1、安全管理程序手冊SMS文件和相關文件控制程序編號：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.15目 錄1 目的和范圍2 SMS文件分類3 職責4 工作程序5 附錄6 支持性文件溫州福來登海運有限公司 1/8安全管理程序手冊SMS文件和相關文件控制程序編號：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.1511.1 1.2 22.12.22.32.3.12.3.233.13.23.33.43.544.14.1.1目的和范圍本程序規范了公司SMS文件的編寫、修改、審核、批準、保管、作廢以及相關文件、資料控制，保證體系內各有關部（室）、人員及船舶均能獲得有效文件。適用

2、于本公司對SMS文件和相關文件、資料的管理。公司文件分類SMS文件：安全管理手冊、船岸職責手冊、安全管理程序手冊、安全管理須知手冊和公司文件總清單。SMS相關文件：指有關的國際、國內強制性公約、規則及公司引用的建議性規則、指南和標準。SMS相關資料：海圖、航海出版物、航海通告、航行警告；船舶及設備的圖紙、技術資料、說明書；職責總經理：負責批準公司SMS文件。指定人員：負責公司SMS文件的審核；負責2.2項相關文件納入的審批。NSM辦公室：負責組織公司SMS文件編制、修訂；負責確定文件配備；負責SMS文件及相關文件的發放和控制；負責備用文件的管理，負責廢止文件的銷毀。NSM辦公室及公司SMS各相

3、關部（室）：負責程序、須知文件的編寫、修訂；負責SMS相關文件的收集及提供。SMS文件及相關文件持有人：負責保管其持有的SMS文件及相關文件保持最新有效。執行程序公司SMS文件的編制、審核和批準。溫州福來登海運有限公司 2/8公司編寫的SMS文件都應在發布前經授權人員審核、批準。公司SMS文件的審核批準權限如下表所示。安全管理程序手冊SMS文件和相關文件控制程序編號：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.15公司SMS文件編制者審核者批準者安全管理手冊NSM辦公室指定人員總經理船岸職責手冊NSM辦公室指定人員總經理安全管理程序、須知文件NSM辦公室各相關部（室）指定人員總

4、經理公司文件總清單NSM辦公室指定人員總經理4.1.2 公司SMS文件控制流程溫州福來登海運有限公司 3/8安全管理程序手冊SMS文件和相關文件控制程序編號：FLD- 03-12版次:1.0生效日期:2010.08.154.2 4.2.14.2.24.2.2.14.2.2.24.2.2.34.2.34.2.3.14.2.3.24.2.3.34.2.3.4控制說明公司SMS文件的策劃NSM辦公室根據NSM規則的要求，船舶運行操作需求、事故/險情分析等，與公司SMS各相關部（室）共同落實編制。公司SMS文件編制要求為了確保程序和須知具有可操作性，在編制時，必須反映本公司現行的實際管理，符合強制性的

5、規定和標準。充分考慮國際海事組織、主管機關、船舶檢驗機構和行業組織所建議的規則、指南和標準。所有程序和須知應清楚地規定相應的任務和指派合格人員。文件起草完成后，編制者應經4.1.1表中所述職位人員審核和批準，船上關鍵性操作方案和須知的制定，應按船上關鍵性操作方案的制定程序（FLD- 03-06）執行。公司通過公司文件總清單、SMS文件發放清單實施對文件發放的控制。公司SMS文件發放公司SMS文件的發放應根據本程序4.2.3.3的要求發放給公司SMS各相關部（室）/船舶。NSM辦公室應在文件發放的同時填寫SMS文件發放清單（附錄1），對文件的發放實施控制。文件持有人應在SMS文件發放清單上簽字確

6、認。SMS文件發放規定最高管理層總經理、指定人員各配一套；職能部室NSM辦公室、海務部、機務部、人事部各配一套（一人兼多職時可以按實際情況配備）。船舶配三套，其中船長、輪機長、大副各一套。每套SMS文件包括：安全管理手冊、船岸職責手冊、安全管理程序、安全管理須知及公司文件總清單。溫州福來登海運有限公司 4/8公司文件總清單列出了公司全部SMS文件和相關文件，公司文件總清單應經4.1.1表中所述職位人員審核和批準。安全管理程序手冊SMS文件和相關文件控制程序編號：FLD- 03-12版次:1.1生效日期: 2010.08.154.2.4 公司SMS文件修改4.2.4.1 公司SMS文件的更改須由

