1、目 的： 建立一個文件管理的操作規(guī)程，用于GMP 文件系統(tǒng)的設(shè)計，起草、修訂、審核、批準、生效、替換或撤銷、復(fù)制、發(fā)放、保管和銷毀、周期復(fù)核的管理辦法，規(guī)范各類文件的編寫模式及管理，形成具有企業(yè)特色、具有可操作性的、符合GMP 要求的管理文件。范圍：公司所有用于GMP 管理的文件。職責(zé)：1 質(zhì)量管理部負責(zé)GMP 文件的管理和審核；2 各有關(guān)部門對本規(guī)程的實施負責(zé)。制訂依據(jù)：藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范2010年版規(guī) 程：1 定義文件是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本要素，本規(guī)程所稱的文件是指技術(shù)標準、管理標準、工作標準及各種記錄、憑證、報告等。1.1 技術(shù)標準技術(shù)標準是指藥品生產(chǎn)技術(shù)活動中，由國家、 地方、 行政及

2、企業(yè)頒布和制定的技術(shù)性規(guī)格、準則、規(guī)定、辦法、規(guī)格標準、規(guī)程和程序等書面要求，包括：產(chǎn)品的質(zhì)量標準、檢驗規(guī)程、工藝用水及環(huán)境檢測標準、生產(chǎn)處方和工藝規(guī)程、工藝和清潔驗證等。1.2 管理標準管理標準是指由國家、地方或行政單位所頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)、制度或規(guī)定等文件及企業(yè)行使生產(chǎn)計劃、指揮、控制等管理職能，使之標準化、規(guī)范化而制定的規(guī)章制度、規(guī)定、標準或辦法等書面要求，包括質(zhì)量保證和質(zhì)量控制、人員、 廠房設(shè)施、設(shè)備、 物料、 衛(wèi)生、生產(chǎn)、質(zhì)量、驗證、銷售等管理規(guī)程。1.3 工作標準工作標準是指企業(yè)內(nèi)部對每一項獨立的生產(chǎn)作業(yè)或管理活動所制定的規(guī)定、標準程序等書面要求，或以人或人群的工作為對象，對其工作范圍

3、、職責(zé)權(quán)限以及工作內(nèi)容考核所規(guī)定的標準、程序等書面要求，包括各種崗位操作規(guī)程和標準操作規(guī)程、工作職責(zé)等。1.4 記錄、憑證、報告1.4.1 記錄： 崗位操作記錄、批生產(chǎn)記錄、批檢驗記錄、質(zhì)量管理記錄、各種臺賬、工程維修記錄等。1.4.2 憑證：標示物料、儀器、設(shè)備或操作間等狀態(tài)的單、證、卡、牌以及各類證明文件、標簽等；1.4.3 報告：藥品申請報告、產(chǎn)品質(zhì)量回顧報告、驗證報告、質(zhì)量審計報告、各種檢驗報告等。2 建立 GMP 文件系統(tǒng)的目的及流程2.1 明確規(guī)定保證高質(zhì)量產(chǎn)品的企業(yè)質(zhì)量管理體系。2.2 行動可否進行以文字為準，一切活動有章可循、責(zé)任明確、照章辦事、有章可查，以達到有效管理的最終目

4、的。一個行動如何進行只有一個標準，保證有關(guān)人員收到有關(guān)指令并切實執(zhí)行，規(guī)范操作者的行為，保證對GMP 的遵循。2.3 任何行動后均有文字記錄可查，可以對不良產(chǎn)品進行調(diào)查和跟蹤，為追究責(zé)任、改進工作提供依據(jù)。2.4 文件管理流程文件管理流程圖（圖一）制定圖一文件管理流程3文件起草要求3.1 各部門負責(zé)人應(yīng)負責(zé)組織編寫或設(shè)計本部門用于管理與操作的文件，其內(nèi)容必須符合 現(xiàn)行的GMP標準。3.2 文件的編制應(yīng)符合以下原則3.2.1 系統(tǒng)性質(zhì)量體系文件要從質(zhì)量體系總體出發(fā)， 涵蓋所有要素及活動要求作出規(guī)定，反映質(zhì)量 體系本身所具有的系統(tǒng)性，文件應(yīng)當(dāng)標明題目、種類、目的以及文件編號和版本號 ，文件 編號的

5、具體制定方法詳見文件分類編碼管理規(guī)程 SMP-QD-DO002-V00。3.2.2 動態(tài)性藥品生產(chǎn)和質(zhì)量管理是一個持續(xù)改進的動態(tài)過程，因此， 文件必須依據(jù)驗證和日常監(jiān)控的結(jié)果而不斷修訂。3.2.3 適用性應(yīng)根據(jù)本公司的實際情況，按有效管理的要求制訂出切實可行的文件。3.2.4 嚴密性文件的書寫應(yīng)用詞確切、清晰、易懂，不模棱兩可，標準應(yīng)量化。3.2.5 可追溯性文件中的標準涵蓋了所有要素，記錄反映了執(zhí)行的過程，文件的歸檔要充分考慮其可追溯性要求，為公司的持續(xù)改進奠定基礎(chǔ)。3.3 文件制作或修訂前應(yīng)由各申請部門（起草部門）人員填寫“文件制作申請單”（文件編號）（見附件1）或“文件修訂申請單”（見附

