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文檔簡介
1、會議接待策劃方案一、會議主題:“我為家鄉做代言”一一暨第六屆國際食品安全年會GFSF十大品牌“新地標產品”崛起評選二、會議時間:2015年12月5日至2015年12月6日(早 9: 00-晚 6: 00)三、下榻酒店:XXX溫泉度假灑店四、會議地點:省市經開區出口加工區順通大道浦發路16號創新生物產業孵化器五、環境布置(一)會場外區域布置酒店外圍環境:含木次會議主題的歡迎橫幅會議室外圍環境:孵化器正門懸掛本次會議主題的歡迎橫幅、從 入口到會議室導示牌、會議室門口放置簽到桌、會議室外設置產品展 示區域(二)會場主要區域布置會議桌桌擺放:課桌式擺放,水牌的擺放會議用品:白紙、簽字筆、礦泉水、紙巾等
2、會場氛圍:主題布標、背景音樂六、會議接待流程細節1)會前準備要求1、確認岀席會議的人數,參會人員的詳細信息、會議名稱,參與單 位(包含:主辦、協辦、承辦、指導),會議日程安排,會議的主賓 身份,會議坐次順序安排。2、安排灑店房間、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服務。3、準備會議資料,設計制作會刊,設計制作四份評分表,由承辦單 位按會議要求根據參會人數印刷。準備領導發言稿以及新聞通稿。準 備會后贈送用禮品(由承辦方負責)。4、根據承辦單位所提供的資料,在會議室外設置產品展示區。5、在會議室為參會賓客提供茶歇服務(熱茶、咖啡和糕點)。6、確認會議室各種用具和設施符合會議要求(簽到臺/椅、簽到簿
3、/ 筆、會議桌、椅子、礦泉水、紙/筆)。7、確認會議設備就位,如:講臺、投影屏幕、LED屏幕。調試好相 關設備如:話筒、多媒體投影儀、音響、空調、燈光。8、核對會議橫幅和指示牌容并制作和放置指定位置。9、會議擺臺標準簽到桌及文具用品&在大廳門口處或會議室入口處準備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會議要求配備信紙、便箋、黑色碳素筆等,要每人一份整齊地擺 放在會議桌上。各項用品均應在會議前30分鐘準備妥當。10、通知孵化器物管派人清掃公用衛生間,并派專人職守。11、會議開始前三十分鐘需把會議室設備再次檢查一遍,包扌舌空調,燈,話筒,投影等。12、準備安全應急預案2)會議迎候服務(會議開始前30
4、分鐘門口迎候)1、精神飽滿,微笑有禮在門口迎候客人,請賓客簽到、發放資料(會 議資料、評分表及會刊)、引領賓客就坐。(迎賓是否招募志愿者? 還是工作人員?)2、會議廳入口大門開啟,客人集中進入時注意分流指引客人進入會 場。3)會議服務程序1、工作人員主動詢問主辦方或負責人會議廳燈光需求、背景音樂要 求、確認會議人數。2、當客人來到會議廳時,禮貌熱情地向客人問好,指引入座。3、工作人員再次確認話筒是否開啟狀態(以防其他原因關閉),尤其主席臺需特別關注。4、先到達的客人入座后,提供飲用水服務。5、服務人員時刻關注會議客人動態及需求,分辨會議客人,防止其 它不相關人員對會議客人的干擾,尤其對于在走廊
5、吸煙及大聲喧嘩的 客人要勸阻、引導,尤其是會議主管要加強現場管理。6、會議期間服務人員站于會議廳門口主動為進出門客人拉/關大門。7、會議中間休息,要盡快整理會場(如:桌椅等),添補和更換各種用品(如:水杯、礦泉水、紙、等)。4)會議結束服務1、打開會議廳大門,引領客人到出口。2、工作人員應站立門口,微笑向客人道別。3、工作人員應主動檢查一遍會場,看是否有遺留物品等,設施設備 有否損壞,如有問題及時與會務組聯系并做好記錄。4、找合適機會詢問主辦方意見或建議。5、通知孵化器物管派人清掃會議現場、桌椅歸位,撤下會議所用物 品。七、會議流程細節12月4日:全天在酒店或創新生物產業孵化器報到賓客到達酒店
6、入住以后,撥打省南亞國家科技商貿促進會對接人員, 由對接人員進行登記完成報道。或直接來到南亞促進會像工作人員進 行報道。12月5日:8: 30-9: 00迎接與會賓客簽到并進場就座9: 00-9: 15與會相關領導發言致辭9: 15-9: 30國際食品安全協會及協會項目介紹9: 30-10: 30與會約20家企業演講并進行打分(企業及企業產品介 紹)10: 30-10: 45進行茶歇休息10: 45-11: 30與會約15家企業演講并進行打分11: 30相關領導或主持人宣布上午會議結束11: 30-14: 30午餐、午休并返回會議室14: 30-15: 30與會約20家企業演講并進行打分15:
7、 30-15: 45進行茶歇休息15: 45-18: 00與會約35家企業演講并進行打分18: 00相關領導或主持人宣布當日會議結束18: 00-20: 30返回酒店食用晚餐并舉行供應商與銷售平臺、產業鏈平臺對接活動注:按照每家企業約3分鐘時長來進行演講安排12月6日9: 00-10: 00主持人宣布今天會議開始;與會約20家企業演講并進行打分10: 00-10:15進行茶歇休息10: 15-11:30與會約25家企業演講并進行打分11: 30-14:30午餐、午休并返回會議室14: 30-15:30與會約20家企業演講并進行打分15: 30-15:45進行茶歇休息15: 45-17:00與會約30家企業演講并進行打分17: 00-17:30根據打分表統計進行優秀產品/企業評選17:
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