1、檔案管理制度1、 目的本管理制度規(guī)定了公司檔案管理的控制要求，旨在使檔案管理工作規(guī)范化，并有效地 提高檔案工作效果，更好的為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。2、 范圍 本公司各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所形成的所有文件、圖片、聲像材料的檔案管理。3、 職責(zé)3.1公司辦公室主管本公司檔案管理工作，負(fù)責(zé)審批、頒布公司檔案管理制度，并對(duì)其實(shí) 施情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督、考核、獎(jiǎng)懲。3.2公司綜合檔案室負(fù)責(zé)編寫檔案管理制度。3.3綜合檔案室具體負(fù)責(zé)檔案管理， 對(duì)本公司各部門檔案管理制度的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督、 檢查、 考核。3.4各部門按季或年度將文件材料向公司綜合檔案室移交，檔案室負(fù)責(zé)文件材料的收集、 整理、組卷、裝訂、保管。3.5綜合

2、檔案室負(fù)責(zé)提供各部門在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所需要的各類檔案。4、 實(shí)施4.1綜合檔案管理4.1.1檔案室具有職能部門的作用，具體按計(jì)劃實(shí)施對(duì)各部門的檔案管理。4.1.2凡是在本單位黨政管理和生產(chǎn)、基建、技術(shù)開發(fā)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等方面形成的、具有信 息資源和憑證、查考價(jià)值的各文字、聲像材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、財(cái)務(wù)票據(jù)、帳薄 和統(tǒng)計(jì)材料等，均為應(yīng)歸檔的文件材料，由檔案室集中收集統(tǒng)一管理。4.1.3立卷工作由各部門負(fù)責(zé)完成。立卷歸檔時(shí)間：黨政文書，質(zhì)量及安全環(huán)保方面的文 件年底歸檔；產(chǎn)品方面的技術(shù)文件，應(yīng)在產(chǎn)品出廠后一個(gè)月歸檔；會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度 終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，再編寫清冊(cè)，交檔案室保管

3、；設(shè)備方面的技術(shù)文件， 在設(shè)備安裝試車后歸檔（開箱時(shí)所有的技術(shù)文件須進(jìn)行登記） 。自制設(shè)備的技術(shù)文件，在 設(shè)備調(diào)試結(jié)束，正式投入使用后歸檔；技術(shù)革新方面的技術(shù)文件在鑒定總結(jié)后或投入使用 后歸檔；基本建設(shè)方面的文件材料在工程竣工驗(yàn)收時(shí)歸檔，檔案室對(duì)各業(yè)務(wù)部門實(shí)行業(yè)務(wù) 上的檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，努力實(shí)現(xiàn)各類檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.1.4科研成果鑒定、產(chǎn)品鑒定、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱安裝等，相關(guān)職能部門要 注意收集保存有關(guān)資料，定期移交檔案室。4.1.5檔案室接收的檔案，要進(jìn)行科學(xué)的分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理，并 根據(jù)上級(jí)的規(guī)定，及時(shí)明確密級(jí)。4.1.6不斷研究和改進(jìn)檔案的保護(hù)技術(shù)，延

4、長(zhǎng)檔案的壽命。對(duì)已破損霉變和字跡褪色以及 圓珠筆書寫的重要檔案，要盡可能及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。4.1.7審慎鑒定剔除檔案。對(duì)列為剔除的檔案，必須造出清冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核報(bào)主管機(jī) 關(guān)批準(zhǔn)，銷毀時(shí)要指定監(jiān)銷人，防止泄密。4.1.8在部門撤銷或變動(dòng)以及建筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關(guān)系時(shí)，該歸檔的文件材料 要及時(shí)歸檔，檔案室檢查后方可辦理其他交接手續(xù)。4.2文件材料的歸檔管理4.2.1歸檔的文件材料必須完整（不可用圓珠筆書寫） ，能準(zhǔn)確地反映部門各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí) 內(nèi)容和歷史過(guò)程。4.2.2產(chǎn)品試制、課題研究、基礎(chǔ)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落后，要 將應(yīng)歸檔的文件材料按類組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

5、審定后，交檔案室整理歸檔。4.2.3管理工作中形成的文件材料，在第二年初，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，交檔案室整理歸檔。4.2.4本公司工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要 按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)交檔案室歸檔。4.3檔案、資料庫(kù)房的管理4.3.1實(shí)施檔案、資料庫(kù)房的管理須確保黨和國(guó)家及公司機(jī)密的安全，并最大限度地延長(zhǎng) 各種歸檔資料的使用壽命。4.3.2檔案、資料庫(kù)房是機(jī)要重地，非本室人員，未經(jīng)許可，不得入內(nèi)。4.3.3檔案庫(kù)房，按黨政公文、生產(chǎn)技術(shù)、財(cái)務(wù)等大類分別進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、存放 并編制檔案，庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)存放與檔案無(wú)關(guān)的物