6、件2），申請部門負責(zé)人審核，質(zhì)量副總批準，批準后開始起草文件，文件編碼由質(zhì)量管理部統(tǒng)一編發(fā)。3.4 質(zhì)量標準的起草要求3.4.1 物料和成品應(yīng)當(dāng)有經(jīng)批準的現(xiàn)行質(zhì)量標準；中間產(chǎn)品或待包裝產(chǎn)品也要有質(zhì)量標準。3.4.2 物料的質(zhì)量標準一般應(yīng)當(dāng)包括：3.4.2.1 物料的基本信息：3.4.2.1.1 企業(yè)統(tǒng)一指定的物料名稱和內(nèi)部使用的物料代碼；3.4.2.1.2 質(zhì)量標準的依據(jù)；3.4.2.1.3 經(jīng)批準的供應(yīng)商；3.4.2.1.4 印刷包裝材料的實樣或樣稿。3.4.2.2 取樣、檢驗方法或相關(guān)操作規(guī)程編號；3.4.2.3 定性和定量的限度要求；3.4.2.4 貯存條件和注意事項；3.4.2.5 有

7、效期或復(fù)驗期。3.4.2.6 外購或外銷的中間產(chǎn)品和待包裝產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)有質(zhì)量標準；如果中間產(chǎn)品的檢驗結(jié)果用于成品的質(zhì)量評價，則應(yīng)當(dāng)制定與成品質(zhì)量標準相對應(yīng)的中間產(chǎn)品質(zhì)量標準。3.4.3 成品的質(zhì)量標準應(yīng)當(dāng)包括：3.4.3.1 產(chǎn)品名稱以及產(chǎn)品代碼；3.4.3.2 對應(yīng)的產(chǎn)品處方編號（如有）；3.4.3.3 產(chǎn)品規(guī)格和包裝形式；3.4.3.4 取樣、檢驗方法或相關(guān)操作規(guī)程編號；3.4.3.5 定性和定量的限度要求；3.4.3.6 貯存條件和注意事項；3.4.3.7 有效期。3.5 工藝規(guī)程的起草要求3.5.1 每種藥品的每個生產(chǎn)批量均應(yīng)當(dāng)有經(jīng)企業(yè)批準的工藝規(guī)程，不同藥品規(guī)格的每種包裝形式均應(yīng)當(dāng)有各自

8、的包裝操作要求。工藝規(guī)程的制定應(yīng)當(dāng)以注冊批準的工藝為依據(jù)。3.5.2 工藝規(guī)程不得任意更改。如需更改，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)的操作規(guī)程修訂、審核、批準。3.5.3 制劑的工藝規(guī)程的內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)包括：3.5.3.1 生產(chǎn)處方：3.5.3.1.1 產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品代碼；3.5.3.1.2 產(chǎn)品劑型、規(guī)格和批量；3.5.3.1.3 所用原輔料清單（包括生產(chǎn)過程中使用，但不在成品中出現(xiàn)的物料），闡明每一 物料的指定名稱、代碼和用量；如原輔料的用量需要折算時，還應(yīng)當(dāng)說明計算方法。3.5.3.2 生產(chǎn)操作要求：3.5.3.2.1 對生產(chǎn)場所和所用設(shè)備的說明（如操作間的位置和編號、潔凈度級別、必要的溫 濕度要求、設(shè)備型

9、號和編號等）；3.5.3.2.2 關(guān)鍵設(shè)備的準備（如清洗、組裝、校準、滅菌等）所采用的方法或相應(yīng)操作規(guī)程 編號；3.5.3.2.3 詳細的生產(chǎn)步驟和工藝參數(shù)說明（如物料的核對、預(yù)處理、加入物料的順序、混 合時間、溫度等）；3.5.3.2.4 所有中間控制方法及標準；3.53.2.5預(yù)期的最終產(chǎn)量限度，必要時，還應(yīng)當(dāng)說明中間產(chǎn)品的產(chǎn)量限度，以及物料平衡的計算方法和限度；3.5.3.2.6 待包裝產(chǎn)品的貯存要求，包括容器、標簽及特殊貯存條件；3.5.3.2.7 需要說明的注意事項。3.5.3.3 包裝操作要求：3.5.3.3.1 以最終包裝容器中產(chǎn)品的數(shù)量、重量或體積表示的包裝形式；3.5.3.3

