1、第二：采購管理操作手冊第一章系統概述采購管理是用友 erpu8供應鏈的重要產品，采購管理幫助用戶對采購業務的全部流程進行管理，提供請購、采購訂貨、采購到貨、采購入庫、采購發票、采購結算的完整采購流程，用戶可根據自身實際情況進行采購流程的定制。采購管理可以分為以下主要功能：設置：錄入期初單據并進行期初記賬，設置采購管理的系統選項。供應商管理：用戶可以對供應商資質、供應商供貨的準入進行管理，也可以對供應商存貨對照表、供應商存貨價格表進行設置，并可按照供應商進行相關業務的查詢和分析。業務：進行采購業務的日常操作，包括請購、采購訂貨、采購到貨、采購入庫、采購發票、采購結算等業務，用戶可以根據業務需要選

2、用不同的業務單據、定義不同的業務流程，月末進行采購管理的結賬操作。用戶可以查詢庫存管理的現存量，可以使用【遠程應用】功能。報表：提供采購統計表、采購賬簿、采購分析表等統計分析的報表。采購管理可以參照合同狀態為生效態、性質為采購類、標的來源為存貨的合同生成采購訂單；提供同時參照多個合同生成采購訂單功能，提供拆分合同記錄生成采購訂單功能，在采購訂單及其后續關聯的業務單據中記載并顯示相應的合同號及合同標的編碼等信息。采購訂單在參照合同生成時，訂單的數量、單價、金額根據合同中的控制類型進行控制，具體控制參見合同管理。采購訂單參照采購合同生成，在采購合同中，可以聯查采購訂單庫存管理采購管理庫存管理可以參

3、照采購管理的采購訂單、采購到貨單生成采購入庫單，并將入庫情況反饋到采購管理。采購管理可以參照庫存管理的 rop 計劃生成采購請購單、采購訂單。采購管理可以參照庫存管理的 rop 計劃通過配額生成采購訂單。采購管理可以參照庫存管理的采購入庫單生成發票。采購管理根據庫存管理的采購入庫單和采購管理的發票進行采購結算。采購管理可以參照庫存管理的出、入庫單生成代管掛賬確認單，同時代管掛賬確認單可和發票進行結算。銷售管理采購管理可參照銷售訂單生成采購訂單。可參照直運銷售訂單生成直運采購訂單。直運銷售發票與直運采購發票可互相參照。可以參照銷售訂單進行齊套采購。應付款管理采購管理采購發票錄入后，在應付款管理對

4、采購發票進行審核登記應付明細賬，進行制單生成憑證。已審核的發票與付款單進行付款核銷，并回寫采購發票有關付款核銷信息。存貨核算采購管理直運采購發票在存貨核算進行記賬登記存貨明細賬、制單生成憑證。采購結算單可以在存貨核算進行制單生成憑證。存貨核算根據采購管理結算的代管掛賬確認單進行記賬和制單；沒有結算的進行暫估處理。質量管理采購管理采購到貨單報檢生成來料報檢單。來料不良品處理單的退貨數量回寫到貨單，根據到貨單生成到貨拒收單。來料檢驗單、來料不良品處理單回寫到貨單的合格數量、不合格數量、拒收數量第一章：系統概述用戶可以對產品有整體的了解與認識。第二章：應用準備用戶啟用產品時，需要進行初始設置，包括基

5、礎檔案、系統選項、期初單據的維護，以及月末結賬、結轉上年。第三章：常用操作用戶在使用產品時，需要了解的常用操作。第四章：業務模式與應用用戶可以設置企業類型、采購業務類型，對采購流程進行配置。第五章：采購管理專題包括價格管理、多計量單位應用、批次管理、保質期管理、自定義/自由項管理等內容。第六章：供應商管理用戶可以設置供應商存貨對照表、供應商存貨價格表，按照供應商進行查詢和分析。第七章：日常業務用戶進行日常業務操作，包括請購、采購訂貨、采購到貨、采購入庫、采購發票、采購結算，可使用采購遠程。第八章：采購報表用戶查詢采購報表，包括統計表、采購賬簿、采購分析表。第二章應用準備應用準備包括以下工作：系

6、統啟用：在新建賬套后，系統提示是否要進行系統啟用的設置，只有設置了系統啟用，才能使用相應的系統。權限管理：用戶可以對操作員的權限進行管理，包括功能權限、數據權限、單價金額權限。單據設置：用戶可以對采購管理的所有單據進行格式設置、編號設置。采購選項：用戶可以設置采購選項，系統選項的設置將決定用戶使用系統的業務模式、業務流程、數據流向。期初數據：用戶在初次使用采購管理時，應輸入期初數據，包括期初暫估入庫、期初代管掛賬確認單、期初在途存貨、期初受托代銷商品。月末結賬：每月底進行月末結賬。結轉上年：將上年的數據結轉到本年度賬套中。2.1 系統啟用在使用采購管理系統之前，首先要啟用采購管理，只有啟用了相

7、應的系統。才能使用，請參見企業應用平臺手冊。【菜單路徑】企業應用平臺基礎設置基本信息系統啟用【啟用順序】為避免啟用后續系統時的麻煩，建議用戶在啟用系統時：庫存與存貨在同一月份啟用。采購與存貨、庫存在同一月份啟用。應付與采購在同一月份啟用。【業務規則】庫存未啟用時，銷售、采購、存貨都不維護現存量表。此時用戶只需要開票系統，購銷互不關聯。應付啟用，如下月啟用采購管理，則應付款管理不可錄入下月及以后月份的發票，否則需刪除。存貨啟用，如下月啟用采購管理，則存貨核算不可錄入下月及以后月份的采購入庫單，否則需刪除。2.2 權限管理操作員的權限管理包括功能權限、數據權限。功能權限是指操作員能進行哪些業務單據

