1、Lotus 企業信息系統的建設策略知識經濟的本質特點之一是網絡化經濟。 面向激烈的市場競爭， 企業采 用 以 網 絡 為 中 心 的 信 息 技 術 ， 提 供 “ 通 訊 ( Communication )、 協 作 ( collaboration)、協調( Coordination)”的手段，開發面向企業日常關鍵業 務流程的應用，滿足企業內部知識管理的需要，實現企業與客戶、合作伙 伴之間的電子商務，成為企業信息技術發展的熱點和必然趨勢。然而，企業信息系統建設的目標并非可以一蹴 (cu)而就。那些成功企業 的經驗告訴我們，企業的信息系統建設是不斷改進和提高的過程，而這個 過程必須依賴堅實可信

2、的的信息技術基礎。該基礎不僅可以滿足企業目前 的迫切需要，而且具備足夠的適應能力和強壯性，可以快速地延伸和集成， 滿足企業未來的需要。上述企業信息系統建設的指導思想可以簡單概括為“簡單起步，迅速 發展(start simple and grow fas)t ”。例如，企業部署和實施電子郵件系統后， 很快就會發現實施以協同工作、 工作流自動化為特點的群件應用的必要性， 而隨著群件應用的進一步深入運用，必然要求與企業的數據系統如大型關 系數據庫或管理信息系統、 ERP 系統等發生聯系。又如，企業建立了對外 發布信息的 Web 站點，很快就會發現建立更強大的、能夠支持企業與客戶 合作伙伴的直接聯系的

3、需要，最終必然導致電子貿易的需要，此時企業 外部的用戶在安全性控制之下，直接訪問和利用企業內部的信息資源和各 種業務應用，從而使企業 Intranet 系統與 Internet 相融合，構成 Extranet。實踐證明，在一個統一的應用開發與實施部署的平臺上模塊化地集成 各種業務應用的途徑是實現企業信息系統目標的最佳選擇。相比之下，如 果采用互相分離的、互相冗余的基礎架構，各個應用系統的集成難度與費 用將大大增加。Lotus Domino/Notes 滿足企業信息系統建設目標、指導思想與建設策 略。 Lotus Domino/Notes 提供單一基礎架構的、可伸縮的、模塊化的、集成 式的軟件平

4、臺，可以快速高效地開發和實施部署滿足業務需要的、增值的 應用系統。相比之下， Microsoft 并不提供可以相提并論的基礎架構級解決 方案。IIS 作為 Web 服務器，缺少電子郵件與日程日歷功能， 必須和 Exchange 相集成。 Exchange 主要定位是郵件系統，對工作流的支持是附加的，在產 品架構設計中并不考慮。用戶即使要實現簡單的工作流自動化應用也要做 大量的應用開發，并且使用復雜的附加產品或技術。無論是工作流應用還 是 Web 應用所要求的企業數據集成只能通過 ODBC 的方法，而且只能連接 關系數據庫。對于高價值的群件應用、 電子貿易應用，還要求集成 BackOffice

5、中的其他產品或第三方產品， 如 Site Server、北方電訊的 Entrust(用作安全 性管理)等才能提供最基本的功能。這樣的產品策略，將集成的工作和成 本推向用戶，由用戶承擔開發與集成的代價和風險。下圖顯示了典型的企業信息系統建設步驟。企業遵循由簡單應用到復雜系統集成的發展方向，逐步提供更高價值的信息服務。企業往往先建立 通訊基礎設施，溝通企業內部以及與外部的電子郵件聯系，其中集成式的 日程日歷功能也是必要的功能。第二步，企業建立信息服務體系，不僅服 務內部用戶，同時也服務企業外部的客戶和合作伙伴，其內容是動態更新 的。此外，企業還建立論壇或新聞組討論庫，供內部用戶以及企業外部用 戶交

6、流信息、激發創意、服務客戶、反饋意見等。第三步，企業建立業務 集成系統，如工作流自動化應用（國內企業機關單位常用的綜合辦公自動 化系統是典型的工作流自動化應用）與管理信息系統等。這些業務集成系 統通過 Web 技術可以對企業外部開放，而且工作流自動化的過程也包括了 企業外部的用戶。業務集成系統需要用戶的緊密參與合作，需要與企業各 種數據源集成，安全性控制也是首要考慮的因素。由于業務集成系統與用 戶日常工作密切相關，所以是高價值的應用。企業信息系統的下一步建設 目標就是電子貿易 （Commerce，區別于意義更廣泛的電子商務 eBusiness）， 在這一階段，企業通過 Internet 實現與