10、.2 所需全部包裝材料的完整清單，包括包裝材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格、類型以及與 質(zhì)量標準有關(guān)的每一包裝材料的代碼；3.5.3.3.3 印刷包裝材料的實樣或復(fù)制品，并標明產(chǎn)品批號、有效期打印位置；3.5.3.3.4 需要說明的注意事項，包括對生產(chǎn)區(qū)和設(shè)備進行的檢查，在包裝操作開始前，確認包裝生產(chǎn)線的清場已經(jīng)完成等；3.5.3.3.5 包裝操作步驟的說明，包括重要的輔助性操作和所用設(shè)備的注意事項、包裝材料使用前的核對；3.5.3.3.6 中間控制的詳細操作，包括取樣方法及標準；3.5.3.3.7 待包裝產(chǎn)品、印刷包裝材料的物料平衡計算方法和限度。3.6 批生產(chǎn)記錄的起草要求3.6.3 每批產(chǎn)品均應(yīng)當(dāng)

11、有相應(yīng)的批生產(chǎn)記錄，可追溯該批產(chǎn)品的生產(chǎn)歷史以及與質(zhì)量有關(guān)的情況。3.6.4 批生產(chǎn)記錄應(yīng)當(dāng)依據(jù)現(xiàn)行批準的工藝規(guī)程的相關(guān)內(nèi)容制定。記錄的設(shè)計應(yīng)當(dāng)避免填寫差錯。批生產(chǎn)記錄的每一頁應(yīng)當(dāng)標注產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和批號。3.6.5 原版空白的批生產(chǎn)記錄應(yīng)當(dāng)經(jīng)生產(chǎn)管理負責(zé)人和質(zhì)量管理負責(zé)人審核和批準。批生產(chǎn)記錄的復(fù)制和發(fā)放均應(yīng)當(dāng)按照操作規(guī)程進行控制并有記錄，每批產(chǎn)品的生產(chǎn)只能發(fā)放一份原版空白批生產(chǎn)記錄的復(fù)制件。3.6.6 在生產(chǎn)過程中，進行每項操作時應(yīng)當(dāng)及時記錄，操作結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)由生產(chǎn)操作人員確認并簽注姓名和日期。3.6.7 批生產(chǎn)記錄的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：3.6.7.3 產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批號；3.6.7.4 生

12、產(chǎn)以及中間工序開始、結(jié)束的日期和時間；3.6.7.5 每一生產(chǎn)工序的負責(zé)人簽名；3.6.7.6 生產(chǎn)步驟操作人員的簽名；必要時，還應(yīng)當(dāng)有操作（如稱量）復(fù)核人員的簽名；3.6.7.7 每一原輔料的批號以及實際稱量的數(shù)量（包括投入的回收或返工處理產(chǎn)品的批號及數(shù)量）；3.6.7.8 相關(guān)生產(chǎn)操作或活動、工藝參數(shù)及控制范圍，以及所用主要生產(chǎn)設(shè)備的編號；3.6.7.9 中間控制結(jié)果的記錄以及操作人員的簽名；3.6.7.10 不同生產(chǎn)工序所得產(chǎn)量及必要時的物料平衡計算；3.6.7.11 對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細說明或調(diào)查報告，并經(jīng)簽字批準。3.7 批包裝記錄的起草要求

13、3.7.3 每批產(chǎn)品或每批中部分產(chǎn)品的包裝，都應(yīng)當(dāng)有批包裝記錄，以便追溯該批產(chǎn)品包裝操作以及與質(zhì)量有關(guān)的情況。3.7.4 批包裝記錄應(yīng)當(dāng)依據(jù)工藝規(guī)程中與包裝相關(guān)的內(nèi)容制定。記錄的設(shè)計應(yīng)當(dāng)注意避免 填寫差錯。批包裝記錄的每一頁均應(yīng)當(dāng)標注所包裝產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、包裝形式和批號。3.7.5 批包裝記錄應(yīng)當(dāng)有待包裝產(chǎn)品的批號、數(shù)量以及成品的批號和計劃數(shù)量。原版空白的批包裝記錄的審核、批準、復(fù)制和發(fā)放的要求與原版空白的批生產(chǎn)記錄相同。3.7.6 在包裝過程中，進行每項操作時應(yīng)當(dāng)及時記錄，操作結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)由包裝操作人員確認并簽注姓名和日期。3.7.7 批包裝記錄的內(nèi)容包括：3.7.7.3 產(chǎn)品名稱、規(guī)格、