6、件。4.3.4建立檔案、資料登記、統(tǒng)計(jì)制度，并于每年年末對(duì)保存的所有檔案、資料進(jìn)行一次 安全檢查，遇有特殊情況立即檢查，及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)破損和字跡褪色的檔案，要及時(shí)修 復(fù)或復(fù)制，發(fā)現(xiàn)短缺的檔案資料，要迅速查明，堅(jiān)決追回。4.3.5庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持適當(dāng)溫、濕度，并有防盜、防火、防光、防蟲、防塵等措施；庫(kù)房?jī)?nèi) 嚴(yán)禁吸煙，杜絕任何火種進(jìn)入；工作人員離開庫(kù)房時(shí)，隨手鎖門，切斷電源。4.3.6為保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔、美觀，每周要進(jìn)行一次小清理，每月進(jìn)行一次大清理。4.4檔案、資料的調(diào)（借）閱管理4.4.1檔案資料的調(diào)（借）閱管理必須在充分發(fā)揮其在公司內(nèi)外各項(xiàng)工作服務(wù)的前提下，以確保檔案的使用壽命。4.4.2凡調(diào)（

7、借）閱一般性檔案、資料，借閱人可持部門領(lǐng)導(dǎo)的批條至檔案室按規(guī)定登記 后借閱，大量利用檔案應(yīng)事先與本室聯(lián)系，借閱機(jī)密、絕密等重要檔案，須經(jīng)公司主要領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)。4.4.3絕密、珍貴檔案、資料概不借出，調(diào)閱須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，調(diào)閱其它檔 案、資料，原則上限在本室閱看，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)借出的，要確定借閱時(shí)間（一般不超過(guò)三天） 并辦理借出手續(xù)。4.4.4抄錄、復(fù)制、攝影尚未開放的檔案，須經(jīng)過(guò)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行，復(fù)制件使用 結(jié)束后，交回檔案室保存。4.4.5利用者必須十分愛護(hù)檔案、資料，不得拆卷、撕頁(yè)、污損或在文件上勾劃、涂改； 查閱時(shí)，不許吸煙、喝水；借閱的檔案、資料應(yīng)切實(shí)保管好，不許轉(zhuǎn)借，更不得

8、遺失，違 者追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。4.4.6借閱的檔案、資料，都要經(jīng)本室工作人員履行登記手續(xù)，當(dāng)面點(diǎn)交清楚，歸還時(shí)要 詳細(xì)檢查及時(shí)注銷。4.4.7檔案、資料調(diào)（借）閱以后，利用者或本室工作人員應(yīng)及時(shí)登記利用效果，并定期 匯總上報(bào)業(yè)務(wù)主管部門。4.5檔案的鑒定與銷毀管理4.5.1本公司檔案鑒定工作由分管檔案工作公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人及檔案人員組成檔 案鑒定小組。4.5.2根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，確定檔案保管期限。4.5.3對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案部門編制銷毀清冊(cè)，提出銷毀申請(qǐng)，鑒定小組審核， 按規(guī)定報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門批準(zhǔn)后才能銷毀，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。4.5.4銷毀檔

9、案時(shí)，應(yīng)指定專人銷毀，鑒銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。檔案部門對(duì)已經(jīng)銷毀 的檔案應(yīng)及時(shí)在各種登記和檢索工具中注銷。4.6檔案的利用與保密管理4.6.1檔案部門應(yīng)積極開展檔案利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，經(jīng)常了解業(yè) 務(wù)技術(shù)部門的需要，主動(dòng)及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案為生產(chǎn)建設(shè)、技術(shù)管理科研服務(wù)。4.6.2建立、健全檔案借用、復(fù)制、利用制度，根據(jù)有關(guān)規(guī)定及時(shí)調(diào)整密級(jí)，擴(kuò)大利用交 流范圍，建立借用檔案登記簿，歸還檔案時(shí)，要注意檢查注銷。4.6.3借用者對(duì)所借的檔案，應(yīng)負(fù)安全、保密之責(zé)，不得自行轉(zhuǎn)借，不得遺失、污損，嚴(yán) 禁擅自在檔案上填注、涂抹、改字、加字、圈點(diǎn)抽取或拆散等。5、 記錄各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中

10、形成具有查考利用價(jià)值的文件材料記錄，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、匯總，各部門應(yīng)按檔案管理作業(yè)書規(guī)定執(zhí)行。6、 發(fā)放范圍本作業(yè)指導(dǎo)書發(fā)放至公司經(jīng)理層、管理者代表、各部門、內(nèi)審員。7、 附錄附錄一查借閱登記表(NCS-WP-4.2-04-R01)附錄二利用檔案、資料的效益信息表(NCS-WP-4.2-04-R02)附錄三圖文材料交接單(NCS-QP-4.2-04-R04)附錄四檔案利用效果登記表(NCS-QP-4.2-04-R09)附錄格式編號(hào)：NC S-WP-4.2-04-R01查、借閱檔案登記表序號(hào)日期單位利用內(nèi)容利用目的目錄號(hào)卷號(hào)或文號(hào)查、借人簽字歸還日期附錄格式編號(hào)：NC S-WP-4.2-04-R01附錄二格式編號(hào)：NCS-WP-4.2-04-R02利用檔案、資料的效益信息表_ 同