1、檔案管理系統使用說明系統運行環境：顯示器分分辨率在1024x768以上；windows 9x；windows xp；windows 2000；建議使用windows xp效果最好。excel.97及以上版本；word.97以上版本；建議使用word2003及excel2003系統使用：只需將檔案管理系統直接復制到硬盤上D盤根目錄下（不能在其他位置，若在其它位置將出錯）即可使用特別注意：不能更改檔案管理系統內任何文件夾內的文件結構，任何表格只能增減、修改記錄。一、系統登錄：打開D:文書檔案管理系統，將快捷圖標復制到桌面上，雙擊打開。初始用戶名：123；密碼：123首次使用，將提示軟件尚未注冊，點

2、擊“是”打開注冊界面，出現下圖界面時請電話聯系索取注冊碼。二、系統使用方法：注冊成功后，再次登錄出現如圖主界面：本系統可錄入文書檔案、教學檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案幾類檔案，請參照相關說明操作。其中文書檔案、教學檔案、科技檔案、聲像檔案操作方法完全相同，現以文書檔案為例進行操作方法介紹。點擊“文書檔案”按鈕，出現以下界面：文書檔案分為文書檔案收文簿、文書檔案整理、文書檔案歸檔案、文書檔案管理四個模塊。完整規范的收集檔案應按這四個模塊的順序進行，但也可直接在“文書檔案管”理塊中直接錄入檔案目錄。（一） 文書檔案收文簿1. 新增點擊“新增”按鈕后在左邊的輸入框內輸入相應內容錄入相關內容后將

3、在表格中自動增加一條新記錄并自動保存。注意：（1）收文號與年度自動生成，一般不需改動。但年度發生變化時，請改動。 （2）收文月與收文日自動與上次輸入的內容一致（避免同一天收文時重復輸入收文月與收文日），若收文月與收文日與當前日期不一致，請修改。 2文件處理單打印：填寫文件處理單時，最好是在新增信息錄入完畢后，點擊文件處理單按鈕，即可實現對當前新增記錄文件處理單的打印。若不是當前記錄，需將要處理的文件設置為當前記錄（用鼠標點擊表格中相應記錄，在表格的最左邊將出現一個黑色三角形標志，如下圖，該記錄為當前記錄），并依次點擊左邊輸入框的收文號、年度、收文月、收文日、文號、題名、密級等項目，該記錄的信息

4、將自動進入到輸入框內，再點擊文件處理單按鈕，實現該記錄的處理單的打印。當前記錄標志3. 文件鏈接點擊該按鈕后將自動打開已收集的電子檔案（word文檔或excel表格）或掃描文件圖片文件夾。注意：請將電子檔案按年度分別存放在 檔案管理系統電子檔案. 相應的類別內。電子檔案可以按文號或文件名命名保存，并且電子檔案的標題必須與檔案系統內的文號或題名完全一致，掃描文件存放在以文號或題名命名的文件夾內。3年度打印：在輸入框內輸入年度后按提示操作。提示: 年度打印導出時可能會因為excel版本兼容、計算機性能等問題出現錯誤，點擊“忽略”后會正常進行。4年度刪除：按提示操作注意：年度刪除只能在歸檔處理與年度

5、打印后執行。5返回：返回到主界面(二) 歸檔處理點擊“文書歸檔處理”按紐后出現下圖界面，初始界面中輸入框不可用，表格數據只能讀取，不可更改。1. 點擊查詢按鈕：在輸入框內輸入文號或題名：輸入部分即可提示：輸入文號或題名時可只輸部分內容：如要查詢文號為：梁平人發200424號，在輸入框內只需輸入24即可，輸入內容越準備，查找出來的文件越少。2再次點擊查詢，出現查詢記錄的內容：3定位輸入：1)系統默認第一條記錄為當前記錄，若需操作的記錄不是第一條記錄，必須點擊需存檔的記錄進行定位（指定當前記錄）；當前記錄標志2) 點擊定位輸入，在輸入框內輸入相關內容：4. 修改，定位輸入后必須點擊“修改”才能將輸

6、入框內的內容保存到表格中。此時表格可修改，若有錯誤可直接在表格內更改。如此反復查詢定位輸入修改，直至把一個年度需歸檔文件的整理完。(三)文書檔案歸檔按提示操作。特別注意：只有當一個年度的需歸檔文件整理完后才能進行。且一個年度只能執行一次。（四）文書檔案管理1查詢 通過文號或題名（只輸入文號或題名的部分內容即可）查找文件在檔案室的位置，方便提取文件。2新增錄入與添加到庫這兩個按鈕共同實現直接向檔案庫中添加記錄，點擊新增錄入按鈕，在輸入框內輸入新增的檔案；輸入完畢后點擊添加到庫，輸入框內的內容保存到檔案庫。若發現錯誤，點擊檔案訂正按鈕可用時直接在表格內修改。3刪除：按提示操作；4打印：按提示操作。

7、（五）系統維護1導入進行此操作前請進行如下導入數據的整理工作：(1) 打開D:文書檔案管理系統導入數據導入數據到*.exl 并修改表格內容：標題不可更改紅色方框內的內容不可更改 特別注意：不能更改該電子表格的結構及標題，只能修改記錄內容。進行了如上準備工作后，就可進入本系統進行導入數據操作了。操作時按提示操作即可。每次可導入5000條記錄。2導出數據：按提示操作即可（導出的數據保存在D:文書檔案管理系統導出數據 文件夾內）；3數據備份：將收文庫與檔案庫數據進行備份，按提示操作即可；4數據恢復：替換收文庫與檔案庫數據，按提示操作即可；5用戶管理：修改用戶名及密碼，按提示操作即可。（六）綜合查詢通過此表可直接查詢檔案庫中各種類別的檔案，只需輸入文號或文件編號（科技檔案）或題名的部分內容即可實現，與各類檔案管理中的“查詢”按鈕功能相同。最后要提醒您的是在系統的各項操作過程中，一定要慎重，在不熟悉本系統的情況下，嚴格按本幫助操作，從而盡可能地避免錯誤與麻煩。真心祝愿您在本系統的幫助下，事半功倍，工作愉快！(七) 退出系統：只