14、包裝形式、批號、生產(chǎn)日期和有效期；3.7.7.4 包裝操作日期和時間；3.7.7.5 包裝操作負責(zé)人簽名；3.7.7.6 包裝工序的操作人員簽名；3.7.7.7 每一包裝材料的名稱、批號和實際使用的數(shù)量；3.7.7.8 根據(jù)工藝規(guī)程所進行的檢查記錄，包括中間控制結(jié)果；3.7.7.9 包裝操作的詳細情況，包括所用設(shè)備及包裝生產(chǎn)線的編號；3.7.7.10 所用印刷包裝材料的實樣，并印有批號、有效期及其他打印內(nèi)容；不易隨批包裝記錄歸檔的印刷包裝材料可采用印有上述內(nèi)容的復(fù)制品；3.7.7.11 對特殊問題或異常事件的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細說明或調(diào)查報告，并經(jīng)簽字批準；3.11.5.1

15、0所有印刷包裝材料和待包裝產(chǎn)品的名稱、代碼， 以及發(fā)放、使用、 銷毀或退庫的數(shù)量、實際產(chǎn)量以及物料平衡檢查。1.8 操作規(guī)程和記錄的起草要求1.8.1 操作規(guī)程的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：題目、編號、版本號、頒發(fā)部門、生效日期、分發(fā)部門以及制定人、審核人、批準人的簽名并注明日期，標題、正文及變更歷史。1.8.2 廠房、設(shè)備、物料、文件、衛(wèi)生等和記錄應(yīng)當(dāng)有編號，并按照文件分類編碼管理規(guī)程(SMP-QD-DO002-V00)進行管理，確保編號的唯一性。1.8.3 以下文件需制定相應(yīng)的操作規(guī)程，其過程和結(jié)果應(yīng)當(dāng)有記錄：確認和驗證；設(shè)備的裝配和校準；廠房和設(shè)備的維護、清潔和消毒；培訓(xùn)、更衣及衛(wèi)生等與人員相關(guān)的事宜

16、；環(huán)境監(jiān)測；蟲害控制；變更控制；偏差處理；投訴；藥品召回；退貨。1.8.4 GMP 執(zhí)行過程中的記錄的設(shè)計應(yīng)當(dāng)能夠體現(xiàn)操作規(guī)程的要求。1.9 驗證文件起草要求1.9.1 質(zhì)量管理部每年根據(jù)生產(chǎn)、設(shè)備、檢驗情況制訂驗證總計劃，成立驗證小組，進行藥品生產(chǎn)的相關(guān)驗證，根據(jù)生產(chǎn)需求提出驗證項目，制定驗證方案，并組織實施，以證明有關(guān)操作的關(guān)鍵要素能夠得到有效控制。1.9.2 我公司的驗證包括：廠房、空氣凈化系統(tǒng)、工藝用水系統(tǒng)、生產(chǎn)工藝及其變更、設(shè)備、設(shè)備清洗、檢驗儀器、儀器儀表、衡器、量器的校驗、主要原輔材料變更等內(nèi)容的驗證和再驗證。1.9.3 各驗證小組根據(jù)驗證總計劃制定小組驗證總計劃，根據(jù)驗證項目制

17、訂職責(zé)明確的驗證方案，并經(jīng)審核、批準，按照審批的驗證方案組織實施，開展驗證工作，做好各項驗證項目的驗證記錄。1.9.4 驗證工作完成后寫出驗證報告，有評價和建議，由驗證工作負責(zé)人審核，并交驗證委員會負責(zé)人批準。驗證的結(jié)果和結(jié)論（包括評價和建議）應(yīng)當(dāng)有記錄并存檔。1.9.5 根據(jù)驗證的結(jié)果確認工藝規(guī)程和操作規(guī)程。4 文件的格式4.1 標準類文件：按文件格式1（附件3）4.5 驗證總計劃、方案、報告、驗證證書：按文件格式2（附件4）4.6 文件封面：按文件格式3（附件5）4.7 記錄性文件按記錄的內(nèi)容設(shè)計，記錄的編號用宋體。4.8 各種格式的文件均要求（記錄性文件及表格可根據(jù)內(nèi)容需要確定）。4.8

18、.1 正文行間距為1.5倍，縮進左、右0字符，段前、段后0行，字間距為標準字間距。4.8.2 頁面設(shè)置使用統(tǒng)一格式上3 厘米，下2.5 厘米，左、右2.5 厘米，頁眉1 厘米，頁腳 1.5 厘米，裝訂線0.5 厘米。4.8.3 文件正文的頁眉宋體，公司名稱標準小二號字加粗、居中，文件題目標準四號字加粗；表格中的其它為標準小四號字。4.8.4 標志大小為（=1.00 X 1.21cm）。4.8.5 正文：文字部分宋體，標準小四號字；字母及數(shù)字部分Times New Romam字體，標準小四號字。4.8.6 章 1 宋體標準四號字加粗，條1.1、款1.1.1、項宋體標準小四號字加粗4.8.7 封面