7、客戶、合作伙伴更為密切的合作，典 型的應用包括網上交易、在線服務等。Lotus Domino/Notes 比起競爭產品的最大的優勢之一就是提供單一的、 集成的平臺或基礎設施，不必引入新的平臺或基礎設施就可以實現上述建 設步驟。客戶可以從其中的任何一步入手，同時發展或者向下向上發展。 Domino 具有完整、 豐富的功能，包括電子郵件、動態 Web 發布、支持工作 流以及企業數據集成、安全性控制等等，這些功能保證了快速應用開發與 實施部署，從而提高了企業投資信息技術的回報率、降低了總體擁有成本。Microsoft 無法在企業信息系統建設循序漸進的過程中向上或向下發 展，所以它無法提供準確詳細的企

8、業信息系統發展策略，而是使用含糊的 概念或描述。為了吸引用戶的視線以及與 Lotus 的競爭， Microsoft 聲稱 Exchange可以作為通訊基礎設施， 而其他業務應用可以建立在 Exchange之 上。實際上，由于 Exchange 的功能根本無法滿足企業業務應用的需求， Microsoft 同時要求用戶集成其它平臺產品或技術 （可能是第三方的） ，或者 要求用戶自己開發所需要的功能。這樣的解決方案由于所使用技術或所使 用平臺軟件部件之間缺乏集成性，使得用戶最終只能降低需求，或者花費 更大的集成代價。從任何角度衡量， Microsoft 解決方案比較 Lotus 的解決方案都成本更

9、高、耗費時間更長、 更復雜。獨立調查機構 Business Research Grou（p BRG） 的關于 Intranet 的調查結果也證明了這一點。 BRG 調查了超過 100 家主要 公司的 Intranet解決方案（包括文檔發布、 電子郵件、數據庫訪問、 討論庫、 工作流以及事務處理等功能） ，使用 Lotus 的解決方案總成本低于 Microsoft 或 Netscape方案 40%；在最初構造 Intranet 時 Lotus 方案的初始成本低于其 他方案 58%。辦公系統模塊列表一、辦公管理1 公文管理 由電子行文方式代替手工行文方式，實現公文處理的自動化，實現公文處理單自動打

10、印， 實現公文電子存儲，提高公文的可利用性。2 收發文登記 對收文和發文進行登記和維護，并提供查詢，能夠進行歸檔操作。3 簽報管理 實現內部簽報電子化，使系統內部簽報的起草、處理、存檔均可通過內部簽報流程實現， 減少公文處理過程所需時間，加快公文流轉速度。4 會議管理會議資源統一管理、 網絡預定； 會議通知自動化； 會議紀要 管理電子化通過會議管理系 統，可實現會議管理自動化。5 小型會議管理 實現安排會議、發出會議通知、查詢會議狀況、生成會議紀要。6 檔案管理 檔案管理實現對機構或系統的各種檔案和資料進行分類管理、 歸檔保存， 完成檔案的組卷、 拆卷、移卷、封卷、注銷、借閱、全文檢索、統計等

11、管理功能，可以大大減輕檔案室、檔案 館的工作量。7 電子文件柜 系統提供公共文檔庫和個人文檔庫，用戶可以將屬于本人的各種文檔分類存放。8 處室信息 用戶可以利用“處室信息” ，新建、公布、察看、搜索處室信息。9 人事管理 管理和維護單位的人事信息，并對后備人力資源進行管理。10 考勤管理 實現考勤管理，可進行考勤信息的記錄、匯總，可定義每月工作時間和工作日；可進行考 勤匯總和隨機匯總，可查詢任意部門或人員任意時間段的考勤情況。11 網上培訓 通過網上培訓，可以實現：將培訓資料放到資料庫中，員工通過系統進行網上培訓。管理 員可以發起培訓，提交、 查看各種關于培訓方面的信息， 老師可以利用此系統出

12、題考核、批 卷閱分，員工可進行自學、討論、考核等功能。12 工作管理 工作管理系統是用戶對各種任務執行 （進展） 全過程進行監控和管理的輔助工具。13 重大事件跟蹤對工作執行過程中所經歷的重大、重要事件進行跟蹤、控制和管理。14 資源管理 通用資源借用、調度管理系統。資源管理系統具有很大的靈活性和適應能力，可通過資源 類別的選擇自動調整資源特征。可實現企業內部如：辦公設備、辦公用品、器材、車輛、房 產、公用資料等的基本信息管理和借用、 占用及調度管理， 同時還可以實現簡單的資源使用 費用核算功能。15 圖書管理 對通用圖書資源進行管理的系統。圖書資料的基本信息管理和借閱管理。16 車輛管理對車