7、公司最高管理層/SMS相關部（室）/船舶提出并填寫SMS文件編寫/修改建議書（附錄3）報NSM辦公室，由指定人員審核，總經理批準后實施，按4.1執行。4.2.4.2 修改的標識 SMS文件局部修改，將須修改部分所在頁重新編印，其每次修改內容用不同字體以示區別，如斜體字、下劃線等；若增加整頁內容，則字體 與原文件字體相同，在修改記錄的標識框中標注“新增頁”，每次修改版次號中的版號不變，修改號增加一號，新增一頁，文件總頁數保持不變，頁號以在新增頁的頁號后加“-A、-B”表示，待文件改版時再 作調整。 SMS文件如需作大的修改，則對SMS文件進行改版，版次號加一號，修改號復“0”，修改記錄中應記載前

8、幾次SMS文件的改版情況。4.2.4.3 文件修改后經指定人員審核，總經理批準后生效。4.2.4.4 NSM辦公室發放SMS文件修改通知書通知文件使用部門及船舶/人員。4.2.4.5 使用文件部門及船舶/人員在收到經修改的文件后，應及時培訓學習，熟悉文件更改的內容。4.2.5 SMS文件的保管4.2.5.1 文件持有人應保持SMS文件的整潔，除按規定修改外，不允許涂改文件或在文件上作任何標注。4.2.5.2 文件持有人應按公司文件總清單的內容，檢查SMS文件的有效性。4.2.5.3 SMS文件屬公司內部文件，未經總經理批準，不得對外復印。借閱文件，必須由文件持有人做好借閱登記，借閱人應及時歸還

9、。溫州福來登海運有限公司 5/84.2.5.4 當船舶已不再隸屬公司管理時，船長負責將本船所有受控文件交還NSM辦公室，NSM辦公室做好接收及登記。安全管理程序手冊SMS文件和相關文件控制程序編號：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.154.2.5.5 SMS文件修改后，NSM辦公室將原文件加廢止章后保存一份，作為原始依據。4.2.5.6 當文件破損嚴重，影響使用時，文件持有人應到NSM辦公室辦理更換手續。4.2.6 SMS文件的作廢和銷毀4.2.6.1 SMS文件經換頁或改版后，原文件即失效作廢。4.2.6.2 失效文件統一由NSM辦公室根據SMS文件發放清單及時向原

10、文件持有人收回，其中存一份備查外，其余銷毀，并做好記錄。4.2.7 安全管理記錄：安全管理記錄是判斷實施SMS情況的重要依據和證據，是公司SMS文件的一種，各職人員應按要求記錄、保存和傳遞。4.2.8 公司SMS文件的構成和編號：安全管理程序手冊4.2.8.1 公司SMS文件的構成分三個層次：安全 管理手冊 安全管理須知手冊 相關外來文件和資料及記錄4.2.8.2 公司SMS文件的編號：公司所有安全管理體系文件，都以“FLD- NO-X”標識。其中 FLD-：表示“溫州福來登海運有限公司”。 安全管理手冊：“NO”以“01”標識。 船岸職責手冊：“NO”以“02”標識。 安全管理程序手冊：“N

11、O”以“03”標識。 安全管理須知手冊：“NO”以“04”標識。溫州福來登海運有限公司 6/8 公司文件總清單：“NO”以“05”標識。安全管理程序手冊SMS文件和相關文件控制程序編號：FLD- 03-12版次:1.0生效日期: 2010.08.15須知手冊中：日常安全管理須知：FLD- 04-A-X甲板操作須知：FLD- 04-B-X輪機操作須知：FLD- 04-C-X防污染操作須知：FLD- 04-D-X船岸應急操作須知：FLD- 04-E-X船舶維護保養須知：FLD- 04-F-X4.3 SMS相關文件的控制和管理：4.3.1 相關文件的收集、評審4.3.1.1 各部門應與海事主管機關、

12、船檢機構、行業組織等單位保持聯系，并通過下達文件的接收、參加會議、走訪、網絡查詢等方式及時收集各類相關文件信息。4.3.1.2 各部門應對獲得的各類相關文件信息及時評審，認為與SMS相關的應填“SMS相關文件評審單”，交NSM辦公室，如需修改公司SMS文件，則按 本程序“4.2.4”處置。4.3.1.3 NSM辦公室收到“SMS相關文件評審單”后，及時加以審核，指定人員審批是否納入公司安全管理體系，如審批認定作為公司SMS相關文件，NSM辦公室負責按本程序4.2.4的規定修改公司文件總清單。4.3.1.4 NSM辦公室應及時組織購買或制作新納入的SMS相關文件。4.3.2 相關文件的發放和管理

