1、會議接待策劃方案一、會議主題：“我為家鄉做代言”一一暨第六屆國際食品安全年會GFSF十大品牌“新地標產品”崛起評選二、會議時間：2015年12月5日至2015年12月6日（早 9： 00-晚 6： 00）三、下榻酒店：XXX溫泉度假灑店四、會議地點：省市經開區出口加工區順通大道浦發路16號創新生物產業孵化器五、環境布置（一）會場外區域布置酒店外圍環境：含木次會議主題的歡迎橫幅會議室外圍環境：孵化器正門懸掛本次會議主題的歡迎橫幅、從 入口到會議室導示牌、會議室門口放置簽到桌、會議室外設置產品展 示區域（二）會場主要區域布置會議桌桌擺放：課桌式擺放，水牌的擺放會議用品：白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等

2、會場氛圍：主題布標、背景音樂六、會議接待流程細節1）會前準備要求1、確認岀席會議的人數，參會人員的詳細信息、會議名稱，參與單 位（包含：主辦、協辦、承辦、指導），會議日程安排，會議的主賓 身份，會議坐次順序安排。2、安排灑店房間、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服務。3、準備會議資料，設計制作會刊，設計制作四份評分表，由承辦單 位按會議要求根據參會人數印刷。準備領導發言稿以及新聞通稿。準 備會后贈送用禮品（由承辦方負責）。4、根據承辦單位所提供的資料，在會議室外設置產品展示區。5、在會議室為參會賓客提供茶歇服務（熱茶、咖啡和糕點）。6、確認會議室各種用具和設施符合會議要求（簽到臺/椅、簽到簿

3、/ 筆、會議桌、椅子、礦泉水、紙/筆）。7、確認會議設備就位，如：講臺、投影屏幕、LED屏幕。調試好相 關設備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調、燈光。8、核對會議橫幅和指示牌容并制作和放置指定位置。9、會議擺臺標準簽到桌及文具用品&在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等，要每人一份整齊地擺 放在會議桌上。各項用品均應在會議前30分鐘準備妥當。10、通知孵化器物管派人清掃公用衛生間，并派專人職守。11、會議開始前三十分鐘需把會議室設備再次檢查一遍，包扌舌空調，燈，話筒，投影等。12、準備安全應急預案2）會議迎候服務（會議開始前30

4、分鐘門口迎候）1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，請賓客簽到、發放資料（會 議資料、評分表及會刊）、引領賓客就坐。（迎賓是否招募志愿者？ 還是工作人員？）2、會議廳入口大門開啟，客人集中進入時注意分流指引客人進入會 場。3）會議服務程序1、工作人員主動詢問主辦方或負責人會議廳燈光需求、背景音樂要 求、確認會議人數。2、當客人來到會議廳時，禮貌熱情地向客人問好，指引入座。3、工作人員再次確認話筒是否開啟狀態（以防其他原因關閉），尤其主席臺需特別關注。4、先到達的客人入座后，提供飲用水服務。5、服務人員時刻關注會議客人動態及需求，分辨會議客人，防止其 它不相關人員對會議客人的干擾，尤其對于在走廊

5、吸煙及大聲喧嘩的 客人要勸阻、引導，尤其是會議主管要加強現場管理。6、會議期間服務人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。7、會議中間休息，要盡快整理會場（如：桌椅等），添補和更換各種用品（如：水杯、礦泉水、紙、等）。4）會議結束服務1、打開會議廳大門，引領客人到出口。2、工作人員應站立門口，微笑向客人道別。3、工作人員應主動檢查一遍會場，看是否有遺留物品等，設施設備 有否損壞，如有問題及時與會務組聯系并做好記錄。4、找合適機會詢問主辦方意見或建議。5、通知孵化器物管派人清掃會議現場、桌椅歸位，撤下會議所用物 品。七、會議流程細節12月4日：全天在酒店或創新生物產業孵化器報到賓客到達酒店

6、入住以后，撥打省南亞國家科技商貿促進會對接人員， 由對接人員進行登記完成報道。或直接來到南亞促進會像工作人員進 行報道。12月5日：8： 30-9： 00迎接與會賓客簽到并進場就座9： 00-9： 15與會相關領導發言致辭9： 15-9： 30國際食品安全協會及協會項目介紹9： 30-10： 30與會約20家企業演講并進行打分（企業及企業產品介 紹）10： 30-10: 45進行茶歇休息10： 45-11： 30與會約15家企業演講并進行打分11： 30相關領導或主持人宣布上午會議結束11： 30-14： 30午餐、午休并返回會議室14： 30-15： 30與會約20家企業演講并進行打分15：

7、 30-15： 45進行茶歇休息15： 45-18： 00與會約35家企業演講并進行打分18： 00相關領導或主持人宣布當日會議結束18： 00-20： 30返回酒店食用晚餐并舉行供應商與銷售平臺、產業鏈平臺對接活動注：按照每家企業約3分鐘時長來進行演講安排12月6日9： 00-10： 00主持人宣布今天會議開始；與會約20家企業演講并進行打分10： 00-10：15進行茶歇休息10： 15-11：30與會約25家企業演講并進行打分11： 30-14：30午餐、午休并返回會議室14： 30-15：30與會約20家企業演講并進行打分15： 30-15：45進行茶歇休息15： 45-17：00與會約30家企業演講并進行打分17： 00-17：30根據打分表統計進行優秀產品/企業評選17：