13、輛資源的借用、調度進行管理的。可實現車輛借用、占用及調度的統一安排。同時還 可以實現簡單的車輛資源使用費用核算功能。17 設備管理 對通用公用設備的借用、調度進行管理。可實現企業公用設備基本信息管理和借用、占用 及調度管理，同時還可以實現簡單的費用核算功能。18 消耗品管理對消耗品進行統一管理，并可對各消耗品領用單位進行費用核算。19 固定資產管理 主要對各種固定資產進行管理，將相關信息放入固定資產庫中，客戶通過該系統全面了解 本單位固定資產的各種情況。20 信訪管理 在信訪管理中，將登記信訪內容，保存信訪檔案，并自動形成轉辦單。能夠對信訪情況進 行簡要的統計分析，為編寫信訪情況反映準備內容。

14、 信訪情況反映也要進行存儲， 并在網上發送到各有關部門傳閱。21 客戶管理 客戶管理系統與項目管理系統相關聯，可以查詢業務地區劃分，任命或撤銷地區主管或地 區調查人， 客戶信息維護和查詢，人員調度記錄查詢，調查工作跟蹤記錄查詢，調查報告查 詢22 項目管理 協助用戶管理自己的項目。項目管理系統可以登記項目的詳細信息，從不同的角度對項目 進行統計， 監控項目的進度， 對項目進行維護， 安排項目的人員調度。23 值班管理給辦公室的查詢、 統計提供了極大的方便。通過值班人員對值班期間所發生的事情的記錄，24 工作人員動態工作人員動態可以用于查看工作人員的日程安排，可以安排工作任務和查看相關人員的日

15、程。二、個人工具1 電子郵件電子郵件是辦公自動化系統中最基本的功能， 通過該功能可實現各類信息（信件、文檔、 報表等）在系統內各分支機構、各部門及員工之間快速、高效的傳遞。 可以實現與外界 NOTES 及非 NOTES 郵件系統進行通訊。 可以支持部門成員協同工作。2 電子傳真 以“無紙”方式透明地發送和接收傳真，從而將郵件群件系統的使用延伸到尚未互連的單 位和部門。3 名片簿 實現了名片管理的電子化。操作包括增加、修改、刪除、查詢、打印輸出、簡單分類和統 計。4 日程管理日程管理可以用于個人時間管理。可以進行約會、會議安排、工作委托。可以通過臺歷式 的圖形界面，輕松地查看安排好的各種約會。5

16、 綜合查詢 綜合查詢系統可對信息系統中所有信息進行信息導航和全文檢索。三、公共信息1 公告板 公告板系統為用戶建立一個電子公告欄。使用戶可以通過公告板發布通知、通告和消息； 所有用戶都可隨時瀏覽公告板， 并可將感興趣的內容下載到個人文檔庫中； 公告版內容可定 期存檔。2 熱點話題 熱點話題系統為用戶提供了一個相互交流和學習的場所。每一名員工可以利用熱點話題， 提出自己的問題或發表自己的意見。參加者不必在同一時間同一地點來共享信息。3 問題與建議問題與建議系統為領導和群眾提供了一個相互交流的紐帶。所有用戶可在此向相關領導、 部門或人員提出合理化建議和個人意見。相關人員可針對這些建議和意見進行答復

17、。4 辦事指南 辦事指南系統為員工提供一個日常辦公向導，員工可方便地瀏覽或通過全文檢索得到有效 的幫助。管理的辦事指南信息包括法律法規、 規章制度、 各種辦事手續說明，甚至公用表格 等公共信息。5 組織機構 組織機構將以樹狀的機構宏觀上將組織的機構管理起來，使您能夠輕松查詢組織的機構圖 以及機構內部的基本人員信息， 將組織信息一目了然地顯示在您的面前。6 大事記用戶可以利用此系統對本單位所發生的大事進行記錄和維護。 操作包括增加、 修改、 刪除、 查詢、打印輸出、簡單分類和統計。7 電子刊物 通過電子刊物，可以整理企業內部人員的新聞、報告文學、動態、詩歌文章等，定期在網 上發布，供員工瀏覽。8

