1、現代企業秘書文員實務一、      秘書工作職能與素質要求1、職業概述：專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務，為領導決策及其實施務的人員適用范圍：機關、團體、企事業、涉外機構組織中等級：初、中、高級職業環境：辦公室職業能力里傾向：具備較強的書面與口頭語言表達能力，綜合協調與合作能力，邏輯思維與分析能力等。2、秘書特性：輔助性對上司工作起輔助作用，不能自作決定。效勞性為上司工作和上司本人效勞。 3、應處理好的幾個關系：工作的被動性與主動性的關系工作的經常性與突擊性的關系工作的平凡性與重要性的關系工作的原那么性與靈活性的關系4、秘書

2、的職責：接待工作日常、專門、團組收發信息 、電傳、 、郵件、電子郵件文書寫作使用電腦寫各類文件及制作文件時間管理自己、上司會議組織會前、會中、會后信息管理存、管、取旅行安排吃、住、行對外公關聯絡外事、參與活動商務活動營銷、市場、稅務、法律-指派工作上司安排5、職業道德：愛本職愛崗敬業，歸屬服從，從點滴作起要謙虛刻苦學習，虛心求教，鉆研業務多動腦主動思考，機智敏銳，有商業意識守紀律遵紀守法，恪守信用，嚴保秘密6、工作作風：熱情真心誠意，笑臉迎送，謙和友善扎實做事不飄，跟進落實，檢查確認細致準確不粗，認真不草，穩重不浮敏捷干練守時，講究效率，商如戰場7、秘書的業務素質1、秘書的知識、智力和能力是相

3、互聯系、相互制約、相得益彰的整體知識是根底；2、智力是知識的結晶；3、能力是知識和智力的最終表達和歸宿。8、通才型的知識結構，其特點：1、專與博的兼容性。既包容多學科的面，滿足綜合效勞的需要；又具備專業的精深度，滿足當智力助手的深層次需要。2、廣泛的適應性。知識結構需隨領導工作的變化而不斷地調整，時時處在調整的動態過程中。3、強健的再生性。知識需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、 思想深刻，滿足高智能創造性勞動。9、智力結構 智力是賴以吸取外界知識的能力，包括：觀察力、注意力、記憶力、思維力、想象力。10、能力結構 能力是知識與智力諸因素的綜合表現，屬改造世界范疇。 1、語言文字運用

4、能力 2、協調能力 3、管理能力 4、處理信息能力 NVQ二級的13項能力考核 NVQ三級的10項能力考核21世紀的企業秘書全美秘書學會1） 、像心理學家一樣善于觀察和理解他人2） 、像政治家一樣有靈敏的頭腦3） 、像外交官一樣有瀟灑的風度4） 、有處理各種棘手問題的豐富經驗5） 、有良好的寫作能力和文字功夫6） 、熟練運用各種辦公自動化設備7） 、熟識商務往來的法律、金融和稅務知識8） 、迅速對文件、信息歸類、整理和查詢二、時間管理和旅行1、時間管理：時間管理是效率的保障。愛迪生說：“世界上最重要的東西是時間。馬克思說：“可支配的時間，就是財富本身。 2、秘書一天的工作 1、 &#

5、160;   開門前后： a、取郵件報紙 b、開門，定格觀看辦公室有，無 c、取 件，翻日歷，對時鐘，翻開電器    2、  常規工作：迅速按優先順序排列a、查閱日志準備、提醒-b、處理郵件、來件拆封、分類、呈送、發出郵件-c、聆聽上司指示筆記-d、接打 、收發 、電子郵件e、制備文稿起草、修改、審批-打印、裝訂f、接待訪客 g、安排會議、約會h、處理辦公室事務清潔，平安，購水、用品，訂票3、 日志工程：當日必完成a、為上司外出，會議，會客等準備，參與-結束b、為自己外出，會議，會客等準備，參與-結束4、新增內容：立即調整先后次序，張

6、而有序，忙而不亂a、新加工作 b、應急工作 c、突發事件5、關門前后：a、查看日志提醒上司，自己清晰b、回憶當日是否結束，加班否c、離前必做清理辦公桌，存放信息，關閉機器，切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關窗關門3、秘書：化平凡為偉大每日記錄，一周統計，周志顯示：接 500次，打 380次，接訪客70位，做文件36份5萬字，出外訪17家，參加會14個，處理事務68件-再參加分析、評價，送交上司結論：自己小結獲鼓舞，上司清楚受感動，加強溝通近感情，平凡工作有偉大4、如何管理時間¨ 明確目標¨ 建立方案，寫成清單¨ 設定先后順序，分清輕重緩急¨ 遇事馬上做，現

7、在就做¨ 第一次就做好，次次做好¨ 專心致志，不要有頭無尾 ¨ 珍惜今天，當日事當日畢 ¨ 養成整潔和有條理的習慣 ¨ 養成快速的節奏感 ¨ 設定完成期限¨ 善用零碎時間ABCD法那么： ¨ 先做A 既重而急¨ 次做B 重而不急¨ 再做C 急而不重¨ 不做D 不重不急5、如何制定方案行動方案和時間表是用于管理時間和任務的文件，包括：¨ 任務的名稱和摘要；¨ 衡量進度的目標、最終期限和階段任務；¨ 需要來完成該工作的物質資源的信息；¨ 任務的分配已