8、的操作權限。數據權限指操作員在進行業務單據操作時，可以對單據或單據中的記錄、字段進行操作。【操作流程】功能權限：在用友erp-u8系統服務系統管理中進行設置。操作員只有具有了相應系統的功能權限，才能進入系統。數據權限：數據權限分為紀錄級權限和字段級權限。這兩種權限均在用友erp-u8企業應用平臺工具的“數據權限”里進行設置。對于記錄級權限控制，在系統管理里設置了哪些紀錄級項目需要進行權限控制后，還可以在采購系統對操作員的權限進行設置，包括：存貨、供應商、業務員、操作員、部門、訂單金額幾種數據權限的控制，其設置方法如下：先在企業應用平臺基礎設置數據權限設置中設置要進行的數據權限。具體方法參見企業

9、應用平臺手冊。在采購管理的設置選項中的“權限控制”選中，選中后，系統可以實現數據權限的檢查。權限如果沒有在【數據權限設置】中進行設置，則相應的選項置灰，不可選擇。檢查存貨權限：打勾選擇。如檢查，查詢時只能顯示有查詢權限的存貨及其記錄；填制單據時只能參照錄入有錄入權限的存貨。檢查部門權限：打勾選擇。如檢查，查詢時只能顯示有查詢權限的部門及其記錄；填制單據時只能參照錄入有錄入權限的部門。檢查操作員權限：打勾選擇。如控制，則查詢、修改、刪除、審核、關閉單據時，只能對單據制單人有權限的單據進行操作；棄審對單據審核人有權限的單據進行操作；打開對單據關閉人有權限的單據進行操作；變更不控制操作員數據權限，僅

10、判斷當前操作員是否有變更功能權限和其他幾項數據的錄入權限。檢查供應商權限：打勾選擇。如檢查，查詢時只能顯示有查詢權限的供應商及其記錄；填制單據時只能參照錄入有錄入權限的供應商。檢查業務員權限：打勾選擇。如檢查，查詢時只能顯示有查詢權限的業務員及其記錄；填制單據時只能參照錄入有錄入權限的業務員。檢查金額審核權限：打勾選擇。如檢查，則訂單審核時檢查當前訂單總金額與當前操作員采購限額，在【企業應用平臺基礎設置數據權限金額分配權限采購訂單級別】設置當前操作員的采購限額。訂單金額采購限額保存成功，將當前操作員信息寫入訂單，訂單狀態變為已審核。訂單金額采購限額，提示“對不起，您的訂單審核上限為×

11、×××元，您不能審核xxx 號單據。”【業務規則】單據查詢（查詢、定位）：功能權限數據權限，單據上任一數據無權限則整張單據不能查詢。單據編輯（錄入、修改）：功能權限數據權限，只能參照有錄入權限的檔案。單據編輯（變更）：功能權限數據權限（不含操作員數據權限），只能參照有錄入權限的檔案。單據列表查詢：功能權限數據權限，表頭任一數據無權限則整張單據不顯示；表體無權限的存貨不顯示，有權限的顯示。報表查詢：功能權限數據權限，過濾時無查詢權的數據不能參照、錄入，表頭任一數據無權限則整張單據不顯示、統計；表體無權限的存貨不顯示、統計。遠程導出基礎檔案時，系統自動清除檔案上的權限

12、組信息，保證導入方對該檔案可操作。2.3 單據設置用戶可以對采購管理的所有單據進行格式設置、編號設置。【菜單路徑】格式設置：企業應用平臺基礎設置單據設置單據格式設置【功能說明】在系統中，已經默認設置了比較常用的單據格式。如果用戶對某些單據需要自己定義格式，則可以在單據格式設置中，進行單據顯示模板、打印模板的設置，設置完成后，在填制單據時，可以選擇自己設置的單據模板，打印時也可以選擇自己設置的打印模板。在系統中，提供對單據設置權限的功能，即可以設置多張單據模板，然后對一些操作員進行模板權限的控制，如果對一個操作員設置其允許查看的模板，設置完成后，操作員在查詢單據的時候，只能看到自己有權限的單據模

13、板，對于沒有權限的單據模板，不能查看。在進行單據模板設置時，單據中對應的檔案在模板中只顯示了一部分，比如：存貨檔案中只顯示了存貨最常用的一些項目，一些不常用的項目沒有顯示，如果設置這些項目，在單據模板設置時，可以關聯相應的檔案，就可以選擇檔案中需要顯示的項目。根據用戶的選擇，將選中的項目自動增加到模板數據中。單據顯示格式單據打印格式單據編號設置企業應用平臺基礎設置單據設置單據編號設置2.4 采購選項系統選項也稱系統參數、業務處理控制參數，是指在企業業務處理過程中所使用的各種控制參數，系統參數的設置將決定用戶使用系統的業務流程、業務模式、數據流向。用戶在進行選項設置之前，一定要詳細了解選項開關對

14、業務處理流程的影響，并結合企業的實際業務需要進行設置。由于有些選項在日常業務開始后不能隨意更改，用戶最好在業務開始前進行全盤考慮，尤其一些對其他系統有影響的選項設置更要考慮清楚。該選項設置將對采購管理的所有操作員和客戶端的操作生效，故要慎重設定或修改。【菜單路徑】設置采購選項業務及權限控制設置采購選項公共及參照控制設置采購選項采購預警和報警2.4.1 業務及權限控制業務選項普通業務必有訂單：打勾選擇，以訂單為中心的普通采購業務。參見“必有訂單業務模式”。直運業務必有訂單：顯示銷售管理選項，不可修改。在銷售管理的【設置銷售選項業務控制是否有直運銷售業務】、【設置銷售選項直運銷售必有訂單】進行設置