18、 政務信息通過網絡、電子數據交換等手段采集、處理和發布有關政務信息。處理指對采集的信息進 行整理、分類，并編寫刊物、報告，為領導提出決策建議等。支持掃描儀將文件掃入計算機 形成圖形和文字稿件。9 時刻表Internet 上各類時刻表的網Internet 上郵政編碼的網址。以多種方式（文字、地圖等）對各類時刻表進行管理，并提供 址。10 郵政編碼以多種方式（文字、地圖等）對郵政編碼進行管理，并提供11 天氣預報 利用時刻表，可以查詢當天的天氣預報信息。12 政策法規利用此系統可以對各類法規進行各種方式的查詢和搜索。四、綜合信息服務1 輔助決策“輔助決策” 利用辦公信息系統和其它業務應用系統， 為

19、滿足用戶提出的統計分析和決策支 持的要求，利用圖形、表格等方式為用戶提供高層的信息服務。2 信息發布單位或企業對內和對外可以發布一些面向社會公眾的信息3 系統擴展應用4 電視電話會議系統 利用高速的網絡通訊手段，網絡、計算機、多媒體技術與會議管理系統掛接，實現無場地 遠程會議功能。 可共享各種多媒體信息進行討論， 會議錄音及會議紀要匯總， 參會人員簽署 意見并歸檔。5 傳真自動回復系統 擴展電子傳真系統功能，使之與現行傳真回復系統產品連接，成為企業查詢企業信息的自 動回復系統。6 輔助辦公工具 將目前的各種輸入產品與辦公系統良好地結合，如手寫體輸入設備、印刷體掃描識別、語 音輸入設備等。7 領

20、導服務 是提供給領導的辦公平臺，包括領導日程、領導查詢。在領導日程模塊中，領導可對辦公 日程進行安排； 在領導查詢模塊中， 領導可對單位各類信息進行查詢。8 領導日程 對個人的日程進行安排或進行周期性的日程管理。9 領導查詢可方便領導對 PSKY-OAS 中所有信息進行查詢和全文檢索。10 幫助系統 FREE 長天辦公系統提供了一個體貼的幫助系統，通過幫助系統，用戶能夠獲得問題與解答、操 作指南以及技術支持信息。長天辦公系統OA+ 概述辦公工具公共信息網上交流技術特點系統要求長天辦公系統面向各企事業單位的辦公管理，以“溝通、協調、控制”為核心思想，將 現代化辦公思想和先進的科學技術手段結合在一

21、起，為您提供辦公管理的新環境、新助手， 以達到提高工作效率、提高管理水平、增強交流與協作的目的。PSKY-OA+ 包含在長天辦公系統 (PSKY-OAS 2.0) 中，是 PSKY-OAS 2.0 的一個基本產 品包。利用 PSKY-OA+ 中的基本模塊，可以構造一個單位最基本的計算機辦公管理環境， 并在此基礎上選用 PSKY-OAS 2.0 中的高端模塊， 從而能夠按照總體規劃有步驟、有控制地 完成現代化辦公管理環境的建設。PSKY-OA+ 的功能主要包括 “辦公工具” 、“公共信息” 、“網上交流” 三個方面的應用。辦公工具包括辦公過程中常用的工具， 包括電子郵件、 日程管理、 名片簿、

22、電子文件柜、收發文登記和會議管理。公共信息提供了辦公、 生活中的常用信息， 如組織機構、 辦事指南、 大事記、 電子刊物、 郵政編碼、交通時刻表、政策法規等網上交流為日常辦公中提供上下級、 同事間的雙向交流手段， 如公告板、熱點話題、問 題與建議等。下面我們將各類應用的加以概要說明：辦公工具：電子郵件 使您快速建立與外界的通訊，全中文環境，一目了然。電子郵件是辦公自動化系統中最基本的功能， 通過電子郵件系統可以方便地起草、 發送 郵件、瀏覽接收到的郵件并歸類存檔，可以實現各類信息（如信件、文檔、報表、多媒體等 多種格式文件） 在系統中各分支機構、部門及個人之間快速、 高效的傳遞。 此外還可以連

23、接 其他常用的電子郵件系統以實現企業內外部電子郵件的全球化通信。日程管理 日程管理與查詢，全面面向個人、部門與單位對個人的日程進行安排或進行周期性的日程安排，并可根據訪問級別向外公布日程安 排。用戶可以制定未來的工作計劃，也可以更改未來的工作計劃。名片簿 名片總管，方便快捷以名片簿的形式記錄公共和個人的通訊錄，包括一個名片中的基本信息：姓名、職位、 電話、傳真、 E-mail 、單位名稱、單位地址、郵政編碼等。可以按照各種方式查詢名片簿中 的信息。電子文件柜 公共文檔、個人文檔，信息共享管理電子文件柜系統是用戶對各種文檔進行管理的工具， 針對個人文檔庫和公用文檔庫， 提 供對文檔的建立、修改、