8、經分配特定任務的人員和部門的細節；¨ 意外情況的處理萬一有時間拖延如何處理，例如設備發 生故障¨ 進展信息報告報告何人、何時和怎樣報告¨ 監督和管理何人、如何監督工作的進展和質量；¨ 當目標實現時，有明確的標記的方法，例如在方框打勾6、如何進行日志管理日志管理要做到：¨ 輸入會議的完整準確的信息，最終期限等，立即標上開始和結束的時間¨ 在每月或年的開始，輸入固定的會議，約會¨ 在一周的開始和一天的開始查看日志，及時更新¨ 需要取消時，清楚和立即輸入取消記號。¨ 安排隔開假日7、如何安排旅游¨ 方

9、案：包括 日期、時間、地點、交通工具、具體工作和活動、相關信息、聯絡方法¨ 交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認以及國際旅行中的國際時差換算¨ 訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認¨ 辦理邀請函、護照、簽證、黃皮書等旅行文件三、會議安排1、會議安排會前籌備工作：¨ 確立議題：多由領導定主題、內容、時間、會期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。¨ 選擇場地：大小會場、食宿地、級別標準、活動地等。¨ 發送請柬和通知。¨ 準備資料 ：會議日程、各類文件、聲像資料、廣告、報導、證件類、表格、材料袋等。¨ 會務工作：會場

10、布置、設備物資準備、車輛安排、報到登記、餐飲安排、平安保衛等。¨ 經費預算：來源、方案、審批等。2、會議安排會中責任¨ 提前到會，檢查設備和安排設施、座位、標簽、存衣架等¨ 需要時，實施備用方案如人員、地點、設備等出現意外¨ 做好迎客、簽到工作迎接佳賓和與會者、辦理簽到手續等¨ 做好會議記錄、錄音、錄象工作摘要記錄、詳細記錄、代表名冊等¨ 輔助會議正常進行提供材料、復印，協助主持人掌握會場情況、控制會議進程、觀注會議動態、做好聯絡協調、處理 應急等¨ 安排好會中的后勤效勞會議休息、飲料、用餐、住宿、娛樂、車輛、照相、衛生、醫

11、療等¨ 集會議的信息發新聞、寫簡報、會議調查、反應等¨ 妥善做好送客工作購票、車輛、留宿等3、會中責任會議 簡報¨ 目的-反映會議情況、進程，介紹會議討論、爭論的問題，摘錄會議發言要點規模大、會期長的常編發簡報以交流信息類別-¨ 摘要式將有代表性、啟發性的發言摘錄整理，讓其他組了解。¨ 概括式-根據會議記錄分析綜合，概括大會、小組情況，供閱。¨ 綜合式-包容上兩式，加上其他，如上級指示、賀信、花絮等。4、會中責任簡報寫作要求¨ 快-搶時間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時限性。¨ 新-提出新情況、新問題、

12、新經驗，引人注目，滿足交流性和指導性。¨ 實-內容真實準確可靠，數字、事實核對清楚，不夸大縮小。¨ 短-行文簡明扼要，開門見山，樸實無華，一語中的 5、會議簡報例¨ 格式-報頭 XXX會議簡報第X期 XXX會議秘書處編 XXXX年X月X日¨ 正文 XXXXXX標題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX¨ 報尾 送：XXXXXXX上級¨ 發：與會代表 共印XX份6、會議紀要¨ 定義-按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報和下達貫徹執行

13、。¨ 寫作-1、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。 2、突出會議中心，內容概括，有取有舍，有主有次，言語精練。 3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。 4、及時印發，作為依據，起到指示、指導、協調、約束作用。¨ 格式-列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三局部，可不蓋公章。¨ 本體：標題-公文式或簡式會議名稱+紀要時間-標題下寫紀要印發時間，署名下寫成文時間正文-概況： 會期、會址、主持、參會、議題、結果六要素 主體：具體反映會議的主要情況、內容與成果。 ¨ 結尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召¨ 簽

14、署-正文右下方署明主辦單位或會議名稱 主體：具體反映會議的主要情況、內容與成果。表達方式有:¨ 概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議 ¨ 條塊式；規模大，議題多的會根據不同內容分塊表達獨立意思，或分條列項歸納會議內容，或先塊后條混合使用，層次明確¨ 記錄式：有重要講話時用記錄方式構成記要主體7、會議安排會后工作1、  收回所有單位部門物品文件材料、設備文具物品等2、  清潔、檢查會議地點、場所借用還回、移動恢復等3、  向有關提供幫助者告辭致謝4、 結請帳目場地、住宿、設備、餐飲、效勞