19、：題頭宋小二號加粗，標題楷體小初號，日期為四號楷體，“發(fā)布、實施”為五號楷體，下方公司名稱為三號楷體，“發(fā)布”為小四號楷體（楷體 GB2312） o頁面設(shè) 置同文件的頁面設(shè)置。4.8.8 驗證證書標題字體大小為2 號字，其它字體為4 號字。5 文件的稱謂5.1 標準性文件5.1.1 技術(shù)標準：工藝規(guī)程、質(zhì)量標準、驗證方案等在前面冠以具體品名或部門、崗位名稱，如“黃連羊肝丸（水蜜丸）成品質(zhì)量標準”。5.1.2 工作標準：各種標準操作規(guī)程稱之“標準操作規(guī)程”或“程序”如：“生產(chǎn)指令下達程序”；工作職責(zé)稱“工作職責(zé)”，如：“總經(jīng)理工作職責(zé)”。5.1.3 管理標準：各種管理規(guī)程稱“管理規(guī)程”如“倉庫安

20、全管理規(guī)程”、“檢驗用對照品（或標準品）的管理規(guī)程”。5.2 記錄性的文件，根據(jù)不同的內(nèi)容設(shè)計格式，編號在右上角。6 文件內(nèi)容順序編號文件內(nèi)容順序編號，按章、條、款、項的順序分別用阿拉伯字編好章1，條 1.1，款1.1.1，項，兩個數(shù)字右下角用小圓點作分隔。6.1 章，一般有標題，編號應(yīng)左起頂格書寫，在編號后空一個字寫標題。文件內(nèi)容一行寫不下，另起一行時應(yīng)頂格書寫。6.2 條可有標題，也可無標題，在同一文件中有無標題應(yīng)一致。6.3 條、款、項的編號左起頂格書寫，在編號后空一個字寫內(nèi)容。7 文件的起草、審核、批準程序7.1 文件的起草人、審核人、批準人如下：7.1.1 各種編制規(guī)范由質(zhì)量管理部文

21、件管理員起草，質(zhì)量管理部經(jīng)理審核，質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.2 各種質(zhì)量標準由質(zhì)量管理部審核員起草，質(zhì)量管理部、研發(fā)部經(jīng)理審核，質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.3 工藝規(guī)程由生產(chǎn)部生產(chǎn)技術(shù)員起草，生產(chǎn)部、研發(fā)部、設(shè)備部、質(zhì)量管理部經(jīng)理審核， 生產(chǎn)副總、質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.4 檢驗標準操作規(guī)程7.1.4.1 中藥材、原輔料、內(nèi)包裝材料、成品、中間產(chǎn)品、工藝用水的檢驗規(guī)程由化驗室主任起草，質(zhì)量管理部經(jīng)理審核，質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.4.2 取樣標準操作規(guī)程、外包裝材料檢驗操作規(guī)程由質(zhì)量管理部車間外監(jiān)控員起草，質(zhì)量管理部經(jīng)理審核，質(zhì)量副總批準，并注明

22、執(zhí)行日期。7.1.5 各部門管理標準類文件除財務(wù)部以外的各部門管理標準類文件由相關(guān)部門人員起草，部門負責(zé)人審核，質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期。財務(wù)部管理標準類文件由財務(wù)部相關(guān)人員起草，財務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準。7.1.6 各級人員職責(zé)7.1.6.1 總經(jīng)理職責(zé)由總經(jīng)理辦公會討論委托人力資源部經(jīng)理起草，總經(jīng)理助理審核，總經(jīng)理批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.6.2 質(zhì)量副總職責(zé)、生產(chǎn)副總職責(zé)、財務(wù)副總由總經(jīng)理辦公會討論委托人力資源部經(jīng)理起草，總經(jīng)理助理審核，總經(jīng)理批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.6.3 各部門職責(zé)、各部門經(jīng)理職責(zé)由人力資源部經(jīng)理起草，各分管副總、質(zhì)量副總審核，總經(jīng)理批準，并注明執(zhí)行日

23、期。7.1.6.4 化驗員職責(zé)由化驗室主任起草，質(zhì)量管理部經(jīng)理審核，質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.6.5 質(zhì)量管理部以外的各部門人員職責(zé)由各部門負責(zé)人起草、質(zhì)量管理部經(jīng)理審核，質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期；質(zhì)量管理部人員職責(zé)由質(zhì)量管理部經(jīng)理起草，質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.6.6 車間各崗位人員職責(zé)由工藝員起草，車間主任、生產(chǎn)部經(jīng)理、質(zhì)量管理部經(jīng)理審核、生產(chǎn)副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.7 化驗室儀器、設(shè)備標準操作規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、清潔規(guī)程由化驗員起草，化驗室主任、質(zhì)量管理部經(jīng)理審核，質(zhì)量副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.8 車間設(shè)備標準操作規(guī)程、設(shè)備維修保養(yǎng)規(guī)程由設(shè)備

