1、高級文秘課堂筆記 (一)第一章一、新建演示文稿的方法優點：可讓創作者自由發揮 （插入新標題母版后才可編輯）1.空演示文稿(只能新建一張空白幻燈片)文件新建空演示文稿選一種版式確定2.內容提示向導(新建一組具有樣式的幻燈片)文件新建新建演示文稿內容提示向導選擇演示文稿類型演示文稿選項輸入內容完成3.應用設計模板（提供用于整個演示文稿的設計方案和配色方案）二、演示文稿與幻燈片的區別Doc是word文檔 txt是記事本（文本文檔）Xls是excel工作簿 ppt是PowerPoint是演示文稿源文件pot是PowerPoint演示文稿模板 pps是PowerPoint演示文稿放映文件Exe是可執行程

2、序文件三、如何傳遞幻燈片的配色方案？幻燈片瀏覽視圖選一張有所需配色方案的幻燈片雙擊常用工具欄【格式刷】單擊其他需要配色方案的幻燈片按“ESC”鍵終止格式刷注意：在不同的演示文稿之間可以傳遞幻燈片的“配色方案”四、自定義背景 幻燈片視圖格式背景背景填充自動其他顏色填充效果（過渡、紋理、圖像、圖片）五、改變模板A選擇已有模板格式幻燈片設計設計模板選模板應用單擊工具欄上的【應用設計模板】選模板應用B建立新模板位置Templates文件夾文件另存為文件名 保存保存類型（演示文稿設計模板pot）六、編輯母版A母版的應用視圖母版幻燈片母版注意: 默認情況下幻燈片有5個占位符：標題區、對象區、日期區、頁腳區

3、、數字區，幻燈片母版出現的同時，也會出現浮動的【母版】工具欄。調整母版中的對象的大小和位置將鼠標指針移到對象的邊框上，出現+形的箭頭時，表示可移動位置，出現雙箭頭時表示可改變對象大小。設置默認字體添加圖片和圖形B標題母版標題區、副標題區、日期區、頁腳區、數字區C母版功能若用新的設計模板，更改幻燈片標題的顏色或大小或更改幻燈片母版上的背景顏色，則所有的幻燈片都會反映這種改變；如果在幻燈片母版中添加圖形，則每張幻燈片都會出現此圖形；如果修改標題母版的板式，那么其余的標題母版也將用此版式。D母版的四種類型幻燈片母版、講義母版、備注母版、標題母版E幻燈片母版和標題母版的區別幻燈片母版控制絕大多數幻燈片

4、的格式，而標題母版控制標題幻燈片的屬性。幻燈片母版的第二個占位符是【對象區】，而標題母版的第二個占位符是【副標題區】。注意:每一個演示文稿至少有兩種母版。七、版式修改A使用標準配色方案（2種方法）選定幻燈片格式幻燈片配色方案標準選擇一種配色方案單擊【預覽】應用全部應用選定幻燈片右擊幻燈片設計幻燈片配色方案標準選擇一種配色方案單擊【預覽】應用全部應用B自定義配色方案選定幻燈片格式(或右擊)幻燈片配色方案編輯配色方案自定義單擊需要更改的顏色或直接雙擊該色塊背景顏色對話框選顏色標準(出現新增與當前顏色對比)自定義(輸入數據) 應用全部應用備注：也可以在【紅色】【綠色】和【藍色】選項框中輸入數據，改變

5、色塊。第二章一、幻燈片視圖的方式普通視圖(幻燈片視圖)，可編輯幻燈片。幻燈片瀏覽視圖，可以查看、刪除、復制、剪切、移動多張幻燈片。幻燈片放映視圖，可以觀看設置以后的效果，并不能編輯幻燈片。備注頁視圖，主要起重組文本級別。二、制作表格幻燈片的方法利用在word和excel已有的表格，復制粘貼到PowerPoint窗口中要使用表格的幻燈片。直接插入表格版式的幻燈片。點擊PowerPoint窗口中【插入】菜單欄，點擊【表格】選項。點擊PowerPoint窗口常用工具欄中的【插入表格】按鈕即可。注：此時插入表格相當于圖片，但可以在單元格中輸入文本。三、在演示文稿和word之間建立鏈接注意：粘貼時，編輯

6、【選擇性粘貼】【粘貼選項】確定第三章一、幻燈片的放映方式全部：放映所有幻燈片從到：放映選擇的幻燈片自定義放映：放映自己設置的幻燈片二、幻燈片的放映類型1.演講者放映(全屏幕)：有演講者講解，放映中可終止或暫停2.觀眾自行瀏覽(窗口)：沒有演講者講解，放映中可終止3.在展臺瀏覽(全屏幕)三、著色著色：改變原有的顏色填充色:在不改變原有顏色的基礎上再添加一層顏色剪貼畫只能在PowerPoint軟件中才能重新著色四、排練計時用于正式放映前的排練放映計時，以便準確計算出正式放映所需的時間。左邊時間：當前幻燈片播放的時間右邊時間：已播放幻燈片總時間五、動作按鈕與自選圖形的區別當幻燈片放映時，動作按鈕才能

7、超級鏈接；不放映時，動作按鈕就是自選圖形第四章：幻燈片多媒體效果設置及應用一、多媒體文件圖片文件： wmf 剪貼畫bmp 位圖gif 動畫文件jpg 網頁下載的圖片文件聲音文件： wav 一般聲音mid 鈴音mp3 音樂文件avi 視頻文件mag（magv）聲像文件（錄像帶）二、幻燈片的應用A設置幻燈片為桌面背景1 制作一張精美幻燈片2 放映并復制幻燈片（幻燈片放映觀看放映按下“print screen sysrq”鍵返回PowerPoint）3 調用畫圖程序設置為桌面背景（開始程序附件畫圖編輯粘貼選擇是否擴大位置文件保存）B啟動電腦自動放映幻燈片1.自動放映文件的制作按一般方法制作好演示文稿