15、、文具復印費等與預算比擬，并檢查訂金最后結算。現金、支票、信用卡索要發票憑證5、 會議分析和評估統計、分析調查、問卷等，包含對會議內容、展示、管理、地點、設施、材料、效勞等評估6、 整理會議文件材料如記錄的整理、會議材料的存檔7、 編制會議報告、紀要、通訊8、 進行會議催辦和備忘執行催辦會議交辦決定，整理待做工作表等8、會后工作會議紀要定義-按會議宗旨，精練準確記述其要點，以上報和下達貫徹執行。寫作-1、忠實會議實際，準確反映會議情況和意見。2、突出會議中心，內容概括，有取有舍，有主有次言語精練。3、邏輯條理清楚，觀點鮮明，不堆砌拼湊，必要時加理論說明。4、及時印發，作為依據，起到指示、指導、

16、協調、約束作用。9、會后工作會議紀要格式列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三局部，可不蓋公章。¨ 本體：¨ 標題-公文式或簡式會議名稱+紀要 ¨ 時間-標題下寫紀要印發時間，署名下寫成文時間 ¨ 正文-概況：會期、會址、主持、參會、議題、結果六要素 主體：具體反映會議的主要情況、內容與成果。¨ 表達方式有： ¨ 概述式：綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會議¨ 條塊式：規模大，議題多的會根據不同內容分塊表達¨ 獨立意思，或分條列項歸納會議內容，或先塊后條混合使用，層次明確¨ 記錄式：有重要講話時用記

17、錄方式構成記要主體¨ 結尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號召¨ 簽署-正文右下方署明主辦單位或會議名稱四、信息管理國家機構、社會組織、個人從事政、軍、經、科、技、文、宗等活動中直接形成的對國家、社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像記錄行政管理類、經營管理類、科研類、工藝技術類、法律類、財會金融類、基建設備類、人事類等。¨ 檔案特點-1、社會實踐中的原始記錄；2、是有條件轉化來的文件3、 來源廣泛、內容豐富、形式多樣¨ 檔案作用-1、憑證作用；2、參考及情報作用1、信息管理檔案業務6個環節1、收集工作-獲取積累檔案的手段，統一管理的

18、措施，力求豐富完整高質2、整理工作-按一定原那么分類、組合、排列、編號、編目的有序化過程3、鑒定工作-對庫存進行鑒別、挑選、去 粗取精，最正確優化，發揮價值4、保管工作-采取保護措施，妥善管理延長壽命，加強保密，確保平安5、統計工作-進行收進、移出、利用數量登記、統計和分析，掌握情況6、提供利用-開發和直接提供檔案，為事業效勞，到達建檔根本目的2、信息管理分類¨ 按字母排列-以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼音如客戶名單李L在前，張Z在后¨ 按主題內容-同類內容的文件歸在一起，建立一個易區分的主題如建立供給類文件和銷售類文件不同主題¨ 按形成時間-文件形

19、成時間年、月、日的先后，看開展變化如將財務發票本按年、月分類¨ 按地區范圍-業務活動以地區更顯重要和方便時，確定地區名如西北分公司、東北分公司¨ 按數字規律-按規律用數字給文件編號歸檔，便于增添和查找如人事檔案的編號，病歷，微機管理¨ 按檔案來源-保持文件形成的來源地的清晰，不隨意拆散、搬家如市辦公廳文件、市經貿委文件¨ 按載體形式-根據檔案載體的不同而分類如紙質類，音像類，電子類，縮微膠卷¨ 綜合應用各類，如先時間，后主題，再地區 五、人際交往¨ 人際關系¨ 氣質類型¨ 約哈里窗戶¨ 與同事相處

20、8; 與上司相處1、人際關系是指在社會活動中，人們相互間所結成的各種關系，也可以說是反映人與人之間心理上的距離。人際關系圖我主管朋友同事家人客戶供給商2、促進人際吸引的形式接近性吸引空間距離近，見面時機多相似性吸引處事態度相似，感情融合互補性吸引滿足需要，我無換他有報答性吸引他對你好，報之以瓊瑤儀表性吸引儀表誘人，第一印象好3、氣質類型圖過敏內向外向穩定抑郁質弱型膽汁質不可抑制型粘液質安靜型多血質活潑型4、約哈里窗戶圖5、與人相處之道尊重他人感謝他人的幫助關心他人，提供幫助、配合與支持，表現溫情與愛心不強加于人，體諒他人謙虛謹慎，戒驕戒躁準確扮演自己的角色保持溝通與交流正確對待他人的成績6、與

21、同事關系的自我評價¨ 每天上班見了同事，你主動問好，表示致意嗎？¨ 你能細心發覺同事的情感變化，主動詢問表示關切嗎？¨ 在與同事共同工作時，你采取：齊心協力、漫不精心、推委、拆臺？¨ 同事遇到困難，你是：熱心幫助、外表應付、不聞不問？¨ 遇到難以分清的工作，你是主動去做，還是推給別人？7、與同事關系的自我評價¨ 當你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請求嗎？¨ 你認為同事幫助你是應該的，而不需要感謝嗎？¨ 同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和處理事由嗎？¨ 同事外出，有 找他，你是怎樣接應 的？¨ 當你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮兮，還是共同分享？¨ 你怎樣給同事留言和寫備忘條？¨ 當你取得一些成績時，你會在同事面前流露、炫耀，甚至吹噓嗎？¨ 對待同事的缺點或