24、動力部設(shè)備員起草，設(shè)備動力部經(jīng)理、車間主任、生產(chǎn)部經(jīng)理、質(zhì)量副總審核，生產(chǎn)副總批準，并注明執(zhí)行日期。7.1.9 車間設(shè)備清潔規(guī)程、崗位標準操作規(guī)程、各崗位衛(wèi)生清潔規(guī)程、清場規(guī)程由車間工藝員起草，車間主任、生產(chǎn)部經(jīng)理、質(zhì)量副總審核，生產(chǎn)副總批準，并注明執(zhí)行日期。公用工程設(shè)備的標準操作規(guī)程、維修保養(yǎng)規(guī)程由設(shè)備動力部設(shè)備員或設(shè)備檔案員起草，設(shè)備動力部經(jīng)理審核，質(zhì)量副總經(jīng)理批準，并注明執(zhí)行日期。其他標準操作規(guī)程由各部門人員起草，部門負責(zé)人審核、質(zhì)量副總經(jīng)理批準，并注明執(zhí)行日期 。驗證方案由各驗證小組組長負責(zé)組織起草，驗證委員會成員會審、驗證委員會主任（質(zhì)量副總）批準，并注明執(zhí)行日期。7.2 文件的草稿

25、編制完畢應(yīng)復(fù)印數(shù)份，由制訂部門發(fā)給有關(guān)部門的相關(guān)管理人員和文件使用人員會稿。7.3 在規(guī)定時間內(nèi)會稿完畢后交起草部門，會稿意見交文件起草人進行修改后定稿。7.4 會稿意見如有分歧，應(yīng)提交質(zhì)量管理部負責(zé)人進行意見裁決。7.5 各部門文件的起草由起草人員簽名，注明起草日期。7.6 文件審核的內(nèi)容7.6.1 文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與藥品生產(chǎn)許可、藥品注冊等相關(guān)要求一致，并有助于追溯每批產(chǎn)品的歷史情況。7.6.2 與現(xiàn)行的GMP 標準相符；7.6.3 文件內(nèi)容可行性；7.6.4 文件應(yīng)簡練、確切、易懂、不能有二種以上的解釋；7.6.5 同公司已生效的其他文件沒有相悖的含義；7.7 經(jīng)審核后的文件如需改正，交回

26、原編寫人員所屬部門負責(zé)人進行修改，直至符合要求。7.8 文件的審核由本部門負責(zé)人進行初審，與本規(guī)范有關(guān)的所有文件均需經(jīng)質(zhì)量管理部門負責(zé)人的審核，并分別簽名，注明審核日期。7.9 文件的批準和生效7.9.1 打印好的文件經(jīng)起草人簽名后，由制訂部門和相應(yīng)審核部門負責(zé)人簽名，再送公司領(lǐng)導(dǎo)批準簽名，并注明日期。7.9.2 公司級領(lǐng)導(dǎo)審批后，應(yīng)在規(guī)定的空格內(nèi)簽署姓名和日期，并規(guī)定文件生效日期。7.9.3 文件的制定、審核、QA 審核、批準日期不應(yīng)為同一時間，應(yīng)至少有一天的時間審核以保證文件審核的嚴肅性。并且批準日期應(yīng)與生效日期至少間隔4-7 天以上， 以保證文件的發(fā)放以及執(zhí)行部門和執(zhí)行人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

27、日期應(yīng)具體到年月日。如“2011.1.1”“ 2011.01.01”或“2011 年元月 1 日”均為正確的書寫格式。7.9.4 記錄的制定、審核、批準，應(yīng)填寫“記錄審批表”（ 文件編號 ）（見附件6），經(jīng)公司級領(lǐng)導(dǎo)批準后方可執(zhí)行。8文件的印制與分發(fā)（受控形式需確定）8.1 由質(zhì)量管理部將審核批準的文件按每個文件首頁“分發(fā)部門及份數(shù)”規(guī)定的復(fù)印份數(shù) 復(fù)印。8.2 原版文件復(fù)制時，不得產(chǎn)生任何差錯；復(fù)制的文件應(yīng)當(dāng)清晰可辨。8.3 復(fù)印好的文件填寫文件頁頭“部門編號、復(fù)印件號”，加蓋“文件有效”（紅色）印 章，部門編號由兩位阿拉伯?dāng)?shù)字組成具體規(guī)定如下:如：部門編號QD復(fù)印件號3-2表示為質(zhì)量管理部