13、4.3.2.1 公司規定：公司岸基配一套SMS相關文件，由NSM辦公室負責保管，船舶配一套SMS相關文件，由船長保管，其他部門需借閱應辦理借閱 手續。4.3.2.2 相關文件的發放由NSM辦公室負責，并做好發放記錄。溫州福來登海運有限公司 7/8相關文件屬受控文件，應加蓋受控章，船長收到后在“SMS相關文件登記表”上登記。安全管理程序手冊SMS文件和相關文件控制程序編號：FLD- 03-12版次:1.1生效日期:2010.11.084.3.2.3 相關文件失效后，持有人應將其及時撤離，上交NSM辦公室統一銷毀；或將其清楚地標識失效后留存，但僅作為參考資料。4.4 SMS相關資料管理4.4.1

14、航海圖書資料的控制按船舶航用資料管理須知執行。4.4.2 船舶及其設備技術資料的控制按船舶技術檔案管理規定執行。4.5 單船設備操作規程與船舶貨物系固手冊的管理4.5.1 單船設備操作規程與船舶貨物系固手冊的編寫按船上關鍵性操作方案的制定程序（FLD- 03-06）中3.6項與3.7項 規定執行。4.5.2 單船設備操作規程與船舶貨物系固手冊應匯編成冊，配備至船長、輪機長、大副。4.5.3 單船設備操作規程與船舶貨物系固手冊不規定版式，但要求各船統一版式。應制定出目錄清單，有關的制定、審核、批準人在封面上注名。4.5.4 單船設備操作規程與船舶貨物系固手冊如需修改，應由建議修改者提出，經部門長

15、同意，船長批準后，由公司NSM辦公室編制,按本程序4.5.1項執行。5 附錄5.1 附錄1 SMS文件發放清單5.2 附錄2 SMS文件修改通知書5.3 附錄3 SMS文件編寫/修改建議書5.4 附錄4 SMS文件銷毀記錄表5.5 附錄5 SMS相關文件登記表5.6 附錄6 SMS相關文件評審單5.7 附錄7 文件借閱登記表6 支持性文件6.1 SMS相當人員培訓程序（FLD- 03-04）6.2 SMS信息交流程序（FLD- 03-05）6.3 船舶技術檔案、證書管理規定（FLD- 04-A-09）6.4 船舶航用資料管理須知（FLD- 04-A-10）6.5 船上關鍵性操作方的制定程序（F

16、LD- 03-06）溫州福來登海運有限公司 8/8附錄1 溫州福來登海運有限公司 SMS文件發放清單 FLD- 03-12-01文件名稱編號版次/修改號頁次生效日期發放編號持 有 人持有人簽名簽收日期備注發放人： 日期：注：本表存NSM辦公室，永久保存。附錄2 溫州福來登海運有限公司 SMS文件修改通知書 FLD- 03-12-02生效日期： 編號：序號文件名稱及編號頁次章節號修改標識編制意見：指定人員/日期:注：本表一式多份，各相關部門/船舶留存一份，一份NSM辦公室歸檔。本表保存期限5年。附錄3 溫州福來登海運有限公司 SMS文件編寫/修改建議書 FLD- 03-12-03建議人填寫欄文件名稱文件編號更改方式部分內容修改 增加文件 刪除文件 文件章節內容編寫/修改意見： 建議部門/船舶： 建議人員： 日期：NSM辦公室意見： NSM辦公室主任： 日期：指定人員意見： 指定人員： 日期：總經理審批意見：總經理：日期：注：本表一式二份，一份報NSM辦公室，一份留部（室）（船舶），永久保存。附錄4 溫州福來登海運有限公司 SMS文件銷毀記錄表 FLD- 03-12-04銷毀文件來 源文 件 標 題文件編號/頁次文件版次/修改號文件銷毀日 期銷毀人注：本表存NSM辦公室，永久保存。附錄5 溫州福來登海運有限公司 SMS相關文件登記表 FLD- 03-12-05輪名 稱出版日期