15、。受托代銷業務必有訂單：打勾選擇，可隨時修改。參見“受托代銷業務”。只有在建立賬套時選擇企業類型為“商業”、“醫藥流通”的賬套，而且在【設置選項業務及權限控制啟用受托代銷】設置有受托代銷業務時，才能選擇此項。退貨必有訂單：該選項僅在必有訂單模式下使用。如果選擇，則在退貨時，到貨退回單必須參照訂單才能生成；如果不選擇，則退貨單可以手工增加。啟用受托代銷：打勾選擇。參見“受托代銷業務”。啟用表示企業有受托代銷業務，采購系統菜單中會出現有關受托代銷的單據、受托代銷結算功能、受托代銷統計報表。用戶可以在采購管理設置，也可以在庫存管理設置，在其中一個系統的設置，同時改變在另一個系統的選項。是否允許超訂單

16、到貨及入庫：打勾選擇，可隨時修改。如不允許，則參照訂單生成到貨單、入庫單時，不可超訂單數量。如允許，可超訂單數量，但不能超過訂單數量入庫上限，即訂單數量*（1+入庫超額上限），入庫上限在存貨檔案中設置。是否允許超計劃訂貨：打勾選擇，可隨時修改。供應商供貨控制：有三種選擇，默認為“不檢查”，可隨時修改。選擇“不檢查”時：單據在錄入和保存時不檢查供應商與存貨是否在供應商存貨對照表中。選擇“檢查提示”時：在錄入單據和保存單據時要檢查供應商與存貨的對應關系，給出提示，讓用戶來決定“是否繼續”，系統不嚴格控制。選擇“嚴格控制”時：在錄入和保存單據時，要檢查供應商與存貨的對應關系，如果不符合供應商與存貨對

17、應關系，則單據嚴格控制不允許保存。價格選項入庫單是否自動帶入單價：單選，可隨時更改。只有在采購管理不與庫存管理集成使用，即采購入庫單在采購管理填制時可設置。參見“取價方式”。手工錄入：用戶直接錄入。參考成本：取存貨檔案中的參考成本，可修改；若無則手工錄入。最新成本：取存貨檔案中的最新成本，可修改；若無則手工錄入。訂單到貨單發票單價錄入方式：單選，可隨時更改。手工錄入：用戶直接錄入。取自供應商存貨價格表價格：帶入無稅單價、含稅單價、稅率，可修改；若無則手工錄入。最新價格：系統自動取最新的訂單、到貨單、發票上的價格，包括無稅單價、含稅單價、稅率，可修改。取價規則參見歷史交易價參照設置。歷史交易價參

18、照設置：填制單據時可參照的存貨價格，最新價格的來源也為此設置，可隨時更改。來源：單選，選擇內容為訂單、到貨單、發票。用戶可選擇在業務中作為價格基準的單據，在參照歷史交易價和取最新價格時取該單據的價格。是否按供應商取價：打勾選擇。選中則按照當前單據的客戶帶入歷史交易價。按照供應商取價能夠更加精確地反映交易價，因為同一種存貨，從不同供應商取得的進價可能有所差異。顯示最近（）次歷史交易價記錄：錄入，默認為 10 次。最高進價控制口令：錄入，系統默認為“system”，可修改，可為空。參見“最高進價控制”。設置口令，則在填制采購單據時，如貨物本幣無稅單價高于最高進價（存貨檔案），系統提示，并要求輸入控

19、制口令，口令不正確不能保存采購單據。不設置口令，則在填制采購單據時，如貨物本幣無稅單價高于最高進價，系統提示，不需輸口令，確定后即可保存。修改稅額時是否改變稅率：打勾選擇，默認為不選中。稅額一般不用修改，在特定情況下，如系統和手工計算的稅額相差幾分錢，用戶可以調整稅額尾差。參見“價稅管理”。若選擇是，則稅額變動反算稅率，不進行容差控制。若選擇否，則稅額變動不反算稅率，在調整稅額尾差（單行）、保存單據（合計）時，系統檢查是否超過容差：超過則不允許修改。未超過則允許修改。當不選中上選項時，要進行稅額的容差控制，必填以下兩項。單行容差：錄入，默認為0.06。修改稅額超過容差時，系統提示，取消修改，恢

20、復原稅額。合計容差：錄入，默認為0.36。保存單據超過合計容差時，系統提示，返回單據。結算選項商業版、醫藥流通版費用是否分攤到入庫成本：打勾選擇，由用戶來決定采購費用是否要分攤到存貨成本中。只有商業、醫藥流通版可選，工業版置灰。如選中，則可以進行費用折扣分攤。如未選中，則不能使用分攤功能，手工結算時費用記錄不能分攤到入庫單記錄，費用折扣結算時運費發票記錄不能與采購入庫單記錄、存貨結算。2.4.2 公共及參照控制系統啟用本系統啟用的會計月、啟用日期：根據采購管理的啟用月和會計月的第一日帶入，不可修改。公共選項浮動換算率的計算規則：供應鏈公共選項。單選，選擇內容為以數量為主、以件數為主。公式：件數

21、數量×u25442x算率。以數量為主：浮動換算率存貨，數量、件數、換算率三項都有值時，用戶修改件數，數量不變，反算換算率；用戶修改換算率，數量不變，反算件數；用戶修改數量，換算率不變，反算件數。以件數為主：浮動換算率存貨，數量、件數、換算率三項都有值時，用戶修改件數，換算率不變，反算數量；用戶修改換算率，件數不變，反算數量；用戶修改數量，件數不變，反算換算率。專用發票默認稅率：錄入，必填，默認為 17，可修改。用戶填制采購單據時自動帶入采購單據（訂單、到貨單、專用發票）的表頭稅率，可修改。普通發票的表頭稅率默認為0；運費發票的表頭稅率默認為 7。2.4.3 采購預警和報警采購預警設置