28、文件，該部門共有復(fù)印件 3份，此份為質(zhì)量管理部第2份復(fù)印件。8.4 文件應(yīng)于文件批準之日后5日內(nèi)分發(fā)于公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門，并做好文件復(fù)制發(fā)放收回 記錄（文件編號 REC-QD-DO002-V00）（見附件7）。8.5 有關(guān)各部門按規(guī)定領(lǐng)取文件，原稿由質(zhì)量管理部檔案室歸存。8.6 分發(fā)、使用的文件應(yīng)當(dāng)為批準的現(xiàn)行文本，文件收到后，各部門應(yīng)當(dāng)按生效日期執(zhí)行 文件有關(guān)規(guī)定，新文件執(zhí)行當(dāng)日應(yīng)收回過時文件，已撤銷的或舊版文件除留檔備查外， 不 得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。8.7 由于各種原因需要增發(fā)或補發(fā)相關(guān)文件的， 應(yīng)填寫“GMP文件增發(fā)/補發(fā)申請表”（文 件編號）（見附件8）,經(jīng)批準后交質(zhì)量管理部檔案室進行文件

29、的增發(fā) /補發(fā)，并且增補 文件的復(fù)印件也應(yīng)蓋上“文件有效”，復(fù)印件號添加“補”字。如：部門編號QD復(fù)印件號補01表示為質(zhì)量管理部文件，此份為該部門補發(fā)的第 1份復(fù)印件。8.8 用于生產(chǎn)管理及質(zhì)量管理的表格等，如未經(jīng)批準，不得予以印刷，財務(wù)亦不予報賬9文件的修訂、撤銷與銷毀9.1 文件修訂條件9.1.1 國家法令、法規(guī)變更時，如法定標準或其它依據(jù)文件更新版本9.1.2 生產(chǎn)環(huán)境及生產(chǎn)用廠房改變。9.1.3 設(shè)備改變1.1.5 企業(yè)組織機構(gòu)發(fā)生變化，管理模式發(fā)生改變，現(xiàn)行文件不能符合管理要求。1.1.6 定期對現(xiàn)行文件進行復(fù)審。1.1.7 其它原因認為有必要修訂文件。1.2 文件修訂但文件的題目不

30、變，不論內(nèi)容改變多少均稱修訂，應(yīng)由修訂部門填寫GMP文件修訂申請表（文件編號 REC-QD-DO003-V00）（見附件2）,交質(zhì)量管理部批準。修訂后的文件應(yīng)按新文件批準程序進行審批，若修改內(nèi)容小于主要內(nèi)容的三分之一，修訂后文件的文件編號、版本號不變，頁版號改變以防止舊版文件的誤用；若修改內(nèi)容大于主要內(nèi)容的三分之一，修訂后文件的文件編號不變，版本號改變以防止舊版文件的誤用。1.3 文件一經(jīng)修訂，應(yīng)立即檢查該文件的相關(guān)文件（記錄、表格等） 是否應(yīng)作相應(yīng)的修訂。1.4 文件的題目改變，內(nèi)容不論變或不變，原文件即稱撤消；或由于組織機構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整等原因，原文件不再適合實際時，也可撤銷，撤銷文件

31、要做好記錄 “文件撤銷記錄”（文件編號REC-QD-DO004-V00）（見附件9）。1.5 對于回收的GMP 文件應(yīng)及時銷毀，銷毀時應(yīng)有人監(jiān)督，并做好銷毀記錄“文件銷毀記錄”（文件編號 REC-QD-DO005-V00）（見附件10）。10 記錄的管理10.1 與本規(guī)范有關(guān)的每項活動均應(yīng)當(dāng)有記錄，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動可以追溯。10.2 記錄應(yīng)當(dāng)留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空格。10.3 記錄應(yīng)當(dāng)及時填寫，內(nèi)容真實，字跡清晰、易讀，不易擦除。10.4 采用生產(chǎn)和檢驗設(shè)備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等應(yīng)附在批記錄中，必須標明產(chǎn)品或樣品的名稱、批號和記錄設(shè)備的信息，操作人簽注姓名和日期。

32、10.5 記錄應(yīng)當(dāng)保持清潔，不得撕毀和任意涂改。10.6 記錄填寫的任何更改都應(yīng)當(dāng)簽注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，在更改投料量、設(shè)備參數(shù)等關(guān)鍵數(shù)據(jù)時，應(yīng)當(dāng)說明更改的理由。10.7 記錄如需重新謄寫，則原有記錄不得銷毀，應(yīng)當(dāng)作為重新謄寫記錄的附件保存。10.8 每批藥品應(yīng)當(dāng)有批記錄，包括批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄和藥品放行審核記錄等與本批產(chǎn)品有關(guān)的記錄。10.9 如使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術(shù)或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應(yīng)當(dāng)有所用系統(tǒng)的操作規(guī)程；記錄的準確性應(yīng)當(dāng)經(jīng)過核對。10.9.1 使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的，只有經(jīng)授權(quán)的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應(yīng)當(dāng)有記錄；應(yīng)當(dāng)使用

