1、zdsoft 公文流轉系統技術白皮書zdsoft 公文流轉系統浙江高校網絡信息系統有限公司2006 年 7 月浙江高校網絡信息系統有限公司第 7 頁zdsdsoft 公文流轉業務流程圖參數設置流程治理用戶組治理來源：收文登記和收文登記發文辦理手工登記收文登記發文擬稿模板治理關聯人設置收文查詢收文處理批注治理發文處理發文查詢印章治理代辦人設置收文發送發文發送收文辦理公文傳閱手工發文無需流轉通訊單位治理公文治理公文統計公文歸檔回收站1.1 業務流程圖圖例說明：表示的是公文流轉系統中的設置類功能，此類功能是公文流轉的支撐，需要用戶進行初始化設置或使用系統供應默認設置；表示的是公文流轉系統中的治理類功

2、能，此類功能是公文順暢流轉的保證；表示的是公文流轉系統中的功能業務模塊，此類功能是收/發文辦理操作的地方。產品功能簡介1.2 公文設置1.2.1 權限治理公文流轉系統供應了基于角色治理的權限把握，通過模塊權限、功能權限、業務范圍三級權限與角色的關聯，角色與帳戶的關聯，帳戶與業務范圍的關聯，實現系統、嚴謹、易治理的權限治理。1.2.1.1 權限細分系統按模塊、功能、業務范圍三個層次定義了三級權限結構，可以做到對帳號權限的精確定義，充分滿足了公文流轉過程中對平安性和權限的要求，提高了系統平安性。Ø 模塊權限：包括模板治理、流程治理、發文擬稿、公文統計等系統定義的功能模塊的權限；Ø

3、; 功能權限：系統的每一個功能模塊都包含了多個功能，如流程治理就包括了新建、查看、刪除等功能點，收文處理包括了撤回、跳轉等功能點，功能權限實現了對這些功能點的權限把握；Ø 業務范圍：系統可按公文密級類別進行用戶權限的把握，保證帶密級的公文在流轉中的平安性。1.2.1.2 角色治理系統完全基于角色進行權限治理，無需再為帳號進行逐一權限授權，用戶可依據單位實際狀況先進行角色的治理和角色的授權，然后在用戶授權時就可以簡潔的進行角色授予即可。系統還預設了領導、辦公室主任、文書、設置人員、一般用戶幾個默認角色，便利用戶使用。1.2.1.3 角色切換基于角色治理允許一個帳戶有多個角色，但在使用中

4、只能有一個角色為當前角色， 全部處理業務均以此角色權限進行限制，在需要做其它角色業務時，可在系統中直接進行角色切換，不用再次登錄。多角色用戶系統供應一個默認角色功能，在進入系統時自動設為當前角色，默認角色可在個人設置中維護。1.2.1.4 成員治理成員治理為流程定義、流轉中的人員選擇和公文發送的主送、抄送對象供應了用戶自維護的單位機構、用戶組治理。1.2.1.5 通訊單位治理通訊單位治理供應了添加非本軟件平臺單位功能，這些單位在系統治理中沒有維護，但在公文的主送、抄送機關、發文單位、收文的來文單位中需要使用。在添加的非本軟件平臺單位信息中還可以包含郵件信息，在公文發送時，可通過郵件實現向這些單

5、位發送公文的功能。1.2.1.6 自定義用戶組治理自定義用戶組可實現除按部門劃分以外的用戶歸類，供應便捷的人員選擇。用戶組在使用級別上分為單位、個人兩個級別，權限上單位級為公用，個人為自用； 在使用場合上分為公文流轉、公文發送兩種，公文流轉用戶組用于流程定義、流轉中的 負責人選擇，公文發送用戶組用于公文發送對象選擇。1.2.2 流程治理系統具有強大的工作流引擎，能定義 xml 標準的工作流，實現固定流程和自定義可變流程，自定義流程供應了機敏的運行綁定功能，在流轉過程中實現后繼流程的定義， 結合系統供應的流轉功能可滿足各種流程運用需求。1.2.2.1 工作流引擎系統工作流引擎接受了標準的 xml