22、提前預警天數：錄入天數，默認值為 0；為空時，表示不對臨近記錄進行預警。提前預警的訂單記錄：訂單數量累計到貨數量且 0計劃到貨日期當前日期提前預警天數逾期報警天數：錄入天數，默認值為空。為空時，表示不對過期記錄進行報警。逾期報警的訂單記錄：訂單數量累計到貨數量且計劃到貨日期當前日期0 且當前日期計劃到貨日期逾期報警天數。2.5 期初數據賬簿都應有期初數據，以保證其數據的連貫性。初次使用時，應先輸入采購管理的期初數據。如果系統中已有上年的數據，在使用【結轉上年】后，上年度采購數據自動結轉本年。期初記賬是將采購期初數據記入有關采購賬；期初記賬后，期初數據不能增加、修改，除非取消期初記賬。期初記賬后

23、輸入的入庫單、代管掛賬確認單、發票都是啟用月份及以后月份的單據，在【月末結賬】功能中記入有關采購賬。期初數據包括：期初暫估入庫：將啟用采購管理時，沒有取得供應商的采購發票，而不能進行采購結算的入庫單輸入系統，以便取得發票后進行采購結算。期初代管掛賬確認單：將啟用采購管理時，已與代管的供應商進行了耗用掛賬，但還沒有取得供應商的采購發票，而不能進行采購結算的代管掛賬確認單輸入系統，取得發票后再與之進行結算。期初在途存貨：將啟用采購管理時，已取得供應商的采購發票，但貨物沒有入庫，而不能進行采購結算的發票輸入系統，以便貨物入庫填制入庫單后進行采購結算。期初受托代銷商品：將啟用采購管理時，沒有與供應商結

24、算完的受托代銷商品數據輸入系統，以便在受托代銷商品銷售后，能夠進行受托代銷結算。【菜單路徑】采購入庫入庫單、紅字入庫單：期初暫估入庫單采購入庫受托代銷入庫單、紅字受托代銷入庫單：期初受托代銷入庫單代管業務代管掛賬確認單：期初代管掛賬確認單采購發票采購發票（藍字、紅字）：期初在途存貨設置采購期初記賬【操作流程】1、采購管理啟用后，進入相應菜單界面，輸入期初單據。2、進入采購期初記賬界面。3、單擊記賬，則系統開始記賬。4、記賬后，如取消記賬，則單擊取消記賬，系統將期初記賬數據設置為未期初記賬狀態。【業務規則】沒有期初數據時，也可以期初記賬，然后輸入日常采購單據。系統啟用日期與啟用自然日期不同，系統

25、啟用日期為當前會計月的第一天，期初數據以系統啟用日期為準，啟用日期以前的數據為期初數據。以下情況不能取消記賬：采購管理已進行【月末結賬】。采購管理已經進行了采購結算。存貨核算已進行期初記賬。2.6 月末結賬月末結賬是逐月將每月的單據數據封存，并將當月的采購數據記入有關報表中。【操作流程】1、進入【月末結賬】，屏幕顯示月末結賬對話框。2、選擇結賬的月份，必須連續選擇，否則不允許結賬。3、用鼠標單擊結賬按鈕，計算機自動進行月末結賬，將所選各月采購單據按會計期間分月記入有關報表中。4、月末結賬后，可逐月取消結賬，選中已結賬最后月份，單擊取消結賬，則取消該月的月末結賬。【集成使用】采購管理月末結賬后，

26、才能進行庫存管理、存貨核算、應付款管理的月末結賬。如果采購管理要取消月末結賬，必須先通知庫存管理、存貨核算、應付款管理的操作人員，要求他們的系統取消月末結賬。如果庫存管理、存貨核算、應付款管理的任何一個系統不能取消月末結賬，那么也不能取消采購管理的月末結賬。2.7 結轉上年一般情況下，企業是持續經營的,因此企業的會計工作是一個連續性的工作。每到年末，啟用新年度賬時，就需要將上年度中賬套的余額及其他信息結轉到新年度賬中。結轉上年是將上年的基礎數據和各種單據的數據轉入本年度賬套中，起承上啟下的作用。如果系統中沒有上年度的數據，將不能進行結轉。結轉上年操作在服務器上的系統管理進行，具體操作說明參見系

27、統管理手冊。【菜單路徑】服務器：系統管理年度賬結轉上年數據第三章常用操作常用操作包括以下內容：單據常用欄目：單據表頭、表體的常用欄目說明。單據狀態：不需審核的單據、需要關閉的單據、可以鎖定的單據。單據操作：日常單據的常用操作。單據列表操作：單據列表的常用操作。報表操作：報表的常用操作。3.1 單據常用欄目3.1.1 單據表頭欄目業務類型：手工新增時選擇；參照生單時帶入，不可修改。只有設置相關業務時，才可以選擇相關的業務類型，如受托代銷。有表體記錄時，不可修改；只能在清空表體記錄后才可修改。請購單：選擇，非必填。不選時，可混輸普通存貨、受托代銷存貨。普通采購：表體上只能填寫外購且非受托屬性的存貨