8、，并設置好動畫及放映方式、切換方式，以實現連續自動播放，最后在保存時將應保存的類型更改為“PowerPoint放映”，保存好文件即可。2.添加至啟動菜單在電腦啟動進入windowsxp界面后將自動執行啟動菜單中的所有程序，因此，如果想啟動電腦后能自動播放幻燈片應將先前制作好的幻燈片放映文件添加至啟動菜單欄中。單擊開始菜單選擇設置中的任務欄，當開始菜單彈出對話框時再單擊添加按鈕，在命令行中直接輸入剛保存的幻燈片放映文件的完整途徑，或是通過瀏覽找到該文件單擊下一步選擇快捷方式默認即可或是輸入名稱也行，最后單擊完成結束整個過程。復制放映文件開始程序啟動右擊粘貼3.刪除啟動菜單文件開始設置任務欄和開始

9、菜單刪除輸入路徑(或通過瀏覽找到該文件) 下一步單擊啟動文件夾單擊文件刪除關閉開始程序啟動右擊刪除C演示稿打包完成了一個演示文稿后，可以將它打包，以便在另一臺計算機上使用。(打包與復制的區別在于打包可以將整個程序進行打包，而復制只能復制單個文件。)打開要打包的演示文稿執行文件菜單中的【打包】命令出現【打包向導】的第一個對話框下一步當前其他演示文稿下一步驅動器A硬盤網絡計算機下一步包含鏈接字體鏈接下一步不包含播放器window或NT播放器完成 D怎樣播放找到打包后的程序(png setup)雙擊目標文件夾（目標文件為空）是（放映）注意：打包文件（打包后自動播放） 放映文件（自動播放）演示文稿（選

10、擇“幻燈片放映”才播放）第三章 office2003的綜合應用一、在word中調用excel1. 調用excel啟動word單擊“插入”菜單對象新建“microsoft Excel工作表”確定(另顯示為圖標)2.制作電子表格像在Excel中操作一樣，我們在插入的Excel表格中可自由地制作表格，并且此時的word菜單欄及工具欄完全變為Excel的菜單欄和工具欄。制好表格后若想退出Excel返回word，單擊表格以外的區域你就會回到word中，此時的菜單欄和工具欄已變為word的菜單欄和工具欄。3.重新編輯電子表格若想再次進入Excel表格，可對準工作表右擊工作表對象編輯選中該表格編輯工作表對象

11、雙擊該表格4.講解：數據記錄單1) 創建頂端標題行（不論是否為首行） 在工作表的頂端輸入列標記。eg:分別在A1、B1、C1、D1、E1、F1、G1、H1、I1、J1、K1中輸入學號、姓名、性別、語文、數學、英語、機械圖、電工基礎、微機應用、總分，然后在列標記以下的單元格逐個輸入相應的數據，“總分”一列使用公式計算（即創建一個常見的二維表格）。 提示：此處不要使用單元格合并功能，否則在調用記錄單時會出現錯誤，不要超過32個列標記。 利用記錄單輸入數據從【數據】菜單中選擇【記錄單命令】，此時會彈出“sheet1”所示界面，這里包含了表單中的所有列標記，單擊“上一條”或“下一條”按鈕可顯示數據清單

12、上的“上一條”或“下一條”記錄。由于要繼續輸入數據，因此只要單擊“新建”按鈕新建一條記錄，然后在數據各列后的空白文本框中輸入新紀錄中各列對應的數據，輸完后按“enter”鍵可將數據添加到數據清單的末尾，若要繼續添加記錄，單擊“新建”即可。若要查詢某條記錄，可單擊“sheet1”界面中的“條件”按鈕，然后會彈出一個空白的記錄單窗口，在這里選擇一個列標記輸入查詢條件。若要復雜查詢，只要再多個文本框中同時輸入相應的查詢條件，然后單擊“表單”按鈕就會得到相應的記錄。二、在word中調用PowerPoint1. 調用PowerPoint啟動word單擊“插入”菜單對象新建“Microsoft Power

13、Point幻燈片”確定(另顯示為圖標)2.制作幻燈片像在PowerPoint中操作一樣，我們在插入的PowerPoint幻燈片中可自由地制作幻燈片，并且此時的word菜單欄及工具欄完全變為PowerPoint的菜單欄和工具欄。制好表格后若想退出PowerPoint返回word，單擊幻燈片以外的區域你就會回到word中，此時的菜單欄和工具欄已變為word的菜單欄和工具欄。3.重新編輯幻燈片單擊幻燈片編輯PowerPoint對象插入右擊幻燈片PowerPoint對象編輯 雙擊幻燈片三、在Excel中調用word、PowerPoint等對象插入對象新建word PowerPoint(與word操作相同)由文件創建 插入對象由文件創建輸入路徑或通過瀏覽查找（鏈接到文件顯示為圖標）確定第四章一、超級鏈接超級鏈接的作用:實現查看內容的自由轉換1不同文檔間可實現超級鏈接選擇文字插入超級鏈接瀏覽找到相對應的文件夾2.同一文檔不同部分可實現超級鏈接（通過“書簽” 進行）制作書簽：光標定位插入書簽（用來定位）輸入簽名選擇文字插入超級鏈接書簽選書簽名確定二、創建目錄在該處顯示文字的地方