33、密碼或其他方式來控制系統(tǒng)的登錄；關(guān)鍵數(shù)據(jù)輸入后，應(yīng)當(dāng)由他人獨立進行復(fù)核。10.9.2 用電子方法保存的批記錄，應(yīng)當(dāng)采用磁帶、縮微膠卷、紙質(zhì)副本或其他方法進行備份，以確保記錄的安全，且數(shù)據(jù)資料在保存期內(nèi)便于查閱。11 文件的執(zhí)行為保證文件的正確執(zhí)行，特制訂以下使用管理措施：11.1 建立“文件總目錄”（文件編號 REC-QD-DO006-V00）,見附件12）,新版文件的執(zhí)行之日時收回舊版文件，由文件管理人員統(tǒng)一處理。對保存的舊版文件應(yīng)與現(xiàn)行文件隔離保存。11.2 文件的復(fù)制由質(zhì)量管理部統(tǒng)一操作，經(jīng)審核后加蓋“文件有效”印章，登記發(fā)放。11.3 文件由文件規(guī)定的責(zé)任人于文件生效之日開始嚴格遵守執(zhí)

34、行。11.4 質(zhì)量管理部每年對各部門擁有的現(xiàn)行文件進行數(shù)量復(fù)核，以保證文件的實施。11.5 文件的定期復(fù)核11.5.1 定期進行文件復(fù)核修訂，以保證所有GMP 文件的現(xiàn)行性、有效性。11.5.2 管理文件復(fù)核修訂周期至少為每兩年進行一次，質(zhì)量標準、檢驗標準操作規(guī)程每五年復(fù)核修訂一次，在國家法令、法規(guī)變更時，工藝改進、設(shè)備改造時必須修訂；工藝規(guī)程、驗證方案、職責(zé)、其它標準操作規(guī)程每三年復(fù)核修訂一次，并填寫“文件復(fù)核記錄”（文件編號 REC-QD-DO007-V00）（見附件 11）。11.5.3 文件的復(fù)核修訂由質(zhì)量管理部負責(zé)安排具體計劃。11.5.4 文件的周期性復(fù)核修訂應(yīng)由原文件起草、審核、

35、批準人員進行。12擁有并執(zhí)行文件的部門職責(zé)12.1 擁有并執(zhí)行文件的部門為文件的責(zé)任部門，部門負責(zé)人為第一責(zé)任人。12.2 部門負責(zé)人應(yīng)將文件存放到方便使用者操作和管理的地方。12.3 部門負責(zé)人應(yīng)采取各種形式對執(zhí)行者進行學(xué)習(xí)教育，保證有關(guān)員工對文件理解的正確性和唯一性。12.4 部門負責(zé)人應(yīng)隨時檢查文件和記錄的執(zhí)行情況，保證有關(guān)員工對文件的正確實施。12.5 各部門不準私自復(fù)印文件，如個別部門確實需要追加發(fā)放數(shù)量，應(yīng)向質(zhì)量管理部提出申請，在取得同意后由文件管理室進行追加發(fā)放。13使用者培訓(xùn)文件在執(zhí)行前應(yīng)對各部門負責(zé)人和文件使用者進行專題培訓(xùn)，可由人力資源部會同有 關(guān)部門編制培訓(xùn)計劃，由起草人

36、或?qū)徍巳说冗M行培訓(xùn)，并做好培訓(xùn)記錄，保證每個文件使 用者知道如何使用文件。14文件保管14.1 文件的起草、修訂、審核、批準、替換或撤銷、復(fù)制、保管和銷毀等應(yīng)當(dāng)按照操作規(guī)程管理，并有相應(yīng)的文件分發(fā)、撤銷、復(fù)制、銷毀記錄存檔。14.2 質(zhì)量管理部檔案室保留一份現(xiàn)行文件或樣本，并根據(jù)文件變更情況隨時更新記錄在案。14.3 所有存檔GMP文件應(yīng)統(tǒng)一管理，建立文件目錄。分類存放、條理分明，便于查閱。14.4 質(zhì)量標準、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、穩(wěn)定性考察、確認、驗證、變更等其他重要文件應(yīng) 當(dāng)長期保存。14.5 批記錄應(yīng)當(dāng)由質(zhì)量管理部門負責(zé)管理，至少保存至藥品有效期后一年。15附件15.1 附件1文件制訂申請表標準格式GMP文件制訂申請表編號：REC-QD-DO001-V00文件名稱|版本號|申請部門|制訂原因：申請人：年 月 日生產(chǎn)部審核意見:審核人：年 月 日質(zhì)檢部審核意見:審核人：年 月 日審批意見:批準人：年 月 日批準的文件編號備 注注：審批部門根據(jù)文件制訂程序定詳見文件管理規(guī)程第7條文件的起草、審核、批準程序15.2 附件2文件修訂申請表標準格式GMP文件修訂申請表編號：REC-QD-DO003-V00文件名稱文件編