28、。受托采購：表體上只能填寫外購且受托屬性的存貨。代管采購：表體存貨同普通采購。采購訂單：選擇，必填，可選擇以下幾種業務類型。普通采購：表體上只能填寫外購且非受托屬性的存貨。受托采購：表體上只能填寫外購且受托屬性的存貨。代管采購：表體存貨同普通采購。直運：直運采購的采購訂單，只能參照直運銷售訂單生成，不可手工填制。到貨單：選擇，必填。普通采購：表體上只能填寫外購且非受托屬性的存貨。代管采購：表體存貨同普通采購，倉庫只能選擇有“代管”屬性的倉庫。受托采購：表體上只能填寫外購且受托屬性的存貨。代管掛賬確認單：業務類型只能是普通采購，必填。根據記入代管消耗的出、入庫單生成。采購入庫單只有普通、代管采購

29、、受托三種類型，且單據分開處理，只能填寫、參照對應業務類型的采購訂單、到貨單。采購發票有普通采購、受托采購、直運三種業務類型，必填。受托發票只能根據受托結算生成，不能新增。新增發票只能選擇普通采購、直運兩種業務類型。運費發票只有普通采購類型。采購類型：錄入或參照，可為空。默認為采購類型設置的默認值，可修改。單據號：錄入或自動生成，必填。用戶可以設定單據生成規則，同一類型的單據號保證唯一性。單據日期：錄入或參照，必填。默認值為當前業務日期，即進入系統時輸入的操作日期，可修改為任意日期。參照日歷；錄入必須符合日期格式，即“yyyy-mm-dd”。入庫單、發票的單據日期必須輸入大于等于當前會計月第一

30、天的日期，可以錄入本月及以后任意日期。供應商：錄入或參照，必填。用鼠標單擊參照按鈕或按 f2 鍵，選擇一個供應商，或用鍵盤直接輸入供應商，確定后按enter鍵。請購單、采購訂單、到貨單、采購入庫單單據編輯參照供應商檔案時，只能參照“供應商屬性”具有“貨物”屬性的供應商。采購發票只能參照“供應商屬性”具有“貨物”或“服務”屬性的供應商。供應商確定后，如該單據的部門及業務員未錄入，則將分管部門、專營業務員自動帶入到部門、業務員欄，可修改。停用日期小于或等于單據日期的供應商為已停用，不可參照錄入，不可用于新增單據；但可以進行單據、報表的查詢。設置檢查供應商權限，則填制單據時只能參照錄入有權限的供應商

31、。部門：錄入或參照，可為空，參照內容為部門檔案。單擊參照按鈕或按 f2 鍵，選擇一個部門，或用鍵盤直接輸入部門，確定后按enter鍵。若部門分級，只能錄入最末級的部門。若先輸入供應商，則系統自動帶入供應商檔案中的分管部門，可修改。設置檢查部門權限，則填制單據時只能參照錄入有權限的部門。業務員：錄入或參照，可為空，參照內容為人員檔案中的業務員。單擊參照按鈕或按 f2 鍵，選擇一個業務員，或用鍵盤直接輸入業務員，確定后按enter鍵。若先輸入供應商，則系統自動帶入供應商檔案中的專營業務員，可修改。若先輸入部門再參照職員檔案，則只能參照該部門的業務員，但可手工錄入其他業務員。設置檢查業務員權限，則填

32、制單據時只能參照錄入有權限的業務員。運輸方式：錄入或參照，可為空，默認為供應商檔案中的到貨方式，可修改。由用戶定義的貨物運輸方式，如空運、路運等。到貨地址：錄入或參照，可為空，默認為供應商檔案中的到貨地址，可修改。付款條件：錄入或參照，可為空，默認為供應商檔案中的付款條件，可修改。付款條件的信用天數從發票日期計算，而不是從受訂日期計算。運費：錄入，可為空，本單位付給供應商的運費。訂金：錄入，可為空，本單位預付給供應商的訂金。幣種：錄入或參照，必填，默認為本位幣（一般為人民幣），可修改。表體中已錄入數據，幣種也可修改。改變幣種時，匯率根據外幣設置帶入，原幣價格不變，反算本幣價格。匯率：根據【外幣

33、設置】帶入，可修改。稅率：必填，0稅率100。訂單、到貨單、專用發票的表頭稅率，根據專用發票默認稅率帶入，可修改。普通采購發票的表頭稅率默認為 0，可修改。運費發票的表頭稅率默認為 7，可修改。備注：錄入或參照，可為空，參照內容為常用摘要，可手工錄入常用摘要中不存在的內容。扣稅類別：提供兩種選擇。一旦表體有數據，表頭扣稅類別不可修改。應稅外加：采購訂單、到貨單、代管掛賬確認單的扣稅類別的默認為值，可修改為應稅內含。專用發票的扣稅類別為應稅外加，不可修改。應稅內含：普通發票、運費發票的扣稅類別為應稅內含，不可修改。表頭自定義項：為滿足業務需要，用戶可自定義表頭自定義項。制單人：新增或修改單據保存

34、時，系統帶入當前操作員。變更人：變更時，自動帶入當前操作員。審核人：審核時，自動帶入當前操作員。關閉人：關閉時，自動帶入當前操作員。鎖定人：手工鎖定或自動鎖定時，自動帶入當前操作員。3.1.2 單據表體欄目存貨編碼：錄入或參照，必填，參照內容為存貨檔案。當采購選項中啟用供應商存貨對照表對業務的控制時，要受到選項控制，具體參見“5.6供應商存貨對照表對業務的控制”。單擊參照按鈕或按 f2 鍵，彈出存貨參照，選擇一個或多個存貨，或用鍵盤直接輸入存貨，確定后按enter鍵。按 ctrl+f2 鍵，彈出物料參照，選擇一個或多個物料，系統將存貨及對應結構自由項帶入到單據中。根據存貨編碼，系統帶入存貨名稱

