到降價的目的，不過我們對目前的采購過程做簡單的分析，即可發現現有采購中的不足之處。目前的企業采購過程如下：在年底召開供應商大會，提出明年的年度采購計劃，并通過招投標方式確定各產品的計劃價格，即產品計劃價；這個過程能有效降低采購成本，例如

11、，比上一年降低了五仟萬元；企業在需要產品時，參考計劃價格向供應商下達月度要貨計劃，并確定產品的實際價格，當產品的實際采購價格高于計劃價格時，并不去分析是什么原因引起的價格上升，那么一年下來，采購所節約的利潤可能遠低于預計五仟萬元。所以，企業目前的招投標方式采購需要進一步的監督和控制，如何保證產品的實際采購價格與計劃價格相吻合，甚至低于計劃價格，P-SCM的建設使這種情況成為可能。8）現在的采購管理很好，建立P-SCM的必要性不大。建立信P-SCM除了能為企業帶來利潤外，另一個目的就是加強對采購過程的管理，并提高管理水平，就象企業目前建立的ERP系統一樣，系統的、信息化管理必然為企業的發展帶來巨

12、大的潛在效益。9）P-SCM如何監督子公司的采購？對于集團公司來說，實現集中采購和統購分銷是有效降低采購成本重要手段，對于子公司的采購，集團公司只要能在以下三個方面監控即可：子公司采購產品的供應商不能超出集團公司確定的供應商范圍；子公司的實際采購價格不能高于集團公司確定的計劃價格；子公司必須將月度采購信息（入庫單）上報給集團公司，集團公司在必要時定期檢查。4. P-SCM解決方案本公司在對企業采購及企業電子商務建設的分析和研究基礎之上，提出一套適合企業采購供應鏈管理系統的完整解決方案P-SCM。4.1 企業采購基本流程因企業的性質不同，企業的采購流程也有所區別，但企業的采購過程基本上遵循以下基

13、本流程。4.2 P-SCM業務流程本公司推出的企業采購供應鏈管理系統除遵循企業一般的業務流程外，對采購過程進行了模塊化的劃分和管理，基本覆蓋了企業采購的全過程，P-SCM總體業務流程如下圖：4.2.1 定點管理流程新產品因為沒有采購的經驗，在采購之前無法對產品的規格、技術標準、價格等信息進行約定，因此必須通過專門的招投標流程進行，具體如下：4.2.2 定價管理流程4.3 P-SCM系統功能P-SCM對企業采購過程做了深入細致的分析，涵蓋了企業采購過程的每一個方面，同時預留了與企業MRPII、ERP系統的接口，具有技術先進、功能全面、安全可靠的特點，系統采用模塊化結構設計。P-SCM總體分成十個

14、子系統，100多個功能，通過企業采購部、相關部門、子公司和供應商共同操作完成企業采購任務。系統結構如下：4.3.1 定點管理定點管理主要是針對企業新產品的采購，主要包括確定潛在供應商管理和確定供應商管理兩部分內容。通過科學、嚴謹的流程，保證在定點過程中的公開、公平、公正原則。同時根據行業協配件采購的技術特色，在本流程中包含潛在供應商認證評審、供應商初選、產品技術認證、試裝等管理。而且各個流程都需要相關領導、主管經理的確認，更加保證了公司領導對采購過程的監督和控制。定點管理在本系統中處于十分重要的作用，它保證了進入系統中的供應商在質量能力上都是合格的、先進的。4.3.2 定價管理定價管理主要用于

15、企業對采購物料的定價，通過模擬招投標的方式獲得理想的產品目標價格，定價管理主要包括詢價單管理、報價單管理、定價管理和價格協議管理四部分內容。利用核算、對比、招標等手段，確定供應商的供貨系數和供貨價格，為進一步的訂單確定作好準備。由于該過程中涉及到大量的商務合同和協議，目前還無法通過Internet進行簽訂，因此本系統中采用書面簽訂、系統備案的方式進行處理，保證信息的查詢和管理。定價管理中最后需要確定供應商、產品價格和供貨數量（或比例），在確定供貨數量時可以通過比質比價的方式確定，或由采購小組確定，如果是集團性質的采購，同時需要考慮需方的地點。4.3.3 定貨管理定貨管理主要是根據企業主生產計劃

