1、檔案管理制度（試行）為加強公司檔案管理工作，有效的保護和利用檔案，維護公司合 法權益特制定本規定。本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業 務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企有保存價 值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲 像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。一、公司及各部門、員工有保護檔案的義務。檔案工作實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則。二、檔案機構及其職責1、公司各部門、項目部指定專人負責檔案歸檔管理工作。2、檔案工作由公司領導統一領導，綜合部負責接收保 管，工程 技術檔案由工程部負責驗收，合格后移交綜合部歸檔，并監督

2、各項目 部的檔案立卷工作。3、綜合部應逐步完善歸檔制度，確保檔案安全和方便利用。三、檔案的管理1、質量要求歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退 變的文件應予復制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。2、文件文書類歸檔內容及要求公司與有關單位的來往信件、各種協議書、合同等。公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通 報、機構 調整、任免、獎懲以及全公司的規章制度）。公司制訂的計劃、工作總結；公司主持召開的各種專業會議形成 的領導講話、文件和會議總結紀要；公司各部門的發文。其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。外單位直 接發送給公司

3、各部門的抄送信件。要求：歸檔的文件材料，應按照自然形成的原則和歸檔要求及文 件內容進行歸檔。在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統地排列。案卷標題 要簡明準確，按歸檔要求進行裝訂。3、技術資料內容及要求：對在監理過程中形成的各種表格、方 字、音像載體等，監理單位應加強管理，設專人負責或有責任心的兼 職負責。監理單位應負責匯集整理建設單位委托的工程范圍的施工監理資 料。監理資料應隨施工進度及時按專業歸類匯集整理；要求字跡清晰、項目齊全、準確真實，能反映工程和施工監理的 實際情況。監理資料不準有涂改、偽造、抽撤或損失以及造假的現象發生。 資料成果要由總監理工程師簽字。歸檔要求：監理資料竣工后，

4、應按資料歸檔要求整理，并裝訂。工程竣工驗收十日內，由項目部總 監理工程師，對工程監理資料審查驗收。在工程（合同）完成后一個月內將整理好的資料向公司工程部移 交監理應保存的檔案資料，并辦理移交手續，經工程部審核驗收合格 后，交公司綜合部歸檔。除監理月報、會議紀要中有關質量問題、開工/復工審批 表、 工程開工復工暫停令、質量事故報告及處理意見、有關進度、質量、 投資控制的監理通知、工程延期報告及審批、費用索賠報告及審批、 合同爭議、違約報告及處理意見、合 同變更材料、監理工作總結、質 量評估報告，保存時間為長期外，其余均為短期（15年）。各卷資料歸檔內容見附表第一卷：施工合同文件及委托監理合同；勘

5、察設計文件；監理 規劃；監理實施細則；分包單位資格報審表；設計交底與圖紙會審會 議紀要；施工組織設計（方案）報審表。第二卷：工程開工/復工報審表及工程暫停令；測量核驗資料； 工程進度計劃；工程材料、構配件、設備的質量證明文件；檢查試驗 資料；工程變更資料；隱蔽工程驗收資料；報驗申請表。第三卷：監理工程師通知單；監理工作聯系單；會議紀要； 來往函件。第四卷：監理日記；監理月報。第五卷：工程計量單和工程款支付證書；索賠文件資料：竣工結算審核意見書。第六卷：質量缺陷與事故的處理文件；分部工程、單位工程等 驗收資料；工程項目施工階段質量評估報告等專題報告；監理工作 總結。附：卷內資料目錄件號文件材料名

6、稱文件編號頁數備注檔案總目錄卷號案卷內容卷內 件數卷內 頁數起止日期保管 期限案卷移出時間原因工程夕I稱:共卷裝訂：歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿 在后；正 文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文 在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長X寬為 297mmX 210mm）。裝盒：將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊 及備考表項目。檔案盒：檔案盒的外形尺寸為 310mmX 210mm （長X寬），盒脊厚度可以根據需要設置為 20mm> 30mm、40mm等。封面的填寫采用國際標準A4紙（長

7、X寬為297mmX210mm） o盒脊釆用仿宋3號或4號字體，盒脊用紙長度、寬度與所用盒脊一 樣。附：封面檔號：仿宋小二號字體檔案館號：工程名稱（仿宋小初號字體）案卷題名：（用仿宋 小二號字體）編制單位：編制日期：保管期限：4、過程管理：屬于公司保管的文檔公司各部門及各項目部的 資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭 一個月的十日前將尚需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交綜合部 保管，任何人不得據為己有。屬部門保管的檔案：各分級保管者在每年的二月十日前將檔 案總目錄、預立卷材料的目錄交綜合部5、監督：綜合部根據各部門上報的檔案總目錄、預立 卷材料 的目錄，進行定期或不定期的檢查，

8、來監督各部門及 各項目監理 部檔案的管理工作。6、銷毀：需要報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監 銷，并在清單上簽字。7、在業務中對外簽署的各種經濟合同按合同管理規 定處 理。8、借閱：因工作需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工 不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶的，需辦理檔案外借手續，經綜合部核準后，方可帶出，用完后立 即歸還。閱檔人對所借檔案必須妥善保管。不得私自復制、調 換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。四、檔案備份制度公司所有有價值的文件、報表、業務記錄 等必須備份。各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務 資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按計算機管理辦法管理。備份盤與原盤應分開存放，公司的備份盤應 在公司外保存。五、處理條例有下列行為之一，據情節輕重，給予50500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：1、毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案2、擅自向外界提供、抄摘企業