35、、規格型號、存貨自定義項、主計量、單位、換算率等欄目。采購訂單參照存貨時，只能參照存貨檔案中具有外購屬性或者折扣勞務存貨。采購到貨單手工增加時只能參照存貨檔案中具有外購屬性的存貨。采購發票可以參照“應稅勞務”的存貨，用于采購發票上的運費費用、包裝費等采購費用。采購發票可以參照設置“是否折扣”的存貨，在開票時可以沒有數量，只有金額，或者在藍字發票中開成負數。同一張單據上可以有相同的存貨及自由項。停用日期小于或等于單據日期的存貨為已停用，不可參照錄入，不可用于新增單據；但可以進行單據、報表查詢。設置檢查存貨權限，則填制單據時只能參照錄入有權限的存貨。存貨自由項：錄入或參照，結構性自由項必須輸入。對

36、于結構自由項，存貨+結構性自由項必須在物料組合范圍內。存貨自定義項：根據存貨編碼帶入，不可修改。合同號：顯示關聯的合同號。合同標的編碼：顯示從關聯的采購合同帶出的合同標的編碼。供應商存貨編碼：對于該存貨，供應商所使用的編碼。在填制采購單據時，如直接輸入供應商存貨編碼，則系統自動轉化為本企業的存貨編碼；如直接錄入本企業的存貨編碼，則系統自動帶出供應商所對應的存貨編碼。供應商存貨名稱：對于該存貨，供應商所使用的存貨名稱。銷售訂單類別、銷售訂單號、銷售訂單行號：用于lp件預留時使用，當采購單據根據來源單據生成時，來源單據中記錄此三項的值，則帶入來源單據的值，不可修改。主計量、換算率、單位（輔計量）、

37、數量、件數（輔數量）：錄入數量或件數，必填，大于 0。無換算率的存貨：系統帶入主計量，數量必填；換算率、單位、件數不可編輯。固定換算率的存貨：系統帶入主計量、單位（采購默認單位）、換算率；數量、件數可以填寫其中一項，系統根據換算率自動計算另一項；可以改變單位，系統根據新換算率、件數反算數量。浮動換算率的存貨：系統帶入主計量、采購單位、換算率（存貨檔案默認換算率）；數量、件數可以填寫其中一項，系統根據換算率自動計算另一項；可以改變換算率，根據浮動換算率計算規則設置，以數量或件數為主進行反算。藍字單據（不包括發票），存貨的數量、件數必須大于零。紅字單據（不包括發票），存貨的數量、件數必須小于零。在

38、一張發票中可以同時輸入正負數量的商品，但藍字發票的總金額不能小于 0；紅字不能大于 0。采購發票可輸入折扣類存貨，折扣類存貨可以不輸入數量、單價，只輸入金額。原幣單價、原幣含稅單價、原幣金額、原幣價稅合計：錄入或反算，必填。單價指無稅單價、金額指無稅金額。手工增加單據時，原幣單價、原幣含稅單價根據取價方式帶入，可修改，不能為負數；參照來源單據生單時，如果來源單有單價，則帶自來源單據單價，沒有，則根據選項取價。系統如果設置了最高進價，則要進行最高進價控制。具體參見“5.1.1最高進價控制”。稅率：錄入或帶入，必填，0稅率100。取值方式為手工錄入時，表體稅率取自存貨檔案中的“進項稅率”，可修改。

39、取值方式為最新價格時，表體取最新價格的稅率，沒有的取表頭稅率，可修改。取值方式為取自供應商存貨價格表價格時，表體取供應商存貨價格表的稅率，沒有的取表頭稅率，可修改。一張單據中允許有不同的稅率；同一種存貨在同一張單據中也允許有不同的稅率。稅額：錄入或反算。扣稅類別為應稅外加：稅額無稅金額*稅率%。扣稅類別為應稅內含：稅額價稅合計*稅率%外幣有關欄目參見“外幣業務”本幣單價（無稅）、本幣金額（無稅）、本幣稅額、本幣價格合計：錄入或反算，有外幣業務的，需要在【單據設計】增加本幣價格欄目。原輸入的單價、金額等都視作原幣，匯率改變時，系統自動重算本幣。其中原幣價格為表頭幣種的價格，本幣價格為本位幣（一般

40、為人民幣）的價格。用戶輸入其中一個價格時，系統根據業務規則計算其他價格（本幣、原幣）。自定義項（表體）：為滿足業務需要，用戶可自定義表體自定義項。項目大類編碼：錄入或參照，參照內容為項目檔案。錄入項目，自動帶入該項目所屬的項目大類。項目大類：根據項目大類編碼帶入，不可修改。項目編碼：錄入或參照，參照內容為項目檔案。項目：根據項目編碼帶入，不可修改。3.2 單據狀態根據單據的狀態，可以將單據分為：不需審核的單據 需要關閉的單據 可以鎖定的單據 3.2.1 不需審核的單據不需審核的單據：保存單據即為有效單據，可被其他單據、其他系統參照使用。有下游單據生成的，系統視為該單據已執行，不可修改、刪除。在

41、采購管理中不需審核的單據：采購到貨單（到貨退回單）、采購發票、采購結算單、期初暫估入庫單、期初發票、期初受托代銷入庫單；未與庫存管理集成使用時，采購管理的采購入庫單不需審核。【操作流程】1、進入單據查詢界面。2、點擊增加，進入單據錄入狀態。3、輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項內容。4、填寫完畢，發現單據有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。5、在單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據查詢界面。6、保存單據，單據可以修改、刪除。3.2.2 需要關閉的單據有些單據可以關閉單據，從業務上可分為五種狀態：錄入、未審核、已審核、已執行、關閉。需要關閉的單據：采購請購單、采購訂單、采購到貨單