6、 語言定義，有強大的流程處理引擎，使用工作流引擎作為公文流轉系統的核心業務支撐，可實現的流程定義、跟蹤、查詢和治理，供應固定/可變流程、串行/并行流程、單人/多人負責設置。1.2.2.2 固定流程固定流程是在流程定義時已完全確定流程及流程負責人，并且在流轉過程中是不允許轉變的流程?？蓪崿F用戶的固定、強制業務流程。1.2.2.3 自定義流程用戶在定制流程時可以選用系統供應的初始化流程生成流程定義，流程中的每一個步驟都是可以設定的，設定類別有是否可插入步驟，是否可修負責人，是否可忽視，在流轉過程中，流程定義中的設定的信息都將影響下一步的走向。1.2.3 公文模板公文模板方削減了排版的功能，提高了公

7、文草擬的效率。系統供應了最常用的下行文和上行文模板，并具有模板定制功能，可滿足用戶共性化、多樣化的公文模板需求。模板的分類治理供應了模板使用的權限范圍治理。1.2.3.1 模板定制用戶可新建或從已有模板導入進行公文模板的定制，定制過程通過微軟office 編輯控件，對系統定義公文元素進行排版。1.2.3.2 模板治理供應了模板的新增、查詢、修改、刪除治理，并供應了恢復系統預設模板功能。系統默認供應下行文（單獨發文）、上行文（單獨發文）、下行文（聯合發文）、上行文（聯合發文）4 套依據國家公文標準格式定義的預設模板。1.2.4 公文電子印章系統供應將jpg 或gif 格式的印章圖片通過不行逆加密

8、算法進行加密，保證印章平安。公文電子印章可授權給多人使用，授權人可自行設定自己使用電子印章密碼。1.2.5 常用批注常用批注供應了維護常用批注用語功能，并且可在公文處理時，把當前的批注直接加入到常用批注用語中。收/發文批注完全獨立，并供應公用和個人兩種分類，公用批注是單位內全部用戶均可使用，個人批注是用戶自用。1.2.6 系統參數設置系統參數設置供應了一個機敏定制系統運行方式的調整設置。可設置參數有公文編輯器啟用、歸檔公文發送。系統參數設置只會影響到本單位的應用，不會影響其它同平臺單位。Ø 公文編輯器啟用：系統默認為啟用，此時在公文處理過程中將通過公文編輯器進行公文正文編輯和掃瞄。不

9、啟用時，正文將以附件上傳的形式進行編輯；Ø 歸檔公文發送：系統默認不啟用，認為歸檔后的公文不再進行發送。固然，用戶可以依據實際需要，開啟該功能，已達到歸檔后仍舊可以再次發送該公文。1.3 公文辦理公文發送實現上下級單位之間或者同單位不同部門之間的公文編輯、流轉、處理、收發、治理，全面提高工作效率，增加協同工作的力量。1.3.1 收/發文分別公文流轉系統包括了收文辦理和發文辦理，并依據實際工作狀況需要對收/發文辦理業務進行了分別，實現了從流程、模板、常用批注、代理人、關聯人等功能和收/發文模塊都進行隔離，充分在功能上體現出收文辦理與發文辦理的不同。1.3.2 流轉功能流轉功能是為了提高

10、系統在公文流轉過程中的可用性特地增加的一些功能，主要包括了代理人、關聯人、撤回、跳轉等功能。1.3.2.1 代理人當用戶因出差、病休等緣由未能準時處理公文，可以找另外一個人來代替執行公文處理操作。另外的這個人就是代理人。代理人將全權執行原負責人應當處理的操作，從而保證公文流轉的順暢。1.3.2.2 關聯人關聯人功能是為了讓訓練局領導和不生疏流轉過程的人員能專注于工作，而不用關懷公文在軟件系統中的來和去。關聯人不是作為流程的實際負責人，在權限上把握了關聯人不能簽署意見，只能轉交公文的作用，只是起到一個保證公文流轉順暢的作用，如文秘擔當的工作性質。1.3.2.3 撤回當前流程負責人已經處理完公文，