16、或其它需要，由采購員制訂采購計劃并報部門批準后執行，采購員在制定采購計劃時需要考慮以下方面的問題：產品的現有庫存及安全庫存。在途產品。批量法則（經濟批量）。物料供貨周期和供應商供貨周期。采購小組（或委員會）確定的供應商、價格及供貨比例（數量）。定貨管理主要包括采購計劃管理、訂單管理、進貨情況預測、應付款項預測、采購成本分析等。對于訂單或進貨合同管理，需要將其中的執行信息和付款信息進行標準化處理，便于合同的執行跟蹤和結算管理，訂單管理可分為基本信息管理、訂單執行管理、訂單付款管理等。訂貨管理保證在正常供貨環節中，加強管理、提高效率、節約成本、暢通信息，更加充分地利用企業的采購資源。4.3.4 采

17、購產品管理采購產品管理主要對企業需要采購的產品進行管理，主要包括產品分類管理、產品價格管理、產品供方/需方管理、產品供貨周期管理、產品安全庫存管理等。4.3.5 產品需方管理產品需方管理主要對集團公司采購的子公司進行管理，主要包括子公司基本信息管理、子公司采購產品管理、子公司采購計劃管理、子公司定單管理等。產品需方管理與采購產品管理和供應商管理形成：供方產品需方三角關系。4.3.6 供應商管理供應商管理主要包括供應商基本信息管理、供應商產品管理、供應商分類、供應供應商產品質量、供應商服務質量（主要是供貨及時性和對有質量問題產品的處理方面）、商評審管理和質量改進管理。其中：1）質量評審管理：通過

18、體系評審、過程評審和產品評審，對供應商的能力進行評分、定級，同時制定了一整套供應商晉級的規定，提供了對供應商的等級狀況進行科學管理的方法。質量評審能夠對企業管理、組織現狀、結構、生產技術以及工藝過程進行綜合評價，評審結果能夠充分反映供應商的質量能力水平。目前供應商主要從財務能力、生產能力、新產品開發能力、質量認證、生產設備等方面進行評審。2）質量改進管理：通過持續改進、質量狀況監控等手段，對有問題的供應商實施質量改進措施，并對改進情況進行監控。如果質量狀況不能令人滿意，則有可能被排除在合格分承包方范圍之外。質量改進為提高供應商的生產質量狀況提供了一條有效的途徑。4.3.7 結算管理結算管理主要

19、包括收款管理和付款管理。由于在財務管理方面，采購部下設一個財務組，沒有現金流的管理，主要強調對結算信息的管理，因此可以詳細劃分為應收款管理、應付款管理、預付款管理、往來帳管理和發票管理。在結算管理時需要與訂單/合同進行對應。因采購部有一些備品備件的銷售，因此需要對銷售的收款及發票進行管理。付款管理主要根據訂單及到貨情況向供應商支付貨款。付款管理可滿足以下要求：付款時可以用付款項核銷應付款。用預付款核銷應付款。用往來單位的應收款核銷應付款。在核銷方式上，既支持按單據結算，又支持按商品結算，且可交叉進行。4.3.8 任務及考核任務是指由某崗位操作某項功能產生，并需要提交給其它崗位處理的一個事件。每

20、個崗位除了產生新的任務外，同時要處理其它崗位提交過來的任務，并產生新的任務。在系統中引入“任務”的概念，操作員登錄系統后，系統會自動列出當前任務列表，操作員通過任務列表完成自己工作任務。任務的引入，可以方便地分析某項工作出現問題時，問題是出在哪個環節，找出出現問題的環節和業務人員，同時可以對各崗位的工作業績進行考核，在業績考核時需要對各項任務定義標準的完成時間。4.3.9 決策分析決策分析系統包括基本信息查詢、綜合查詢和決策分析三部分內容。基本信息查詢主要對系統中的各種基本信息的查詢，如產品信息查詢、供應商信息查詢、需方信息查詢、訂單信息查詢、人員信息查詢、庫存信息查詢、BOM信息查詢、MPS