42、、代管掛賬確認單。【單據流程】1、進入單據查詢界面。2、點擊增加，進入單據錄入狀態。3、輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項內容。4、填寫完畢，發現單據有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。5、在單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據查詢界面。6、保存單據，單據狀態為未審核。未審核的單據可以修改、刪除。7、審核單據：未審核的單據可以審核，單據狀態為已審核，不能修改、刪除。已審核的單據為有效單據，可被其他單據、其他系統參照使用。8、棄審單據：已審核未執行的單據可以棄審，棄審后單據狀態為未審核。有下游單據生成的，系統視為該單據已執行，不能棄審。9、執行：已審核的單據為有效單據，可以執行，

43、可以被其他單據、其他系統參照使用。已執行的單據不能棄審，但已執行的采購訂單可以進行變更。10、關閉單據：已審核的單據可以關閉。已關閉的單據不能執行、棄審，但不影響根據該單據生成的下游單據的正常操作。11、打開單據：已關閉的單據可以打開。打開后的單據狀態為關閉前的狀態，如已審核、已執行。【行關閉及行打開】采購訂單可以按單據的明細行記錄進行行關閉和行打開操作。在采購訂單表體，選擇要進行行關閉或打開的明細行記錄，點鼠標右鍵進行行關閉或打開的操作。行關閉：對于已審核的采購訂單明細記錄可按行進行關閉操作。行關閉時，系統檢查對制單人的權限。行打開：對于已關閉的采購訂單明細記錄可按行進行打開操作。行打開時，

44、系統檢查對明細行行關閉人的權限。3.2.3可以鎖定的單據在啟用制造模塊后，對于采購系統中的請購單和采購訂單，需要根據單據是否處于鎖定狀態，決定是否作為 mps/mrp 運算時的數據來源。為此，對請購單和采購訂單設定鎖定狀態，支持手工鎖定和解鎖，支持參照 mps/mrp 采購計劃和請購單生成單據的自動鎖定。3.3 單據常用操作3.3.1 單據右鍵操作單據錄入狀態在單據表體點擊鼠標右鍵，則系統彈出右鍵菜單。菜單上部分為常用功能：單據查詢狀態在單據表體點擊鼠標右鍵，則系統彈出右鍵菜單。菜單上部分為常用功能：查看現存量：進入現存量查詢。供應商：進入供應商檔案，可錄入新的供應商，或修改供應商記錄。存貨：

45、進入存貨檔案，可錄入新的存貨，或修改存貨記錄。菜單下部分功能：行關閉：對于已審核的采購訂單明細記錄可按行進行關閉操作。行關閉時，系統檢查對制單人的權限。行打開：對于已關閉的采購訂單明細記錄可按行進行打開操作。行打開時，系統檢查對明細行行關閉人的權限。聯查單據，可以向上聯查、向下聯查。定位記錄：用于表體記錄的定位。合并顯示：當表體記錄很多時，可以設置一些記錄按某一個規則進行匯總顯示、打印。比如：當表體含有同一個存貨的記錄，如果希望將同一個存貨合并在一行顯示，就可以使用合并顯示的功能，按存貨編碼進行合并，數量匯總。這樣系統將同一個存貨只顯示一行，數量進行匯總。3.3.2 新增單據新增單據時，可以人

46、工輸入，也可以拷貝（參照）其他單據。具體采用何種方式新增單據，取決于企業采用的業務模式和系統參數設置。【操作流程】手工新增單據1、進入單據界面，系統顯示所選的單據格式，及最后一次操作的單據。2、單擊增加按鈕，系統自動新增一張空白的單據。3、手工輸入單據表頭和表體內容：直接錄入或參照，錄入存貨后系統自動帶入相關信息。根據業務規則，不同單據有不同的必填欄目，如為空系統提示用戶輸入。4、要刪除某行，將光標移到當前行，單擊刪行，即刪除當前行。5、要增行，可將光標移到表體尾部空行處錄入，也可按增行增加一行。6、要修改欄目，用鼠標單擊要修改的數據項，直接輸入要修改的數據。7、如果不想保存當前輸入的單據，單

47、擊放棄按鈕，則放棄當前新增的單據。8、該張單據被確認正確后，單擊保存，保存該單據。9、未保存單據時，如退出當前界面，則系統提示是否保存對當前單據的編輯？用戶可根據情況做出選擇。10、單據增加完畢，再重復 2-9 步驟，增加下一張單據。11、當所有單據填制完畢，用鼠標單擊退出按鈕或當前窗口右上角x，退出填制單據功能。參照來源單據生成1、進入單據界面，點擊新增，點擊右鍵，顯示右鍵菜單，用戶可選擇相應的來源單據；或者點擊生單的下拉列表，選擇拷貝生單的方式。2、系統顯示參照單據的過濾條件界面，錄入過濾條件，點擊過濾按鈕，系統顯示符合條件的參照單據列表；用戶可以按工具欄過濾按鈕重新查詢。3、選擇執行所拷

48、貝的記錄，過濾符合條件的記錄。4、雙擊選擇欄，顯示"y"則選擇當前行；再雙擊，則取消選擇；可全選、全消。5、選擇完符合條件的記錄后，按確定，將所選的信息帶入當前單據。6、按保存按鈕或按f6快捷鍵，保存當前輸入的單據。【補充說明】參照單據生成時，在選單界面中有兩個選項：執行所拷貝的記錄、顯示已執行完的記錄。執行所拷貝的記錄此選項用于參照來源單據生成后續單據。選擇此選項，生單后，后續單據和源單據建立關聯關系。顯示已執行完的記錄此選項用于單據之間的復制時使用，減少用戶的操作。選擇此選項時，后續生成的單據與來源單據之間只是一個復制的關系，相互不建立關聯。3.3.3 修改單據修改已填