11、即公文已經流轉到下一步驟，但下一步驟負責人還沒有處理公文時，該已經處理的負責人主動收回公文重新處理的操作。1.3.2.4 跳轉當公文被退回后，經處理，可由當前負責人選擇跳過已經流轉的多個步驟。1.3.2.5 退回當前流程負責人將公文返回到已流轉過的任意一個步驟的操作。1.3.3 收文辦理收文辦理實現了從系統外部自動或手工的公文簽收、登記、流轉、處理、傳閱的全過程。1.3.3.1 簽收/登記簽收只進行確認的操作，公文接收方簽收之后，發送方能夠自動獵取相關的簽收狀況信息。登記時按登記人員所在部門自動歸入該部門，在公文統計按部門統計公文。1.3.3.2 手工登記手工收文是登記非平臺系統收到的公文，比

12、如紙質公文、郵件接收到的電子公文等等，公文相關信息只能通過手工進行錄入。此類收文需要輸入全部收文的信息，包括收文的基本信息和正文、附件等。假如是通過我們的系統郵件發送的，那么在手工收文登記時，只需要導入郵件中附帶的公文基本信息文件，就可以便利的完成登記工作。1.3.4 發文辦理發文辦理實現了由單位內部自動或手工的公文擬稿、審核、流轉、簽發、發送的全過程。1.3.4.1 發文校對發文簽發后到擬稿人處進行校對（如流程有定義）。校對是指對格式已經統一規范制定完畢，文號等已經生成的狀態下，馬上發送之前的最終一個發文校驗。1.3.4.2 手工發文對非平臺系統完成的正式發文，在需要電子化發文時，可直接在手

13、工發文界面中進行錄入、審核，手工發文不進行流轉，錄入完成后可進行審核或發送。此類發文需要輸入全部發文的信息，包括發文的基本信息和正文、附件等。zdsoft 公文流轉系統技術白皮書1.3.5 公文發送公文的發送實現了公文的外部發送和內部傳閱功能，外部發送又可分為平臺間發送和郵件發送。內部傳閱功能主要是在公文流轉完成后，傳送給相關人員進行掃瞄，傳閱的目標為個人用戶，此類收文無需登記、辦理。1.3.5.1 收文發送收文發送是進行內部傳閱功能，在收文辦理流轉結束后，如有傳閱此收文的要求時， 可通過收文發送實現，收文發送選擇的接收對象為本單位內部用戶。1.3.5.2 發文發送發文發送實現的是外部發送與內

14、部傳閱雙重功能，在發文辦理流轉結束后，正式的公文可選擇主送和抄送對象，發送對象有主送、抄送、傳閱，其中傳閱對象是本單位的用戶，對未注冊單位因無法通過接口進行公文傳遞，只能實現郵件方式的公文發送。1.3.5.3 發送結果查詢在發文和收文發送后，可以通過發送結果查詢用戶接收狀況，查看接受狀況分四種： 未查看、已查看、未簽收、已簽收，已簽收的沒有簽收時間。對未注冊單位的郵件發送 結果不供應查詢。1.3.6 公文查詢公文查詢包括了收文查詢、發文查詢和公文治理查詢，供應按流水號、公文類型、標題、創建時間、文號、發文機關標識、公文字號、隱秘等級、保密期限、緊急程度、擬稿人等等組合條件查詢。在界面上供應了快