21、信息查詢等等。綜合查詢是在基本信息查詢的基礎上，加上相關的信息，便于用戶快速查詢到其它信息。如供方產品需方查詢、供應商的財務生產能力生產設備等查詢、供應商產品質量信息查詢。決策分析是根據一定的規則手工查詢或系統自動提示滿足某些條件信息，管理員一般需要根據結果采取一定的管理行動，如產品歷次采購價格分析、采購員業績考核、訂單收付款分析、訂貨經濟批量分析、訂貨/交貨情況分析、訂貨周期分析等。同時決策分析還用于問題溯源，并用于回答以下問題：為什么選擇這個供應商？為什么采購價格比最低價格要高？交貨的延期是什么原因引起的？等等。4.3.10 接口系統接口系統主要包括BOM接口管理、MPS接口管理、庫存系統

22、接口管理和財務系統接口管理。1）BOM管理BOM管理主要是從MRPII/ERP系統中獲得產品的BOM信息，系統可以直接訪問MRPII/ERP系統，或將BOM信息轉換到采購供應鏈系統中，建議采用后者。MRPII/ERP系統中BOM更新時，自動或手工更新采購供應鏈系統中的BOM信息。BOM管理主要包括BOM更新、BOM查詢等。2）MPS管理MPS管理主要是從MRPII/ERP系統中獲得產品的MPS信息，系統可以直接訪問MRPII/ERP系統，或將MPS信息轉換到采購供應鏈系統中，建議采用后者。MRPII/ERP系統中MPS更新時，自動或手工更新采購供應鏈系統中的MPS信息。MPS管理主要包括MPS

23、更新、MPS查詢等。3）庫存信息管理主要是從庫存系統中獲得產品的實際庫存數量，由于產品的庫存數量在不斷的變化，所以在采購供應鏈系統不保存產品的實際庫存數量，但在做采購計劃時需要從庫存系統中查詢相應的產品庫存信息。產品的安全庫存在產品信息管理模塊中實現。4.3.11 系統維護系統維護是系統正常運行保證，主要包括：基礎信息管理：包括部門信息、崗位信息、人員信息、倉庫信息管理等。用戶管理：包括用戶增、刪、改，以及用戶密碼修改。功能分配：給各用戶指定相應的系統功能。CA證書管理：包括CA證書發放、回收及修改。數據字典維護：對系統中用到的各種數據字典的管理，包括增加、修改、刪除和查詢等。系統日志管理：包

24、括日志分析和清除，日志是由功能模塊自動生成的。系統備份與恢復：主要包括系統數據的備份與恢復和應用系統的備份與恢復兩個方面。5. 效益分析根據國際著名的研究機構Aberdeen Group的一篇研究報告（Internet procurement Automation Looks like a Winner；volume 12；February 1,1999）證實，實施了電子采購的企業會得到以下好處。產品成本可下降5%15%業務處理成本可減少70%業務周期可縮短50% 70%2001年本公司對100多家制造企業進行調研，有60%以上的企業對采購供應鏈系統反應積極，40%的企業把采購供應鏈系統納入2002年信息化建設規劃。5.1 產品成本下降5%15%P-SCM實施后，企業供應商的數量會逐步增加，但通過優化，供應商數量會相對減少，達到一個比較理想的水平。供應商數量的減少，會提高企業對單個供應商的采購數量，因此會引發供應商之間的激烈競爭，供應商為得到可觀的定單，會在價格、質量和服務上下功夫，從而達到企業降低產品成本的目的。下圖說明供應商數量與時間的變化關系（藍線）和產品價格與采購數量之間的關系（紅線）。在實踐上，1998年國家政府開始了采購試點工作，采購部門充分利用政府采購的規模優勢，將競爭機制引入到預算管理中，節支效果非常明顯。有很多項目資金降低率在20%左右，有