24、刪除、轉貼及歸類存儲等管理功能，可以使用多種文件格式，并可 設置查閱者與修改者的權限來共享。通過電子文件柜系統實現對公共文檔信息的管理與共享， 并在此基礎上可以建立個人文 檔庫。例如：用戶可將與自己有關的公文、業務數據、文件、個人數據、照片等文件存放在 個人文檔庫中分類存放管理， 并可隨時進行快速查詢、 瀏覽和全文檢索。在本系統中，用戶可以利用文字、表格、圖形處理工具套件，如 MS OFFICE 或 Lotus SMARTSUITE （集成在 Notes 中）處理文件， 而且文件也不局限于類型， 可以是文字、 表格、 圖形、甚至聲音和圖象等等。可將已處理的文件放入 Notes 進行傳送，也可加

25、工從網絡（或 Internet ）上獲取的數據。收發文登記 登記收發文，輕松的歸檔、查詢和管理登記收文信息和來文分發記錄，以及來文經過那些人閱覽與批示，目前在誰的手上。發文信息登記；收發文登記簿打印；收發文歸檔會議管理 計劃、安排、通知、會議紀要清晰明了登記和維護會議計劃、會議安排、會議通知、會議紀要。TOP公共信息：組織機構 單位、部門、員工信息、機構概況一覽無余將企業的單位、部門、員工信息、機構概況、工作職責等分類登記整理，使您對企業了如指 掌。辦事指南 總覽規章制度，全面辦事指南，提供辦公向導辦事指南系統為用戶提供一個日常辦公向導， 用戶可方便地瀏覽或通過全文檢索得到有 效的幫助。 用戶

26、可以將法律法規、規章制度、 各種辦事手續說明， 甚至公用表格等公共信息 分類管理、發布，使系統成為用戶辦事的指導。大事記 真實記錄企業成長的每一個腳印記錄企業發生的大事，如周年慶祝、機構改革、信息化建設、重大案件等。大事記一般 作為內部公共信息， 為單位的所有員工提供一個窗口，來了解單位的變化； 同時， 一些大事 信息也可以作為對外的信息窗口，使外部公眾了解企業。電子刊物 企業文化的重要組成部分內外信息的采編、發布、利用和共享，創建企業文化。時刻表 體貼周到的列車航班時刻表自帶信息）提供準確的列車、航班的時刻表和直觀有效的查詢方式。郵政編碼 快速獲得所有郵政編碼提供所有郵政編碼和直觀有效的查詢

27、方式（自帶信息）政策法規 瀏覽、查詢各種政策法規提供常用的各種政策法規信息和直觀有效的查詢方式（自帶信息）TOP網上交流 :公告板 公告、通知、消息一網打盡公告板系統為用戶建立一個電子公告欄， 使用戶可以發布通知、 通告和消息， 并可方便 地瀏覽公告板。 公告的發布可設定審批人， 由審批人審批通過后才能發布； 公告的發布可設 定發布范圍， 不在發布范圍內的用戶將看不到此公告信息； 發布公告還可設定發布時間范圍， 超過時間范圍的公告將自動從公告板撤消。 公告板的內容可定期存檔。熱點話題 暢所欲言的討論園地熱點話題系統為用戶提供了一個相互交流和學習的場所。 用戶可隨時隨地地進入熱點話 題系統進行討

28、論和信息交流。可以設定討論范圍，實現討論組功能，還可以匿名參加討論。每一名員工都可以利用熱點話題， 提出自己的問題或發表自己的意見。熱點話題對所有的用戶開放， 并且參加者不必在同一時間同一地點來共享信息， 真正做 到了異地、異步的信息交流而不受時間和空間的限制。問題與建議 員工之間的溝通紐帶問題與建議系統為領導和群眾提供了一個相互交流的紐帶。 所有用戶可在此向上級提出 合理化建議和個人意見， 問題與建議的提出可以用署名和匿名兩種方式， 領導可針對這些建 議和意見進行答復，并將好的建議公布出來，讓全體員工瀏覽。幫助 體貼的助手只有體貼的幫助系統才能引導您正確的使用TOP 技術特點：全面支持瀏覽器應用長天