15、速查詢和高級查詢。高級查詢可以通過查詢配置文件實現查詢條件自定義。查詢結果列表可直接打印或導出成excel。1.3.7 會審/會簽會審/會簽供應了公文辦理過程中，需要多部門或多領導同時對公文的會審和會簽， 滿足用戶實際工作中的并發操作流程需求。1.3.8 公文控件系統公文編輯控件接受了microsoft office 作為編輯器，為用戶供應了強大的公文編輯處理功能，同時也照看了用戶的使用操作習慣。通過編輯器的使用，系統用戶可以便利地對文字、圖片、文件等多種信息格式進行編輯，還供應了全文批注、模板定制、痕跡保留、手寫意見簽名。1.3.9 流轉記錄系統充分考慮用戶原有使用習慣，為收文辦理增加了閱辦

16、單，為發文辦理增加了辦理單，兩個單據可將收/發文中流轉過程及領導意見全程記錄，并能打印輸出存檔。1.3.9.1 發文處理單發文處理單由公文的基本信息（標題、文號、擬稿人、主送、抄送等）、會稿意見、簽發意見等信息組成，作為記錄發文基本信息及發文辦理過程中各相關人員、簽發意見浙江高校網絡信息系統有限公司第 9 頁zdsoft 公文流轉系統技術白皮書等的記錄，滿足檔案治理時對發文辦理流轉的記錄。在處理單上會稿意見和簽發意見允許使用手寫簽名，包括領導的意見、簽名和日期。1.3.9.2 收文閱辦單收文閱辦單由領導意見、辦公室處理意見，承辦處室意見組成，作為記錄收文辦理過程中各領導、辦公室、處室的意見，滿

17、足檔案治理時對收文辦理流轉的記錄。承辦處室界面中只顯示領導意見、辦公室處理意見、本處室人員意見，不會顯示其他處室人員意見。在閱辦單上允許使用手寫簽名，包括領導簽的意見、簽名和日期。1.3.10 全文批注全文批注功能，能夠讓用戶以所見即所得的方式對文檔進行全文批注，連續了用戶紙制辦公時的公文批閱習慣。每個全文批注內容均有批注人帳號和批注時間信息作為標記。1.3.11 痕跡保留通過 office 控件，可以讓用戶只能在痕跡保留狀態下工作，強制用戶保留一切編輯痕跡。而且系統在公文回到擬稿人手中時會自動復制一份文檔，通過副本功能保留公文的批注痕跡。1.3.12 手寫簽名系統支持鍵盤錄入，同時還支持各種

18、手寫筆（漢王、蒙恬、聯想等）錄入方式和使用手寫筆手寫簽名，手工繪圖/批注，便利用戶進行文字錄入與批注。1.3.13 導出功能發文查詢、收文查詢列表結果均可以導出成excel。1.3.14 人員外出提示當辦公信息中心的人員外出告示中對人員設置了外出后，在流轉過程中自動查檢并提示人員外出信息。1.4 公文治理公文治理是保證系統流轉順暢的治理中心，供應了單位內全部公文狀態跟蹤、查詢、催辦、刪除、轉變流程負責人等功能，同時公文治理還供應了公文統計、公文歸檔功能。1.4.1 公文催辦公文催辦是對流轉中的收文和發文的當前負責人進行工作催辦，催辦結果將在當前負責人的待處理公文列表中自動將該公文處理優先級供應，并著重顯示同時顯示催辦消息內容。浙江高校網絡信息系統有限公司第 10 頁zdsoft 公文流轉系統技術白皮書1.4.2 公文跟蹤治理公文跟蹤治理功能供應對單位內部全部在流轉公文狀態的跟蹤、查詢，依據工作的實際需要可以對這些功能進行催辦、刪除和轉變流程負責人等功能。從而保證公文的流轉順暢。1.4.3 公文統計公文統計供應了本單位內公文信息的統計，通過部門、時間段等組合條件，實現了公文分類統計、公文狀態統計表、發文接收狀況統計。公文分類統計中公文分類默認按國家行政機關公文處理方法。公文狀態統計表：公文狀態默認按國家行政機關公文處理方法，允許用戶自行維護，系統狀態可修改和刪除；發文接收狀況統計