49、制的單據有兩種方法：在單據卡片界面進行修改。在單據列表界面選擇單據，進入單據卡片界面進行修改。【菜單路徑】各種單據菜單單據工具欄修改按鈕【操作步驟】在單據卡片界面進行修改1、進入單據界面，系統顯示所選的單據格式，及最后一次操作的單據。2、用鼠標點擊上張、下張、首張、末張按鈕，查找需修改的單據；或點擊定位按鈕，利用定位功能將光標定位在需要修改的單據上。3、在當前單據，點擊修改按鈕，進入單據錄入狀態。4、要刪除某行，將光標移到當前行，單擊刪行，即刪除當前行。5、修改表頭供應商，表體會根據新的供應商進行重新取價（價格選項為取自存貨價格表）；如果啟用了最高進價控制，則按新供應商進行最高進價控制；重新按

50、照供應商存貨對照表對業務的控制規則進行控制。6、要增行，可將光標移到表體尾部空行處錄入，也可按增行增加一行，行前序號由黑變為紅。7、要修改欄目，用鼠標單擊要修改的數據項，直接輸入要修改的數據。8、如果不想保存修改內容，單擊放棄按鈕，則放棄當前修改內容。9、修改完成后，按保存按鈕，保存本次修改的內容。10、未保存單據時，如退出當前界面，則系統提示“是否保存對當前單據的編輯？”，用戶可根據實際情況做出選擇。11、修改完當前單據，再重復 2-8 步驟，直至所有需要修改的單據修改完畢。在單據列表界面選擇要修改的單據1、進入單據列表界面，顯示過濾界面。2、輸入過濾條件，按過濾可過濾出符合條件的單據列表記

51、錄；用戶可以按工具欄過濾按鈕重新查詢。3、將光標移到要修改的單據的任一行，或點擊定位按鈕，利用定位功能查找要修改的單據記錄，雙擊該單據行進入該單據查詢狀態，進行單據修改，操作說明見上。3.3.4 刪除單據單據如不需要，則可以將該單據刪除。單據只能整張刪除，單據行的刪除請參見“修改單據”。刪除已填制的單據有兩種方法：在單據卡片界面進行刪除。在單據列表界面選擇單據，進入單據卡片界面進行刪除。【菜單路徑】各種單據菜單單據工具欄刪除按鈕【操作步驟】在單據卡片界面進行刪除。1、進入單據界面，系統顯示所選的單據格式，及最后一次操作的單據。2、按上張、下張、首張、末張按鈕，查找需刪除的單據；或單擊定位按鈕，

52、利用定位功能將光標定位在需要刪除的單據上。3、在當前單據，點擊刪除按鈕，系統提示：“確實要刪除該張單據嗎？”確定則刪除單據，否則不刪除單據。4、刪除完當前單據，再重復 2-3 步驟，直至所有需要刪除的單據刪除完畢。在單據列表界面選擇要刪除的單據1、進入單據列表界面，顯示過濾窗口。2、輸入過濾條件，按過濾可過濾出符合條件的單據列表記錄；用戶可以按工具欄過濾按鈕重新查詢。3、將光標移到要刪除的單據的任一行，或點擊定位按鈕，利用定位功能查找要刪除的單據，雙擊單據行進入該單據查詢狀態，進行單據刪除，操作說明見上。3.3.5 審核/棄審單據在實際業務過程中，審核常常是對當前業務完成的確認。有些單據只有經

53、過審核，才是有效單據，才能進入下一流程，被其他單據參照或被其他功能、其他系統使用。單據審核后，可以棄審。有下游單據生成，或被其他功能、其他系統使用，視為單據已經執行，已執行的單據不可棄審。單據只能整張審核/棄審，不可拆單。在單據列表中選擇了一條單據記錄，系統自動選取該記錄所屬單據的所有記錄。審核/棄審單據有三種方法：在單據界面進行審核/棄審。在單據列表界面雙擊單據記錄，進入單據卡片界面進行審核/棄審。在單據列表界面選擇多張單據，進行批量審核/批量棄審。【菜單路徑】需要審核的單據菜單單據工具欄審核、棄審需要審核的單據列表列表工具欄批審、批棄【操作步驟】在單據界面進行審核/棄審1. 進入單據界面，

54、系統顯示所選的單據格式，及最后一次操作的單據。2. 用鼠標單擊上張、下張、首張、末張按鈕，查找需要審核/棄審的單據；或點擊定位按鈕，利用定位功能將光標定位在需要審核/棄審的單據。3. 審核當前單據：點擊審核按鈕，系統將當前單據審核，并將當前操作員寫入表尾“審核人”。4. 棄審當前單據：點擊棄審按鈕，系統將當前單據棄審，取消“審核人”。5. 審核/棄審完當前單據，再重復 2-4 步驟，直至所有需要審核/棄審的單據審核/棄審完畢。在單據列表界面選擇要審核/棄審的單據1. 進入單據列表界面，顯示過濾界面。2. 輸入過濾條件，按過濾可過濾出符合條件的單據列表記錄；用戶可以按工具欄過濾按鈕重新查詢。3. 將光標移到要審核/棄審的單據的任一行，或點擊定位按鈕，利用定位功能查找要審核/棄審的單據，雙擊單據行進入該單據查詢狀態，進行單據審核/棄審，操作說明見上。在單據列表界面進行批審/批棄1. 進入單據列表界面，顯示過濾界面。2. 輸入過濾條件，按過濾可過濾出符合條件的單據列表記錄；用戶可以按工具欄過濾按鈕重新查詢。3. 點擊選擇，則選擇當前行；再點擊，則取消選擇；可全選、全消。選擇單據的任一行，則系統自動選擇該張單據的所有記錄，即選擇了整張單據。4. 如要批量審核，選單后