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文檔簡介

1、小區業主檔案管理控制工作程序 小區業主檔案管理控制工作程序之相關制度和職責，物業程序文件-小區業主檔案管理控制程序1.0目的規范對業主檔案保管與查詢工作。2.0適用范圍適用于物業服務中心對業主檔案的保管與跟蹤。3.0職責3.1客服部負責監控業主檔案. 物業程序文件 -小區業主檔案管理控制程序 1.0目的 規范對業主檔案保管與查詢工作。 2.0適用范圍 適用于物業服務中心對業主檔案的保管與跟蹤。 3.0職責 3.1客服部負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。 3.2客服部資料專管員負責具體實施業主檔案的保管與跟蹤。 4.0工作程序 4.1業主資料的整理,內容包括:收樓資料和裝修資料。 4.1.1收樓資

2、料 4.1.1.1住戶資料登記表 4.1.1.2(前期)物業服務合同 4.1.1.3業主規約簽約頁 4.1.1.4證件辦理申請表 4.1.1.5消防安全承諾書 4.1.1.6業主收樓物品/資料簽收單 4.1.1.7樓宇狀況驗收檢查表 4.1.1.8業主/住戶身份證復印件 4.1.1.9收樓通知書/物業交付使用通知書 4.1.1.10交款通知書等 4.1.2裝修資料 4.1.2.1裝修申請表復印 4.1.2.2相關圖紙及裝修單位證件復件 4.1.2.3業主授權/委托書 4.1.2.4閉水試驗確認書 4.1.2.5房屋裝修工程、防水工程質量、防火安全承諾書 4.1.2.6消防安全承諾書 4.1.2

3、.7整改通知單 4.1.2.8裝修驗收申請表等 4.2錄入電腦:由資料專管員負責將4.1項相關資料錄入電腦物業系統,并保證準確率達100%。 4.3資料裝訂:將業主檔案分類進行裝訂在檔案夾內,裝訂為收樓資料、裝修資料。 4.4建立目錄:左右兩邊分邊建立資料目錄,并清楚注明文件名稱、歸案日期、歸案人、頁數/碼等。 4.5業主檔案的跟蹤:當發生以下狀況變化時,資料專管員應將變化資料記錄在業主檔案中 4.5.1通訊 聯系方式發生變化時; 4.5.2業主發生更替時。 4.6業主檔案查閱按質量記錄控制程序執行。 4.7屬絕密檔案,不得外泄。 4.8業主檔案應歸為永久保存性文件。 5.0支持性文件 5.1

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